網(wǎng)絡(luò)時代企業(yè)的會計業(yè)務(wù)流程再造

陳　南

摘要：20世紀90年代以來,在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)革命和經(jīng)濟全球化的推動下,企業(yè)置身于日新月異的市場競爭中,面臨著對產(chǎn)品和服務(wù)提出更高要求的顧客、日益激烈的競爭和變化的挑戰(zhàn)。計算機的處理速度、儲存能力等實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍,遠程通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展,企業(yè)正邁入網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；經(jīng)濟；會計

網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代最大的特征是信息傳遞的迅速、及時和準(zhǔn)確,企業(yè)會計報表的半年呈報或年度呈報已不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的要求,實時聯(lián)機報告系統(tǒng)既是需要又成為可能。全球經(jīng)濟環(huán)境下大規(guī)模的會計信息使用者投資策略呈現(xiàn)多樣化和個性化的趨勢,管理者、投資者以及相關(guān)利益集團希望可以隨時通過在線訪問獲取企業(yè)最新的、歷史的會計信息,以便作出正確的經(jīng)營決策,減少風(fēng)險。另外從會計信息呈報的內(nèi)容方面看,投資者要求從看重財務(wù)信息擴展到財務(wù)信息與非財務(wù)信息并重,從著重呈報最終經(jīng)營成果信息擴展到呈報企業(yè)的背景信息和前瞻性信息為主的信息,但目前的會計業(yè)務(wù)流程并不能滿足上述要求。因此,用信息技術(shù)徹底地重新設(shè)計會計業(yè)務(wù)流程,是滿足企業(yè)內(nèi)外會計信息使用者的需求,提高企業(yè)核心競爭力的重要研究議題。

1 傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程及其缺陷

傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)需經(jīng)過一系列順序的循環(huán)活動,會計核算嚴格按照“填制憑證一登記賬簿一編制報表”的順序,一層層地進行。這種會計流程雖然在內(nèi)部牽制方面能發(fā)揮一定的作用,但是會延長時間,降低會計報告的及時性,且使得會計信息內(nèi)容單一化。時下流行的電算化會計信息系統(tǒng)雖然替代了手工操作,但財務(wù)會計流程自動化僅僅是手工財會工作的翻版,并未改變傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的本質(zhì)。大部分電算化商品軟件一般將會計系統(tǒng)分解為原材料核算子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、銷售核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、賬務(wù)處理子系統(tǒng)、報表編制子系統(tǒng)等相對獨立的模塊,各模塊下再進行細分,形成一個名副其實的“金字塔”式結(jié)構(gòu)。因此各核算子系統(tǒng)之間彼此分割,成為一個個獨立的信息孤島,會計數(shù)據(jù)傳輸往往是滯后的、零散的。這種財務(wù)會計流程并沒有改變傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的本質(zhì),也沒有消除其缺陷。

難以滿足管理需要。財務(wù)部門只是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的資金流信息,并不采集業(yè)務(wù)活動的全部數(shù)據(jù),同一經(jīng)濟業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)被分別保存在財會人員和非財會人員手中,財務(wù)人員手中只有描述業(yè)務(wù)事件的子集數(shù)據(jù)也這樣忽略了大量管理信息,導(dǎo)致會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)有可能不一致或信息隔閡和信息重復(fù)。

無法滿足實時控制的需要。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)所反映的資金流信息往往滯后于物流信息,財務(wù)賬和財務(wù)報告不是當(dāng)前時點的余額,以至于企業(yè)元法從效益角度上對經(jīng)營生產(chǎn)活動進行實時控制。會計數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集,會計數(shù)據(jù)加工是將滯后采集的數(shù)掘進行排序、過賬、匯總、對賬等。財務(wù)報告不能直接利用,必須經(jīng)過若干后臺加工才能提交到使用者手中。在經(jīng)濟環(huán)境瞬息萬變的今日,信息的實時性決定了它的有效性和控制力度,會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統(tǒng)中得到所需的信息,降低了會計信息的相關(guān)性,失去了其應(yīng)有的價值。不管是手工的會計業(yè)務(wù)流程還是這種會計電算化方式的會計信息系統(tǒng),其實質(zhì)仍然是事后算賬,并沒有充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢,無法支持事前支持、事中控制、事后分析。

2 將流程再造思路應(yīng)用于會計信息系統(tǒng)

