ＩＴ企業(yè)項(xiàng)目范圍管理

陳華彬

提要隨著IT企業(yè)的項(xiàng)目規(guī)模越來越大，復(fù)雜程度越來越高，項(xiàng)目失敗的幾率也隨之增長(zhǎng)。項(xiàng)目管理中的任何差錯(cuò)都會(huì)影響到項(xiàng)目的成功，而范圍管理的失誤對(duì)項(xiàng)目的影響更為明顯，模糊的項(xiàng)目范圍定義、錯(cuò)誤的工作分解結(jié)構(gòu)、缺失的范圍確認(rèn)和無力的范圍控制都將嚴(yán)重影響項(xiàng)目的結(jié)果。本文結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做好IT項(xiàng)目范圍管理確保項(xiàng)目成功進(jìn)行分析和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：IT企業(yè)；項(xiàng)目管理；項(xiàng)目范圍管理

中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，IT企業(yè)作為推動(dòng)信息技術(shù)發(fā)展的重要力量，其地位在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國(guó)家提到了空前的高度，但經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，IT企業(yè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱IT項(xiàng)目）的成功率不高、項(xiàng)目實(shí)施效果不容樂觀。影響IT項(xiàng)目成功因素有很多，但項(xiàng)目范圍管理的失控是主要原因之一，在實(shí)踐中，“需求蔓延”是導(dǎo)致IT項(xiàng)目范圍管理失控最常見的因素，IT項(xiàng)目往往在項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、甚至收尾時(shí)不斷加入新功能，從而使項(xiàng)目在時(shí)間、資源和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響。由此可見項(xiàng)目范圍管理的重要性。

一、項(xiàng)目范圍管理相關(guān)概念

范圍的概念包括產(chǎn)品規(guī)范和項(xiàng)目范圍兩方面內(nèi)容，其中產(chǎn)品規(guī)范指產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，項(xiàng)目范圍指為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品必須要做的工作。

項(xiàng)目范圍管理是指保證項(xiàng)目范圍規(guī)定的工作得以順利完成的所有管理過程。這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解。簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目范圍管理就是：做什么？不做什么？包括什么？不包括什么？

二、項(xiàng)目范圍管理的作用分析

在現(xiàn)實(shí)的IT項(xiàng)目管理中，可以看到很多范圍管理不到位而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的例子。現(xiàn)從以下三個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目范圍管理的作用進(jìn)行分析。

1、確定項(xiàng)目范圍可提高項(xiàng)目成本、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。如果項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容不明確，項(xiàng)目的成本、時(shí)間和所需資源就不明確，項(xiàng)目完成的不確定因素將大大增加，面臨巨大的危機(jī)。

2、確定項(xiàng)目范圍有助于清楚地分派責(zé)任。在明確項(xiàng)目包括那些具體的內(nèi)容、具體有哪些要求、完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么要求等內(nèi)容后，就為清楚地分派任務(wù)提供了必要的保障。

3、項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本三個(gè)約束條件是相互影響、相互制約的。時(shí)間、成本和范圍構(gòu)成一個(gè)穩(wěn)固的三角形，如圖１所示。（圖１）

大多數(shù)項(xiàng)目都會(huì)有明確的完成日期、成本和范圍的限制。時(shí)間、成本和范圍三個(gè)要素被稱為項(xiàng)目成功的三大要素。

在三角形中，任何一邊都不可能孤立地改變，如果項(xiàng)目范圍擴(kuò)大，必然導(dǎo)致項(xiàng)目成本增加和項(xiàng)目工期的延長(zhǎng)。不成比例的變化與孤立的改變某一邊是一樣的，都將破壞三角形的結(jié)構(gòu)，最終招致項(xiàng)目失敗。因此，有效的范圍管理更像一門藝術(shù)，可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理在已經(jīng)確定的時(shí)間和成本下完成項(xiàng)目目標(biāo)。

三、影響項(xiàng)目范圍管理的常見因素分析

影響項(xiàng)目范圍管理的因素很多，經(jīng)分析有以下幾種：

1、IT企業(yè)沒有完善的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)項(xiàng)目管理工作。此種情況下，項(xiàng)目的成敗完全依靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終，因此建立健全項(xiàng)目管理體系是至關(guān)重要的。

2、項(xiàng)目范圍的定義不夠明確，不能量化，可驗(yàn)證程度低。很多時(shí)候都是一些定性的要求，例如“用戶界面友好，可操作性強(qiáng)，便于使用及維護(hù)”等，類似這些模糊的界定往往是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。對(duì)項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析人員將起到關(guān)鍵性的作用。

3、客戶本身原因造成項(xiàng)目范圍管理上的困難。主要包括兩方面原因：一是客戶本身無法確定清晰的范圍定義；二是客戶有意拖延明確的范圍定義。

針對(duì)第一種原因，要向客戶方介紹或帶領(lǐng)其參觀已經(jīng)完成的項(xiàng)目，消除對(duì)方的疑慮，清晰對(duì)方的思維。針對(duì)第二種原因，如果處理不好，不但無法做好范圍管理，還會(huì)影響雙方的合作關(guān)系，影響到可能存在的后續(xù)業(yè)務(wù)。此時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要組織人員做好攻關(guān)，軟硬兼施，讓客戶方負(fù)責(zé)人真心投入，提高對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，加深項(xiàng)目干系人對(duì)各階段性工作的印象，擴(kuò)大范圍定義在客戶方單位的認(rèn)知度和影響面。

