論質(zhì)量體系建立與運(yùn)行中體系文件控制管理

張俊革

摘要總結(jié)了體系文件控制管理存在的問題,以及體系文件控制管理對質(zhì)量體系動行的影響,并提出了有效進(jìn)行體系控制管理的途徑,以期促進(jìn)體系文件管理能更好地為更多的機(jī)構(gòu)管理體系服務(wù)。

關(guān)鍵詞體系文件;控制管理;質(zhì)理體系;問題;影響;途徑

中圖分類號 F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號 1007-5739(2009)09-0298-01

隨著我國步入全球化市場步伐的加快與深入,以及對世貿(mào)組織承諾期限的日益臨近,一大批競爭力較強(qiáng)的國外機(jī)構(gòu)將以獨(dú)資、參股或控股的形式進(jìn)入我國檢測市場參與競爭。鑒于此形勢,近年來,國內(nèi)機(jī)構(gòu)紛紛建立質(zhì)量體系,希望以此提高自身市場競爭能力和抵御風(fēng)險(xiǎn)能力,謀求生存發(fā)展的空間。質(zhì)量體系建設(shè)理念也由入世初期的被動務(wù)虛型逐步向主動務(wù)實(shí)型轉(zhuǎn)變,這就要求機(jī)構(gòu)有效運(yùn)行和不斷完善質(zhì)量體系,提高其運(yùn)行效果和持續(xù)改進(jìn)能力。體系文件是質(zhì)量體系重要組成部分之一,它的控制管理效果將直接影響整個(gè)質(zhì)量體系的運(yùn)行質(zhì)量和效果。

1體系文件控制管理存在的問題

體系文件的有效控制管理,是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)保證。筆者在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),有相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)在建立質(zhì)量體系時(shí),體系文件的控制管理方法不科學(xué),指導(dǎo)性體系文件的指導(dǎo)性不強(qiáng),記錄類體系文件記載缺乏真實(shí)性和適時(shí)性;文件管理混亂,受控文件得不到有效控制,失效文件得不到及時(shí)更新、修改和廢止,文件流失和誤用失效文件的事件時(shí)有發(fā)生,使質(zhì)量體系的運(yùn)行質(zhì)量和效果難以提高,嚴(yán)重制約著質(zhì)量體系的后續(xù)完善工作。因此,有必要對體系文件的控制管理進(jìn)行規(guī)范和加強(qiáng)。

2體系文件控制管理對質(zhì)量體系運(yùn)行的影響

筆者認(rèn)為體系文件控制管理對質(zhì)量體系的運(yùn)行將產(chǎn)生下列幾個(gè)方面的影響。

(1)體系文件控制管理將影響質(zhì)量體系所用文件的符合性和有效性。一個(gè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系的建立,要求將整個(gè)體系文件化,一般包括指導(dǎo)性體系文件和記錄性體系文件兩大類。指導(dǎo)性體系文件如管理手冊、程序文件等是體系文件的核心,它描述了機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、組成、宗旨、目標(biāo)、任務(wù)、資源配置、部門(人)職責(zé)和聯(lián)系等要素,并規(guī)定了進(jìn)行每項(xiàng)工作所必須的依據(jù)、責(zé)任部門(人)、資源和具體程序;記錄性體系文件是對機(jī)構(gòu)質(zhì)量體系運(yùn)行情況的真實(shí)記載,它記錄了每項(xiàng)工作從計(jì)劃、部署、實(shí)施、檢查、改進(jìn)、問效到完成的全過程,是機(jī)構(gòu)按體系文件要求運(yùn)行的證明文件。因此,如果在索取和制定指導(dǎo)性體系文件、記載記錄性體系文件時(shí),不結(jié)合機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況,不遵守體系文件控制管理程序,就會使指導(dǎo)性體系文件和記錄性體系文件與機(jī)構(gòu)的實(shí)際不符,失去指導(dǎo)意義,達(dá)不到真實(shí)準(zhǔn)確記載體系運(yùn)行情況的目的,對整個(gè)體系的運(yùn)行質(zhì)量和完善效果將產(chǎn)生重大的不良影響。

(2)體系文件控制管理的符合性將影響指導(dǎo)性體系文件的指導(dǎo)效果。不同機(jī)構(gòu)的內(nèi)部情況是各不相同的,從機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、組成、資源配置到目標(biāo)任務(wù)的確定都存在著很大差異,在索取和制定指導(dǎo)性體系文件時(shí)必須以機(jī)構(gòu)的實(shí)際和質(zhì)量體系建立的具體要求為出發(fā)點(diǎn),既求形式上的規(guī)范化,更求內(nèi)容上的實(shí)用化;既求整體要求的全面性,亦求具體要求的可操作性,使指導(dǎo)性體系文件具有切合實(shí)際的指導(dǎo)作用,否則將導(dǎo)致目標(biāo)與機(jī)構(gòu)實(shí)際有差異甚至相差甚遠(yuǎn)、資源配置能力脫離機(jī)構(gòu)實(shí)際、任務(wù)與職責(zé)不相銜接等管理方面的先天不足,導(dǎo)致質(zhì)量體系運(yùn)行上的的臨時(shí)性和隨意性,使指導(dǎo)性體系文件的指導(dǎo)效果大打折扣。

