圖書(shū)檔案數(shù)字化管理淺談

朱進(jìn)江

[摘要]企業(yè)辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展敦促圖書(shū)檔案管理工作到一個(gè)新的高度，介紹的圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資料集中統(tǒng)一的管理，使資料查閱及管理工作更人性化，提高工作效率。

[關(guān)鍵詞]圖書(shū)檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671－7597（2009）0220178－01

計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)業(yè)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案數(shù)字化的建設(shè)，圖書(shū)、檔案作為信息資源，其數(shù)字化的建設(shè)具有適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和提高現(xiàn)代化管理水平的現(xiàn)實(shí)意義。檔案數(shù)字化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的挑戰(zhàn)，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在數(shù)字化建設(shè)中圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)扮演了重要角色，它帶給我們的是全新的管理理念和現(xiàn)代管理技術(shù)。

近些年，許多單位在圖書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)上做了很多工作，將庫(kù)藏檔案部分或全部進(jìn)行了數(shù)字化，但基本上是局限在以傳統(tǒng)管理為導(dǎo)向的工作模擬。隨著各業(yè)務(wù)部門(mén)大量電子文件的產(chǎn)生，電子檔案從收集、整理、鑒定到利用等問(wèn)題成為圖書(shū)檔案管理中的新課題，電子檔案的管理既要符合檔案管理學(xué)的基本準(zhǔn)則，又要區(qū)別于傳統(tǒng)檔案的管理模式。圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)不但是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，更是檔案管理新理論的具體實(shí)現(xiàn)。

一、科技圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容

從2005年開(kāi)始，我們庫(kù)藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)機(jī)讀條目化和采用掃描儀將紙質(zhì)檔案以圖像JPG格式存儲(chǔ)到可讀寫(xiě)光盤(pán)中。2006年又針對(duì)檔案全文信息電子文件的歸檔建立了相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)從單純的檔案目錄管理階段逐漸走向了電子檔案原件管理的初試階段。

（一）圖書(shū)管理。我單位研發(fā)的圖書(shū)管理子系統(tǒng)包括圖書(shū)管理、流通作業(yè)、信息查詢(xún)與系統(tǒng)維護(hù)四大模塊，其中圖書(shū)管理可實(shí)現(xiàn)圖書(shū)征訂、新書(shū)登記、圖書(shū)編目、期刊征訂、新刊登記及期刊合訂與編目等功能，流通作業(yè)包括借書(shū)作業(yè)、還書(shū)作業(yè)和預(yù)借作業(yè)，而信息查詢(xún)可實(shí)現(xiàn)按各種條件查書(shū)、按藏書(shū)、分類(lèi)數(shù)量、借書(shū)等情況統(tǒng)計(jì)查詢(xún)和綜合查詢(xún)。另外系統(tǒng)支持條型碼掃描，當(dāng)用戶(hù)使用掃描槍掃描圖書(shū)ISBN編碼時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)從Internet上下載圖書(shū)相關(guān)信息：書(shū)名、作者、出版社、定價(jià)、頁(yè)數(shù)、簡(jiǎn)介等信息極大地減輕了圖書(shū)編目錄入的工作量。該系統(tǒng)為單位圖書(shū)室的科學(xué)化、信息化建設(shè)提供了有力的工具。

（二）電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、整理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。

電子檔案主要來(lái)源于庫(kù)存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫(kù)存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過(guò)程是一個(gè)交叉操作過(guò)程。雖然電子簽署，數(shù)字簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開(kāi)它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒(méi)有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無(wú)法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿(mǎn)足普通用戶(hù)查詢(xún)的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。

同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

（三）電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類(lèi)型的文件，如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，用戶(hù)根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案?jìng)浞荨⒒謴?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

