淺析檔案信息資源的開發(fā)

韓雪蓮

摘要：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，大力開發(fā)檔案信息資源。為社會(huì)各方面服務(wù)，應(yīng)該把開發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源開發(fā)

1開發(fā)利用檔案信息資源的重要性

檔案是信息的一種，檔案部門是儲(chǔ)存、輸送信息的一個(gè)部門。因此，開發(fā)信息資源包括檔案部門，也適用于檔案部門。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各方面服務(wù)，應(yīng)該把開發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想。

1.1開發(fā)檔案信息資源是提高經(jīng)濟(jì)效益，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需要經(jīng)過二十年的改革開放，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要戰(zhàn)場(chǎng)，要取得好的經(jīng)濟(jì)效益，單靠現(xiàn)有生產(chǎn)條件組織生產(chǎn)、管理、銷售等項(xiàng)工作，而不憑檔案信息進(jìn)行決策、規(guī)劃組織生產(chǎn)，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)，肯定是行不通的。只有積極開發(fā)利用檔案信息資源并同時(shí)把檔案信息與市場(chǎng)流通有機(jī)地結(jié)合起來，才可能作出正確決策，才能有效地搞好綜合服務(wù)。

1.2開發(fā)檔案信息資源，是加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的需要大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容，可以說，檔案是政治教育的重要內(nèi)容和生動(dòng)素材，利用檔案中的生動(dòng)素材進(jìn)行政治思想教育可以收到良好的效果。檔案作為各項(xiàng)歷史活動(dòng)的記錄，翔實(shí)地記錄了一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族、一個(gè)地區(qū)歷史的曲折歷程和自強(qiáng)不息的奮斗足跡，記錄了新中國(guó)社會(huì)主義革命和建設(shè)所取得的巨大成就，記錄了改革開放以來建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)取得的豐碩的成果。檔案部門從檔案文件中挖掘出的具有宣傳價(jià)值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛的文化，可以使他們了解歷史軌跡，掌握時(shí)代發(fā)展的脈搏，可以使他們自覺宣傳黨的光輝歷史和英雄人物事跡，進(jìn)行革命傳統(tǒng)、愛國(guó)主義、集體主義和社會(huì)主義教育。

2開發(fā)檔案信息資源存在的主要問題

2.1館藏結(jié)構(gòu)單一據(jù)有關(guān)資料介紹，現(xiàn)在很多檔案館的館藏檔案文書檔案所占比例偏重，而科技、專業(yè)、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄了，因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會(huì)需要的多樣性，特別值得提及的是，大量的文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，存在著較大的難度。

2.2時(shí)間跨度較短就檔案資源而言，大多數(shù)檔案都是建國(guó)前后建立的。如順義區(qū)檔案館歷史檔案所占比例較小，這就給開發(fā)利用檔案信息、研究事物動(dòng)態(tài)的發(fā)展規(guī)律、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)帶來了困難。

2.3案卷質(zhì)量較差由于歷史原因，過去的檔案案卷質(zhì)量不同程度地存在一些問題，質(zhì)量不高的案卷自然會(huì)影響檔案信息的開發(fā)利用，道理是顯而易見的。

2.4館藏檔案特色不明顯所謂特色檔案是指反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色文化以及風(fēng)土人情等方面的檔案，也正因?yàn)樘厣珯n案沒有系統(tǒng)地建立起來，因而開發(fā)檔案信息資源為發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)工作服務(wù)，也就缺乏強(qiáng)有力的針對(duì)性。

2.5檔案編研工作滯后①編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書輕科技的檔案編研現(xiàn)象。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案門類載體形式趨向多元化，科技檔案信息開發(fā)與管理性、服務(wù)性的檔案信息開發(fā)還存在較大差距，致使科技類檔案信息沒有最大限度地得到開發(fā)利用，從而沒有產(chǎn)生應(yīng)有的社會(huì)效果和經(jīng)濟(jì)效益。②編研材料檔次低，一次性編研成果多，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的深層次編研成果少。就目前而言。有些編研材料仍停留在模仿別人、片面追求編研材料的數(shù)量和速度的水平上，造成編研工作與現(xiàn)實(shí)相脫節(jié)，導(dǎo)致編研成果利用率低下。③重歷史輕經(jīng)濟(jì)的編研成果較普遍。在檔案工作中，應(yīng)該看到，編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作，做得好、挖掘得深，是能為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)的，是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息的。但是，由于人們對(duì)檔案編研成果的認(rèn)識(shí)不深及其他諸多因素的影響，使編研工作者始終存在著“重歷史事件，輕經(jīng)濟(jì)和科技”的現(xiàn)象，從而使有些與經(jīng)濟(jì)密切相關(guān)的檔案信息未能得到及時(shí)有效地開發(fā)。④檔案編研人員素質(zhì)低、數(shù)量少。在檔案編研的實(shí)際工作中，造成檔案編研成果檔次低的主要原因是檔案編研人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，當(dāng)然檔案編研人員少也給編研工作帶來了較大的困難。