2.1 關(guān)于業(yè)務(wù)流程再造

“業(yè)務(wù)流程再造”(BPR)是美國的Michael Hammer于1990年提出的。它的內(nèi)涵是指基于信息技術(shù)的、為更好地滿足顧客需要服務(wù)的、系統(tǒng)化的、企業(yè)組織工作流程及相關(guān)活動,它突破了傳統(tǒng)勞動分工理論的思想體系,強調(diào)企業(yè)組織形式以“流程導(dǎo)向”替代原有的“職能導(dǎo)向”,為企業(yè)經(jīng)營管理提出了全新的思路。福特公司北美財務(wù)部門通過BPR重建其付款程序,以減少間接費用和管理費用是最典型的例子。BPR的基本內(nèi)容可概括為:以顧客需求和企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為驅(qū)動力,以企業(yè)的流程為對象,運用信息技術(shù)、人與組織管理,達到大幅度提高企業(yè)整體績效的目標(biāo)。許多實際中成功的BPR已經(jīng)表明信息技術(shù)使企業(yè)流程改造成為可能并非常有效,同時它又是流程改造的組成要素之一,從根本上改變了企業(yè)的經(jīng)營管理活動方式。但BPR本身并不是一種形式,更不是一個算法或者公式,它所體現(xiàn)的更多的是一種觀念和思想,即從顧客需求出發(fā)、以企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)為核心,在動態(tài)的競爭環(huán)境中保持一種自我反省的頭腦,發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題,讓流程的運轉(zhuǎn)能夠滿足顧客的期望和服務(wù)于企業(yè)的最大利益,使企業(yè)保持一種強有力的競爭地位。

2.2 基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)流程再造對于會計業(yè)務(wù)流程來說,再造的目標(biāo)是針對傳統(tǒng)會計流程中的不足與缺陷,大幅度提高會計信息的相關(guān)性、及時性,節(jié)約會計戚本。為此,仿造企業(yè)的其他業(yè)務(wù)流程再造,會計業(yè)務(wù)流程再造是以會計業(yè)務(wù)流程為對象,以會計信息使用者的信息需求為驅(qū)動力，采用決策模型、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)和面向?qū)ο蟮挠嬎銠C技術(shù),由決策模型驅(qū)動,呈報標(biāo)準(zhǔn)的源數(shù)據(jù)信息,以達到上述再造的目標(biāo)。和傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)賬表驅(qū)動所不同,新的會計流程應(yīng)用流程再造的思想是:將實時信息處理嵌入業(yè)務(wù)處理過程中,企業(yè)在執(zhí)行業(yè)務(wù)活動的同時,將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入管理信息系統(tǒng)中,通過業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則,生成集成信息,基于這種模式構(gòu)建的會計信息系統(tǒng)稱為“事件驅(qū)動”的會計信息系統(tǒng)。事件驅(qū)動(Event Driven)是一種計算機術(shù)語,是指當(dāng)某一特定事件要求代碼進入工作日才程序指令開始執(zhí)行。應(yīng)用到會計上,對會計源數(shù)據(jù)信息不進行進一步的順序性加工處理,當(dāng)決策者需要某項專用信息時,只要驅(qū)動相關(guān)專用信息代碼處理,隨時可以滿足要求。在事件驅(qū)動的方式下,可以把信息使用者所需要的信息按使用動機不同劃分為若干種事件,為每一種事件設(shè)計相應(yīng)的“過程程序”模型,當(dāng)決策者需要某種信息時,根據(jù)不同事件驅(qū)動相應(yīng)“過程”處理程序,從而得到相應(yīng)的信息。這種基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)的特點:(1)實現(xiàn)了源數(shù)據(jù)倉庫的共享。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將使物理上分散的企業(yè)的多個數(shù)據(jù)庫在邏輯上集中,支持不同層次、綜合性的信息需求。按業(yè)務(wù)事件規(guī)則對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行綜合采集和存儲后,可建立共享的綜合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)編碼的源數(shù)據(jù)信息,可以滿足企業(yè)外部所有的信息使用者使用,使數(shù)據(jù)真正做到同出一源,實現(xiàn)共享。(2)業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程(信息流程)、管理流程之間能夠緊密合作,各部門信息孤島的不協(xié)調(diào)和低效狀態(tài)可以得到緩解。信息處理規(guī)則能夠打破職能壁壘,根據(jù)信息使用者的決策需求進行信息加工;會計也可以根據(jù)自己的規(guī)則進行信息加工,輸出財務(wù)會計報表。(3)實時財務(wù)報告,提取信息與企業(yè)處理信息同步。信息處理與業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行過程是同步的,將各業(yè)務(wù)事件的會計控制規(guī)則嵌入,能夠?qū)嵤嫷氖轮锌刂?系統(tǒng)能將違反規(guī)則的活動實時地向負責(zé)人發(fā)送異常情況報告,或者阻止舞弊活動的執(zhí)行,系統(tǒng)預(yù)防風(fēng)險的能力將大大提高。

當(dāng)人們發(fā)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為生活的一部分時,傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)也不可逆轉(zhuǎn)地要受到其沖擊。企業(yè)只有主動認識并采取行動,如對會計傳統(tǒng)理念重新認識,對會計信息需求進一步研究,對會計業(yè)務(wù)流程進行重構(gòu),才能給會計創(chuàng)造無限的生機和活力。