淺談抓規(guī)范求創(chuàng)新做好公文處理工作

馬　艷

摘要：公文處理工作是各級黨政機關一項重要的基礎性工作。隨著改革開放的進一步深入，各級領導對辦公室工作的要求越來越高，作為辦公室主要工作之一的公文處理工作，如何適應新形勢的需要，進一步提高工作質量和效率，提高政務服務水平，改進公文處理工作，提高公文處理工作水平，已成為目前機關工作中一個亟待解決的問題。

關鍵詞：創(chuàng)新公文處理

0引言

眾所周之，公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，是部署任務、答復問題、指導工作、聯系公務的一種重要工具。公文處理工作的好壞，任何一點隨意性，任何一點疏忽大意，都會給工作帶來影響，造成危害。針對這一問題，我結合了多年工作實踐，進行了分析和思考，得出公文處理工作必須要在堅持制度化、規(guī)范化的同時，還要大膽探索、勇于創(chuàng)新，才能適應新的形勢和任務的要求，才能更好地發(fā)揮公文的實效性，為有效開展工作，起到公文應有的作用。下面就這方面，談談自己一點粗淺的看法。

1抓規(guī)范，做好公文處理的基礎工作

公文處理工作是一項內容繁多、環(huán)節(jié)復雜的工作，要真正做到繁而不紊、雜而不亂，快而有序，只有抓好規(guī)范化建設，才能達到高效、高質的目標，才能真正發(fā)揮公文的領導和指導作用。近年來，我們本溪鋼鐵(集團)有限責任公司先后修改制定了《公文處理辦法》等規(guī)章制度，明確了發(fā)文、收文工作流程，使公文處理每個環(huán)節(jié)都做到了有章可循。通過多年工作實踐，就自己所管轄的收文處理方面，應必須做到以下幾點：

1.1必須做好“登記”環(huán)節(jié)，防止文件“沒有戶口”說的形象一點，就是將收到的文件，在文件處理登記簿中上個“戶口”。我們的做法是：把每天來文的發(fā)文字號、收文日期、文件標題、份數等信息逐一登記，按照來文的單位分門別類形成一個流水號，并在文件首頁右上角加蓋標有“收文日期、序號、份數”字樣的收文印章。登記是辦文的起始環(huán)節(jié)，也是很容易被忽視的環(huán)節(jié)。在實踐中常常會發(fā)現這樣的情況，有的受文單位，見來文是急件，來不及登記就趕緊處理，等處理完了，其他事情又來了，又去忙別的事，時間一長，就把文件還沒登記的事兒給忘記了。一段時間之后，到了需要了解這個文件的辦理情況時，在文件處理登記簿上根本就查不到，給辦文工作帶來很大被動。因此，在公文處理工作時，一定要盯住“登記”環(huán)節(jié)，即使收到的文件再多，時間再緊，也要做好登記工作，堅決做到不登記就不辦理、不轉出，養(yǎng)成來文登記的好習慣。

1.2必須抓好“傳閱”環(huán)節(jié)，防止文件“漏傳誤傳”在“傳閱”的環(huán)節(jié)上，我們的做法是：每天在收到來文登記以后，附上“文件呈辦單”，交辦公室主任簽批，然后按照主任簽批意見分送有關領導進行批示，領導批示后，需要幾個部門合閱合辦的文件，必須由公文處理人員送有關業(yè)務部門，并由部門主管文件人員簽收。在傳閱運轉過程中，對需要各領導傳閱的文件，一般來說，要從職務高的領導到職務低的領導順序傳閱，無特殊原因，不要越位傳閱。同時要做好文件流轉登記，隨時掌握文件運行方位，對傳閱中領導的批示意見要登記清楚，領導批示中涉及的部門和單位要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程度和傳閱范圍。還有一點要特別注意的是，在傳閱文件過程中，必須清楚每天送給領導的文件夾中所列文件，每當領導批閱后返回時，要逐一核對文件份數是否缺少，如發(fā)現缺少文件時，應主動同秘書聯系，問清情況，確保文件不丟失、不遺漏，做到每一份文件的處理過程，都要有一條清晰運轉軌跡。

1.3抓好“催辦”環(huán)節(jié)，防止文件“延誤漏辦”公文處理人員要注意文件的時間性，及時轉出、催辦、催退是提高工作效率的關鍵所在。催辦是督促領導批示文件，按時限要求高標準落實的重要步驟。在收到有時限要求的公文或會議通知時，采取加蓋“急件”或“會議通知見件速傳”字樣的印章，提醒領導及時批示，領導批示后要及時轉出，決不能拖拉積壓，同時還要提醒受文單位及時辦理。有些受文單位因為疏忽文件的辦結時限，導致文件辦理周期過長。對此，公文處理人員要及時催辦，可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進行催辦。在文件運轉管理中，公文處理人員必須有時間觀念，要做到當日文件當日送出，急件和有時限要求的文件要立即送出，反對積壓、拖拉。如果各承辦部門都盡量縮短文件在本機關的運轉和處理周期，就能大大提高機關工作效率。

1.4做好平時立卷工作是保證文件齊全完整的重要所在搞好平時立卷工作，收集文件是重要環(huán)節(jié)，把各部門辦完的文件及時收回，不至于使文件在承辦部門停留過久，以免發(fā)生丟失現象，必須做好收集工作，這樣才能夠對文件進行統(tǒng)一保管。做好收集工作，要求公文處理人員必須做到“三勤”即“手勤、腿勤、腦勤”。手勤：就是嚴格履行文件收發(fā)、登記、借閱等手續(xù)，不怕麻煩做好平時立卷工作；腿勤：就是經常到業(yè)務部門催辦、收集，將處理完畢的文件及時收集歸檔：腦勤：就是經?？紤]文件來龍去脈，及時收集、整理、歸檔，只有這樣，才能保證文件齊全完整。對收集上來的文件，根據文件內容分門別類，放入事先準備好的案卷盒中“對號入座”，這樣就為日常工作查找利用提供方便，同時也為年終文件上交檔案館組卷打好基礎。