（四）電子檔案的檢索與利用。檔案的檢索和利用是檔案管理工作的最終目的，占據(jù)了檔案管理工作極其重要的地位。電子檔案的產(chǎn)生及數(shù)據(jù)共享使檔案信息的檢索、利用發(fā)生了根本變化，其快捷、準(zhǔn)確為檔案利用者提供了方便，也就是說(shuō)做好電子檔案的檢索、利用更能體現(xiàn)出檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。電子檔案的檢索與利用應(yīng)具有：對(duì)數(shù)據(jù)信息的基本查詢(xún)及靈活多變的條件組合查詢(xún)：各種條件下的檔案組卷：對(duì)無(wú)限制查閱條件的電子原件，可在網(wǎng)上進(jìn)行瀏覽、下載；對(duì)有限制查閱條件的電子原件，可在網(wǎng)上進(jìn)行申請(qǐng)、審批；實(shí)物借閱、歸還、催還的網(wǎng)上管理功能；對(duì)外發(fā)文（圖）的申請(qǐng)、審批、發(fā)文（圖）功能等等。

（五）電子檔案的維護(hù)性管理。電子檔案的維護(hù)性管理由用戶(hù)權(quán)限來(lái)限制，即不同用戶(hù)管理能力不同。維護(hù)性管理應(yīng)具有：數(shù)據(jù)庫(kù)管理（包括數(shù)據(jù)分類(lèi)、庫(kù)結(jié)構(gòu)管理、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、增加部門(mén)人員等）；網(wǎng)上各種申請(qǐng)、審批單的查閱管理功能；權(quán)限分配、回收和分配情況的查閱管理功能；對(duì)電子檔案保管期限的鑒定和最終審定及銷(xiāo)毀功能；電子原件各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息的查詢(xún)?yōu)g覽功能；對(duì)電子檔案的降密、解密；電子檔案的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、卡片和報(bào)表制作、輸出：數(shù)據(jù)以其它存儲(chǔ)格式導(dǎo)人或?qū)С鲈诰€(xiàn)監(jiān)控等等。

二、科技圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全

圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)提供對(duì)每個(gè)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的賬號(hào)和權(quán)限設(shè)置，使管理工作責(zé)任更加到位規(guī)范。系統(tǒng)不但要充分利用系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)所提供的各種安全機(jī)制，還要建立一套自身的數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)安全管理機(jī)制，杜絕檔案信息失密的發(fā)生。

（一）授權(quán)管理機(jī)制。用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)身份和權(quán)限，一般由系統(tǒng)管理員、檔案分類(lèi)管理員、高級(jí)用戶(hù)、普通用戶(hù)組成：

1．系統(tǒng)管理員：具有數(shù)據(jù)管理的最高權(quán)限，包括設(shè)置部門(mén)，用戶(hù)和授權(quán)。2．檔案分類(lèi)管理員：由系統(tǒng)管理員設(shè)置?？梢栽谧约汗芾淼姆诸?lèi)范圍內(nèi)對(duì)其它用戶(hù)授權(quán)。3．高級(jí)用戶(hù)：由系統(tǒng)管理員或分類(lèi)管理員設(shè)置。可以具有檔案管理的全部或部分權(quán)限。4．普通用戶(hù)：由系統(tǒng)管理員或分類(lèi)管理員設(shè)置。只具有數(shù)據(jù)的一般瀏覽、查詢(xún)。

權(quán)限設(shè)置一般包括：庫(kù)結(jié)構(gòu)管理權(quán)限，如庫(kù)字段的增加、刪除、修改等；歸檔與接收管理權(quán)限，如設(shè)置歸檔人，檔案接收人等。檔案數(shù)據(jù)的管理權(quán)限，如數(shù)據(jù)目錄的增加、刪除、修改、銷(xiāo)毀等。檔案原件的管理權(quán)限，如原件瀏覽、原件增加、原件刪除、原件下載等。檔案的借閱、歸還管理權(quán)限。檔案的統(tǒng)計(jì)、報(bào)表管理權(quán)限等。

同一用戶(hù)對(duì)不同檔案分類(lèi)可享有不同的權(quán)限。用戶(hù)權(quán)限可根據(jù)實(shí)際情況重新分配和回收。