淺談中小企業(yè)的內(nèi)部控制問(wèn)題

李冀飛

我國(guó)的中小企業(yè)已經(jīng)成為支撐經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)、吸收就業(yè)人口、維護(hù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)穩(wěn)定的重要力量，其作用和地位隨著國(guó)有經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略性調(diào)整而日益突出。但是，中小企業(yè)的內(nèi)控管理不容樂(lè)觀。大多數(shù)中小企業(yè)具有規(guī)模較小、業(yè)務(wù)單一、經(jīng)營(yíng)靈活、效率較高的優(yōu)點(diǎn)，相對(duì)大企業(yè)而言，具有一定的創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)。由于中小企業(yè)是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中出生和成長(zhǎng)起來(lái)的，具有很強(qiáng)的生存意識(shí)，大多采用了集中一點(diǎn)、尋找空白、特色經(jīng)營(yíng)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)突破等經(jīng)營(yíng)策略，具備較好的經(jīng)營(yíng)彈性。

然而，或許正是這些優(yōu)勢(shì)造就了它們的諸多內(nèi)部控制問(wèn)題。主要有以下幾方面：一是決策的民主化程度不高，控制監(jiān)督與日常管理工作難以明確區(qū)分。中小企業(yè)的所有權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)高度集中統(tǒng)一，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，通常不設(shè)置類似大企業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，決策機(jī)構(gòu)往往形同虛設(shè)，董事長(zhǎng)擔(dān)任“操盤手”等多重角色，甚至支配所有的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。企業(yè)管理人員的財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)知識(shí)有限，具備內(nèi)部控制觀念的更是甚少，相比財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，其更重視營(yíng)銷、產(chǎn)品生產(chǎn)和市場(chǎng)開拓。二是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的復(fù)雜程度低，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)流程相對(duì)簡(jiǎn)單，某些復(fù)雜的控制活動(dòng)可能并不適用。如董事長(zhǎng)可能同時(shí)負(fù)責(zé)賒銷、采購(gòu)和設(shè)置信用額度等重大交易事項(xiàng)的授權(quán)批準(zhǔn)，從而無(wú)需設(shè)置更詳細(xì)的控制活動(dòng)。其財(cái)務(wù)管理也多采用集權(quán)管理模式，將財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)職能合設(shè)；小企業(yè)多委托代理記賬公司代理記賬。由于擁有的雇員較少且一般身兼數(shù)職，限制了其職責(zé)分離的程度。三是以人工控制為主，信息化程度低，通常不具備正式的持續(xù)控制監(jiān)督活動(dòng)。中小企業(yè)大多采用簡(jiǎn)單非正式的內(nèi)部控制制度，刪繁就簡(jiǎn)地執(zhí)行國(guó)家或行業(yè)制度和成文的內(nèi)部控制制度；管理授權(quán)可能存在缺陷，即使存在制度和授權(quán)，也常常是非正式的，隨意性較大；不制定書面的行為守則，往往通過(guò)口頭溝通和管理當(dāng)局的行為示范，強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信與道德行為的重要性，任人唯親現(xiàn)象嚴(yán)重。董事長(zhǎng)的權(quán)力凌駕于內(nèi)部控制制度之上的可能性很大，不按既定的制度和程序行事，所制定的非常有限的內(nèi)控制度難以得到遵循。四是財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)較低，常規(guī)處理程序得不到完全履行。由于發(fā)展前景、工作機(jī)會(huì)保障不明朗以及社會(huì)對(duì)其認(rèn)知度不高等原因，往往難以吸引優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人才加盟。因此，財(cái)務(wù)管理問(wèn)題未引起董事長(zhǎng)足夠的重視(直到財(cái)務(wù)管理成為企業(yè)發(fā)展的短板時(shí)，這一局面方有望轉(zhuǎn)變)，會(huì)計(jì)人員又未得到良好的繼續(xù)教育，其結(jié)果是不少行之有效、理論上完善的財(cái)務(wù)政策與處理技術(shù)，要么不能采用，要么難以完全實(shí)施或貫徹始終。五是缺少健全有效的內(nèi)部控制制度。不少中小企業(yè)的內(nèi)控制度不夠全面、未能覆蓋所有部門和人員、未滲透到各業(yè)務(wù)領(lǐng)域與操作環(huán)節(jié)；未建立起常規(guī)的票據(jù)分管與憑證保管使用制度、未遵循內(nèi)部牽制原則；原始憑證的取得或填制本身就不合法，“假賬真算”、惡意逃避稅收現(xiàn)象嚴(yán)重；不設(shè)置正規(guī)的會(huì)計(jì)部門和內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，會(huì)計(jì)、出納、審核等事項(xiàng)由一人包辦現(xiàn)象普遍；防范、發(fā)現(xiàn)和糾錯(cuò)能力有限，加之會(huì)計(jì)人員少且常要按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，加大了發(fā)生錯(cuò)弊、違法行為的可能性。因而，中小企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表出現(xiàn)重大錯(cuò)報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)較大。

