金盤(pán)圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)在編目中的使用

汪德彪　何俊偉

提要本文就金盤(pán)圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)GDLISXP編目子系統(tǒng)的使用，從制定編目工作細(xì)則、編目工作中需注意的問(wèn)題以及金盤(pán)圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)存在的不足等三個(gè)方面談了自己的看法，以期促進(jìn)對(duì)金盤(pán)系統(tǒng)編目工作的交流與探討。

關(guān)鍵詞：文獻(xiàn)編目；金盤(pán)系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：G250.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

編目系統(tǒng)是金盤(pán)圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)的組成部分，是書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要途徑，而編目質(zhì)量的好壞、工作流程的規(guī)范，直接影響到編目工作效率的提高及流通環(huán)節(jié)文獻(xiàn)的借閱效果。目前，金盤(pán)編目尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，我館2005年開(kāi)始使用金盤(pán)編目，下面談?wù)剬?duì)金盤(pán)編目工作的認(rèn)識(shí)和看法。

一、制定金盤(pán)編目工作細(xì)則

制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的金盤(pán)編目工作細(xì)則，是開(kāi)展金盤(pán)編目工作的前提，是高質(zhì)量建設(shè)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的保證。

（一）規(guī)范編目工作流程。就是要嚴(yán)格按照編目環(huán)節(jié)來(lái)操作，使編目工作有效、有序。具體做法是：驗(yàn)收庫(kù)——選擇庫(kù)（中文、外文、聲像）——本館庫(kù)——編目——驗(yàn)收（或追加記錄，給登錄號(hào)）——典藏文獻(xiàn)——入編目庫(kù)——打印財(cái)產(chǎn)及書(shū)標(biāo)——入館藏。我館編目人員按照流程完成從驗(yàn)收庫(kù)到入編目庫(kù)環(huán)節(jié)，財(cái)產(chǎn)、書(shū)標(biāo)及入館藏庫(kù)由專人定期負(fù)責(zé)。

（二）制定著錄基本字段（表1）

（三）編目基本原則

1、登錄號(hào)與財(cái)產(chǎn)號(hào)統(tǒng)一原則。我館采用登錄號(hào)、條碼號(hào)、財(cái)產(chǎn)號(hào)同一個(gè)號(hào)的方法，這樣有利于金盤(pán)系統(tǒng)文獻(xiàn)的典藏和財(cái)產(chǎn)管理；且因由于文獻(xiàn)大量由供書(shū)商作前期加工，如蓋章、貼條形碼等，所以在編目時(shí)登錄號(hào)由編目人員按照所粘貼的文獻(xiàn)條形碼錄入，不采用自動(dòng)取號(hào)。

2、使用書(shū)次號(hào)原則。就是使用著者姓名取號(hào)，由分類(lèi)人員用四角號(hào)碼給號(hào)，編目人員在905@e字段錄入。

3、編目數(shù)據(jù)唯一性原則。就是一種文獻(xiàn)在館藏中只對(duì)應(yīng)一條數(shù)據(jù)，上下冊(cè)、多卷書(shū)采取分散著錄，這樣有利于節(jié)省系統(tǒng)的空間，也利于文獻(xiàn)的查重、借閱和條形碼識(shí)別等。

二、編目工作中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

（一）查重。編目人員依據(jù)分類(lèi)人員查重結(jié)果來(lái)編目，從ISBN途徑對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行再次查重，觀察館藏?cái)?shù)據(jù)與編目文獻(xiàn)的主要信息（文獻(xiàn)名、ISBN、價(jià)格、出版者、出版時(shí)間、著者、頁(yè)碼、版本等）是否一致，如完全一致，確認(rèn)該文獻(xiàn)為重書(shū)，在館藏?cái)?shù)據(jù)基礎(chǔ)上追加驗(yàn)收記錄，給登錄號(hào)及典藏后入編目庫(kù)。