4、合同方面的原因造成項(xiàng)目范圍難以管理。在合同簽訂前銷售人員為了能夠盡快簽單，往往對(duì)客戶會(huì)有一些不切實(shí)際的承諾，在客戶的印象中項(xiàng)目產(chǎn)品已經(jīng)是無所不包了，使得客戶產(chǎn)生很多不切實(shí)際的期望。另外，國(guó)內(nèi)IT企業(yè)簽訂的合同一般都比較簡(jiǎn)單，很少對(duì)項(xiàng)目范圍有明確規(guī)定，造成項(xiàng)目的范圍存在很大的不確定性，留下了很大的隱藏風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后項(xiàng)目小組和客戶要有一個(gè)漸進(jìn)的項(xiàng)目范圍交互、降低期望的過程，否則容易出現(xiàn)觀點(diǎn)沖突，對(duì)項(xiàng)目的推進(jìn)造成影響。

四、如何做好項(xiàng)目范圍管理

要做好項(xiàng)目范圍管理工作必須先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過程，然后認(rèn)真按照這些科學(xué)過程進(jìn)行項(xiàng)目的范圍管理。依據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK）中給出的嚴(yán)格定義，其中包括啟動(dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)、范圍變更控制等內(nèi)容。

1、項(xiàng)目啟動(dòng)過程。項(xiàng)目啟動(dòng)是正式承認(rèn)一個(gè)新項(xiàng)目的存在或一個(gè)已有項(xiàng)目進(jìn)入下一個(gè)階段的過程。該過程有一個(gè)重要的輸出文檔是項(xiàng)目章程，項(xiàng)目章程粗略地規(guī)定項(xiàng)目的范圍，這也是項(xiàng)目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項(xiàng)目章程規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目組中各成員的職責(zé)，還有項(xiàng)目其他干系人的職責(zé)，這也是在以后的項(xiàng)目范圍管理工作中各個(gè)角色如何做好本職工作有一個(gè)明確規(guī)定，保證后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。項(xiàng)目一般是由市場(chǎng)需要、經(jīng)營(yíng)需要、客戶需要、技術(shù)進(jìn)步、法律要求等一個(gè)或多個(gè)需要而啟動(dòng)的。

2、項(xiàng)目范圍計(jì)劃過程。范圍計(jì)劃的核心工作是編寫正式的項(xiàng)目范圍說明書和范圍管理計(jì)劃。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品的所需進(jìn)行的項(xiàng)目范圍漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作需要參考很多信息，通常它對(duì)項(xiàng)目范圍已經(jīng)有粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。范圍說明書在項(xiàng)目干系人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)、作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。在進(jìn)行項(xiàng)目范圍規(guī)劃時(shí)，必須慎重考慮與權(quán)衡工具、數(shù)據(jù)來源、方法、過程與程序，以及其他因素，確保為項(xiàng)目而付出的努力與項(xiàng)目的大小、復(fù)雜程度和重要性相稱。

3、項(xiàng)目范圍定義過程。范圍定義指的是把項(xiàng)目產(chǎn)出物進(jìn)一步分解為更小的、更便于管理的許多組成部分。一個(gè)好的范圍定義可以提高對(duì)項(xiàng)目成本、項(xiàng)目工期和項(xiàng)目資源需求估算的準(zhǔn)確性；為項(xiàng)目的績(jī)效度量和控制確定一個(gè)基準(zhǔn)；便于明確和分配項(xiàng)目任務(wù)與責(zé)任。在這個(gè)過程中，項(xiàng)目組要建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS的建立對(duì)項(xiàng)目的意義非常重大，它使得原來看起來非?；\統(tǒng)、模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰起來，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個(gè)完善的WBS或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利后果。

4、項(xiàng)目范圍核實(shí)過程。范圍核實(shí)是通過參與者的行為正式確定項(xiàng)目范圍的過程。它要求回顧生產(chǎn)過程和生產(chǎn)成果，以保證所有項(xiàng)目都能準(zhǔn)確、滿意地完成。這個(gè)過程是范圍確定之后，執(zhí)行實(shí)施之前各方相關(guān)人員的承諾問題。一旦承諾表明你已經(jīng)接受該事實(shí)，那么你就必須根據(jù)你的承諾去實(shí)現(xiàn)它。

5、項(xiàng)目范圍變更控制過程。范圍變更控制是指對(duì)有關(guān)項(xiàng)目范圍的變更實(shí)施控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行為與教訓(xùn)總結(jié)。再好的計(jì)劃也不可能做到一成不變，關(guān)鍵是對(duì)變更進(jìn)行有效控制。

客戶在項(xiàng)目開始之前不能明確所有的需求，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展、客戶認(rèn)識(shí)的提高，客戶的需求也在發(fā)生變化，客戶提出變更是不可避免的。變更并不可怕，可怕的是隨意的、沒有控制的變更。為了使變更有序，需要與客戶一起，建立變更控制委員會(huì)（CCB），制定嚴(yán)格的變更制度、變更流程，將一切非必要、非緊急、不合理、非高層領(lǐng)導(dǎo)意圖的“無效變更”屏蔽掉，同時(shí)采用變更申請(qǐng)表格和配置管理工具有效地管理變更。

五、總結(jié)

影響IT項(xiàng)目最后成功的因素是多方面的，包括項(xiàng)目管理的九大知識(shí)領(lǐng)域。有效的IT項(xiàng)目范圍管理對(duì)項(xiàng)目的成功運(yùn)作具有重要的意義，范圍管理的成功與否直接影響到對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本的有效掌控以及對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的控制。

（作者單位：1.合肥工業(yè)大學(xué)管理學(xué)院；2.宣城市委黨校）

參考文獻(xiàn)：

[1]吳吉義，殷建民，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理案例分析教程[M]，北京，電子工業(yè)出版社，2006.33.

[2]黃德業(yè)，軟件項(xiàng)目之范圍管理[J]，福建電腦，2007.9.