2求創(chuàng)新，公文處理工作要與時俱進

目前，自動化辦公作為提高工作質量和效率的一個重要手段，在辦公室工作的各個方面得到越來越多的運用，而網上公文處理則是自動化辦公中極為重要的方面。面臨新的形勢，新的任務及領導工作方式的新變化，公文處理的程序、方法也要隨著不斷修改和完善，要敢于在傳統(tǒng)做法的基礎上破舊立新，取其精華，在規(guī)范的基礎上大膽創(chuàng)新，這樣才能提高工作效率，適應新形勢下的工作需要。我們的具體做法是：

2.1革新辦文手段，突出功能設計的實用性要想突破長期形成的“紙質化”的傳統(tǒng)理念，真正實現公文處理的自動化，必須著力抓好辦公手段的創(chuàng)新。我們所說的創(chuàng)新不是一味的否定，而是要在實際工作中，通過發(fā)現問題、分析問題、解決問題的方式進行創(chuàng)新，這是公文處理工作創(chuàng)新的基本途徑?；诜奖銓嵱眯允蔷W上辦公系統(tǒng)的第一特性，我們在設計網上公文處理系統(tǒng)的功能與構架上，力避主觀臆想和照抄照搬，而是與傳統(tǒng)的紙質公文處理流程相同或相似，這樣做有兩個好處：一是保持既有公文處理模式的連貫性，不會與現實需求之間產生太大的沖突；二是就目前實際而言，還很少有單位能夠做到完全的無紙化辦公，而網上流程與紙質文件流程的同步化，可以在較大的程度上實現兩種處理方式之間的互補，各取其長。再則，另一種創(chuàng)新方式，是在工作中出現了問題或者發(fā)現了薄弱環(huán)節(jié)，通過分析原因，研究提出堵塞漏洞，解決問題的措施辦法，這就是完成了一次創(chuàng)新。例如，我們在工作中發(fā)現，有的基層單位和部門不按程序，直接將請示報送給領導個人，個別單位甚至同時報送給多位領導，形成多頭請示和越級請示的現象，這種“倒轉”文的現象，處理起來不僅耽誤時間，甚至還可能誤事，尤其是多頭報送的請

示，不同的領導可能有不同的意見，我們根據這種現象，創(chuàng)新設計了請示公文的專用格式。凡不按公文格式要求，格式不正確、程序不規(guī)范的公文，一律不予受理。這不僅避免了一文多投的現象，還規(guī)范了公文報送的格式，給公文處理工作帶來了很大便利。在日常工作中，我們注重用先進的辦公手段管理文件，創(chuàng)新設計了一種文件傳遞過程流程表，記載著每天送給領導的文件夾中所列文件，做到了每一份文件的處理過程，都有一條清晰運轉軌跡。我們能利用計算機先進的查詢功能管理文件，建立專線網上共享，每當領導或部門查找文件時，只需要輸入“關鍵字”便可快速查找出文件，得知文件辦理情況。這大大方便了工作，提高了工作效率，受到了領導和查找借閱文件同志們的好評。

2.2探討創(chuàng)新思路，為下一步發(fā)展做準備隨著時代的進步，新技術、新手段不斷沖擊各個領域，這就要求公文處理工作人員不能墨守成規(guī)，必須適應新形勢、新任務的發(fā)展。我們下一步在公文處理工作方面，要加入本溪市委、市政府電子公文安全傳輸系統(tǒng)、與省國資委實現公文網上直接傳輸系統(tǒng)，真正意義上取消傳統(tǒng)的紙質公文，這就對公文處理人員的素質要求的更新更高，它要求工作人員不僅在公文處理的方方面面駕輕就熟，具有豐富的工作經驗和技巧，同時還要具備一定程度的電腦操作知識和技能。這兩個方面，缺一不可。目前，我們各基層單位公文處理人員的素質存在“兩極”分化現象。一方面，許多老同志在公文處理方面經驗豐富、功底深厚，但在電腦操作，特別是網上操作方面則相對較為生疏，另一方面，年輕同志大多熟悉電腦操作技巧，但在實際公文處理方面又缺乏經驗，如何實現人員素質的完善和平衡，是當前許多單位和部門需要解決的問題。就現實而言，抓好專門培訓和崗位練兵，是促進工作人員盡快熟悉網上公文處理工作的有效方式。還有一個值得重視的問題，也是一個十分重要的環(huán)節(jié)——“網上審批”，這需要由相關領導同志來完成，這就要求領導同志必須要在觀念上率先積極接受網絡，在實踐上帶頭了解網絡、熟悉網絡，主動進行網絡操作。否則，網上公文處理工作就只能停滯在基層工作人員中進行，結果只能是使公文處理長期處在一個較為低級的水平上，不能成為真正意義上實現網絡辦公。針對這一情況，我們本鋼集團公司主要領導高度重視，著眼發(fā)展，正在著手安排相關部門在抓好本鋼集團公司ERP信息化建設的同時，以ERP信息化建設為契機，加大力度做好與上級部門網上傳輸所需設備的投入，同時督促培訓部門做好崗位培訓工作。

在今后公文處理工作中，一定會遇到許多新情況，出現許多新問題，我們力求解放思想，敢為人先，提出新思路、新方法，為更好適應時代發(fā)展要求，走出一條以規(guī)范促建設、以創(chuàng)新求發(fā)展的路子。

以上是自己在工作中一點粗淺體會，還有待在今后工作中進一步提高。