煤礦企業(yè)供應(yīng)物流信息系統(tǒng)研究

王玉君　屠世浩

摘要：分析了煤礦企業(yè)物流信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，給出了基于供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代煤礦供應(yīng)物流信息系統(tǒng)的基本功能；根據(jù)煤礦企業(yè)物流和信息流的關(guān)系，提出了建立面向供應(yīng)鏈的煤礦企業(yè)供應(yīng)物流管理信息系統(tǒng)的基本思路；通過煤礦采購與支付業(yè)務(wù)信息流程圖，即信息驅(qū)動(dòng)方式推動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展，在企業(yè)物流管理部門建立了統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，使得部門問協(xié)作得到加強(qiáng)，責(zé)權(quán)明確，業(yè)務(wù)流程順暢，從而提高工作質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；供應(yīng)物流；工業(yè)工程；信息系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TD163+.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198(2009)02-0269-02

0前言

供應(yīng)物流管理是煤礦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容。從計(jì)劃、采購、倉儲(chǔ)、發(fā)放、合同管理等方面探討了如何加強(qiáng)供應(yīng)物流管理，為煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)提供有力保障。因此，加強(qiáng)供應(yīng)物流管理，合理地組織采購、存儲(chǔ)、使用物資，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，降低原煤成本，加強(qiáng)資金周轉(zhuǎn)，提升企業(yè)盈利能力等方面都具有十分重要的意義。在企業(yè)物流管理中，供應(yīng)物流的好、周轉(zhuǎn)快、消費(fèi)低、費(fèi)用省才能取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。

在煤礦企業(yè)管理過程中信息是基礎(chǔ)；企業(yè)信息按一定程序進(jìn)行流動(dòng)，經(jīng)過一定的時(shí)間一定的環(huán)節(jié)后進(jìn)行反饋，這樣不斷地循環(huán)運(yùn)動(dòng)而形成了一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息流。一方面企業(yè)可按照企業(yè)目標(biāo)要求，將管理信息以計(jì)劃、任務(wù)、指標(biāo)等形式下達(dá)流動(dòng)，形成自上而下的信息流進(jìn)行傳遞信息。另一方面執(zhí)行部門又根據(jù)企業(yè)目標(biāo)的要求，將各種收集來的信息自下而上地反饋，形成向上的信息流。在企業(yè)管理過程中，從各個(gè)管理部門之間和各管理人員之間，都是依靠信息進(jìn)行聯(lián)系的，形成了一個(gè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，管理部門就成為信息的存取、加工、傳遞等處理中心部門，管理人員也成為信息工作人員。同時(shí)企業(yè)還要不斷通過各種手段不斷地獲取企業(yè)外部的信息(如在國際互聯(lián)網(wǎng)上獲取國外和國內(nèi)的信息)，使它轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部信息。由此可見，管理過程實(shí)質(zhì)上就是信息產(chǎn)生、傳遞和反饋的過程，人們?cè)谄渲袑ふ夜芾淼穆┒?，旨在加?qiáng)企業(yè)管理職能。

在現(xiàn)代化煤礦建設(shè)過程中，煤礦企業(yè)物流管理中信息流和物流是同時(shí)進(jìn)行的。信息流伴隨著物流而產(chǎn)生，又反過來控制和調(diào)節(jié)物流。要實(shí)現(xiàn)管理層對(duì)操作層的管理，其關(guān)鍵在于兩者內(nèi)容是否一致。煤礦企業(yè)物流管理部門應(yīng)該努力采用一個(gè)強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)來對(duì)信息流進(jìn)行處理，對(duì)物流管理活動(dòng)實(shí)施動(dòng)態(tài)控制，從而改善煤礦企業(yè)內(nèi)部物流，使之成為企業(yè)的“第二利潤源”。

1煤礦物流信息系統(tǒng)的特點(diǎn)及功能

煤礦現(xiàn)代物流的供應(yīng)鏈管理，實(shí)際上就是在滿足均衡價(jià)格理論的信息上，通過鏈上煤礦企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部各部門的有效協(xié)調(diào)，同步運(yùn)作，達(dá)到物資制造者、采購者、使用者之間的均衡狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)物流“第二利潤源”的目標(biāo)。現(xiàn)代物流理論認(rèn)為，物流作業(yè)系統(tǒng)只有與物流信息系統(tǒng)很好地結(jié)合成一個(gè)總系統(tǒng)，才能完成一個(gè)真正的物流系統(tǒng)。