(3)體系文件控制管理的有效性將影響質(zhì)量體系運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)。在體系文件的索取與制定環(huán)節(jié),要求機(jī)構(gòu)適時(shí)有效地索取質(zhì)量體系運(yùn)行所必需的指導(dǎo)性、政策性外來文件(如政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等),并結(jié)合實(shí)際制定質(zhì)量體系的指導(dǎo)性體系文件(如管理手冊、程序文件等),以形成指導(dǎo)性體系文件的基本框架。如果索取和制定的指導(dǎo)性體系文件不適時(shí)或不符合機(jī)構(gòu)實(shí)際,將導(dǎo)致指導(dǎo)性體系文件對整個(gè)質(zhì)量體系運(yùn)行的支撐力大為降低;在體系文件的審核確認(rèn)環(huán)節(jié),要求機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)實(shí)用性原則,對索取和制定的體系文件進(jìn)行篩選和審核,對符合條件的予以確認(rèn)并批準(zhǔn)實(shí)施,納入機(jī)構(gòu)體系文件范圍。如果在篩選審核和確認(rèn)中存在失誤而使不實(shí)用的文件得以批準(zhǔn)實(shí)施,必將使不符合機(jī)構(gòu)使用條件的文件納入體系文件范圍,嚴(yán)重影響體系文件的整體水平和指導(dǎo)、證明作用;在體系文件的歸檔環(huán)節(jié),要求機(jī)構(gòu)的責(zé)任者結(jié)合本機(jī)構(gòu)檔案的組成特點(diǎn),對體系文件進(jìn)行分類編碼、歸檔備案,并做好保密工作。如果這個(gè)環(huán)節(jié)的控制管理不規(guī)范,尤其是編碼方法不科學(xué),將直接影響體系文件的歸檔備案和后續(xù)使用;在體系文件的使用、完善和處理環(huán)節(jié),要求機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照程序的規(guī)定使用和完善體系文件,及時(shí)處理廢止文件,否則將使文件受控不利、文件修訂不及時(shí)、誤用無效文件及文件流失損毀等事件發(fā)生。

3有效進(jìn)行體系文件控制管理的途徑

在明確了體系文件對質(zhì)量體系運(yùn)行重要性的基礎(chǔ)上,有必要探討體系文件控制管理的有效方法和途徑。筆者認(rèn)為,要使體系文件達(dá)到有效控制和管理的目的,應(yīng)做好以下幾方面的工作。

(下轉(zhuǎn)第301頁)

(上接第298頁)

(1)確定體系文件控制管理責(zé)任部門(人)及其職責(zé)。該項(xiàng)工作是體系文件控制管理的前提條件之一。體系文件控制管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)、繁瑣而又細(xì)致的工作,需要配備具有一定業(yè)務(wù)能力、有責(zé)任心、工作耐心細(xì)致的人員,并賦予其相應(yīng)職權(quán)。機(jī)構(gòu)可根據(jù)現(xiàn)有人員職務(wù)、業(yè)務(wù)能力取向、工作特點(diǎn)等條件,選擇適合該項(xiàng)工作的比較優(yōu)秀的人員擔(dān)當(dāng)此任,并根據(jù)機(jī)構(gòu)人員的整體布局確定其職責(zé)。如果機(jī)構(gòu)的規(guī)模較大,也可設(shè)置或指派相應(yīng)部門專管或兼管此項(xiàng)工作。

(2)制定文件化的體系文件控制管理程序。文件化的體系文件控制管理程序是機(jī)構(gòu)進(jìn)行體系文件控制管理的重要依據(jù)和另一前提條件。機(jī)構(gòu)必須在資源條件允許的情況下,根據(jù)自己體系文件組成的特點(diǎn),制定該程序。該程序一般包括以下幾方面:程序的目的和適用范圍,簡要闡述制定程序的目的和該程序在機(jī)構(gòu)中的適用范圍;確定責(zé)任部門(人)和職責(zé);從體系文件索取和制定的范圍、原則、方法、過程等方面提出規(guī)定和要求;對體系文件的意見征集、審核確認(rèn)和批準(zhǔn)實(shí)施過程和方法提出規(guī)定和要求;確定體系文件的分類編碼、歸檔備案原則和方法,對體系文件的保密提出規(guī)定和要求;確定體系文件使用及修改的原則和方法;確定體系文件廢止及銷毀的原則和方法。體系文件控制管理程序制定完成后,由機(jī)構(gòu)的管理層爭求機(jī)構(gòu)相關(guān)人員的意見,結(jié)合意見修改、補(bǔ)充和完善后進(jìn)行審核確認(rèn),無誤后批準(zhǔn)實(shí)施。

(3)嚴(yán)格按照體系文件控制管理程序的規(guī)定進(jìn)行體系文件的控制管理,在實(shí)踐中不斷完善程序內(nèi)容。體系文件控制管理程序批準(zhǔn)實(shí)施后,關(guān)鍵是將其應(yīng)用到體系的運(yùn)行當(dāng)中去,并不斷加以完善,使機(jī)構(gòu)的每名成員真正了解、理解,并在工作中嚴(yán)格遵守此程序。為此,機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)該程序,使按程序辦事成為相關(guān)人員的自覺行為;責(zé)任部門(人)嚴(yán)格按程序控制管理體系文件,及時(shí)做好記錄的記載;機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層可采取隨時(shí)收集和管理評審等方法,及時(shí)掌握各階層反饋的意見和發(fā)現(xiàn)程序中存在的問題,適時(shí)地組織相關(guān)人員對該程序進(jìn)行修訂,以求逐步完善。

4參考文獻(xiàn)

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