以上問題的存在，主要的原因我認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：①檔案人員思想觀念轉(zhuǎn)變緩慢。隨著各項(xiàng)事業(yè)的不斷改革和對(duì)外開放的深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨完善，新的經(jīng)濟(jì)建設(shè)環(huán)境給檔案工作的發(fā)展提供了很多很好的機(jī)遇。但是有些檔案部門的工作者對(duì)這些機(jī)遇還缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，在思想觀念上不同程度地缺乏市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點(diǎn)，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)不相協(xié)調(diào)。②檔案信息開發(fā)工作的基礎(chǔ)還比較薄弱。主要在以下幾個(gè)方面應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)：一是歸檔的文件材料應(yīng)注意完整性；二是信息收集渠道有待拓寬；三是檔案人員開發(fā)信息的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。從檔案信息開發(fā)利用工作的實(shí)踐來看，沒有完善的基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息開發(fā)工作很難堅(jiān)持，也必將成為無源之水，無本之木。③檔案信息開發(fā)的規(guī)模需逐步擴(kuò)大和完善。目前，各項(xiàng)事業(yè)的改革不斷深入，使得各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系日趨緊密和復(fù)雜，從檔案信息價(jià)值和作用來看，選擇一種方式逐步擴(kuò)大檔案信息開發(fā)規(guī)模很有必要。例如，建立檔案信息開發(fā)中心，創(chuàng)造條件使開發(fā)產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)，會(huì)給檔案信息開發(fā)增加新的活力。

3開發(fā)檔案信息資源的設(shè)想

3.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新觀念，開發(fā)檔案信息資源開發(fā)檔案信息資源，必須加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí)，并結(jié)合實(shí)際工作，樹立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)觀念。重點(diǎn)從價(jià)值觀念、法制觀念和全局觀念方面，開闊我們的視野，拓展服務(wù)領(lǐng)域，走進(jìn)市場(chǎng)，走向社會(huì)。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，各項(xiàng)工作迫切要求決策科學(xué)化，這就需要決策者具備相應(yīng)的科學(xué)知識(shí)和決策能力，依靠科學(xué)的決策技術(shù)，掌握完整準(zhǔn)確的信息，由此可見，檔案信息與科學(xué)決策有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系，它是處于基礎(chǔ)地位的。更新觀念，首先應(yīng)改進(jìn)傳統(tǒng)的檢索手段，以現(xiàn)代化方法取代傳統(tǒng)的檢索模式，以微機(jī)檢索為主干，進(jìn)行區(qū)域檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理，有計(jì)劃、有步驟地步入聯(lián)網(wǎng)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用途徑的轉(zhuǎn)移。其次是提高開發(fā)研究館藏檔案的能力和水準(zhǔn)，向社會(huì)提供經(jīng)過編研加工后可利用的信息，以減少利用者查閱的耗時(shí)，從而提高檔案館的整體形象，使其鮮明的特點(diǎn)和獨(dú)有的多重功能發(fā)揮得更趨完善。

3.2豐富館藏，提高館藏質(zhì)量豐富館藏，提高館藏質(zhì)量，這是開發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)。上面提出開發(fā)檔案信息資源存在的問題，實(shí)質(zhì)上都可以歸結(jié)為館藏不豐富，檔案的案卷質(zhì)量不高。要解決這些問題，就必須按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。

3.3深層次開發(fā)檔案信息資源雖然檔案信息開發(fā)存在著諸多難題和不利因素，但也不是不能有所作為。在實(shí)際工作中，各級(jí)檔案館的館藏中仍有相當(dāng)一部分檔案信息未被系統(tǒng)地、深層次地開發(fā)利用。以館藏中的經(jīng)濟(jì)信息為例，順義區(qū)檔案館館藏檔案的文書檔案中都有一定數(shù)量建國(guó)后經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的檔案史料，在這些檔案史料里，記載著本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的具體政策、成就、經(jīng)驗(yàn)以及經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)的措施、方法等。深層次地開發(fā)，就是深入研究這些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的檔案史料，根據(jù)研究成果寫成報(bào)告或論文，提供給有關(guān)方面作參考。

3.4針對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源所謂的社會(huì)熱點(diǎn)問題，就是某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強(qiáng)烈關(guān)心的問題。針對(duì)這些熱點(diǎn)問題，把館藏中的有關(guān)信息和現(xiàn)實(shí)有關(guān)信息加以整理匯編，提供給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作為解決熱點(diǎn)問題的參考。因?yàn)檫@種開發(fā)針對(duì)性強(qiáng)，所以很容易引起領(lǐng)導(dǎo)同志的興趣和關(guān)注，也能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)起到較大的參考作用，對(duì)推動(dòng)本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步會(huì)有較好的促進(jìn)作用。從發(fā)展觀點(diǎn)看，這種形式的開發(fā)為檔案事業(yè)的發(fā)展也提供了機(jī)遇。

3.5加強(qiáng)編研工作，提高編研人員素質(zhì)編研工作的性質(zhì)和特點(diǎn)對(duì)編研人員的政治思想素質(zhì)、知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力有較高的要求。這些基本素質(zhì)應(yīng)包括：①要有較高的理論政策水平。根據(jù)本地區(qū)黨政領(lǐng)導(dǎo)的中心工作、重要工作的需要來確定選題，選擇材料進(jìn)行加工匯編，使編研成果最大限度地發(fā)揮其信息作用。②要有良好的調(diào)查研究習(xí)慣。踏踏實(shí)實(shí)坐下來翻閱各類檔案，查找資料，研究問題，依據(jù)主題的具體要求把握材料，決定取舍。③要有開拓創(chuàng)新精神，根據(jù)時(shí)代要求，編寫前人沒有編寫過的材料，將那些對(duì)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步有益的檔案信息，及時(shí)地整理出來，使檔案信息在現(xiàn)實(shí)工作中充分發(fā)揮作用。