基于供應(yīng)鏈的要求，把物流信息功能設(shè)定在四個(gè)層次上展開。(1)用于啟動(dòng)和記錄物流活動(dòng)的最基本的交易系統(tǒng)；(2)管理控制；(3)決策分析；(4)制定戰(zhàn)略計(jì)劃，包括確立服務(wù)目標(biāo)、物流總成本確定與分解等。如果一個(gè)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了上述四個(gè)層次的功能，那么，在實(shí)踐中煤礦管理者對(duì)信息的獲取將有四個(gè)層次的表現(xiàn)。第一能提供對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)的靜態(tài)訪問，對(duì)公共信息實(shí)現(xiàn)基本共享；第二能引入檢查工具，提高企業(yè)信息庫的實(shí)用性；第三能提供對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)訪問，數(shù)據(jù)從現(xiàn)有的、聯(lián)合管理的數(shù)據(jù)源動(dòng)態(tài)生成；第四能使訪問所有聯(lián)合信息成為可能。

2建設(shè)煤礦企業(yè)物流信息系統(tǒng)的意義

近年來，國有大多數(shù)煤礦逐步進(jìn)入深部開采，生產(chǎn)成本上升，生產(chǎn)費(fèi)用緊張。這在客觀上使需用計(jì)劃不可能按原有的方式正確申報(bào)，這意味著將使采購期縮短。從另一個(gè)角度看，傳統(tǒng)的計(jì)劃在形式和內(nèi)容上過細(xì)、過具體以及編制方法上的問題而導(dǎo)致計(jì)劃工作本身就缺乏應(yīng)變能力，很難根據(jù)變化的客觀情況及時(shí)調(diào)整；加之計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)多、編制及調(diào)整的程序多，極易導(dǎo)致所傳遞的信息失真、扭曲，產(chǎn)生了計(jì)劃沒有變化快。計(jì)劃的不確定性直接導(dǎo)致物流工作的被動(dòng)，這種被動(dòng)突出地表現(xiàn)在兩點(diǎn)：①計(jì)劃與采購、采購與供應(yīng)脫節(jié)；②物流部門不能對(duì)所供物資實(shí)行全過程的監(jiān)督和控制，而不得不把管理重心放在目標(biāo)控制上。

針對(duì)上述問題，在建立煤礦物流管理信息系統(tǒng)過程中，一方面，不刻意追求恢復(fù)原來的管理模式，簡單地實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)模擬手工業(yè)務(wù)處理流程；另一方面，依據(jù)需求拉動(dòng)的物流管理模式的要求，建立面向供應(yīng)鏈的煤礦企業(yè)物流管理信息系統(tǒng)。

就煤礦企業(yè)內(nèi)部物流而言，從可能取得的效益看，它可以實(shí)現(xiàn)：①增強(qiáng)響應(yīng)客戶能力，交貨期縮短；②有效地消除不確定性，進(jìn)而消除“需求放大”及“需求短缺”效應(yīng)；③庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)減少，庫存量減少；④建立共享信息平臺(tái)，有效減少信息交換不充分帶來的重復(fù)與浪費(fèi)；⑤加強(qiáng)各部門的業(yè)務(wù)溝通和信息交流，責(zé)權(quán)明確，增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)內(nèi)部物流的無縫作業(yè)以及實(shí)現(xiàn)從物流管理目標(biāo)控制轉(zhuǎn)向物流管理過程控制的可能性；⑥提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并為績效評(píng)定提供更準(zhǔn)確、全而的數(shù)據(jù)；⑦提供了一個(gè)全新的管理概念；使企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作機(jī)制趨向靈敏，加快決策過程，有效調(diào)和集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系，并促進(jìn)由職能導(dǎo)向型向流程導(dǎo)向型的轉(zhuǎn)變。

3煤礦企業(yè)物流管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

國有煤礦企業(yè)物流管理信息系統(tǒng)的建立應(yīng)把握以下幾個(gè)方面：

(1)建立正確的物流管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。即作業(yè)活動(dòng)、管理控制、決策分析以及制定戰(zhàn)備計(jì)劃系統(tǒng)結(jié)合實(shí)際。

(2)努力體現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的信息控制和對(duì)供應(yīng)商的選擇和管理。我們要建立一個(gè)計(jì)算機(jī)用戶查詢窗口，提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，便于使用單位合理安排費(fèi)用，編制需求計(jì)劃。通過減少物流部門與使用單位之間的信息不對(duì)稱來減少需求計(jì)劃的不確定性；同時(shí)還要看到既使實(shí)現(xiàn)了需求信息快速、同步傳遞，縮短了訂單處理時(shí)間，但供貨周期并沒有縮短。實(shí)際上，減少庫存的根本途徑是縮短供貨周期，即取決于對(duì)市場貨源的獲取能力、選擇合適的供應(yīng)商和確定合理的采購方式。