（二）打印財(cái)產(chǎn)賬。登錄號(hào)與條形碼一致，又是我館的財(cái)產(chǎn)號(hào)，所以打印及管理好財(cái)產(chǎn)賬是了解文獻(xiàn)數(shù)量的重要依據(jù)。我館一般是一批書(shū)（大約一星期）由負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)管理的工作人員，在編目庫(kù)中打印財(cái)產(chǎn)賬（操作流程：日期限定——選庫(kù)——條形碼——文獻(xiàn)數(shù)量——按冊(cè)顯示——打印），將條碼號(hào)、登錄起止號(hào)同時(shí)設(shè)置在同一表格中，這樣可以將同一批文獻(xiàn)，同一種文獻(xiàn)逐冊(cè)打印出來(lái)，既可看到同一批文獻(xiàn)的條形碼順序，也可看到同一種書(shū)相同的登錄號(hào)。

（三）書(shū)標(biāo)打印。書(shū)標(biāo)打印與財(cái)產(chǎn)賬一樣也是按冊(cè)顯示，只不過(guò)我館在書(shū)標(biāo)上，除了打印有索書(shū)號(hào)以外，還在索書(shū)號(hào)下方添加了條碼號(hào)，這樣無(wú)論有多少數(shù)量的文獻(xiàn)，只要用書(shū)標(biāo)上的條碼號(hào)來(lái)查找文獻(xiàn)的條碼號(hào)，就可方便地粘貼書(shū)標(biāo)，避免了用查找索書(shū)號(hào)來(lái)貼書(shū)標(biāo)的費(fèi)力方法，也提高了準(zhǔn)確率和工作量。

（四）各庫(kù)編輯功能。我館現(xiàn)在使用了金盤(pán)系統(tǒng)中的中文圖書(shū)庫(kù)、外文圖書(shū)庫(kù)、中文視聽(tīng)資料庫(kù)，在三個(gè)庫(kù)中其編目功能是完全一致的。在中文圖書(shū)庫(kù)（CNMARK）中使用的功能鍵，在其他兩個(gè)庫(kù)中同樣可使用，只是外文圖書(shū)庫(kù)（UNMARK）與其他兩個(gè)庫(kù)的著錄字段除905以外，完全不同，這也有利于與國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn)接軌，特別是有些編目數(shù)據(jù)可以通過(guò)金盤(pán)系統(tǒng)中的Z39.50模塊提供的檢索點(diǎn)下載編目數(shù)據(jù)，只要本館稍加改動(dòng)，091字段添加分類(lèi)號(hào)后，在905字段按F4鍵就自動(dòng)生成索書(shū)號(hào)，追加驗(yàn)收記錄及典藏后，就變成本館館藏?cái)?shù)據(jù)。

（五）附件的加工?，F(xiàn)在出版的文獻(xiàn)附件多為光盤(pán)、磁帶、小冊(cè)子等，如何有效地加工和管理？各館的方式不盡相同，但目的都是要盡量揭示其特性，以滿足讀者的檢索及借閱需求。我館的做法是，附件隨文獻(xiàn)的原則，即光盤(pán)隨書(shū)、小冊(cè)子隨書(shū)、書(shū)隨磁帶，主體文獻(xiàn)典藏到哪，除隨書(shū)光盤(pán)外，其余均到哪。具體做法是在編目時(shí)在010字段中@d價(jià)格后增加（含光盤(pán)、書(shū)或含書(shū)）等字樣，在215字段增加@e隨書(shū)或隨磁帶，再增加一個(gè)215字段著錄附件的特征，這樣有兩個(gè)215字段，可直觀認(rèn)識(shí)到文獻(xiàn)的狀態(tài)。在主體文獻(xiàn)給財(cái)產(chǎn)號(hào)時(shí)，附件文獻(xiàn)也同樣給財(cái)產(chǎn)號(hào)，并且分類(lèi)號(hào)與主體文獻(xiàn)一致，只是在典藏文獻(xiàn)時(shí)選擇附件文獻(xiàn)的虛擬庫(kù)室（隨書(shū)光盤(pán)、隨書(shū)資料……）。經(jīng)過(guò)這樣加以區(qū)分后，進(jìn)入流通后也一目了然，而隨書(shū)光盤(pán)統(tǒng)一入技術(shù)服務(wù)部，由技術(shù)部的工作人員將其放到圖書(shū)館的網(wǎng)絡(luò)上，讀者如有需要，可上網(wǎng)下載，大大方便了讀者對(duì)附件的使用。

