如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

鄧瑜

[摘要]在當(dāng)今飛速發(fā)展的信息時(shí)代，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案逐步被電子檔案、檔案數(shù)字化、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)取代，檔案管理的信息化延伸了傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵，也成為檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。檔案管理的信息化勢在必行。本文探討的是如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化：方式方法

在信息技術(shù)發(fā)生日新月異變化的今天，檔案管理工作也應(yīng)該同步實(shí)現(xiàn)信息化管理的轉(zhuǎn)變。所謂檔案信息化，就是在圈家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

一、全方面、多角度進(jìn)行對策分析

1.檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子文件，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是指按照一定的用途來進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)或者把若十個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整合、疊加的過程。檔案信息的數(shù)字化體現(xiàn)了信息資源的管理，網(wǎng)絡(luò)化體現(xiàn)了檔案信息化的技術(shù)平臺。

2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化

傳統(tǒng)的檔案接收是在檔案部門內(nèi)進(jìn)行的，信息化后的檔案部門則可以通過網(wǎng)絡(luò)接收遠(yuǎn)程的文件或檔案，并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行存儲、處理，同時(shí)又可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)程傳遞與提供利用。

3.檔案信息高度共享

傳統(tǒng)檔案在同一時(shí)刻、同一地點(diǎn)往往只能提供一份原件或最多若十份復(fù)印件供利用者使用。而數(shù)字化的檔案信息在理論上則可以在同一時(shí)刻提供無限多的與原件質(zhì)量一樣的復(fù)制品供利用者使川。高度共享的另一個(gè)含義是利用者可以在有網(wǎng)絡(luò)接入的任何地方在任何時(shí)刻利用檔案信息資源，不必像信息化以前必須在特定的時(shí)間、特定的地點(diǎn)利用檔案。

4.檔案管理模式的變革

檔案管理模式的變革無論對于檔案管理理論還是實(shí)踐的影響都是深遠(yuǎn)的，也是我們必須關(guān)注和研究的課題。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的應(yīng)用，必然會對原有的管理模式、工作流程有所影響，有些部門或流程會縮小，甚至取消，也可能會增加新的部門與業(yè)務(wù)流程。

二、提高檔案信息管理水平

現(xiàn)代檔案管理工作必須考慮到網(wǎng)絡(luò)社會的現(xiàn)實(shí)，快速將傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理格局的全面轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對檔案信息化管理水平的提升，檔案管理必須要適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的大環(huán)境。

1.檔案信息化管理轉(zhuǎn)變的重要性

提高檔案信息管理水平是檔案管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也是一個(gè)必然的重要問題。檔案管理工作必須盡快融入信息技術(shù)力量，發(fā)揮出檔案的高效率的信息資源價(jià)值的功能，雖然當(dāng)前檔案不能直接創(chuàng)造社會經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是這種信息資源價(jià)值的提升在社會發(fā)展的過程中也很重要，可以提供一定的社會效益。

2.重視信息管理應(yīng)用水平的提升

檔案管理軟件的對象是電子文件，選擇適當(dāng)?shù)奈募芾碥浖?，開發(fā)利用合適的文件軟件是檔案信息管理的關(guān)鍵，也是檔案信息化建設(shè)的實(shí)施工作的重要組成部分。檔案管理軟件具有多種功能：智能、方便、全面。通過軟件集成化的管理對電子文檔進(jìn)行歸檔管理，這樣做有利于更好地挖掘檔案信息化管理的功能，從而實(shí)現(xiàn)電子文件文檔的科學(xué)、高效、規(guī)范化管理。

3.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

通過人力資源的改變來實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的發(fā)展，進(jìn)而加強(qiáng)檔案工作，推動(dòng)檔案工作發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員復(fù)合模式的構(gòu)建。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的裝配過程，涉及檔案管理、電子信息技術(shù)、綜合專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有科學(xué)化的培訓(xùn)檔案管理人員，才能全面掌握這些技術(shù)內(nèi)容。

三、硬件投資，完善檔案信息化建設(shè)

硬件體系的投資是保證檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的重中之重。檔案信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)包括信息化設(shè)備的系統(tǒng)化建設(shè).還要適時(shí)更新，確保管理工作的全面發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)也是檔案管理工作的重點(diǎn)，相關(guān)的檔案信息必須形成資源庫。另外，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)工作也要逐步開展.

四、明晰責(zé)任，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全運(yùn)行

1.明確檔案信息管理人員責(zé)任

檔案管理組織應(yīng)該建立相關(guān)的責(zé)任明晰制度內(nèi)容，例如，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。在責(zé)任劃分下能夠更好地從實(shí)際出發(fā)，對出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)能夠及時(shí)找到人員解決信息化安全問題。

2.注意數(shù)據(jù)安全的處理工作

嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程進(jìn)行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時(shí)請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作：存、儲介質(zhì)如移動(dòng)硬盤、U盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質(zhì)禁止在檔案計(jì)算機(jī)上使用;健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)的流程和技術(shù)規(guī)范。

3.嚴(yán)格規(guī)范歸檔流程

歸檔流程必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求去做，不能白行處理。加強(qiáng)技術(shù)管理。技術(shù)管理需要統(tǒng)一使用軟件，規(guī)范檔案形式。

4.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，要求整理能夠?qū)崿F(xiàn)全面細(xì)分：統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。組織檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查是一項(xiàng)科學(xué)性的工作，必須確定統(tǒng)一的調(diào)查目的和任務(wù)，確定好調(diào)查對象、單位、時(shí)間、地點(diǎn)，調(diào)查方法和調(diào)查提要，使統(tǒng)計(jì)調(diào)查按最必要的項(xiàng)目和統(tǒng)一的口徑進(jìn)行，從而獲得所需的原始材料，服務(wù)各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等：信息錄入要準(zhǔn)確，只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫的后期維護(hù)才會有意義;信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行。

綜上所述，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)要做到與時(shí)代同步，提高檔案信息管理水平;計(jì)算機(jī)技術(shù)隨著時(shí)代的發(fā)展也在日新月異地變化，各個(gè)單位利用計(jì)算機(jī)信息化進(jìn)行管理的程度也在逐步加重，硬件投資，完善檔案信息化建設(shè);明晰責(zé)任，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全運(yùn)行，就顯得尤為重要。