(3)在作業(yè)流程中，變書面文件驅(qū)動(dòng)為信息驅(qū)動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的改變?，F(xiàn)僅以采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)流程為例說明見圖1。

采購部門把采購合同書的等內(nèi)容輸入到系統(tǒng)后，待供應(yīng)商把貨物送抵倉庫時(shí)，倉儲(chǔ)部門把原有的合同內(nèi)容調(diào)出來，在原有的訂單基礎(chǔ)上做一個(gè)收貨確認(rèn)，采購部門據(jù)此開入庫單，辦理入庫業(yè)務(wù)，并通知供應(yīng)商開發(fā)票，隨后連同入庫單、發(fā)票送財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)同樣基于原有信息記錄核實(shí)后進(jìn)行相應(yīng)的應(yīng)付賬款核算，以減少不必要的重復(fù)性的工作量。同樣，在計(jì)劃管理系統(tǒng)中。使用單位的需求計(jì)劃也是同時(shí)傳遞到供應(yīng)站、采購部門和計(jì)劃管理部門。通過信息驅(qū)動(dòng)方式推動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展，在企業(yè)物流管理部門建立了統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，使得部門間協(xié)作得到加強(qiáng)，責(zé)權(quán)明確，業(yè)務(wù)流程順暢，從而提高工作質(zhì)量和效率。

(4)庫存管理處于供應(yīng)物流的核心地位，也是供應(yīng)物流的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。鑒于當(dāng)前國企煤礦物流管理的現(xiàn)狀，又由于煤礦生產(chǎn)所需物流的多樣性和復(fù)雜性，統(tǒng)管后要建立科學(xué)，合理的庫存管理模型，必然存在一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。①首先需要對(duì)業(yè)務(wù)的基本數(shù)據(jù)進(jìn)行去偽存真、不斷修訂的過程。②在以上的基礎(chǔ)上，對(duì)物流進(jìn)行分類和重要性分析。為消除主觀因素的影響，應(yīng)取一定時(shí)期內(nèi)物資的實(shí)際消耗額，而不是該物資的平均庫存占用額。③確定庫存管理模型。在現(xiàn)實(shí)的物流管理活動(dòng)中，沒有任何一種物流的作業(yè)活動(dòng)完全符合訂貨點(diǎn)技術(shù)的模型體系，又由于訂貨技術(shù)本身的理論缺陷，這使得庫存管理模型的確定既復(fù)雜又困難。

(5)建立物資消耗定額管理系統(tǒng)。在現(xiàn)行體制下要對(duì)煤礦物流工作進(jìn)行準(zhǔn)確的定量管理，就要科學(xué)地核定重要物資的消耗定額。物資的現(xiàn)場管理是消耗定額管理最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，其直接責(zé)任人是二級(jí)單位使用車間的物資管理人員。為避免人為地將這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象發(fā)生，需要：①建立大宗物資消耗的原始記錄臺(tái)帳，并從實(shí)物量和價(jià)值量兩方而進(jìn)行消耗情況分析，得到這些物資的消耗規(guī)模、特點(diǎn)和變化趨勢(shì)；②加強(qiáng)對(duì)物資的消耗方向監(jiān)控。煤礦生產(chǎn)主體設(shè)備的備件消耗管理要向?qū)崿F(xiàn)建立單臺(tái)設(shè)備備件消耗明細(xì)臺(tái)帳過渡。這需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)公司會(huì)同有關(guān)部門充分溝通、協(xié)商，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中努力體現(xiàn)上述兩方而管理內(nèi)容。

4結(jié)語

煤礦物流管理的信息系統(tǒng)的建立是基于供應(yīng)鏈的現(xiàn)代煤礦物流理論在實(shí)踐中的應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)煤礦供應(yīng)物流鏈管理的環(huán)境是“好的市場”。有了它，建立面向供應(yīng)鏈的煤礦物流信息管理系統(tǒng)才會(huì)具有生命力。離開煤礦企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的管理信息系統(tǒng)是無法被接受的，完全建立在業(yè)務(wù)流程之上的管理信息系統(tǒng)也不行。在初期實(shí)現(xiàn)基本業(yè)務(wù)流程運(yùn)作后，要想使煤礦物流管理信息系統(tǒng)真正發(fā)揮其管理職能，則必須在煤礦企業(yè)內(nèi)部實(shí)施準(zhǔn)市場的調(diào)節(jié)機(jī)制進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造。