三、金盤(pán)系統(tǒng)存在的不足

（一）各庫(kù)之間檢索不相通。在檢索時(shí)如已選定館藏庫(kù)，就只能檢索本庫(kù)的文獻(xiàn)。如《漢語(yǔ)應(yīng)用教材》既有圖書(shū)，也有視聽(tīng)資料，但又不是附件，在著錄時(shí)分別著錄在中文圖書(shū)庫(kù)和視聽(tīng)資料庫(kù)中，在檢索時(shí)若選擇中文圖書(shū)庫(kù)就只能檢索到本庫(kù)的文獻(xiàn)信息；同樣，我館在統(tǒng)一使用金盤(pán)系統(tǒng)前，用過(guò)ILAS系統(tǒng)，原ILAS中的大量外文數(shù)據(jù)由于不作字段區(qū)分，全按中文字段著錄，而統(tǒng)一為金盤(pán)系統(tǒng)后又入中文圖書(shū)庫(kù)，這就造成在對(duì)外文文獻(xiàn)查重時(shí)，帶來(lái)了極大的不方便。

（二）驗(yàn)收記錄中價(jià)格的處理。在編目數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)于一套書(shū)價(jià)格的處理也極為不便。如果是單冊(cè)文獻(xiàn)或有單價(jià)的多卷書(shū)，有幾冊(cè)就記錄幾冊(cè)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算幾冊(cè)的價(jià)格；但對(duì)于只有一個(gè)統(tǒng)一價(jià)格的多卷書(shū)來(lái)說(shuō)，就較為麻煩。因?yàn)槲茵^采用上下冊(cè)、多卷書(shū)冊(cè)數(shù)各自編目的原則，如果書(shū)分為上下冊(cè)，則上下冊(cè)各著錄一條數(shù)據(jù)，這樣方便識(shí)別財(cái)產(chǎn)號(hào)。但在金盤(pán)編目系統(tǒng)中，在驗(yàn)收記錄時(shí)，記錄單價(jià)時(shí)必須由工作人員進(jìn)行計(jì)算，有些價(jià)格還有余數(shù)，這就造成著錄后余額統(tǒng)計(jì)與實(shí)際金額有出入。而ILAS對(duì)于此類(lèi)問(wèn)題的方法是，在215字段@a子字段中設(shè)置了冊(cè)數(shù)，只要錄入后，系統(tǒng)自動(dòng)均價(jià)，如上下冊(cè)是120元，只要在215字段著錄@a2冊(cè)（××頁(yè)），則系統(tǒng)自動(dòng)顯示上下冊(cè)價(jià)格各為60元。金盤(pán)系統(tǒng)是否也可借鑒一下？

（三）館藏地址的顯示。若按冊(cè)打印財(cái)產(chǎn)，顯示出的館藏地址均一樣，并沒(méi)有按照典藏的結(jié)果來(lái)顯示，若登錄號(hào)或條形碼的第一個(gè)號(hào)典藏入地方資料室，第二個(gè)號(hào)入社科室，但在財(cái)產(chǎn)打印單中的館藏地址只顯示第一個(gè)館藏庫(kù)室名；若按館藏地址打印，只能顯示登錄起止號(hào)，無(wú)法按冊(cè)顯示典藏到該地址的條形碼個(gè)數(shù)。

（作者單位：大理學(xué)院圖書(shū)館）

參考文獻(xiàn)：

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