應(yīng)當(dāng)說(shuō)，有效的內(nèi)部控制是保證企業(yè)資產(chǎn)與利益免受管理層、員工或其他人的違法生為和類似錯(cuò)誤引致不利后果的最后屏障。只要有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、存在人員分工，內(nèi)部控制就不可避免。內(nèi)部控制并非是大企業(yè)的專利，中小企業(yè)同樣甚至更需要健全的內(nèi)部控制。誠(chéng)然，中小企業(yè)在控制環(huán)境、控制要素的設(shè)計(jì)和執(zhí)行方面與大企業(yè)往往存在顯著差異，從而使其內(nèi)部控制的設(shè)置和執(zhí)行具有獨(dú)特性。例如，中小企業(yè)更需要考慮成本效益原則，強(qiáng)調(diào)適用性和簡(jiǎn)便易行，內(nèi)部控制制度可以適度從簡(jiǎn)。但這絕不意味著中小企業(yè)可以忽視內(nèi)部控制問(wèn)題。大量的管理實(shí)踐已證明，缺乏健全的內(nèi)部控制是不少小企業(yè)過(guò)早夭折的關(guān)鍵原因之一，內(nèi)部控制不應(yīng)成為中小企業(yè)管理工作的盲點(diǎn)。特別是，有幾點(diǎn)需要中小企業(yè)注意：

(1)不應(yīng)忽視不相容職務(wù)相分離、錢賬分管、保持充分完整的憑證和記錄、限制對(duì)資產(chǎn)和記錄的接觸等內(nèi)部控制觀念，這些觀念已被中外大量企業(yè)的實(shí)踐證明是行之有效、放置四海而皆準(zhǔn)的普遍真理。

(2)對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)調(diào)度、銷售與收款、現(xiàn)金流等關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制很重要，必須重點(diǎn)關(guān)注。

(3)“人員少”不應(yīng)成為不執(zhí)行控制程序與控制手續(xù)的理由，“強(qiáng)調(diào)船小好調(diào)頭、追求靈活性”也不應(yīng)是允許“原則或制度底線的破壞者”存在的借口。

(4)正因?yàn)槿肆Y源少，更要在企業(yè)內(nèi)部形成勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)的氛圍，努力建設(shè)“學(xué)習(xí)型”企業(yè)。應(yīng)充分利用信息技術(shù)和自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)化管理。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，構(gòu)建一個(gè)局域網(wǎng)、購(gòu)建一套管理信息系統(tǒng)已非常簡(jiǎn)便，成本低廉且極易獲得。筆者深信，信息化管理絕不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)效率和速度的提升，更具有使企業(yè)收獲增強(qiáng)靈活性、加強(qiáng)內(nèi)控力、降低控制風(fēng)險(xiǎn)乘多重功效。