電子文件保管收集應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

劉艷玲

電子文件是指能被電腦系統(tǒng)識(shí)別、處理、按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體上,并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。電子文件的特征是信息形態(tài)以數(shù)字編碼的形式存在,并且可以采用圖像、聲音、動(dòng)畫(huà)等多媒體來(lái)表述其內(nèi)容。

電子文件管理是非常復(fù)雜的管理活動(dòng),它包括電子文件的保管利用及收集整理兩個(gè)方面。涉及諸多利益相關(guān)者,既有電子文件的形成者、利用者,又有對(duì)電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保管并提供利用的檔案館等機(jī)構(gòu);既有生成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng),也有對(duì)其對(duì)其進(jìn)行保管的檔案系統(tǒng);電子文件管理涉及的諸多活動(dòng)中,既有形成文件的業(yè)務(wù)流程,又有文件管理流程;管理活動(dòng)既需要良好的管理規(guī)范,又需要大量成熟的技術(shù)支撐,既要保證電子文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn),又要保證其與外部具有良好的共享交換平臺(tái)。

一、電子文件的保管利用

1.保管上的特點(diǎn)。(1)電子文件的保管需要不斷地更新設(shè)備。當(dāng)電子文件使用某種電子信息技術(shù)和設(shè)備將其記錄于存儲(chǔ)載體之后,就永遠(yuǎn)離不開(kāi)支持這種載體的技術(shù)和設(shè)備環(huán)境。由于電子信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,電子文件在保管條件上必須通過(guò)不斷地更新設(shè)備來(lái)適應(yīng)新技術(shù),才能達(dá)到經(jīng)常保存和使用文件的目的。這是電子文件在保管上與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特殊要求。因此,醫(yī)院在同類(lèi)型電子設(shè)備更新時(shí),應(yīng)注意到新老設(shè)備的兼容性,或及時(shí)更新原有信息的適應(yīng)性。使大量的業(yè)務(wù)信息不致因設(shè)備的更替而造成損失。(2)信息容量大、所占空間極小。隨著多媒體電腦中掃描儀的使用和外置硬盤(pán)、光盤(pán)海量存儲(chǔ)的出現(xiàn),使文件原文(包括文字和圖像)完整文本的輸入成為可能。這不僅大大減少了紙質(zhì)文件占用的大量存儲(chǔ)空間,而且還能完全避免對(duì)以紙質(zhì)為載體的圖書(shū)或檔案原件長(zhǎng)期或永久保管的文件造成自然的或人為的損害,從而延長(zhǎng)文件的壽命。(3)管理人員必須是掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才。和以往的傳統(tǒng)文件管理相比,電子文件的管理有其不可逾越的設(shè)備、技術(shù)要求。這就使得管理人員不僅要熟悉檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí),還要精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。否則,所保管的電子文件就會(huì)因人們的無(wú)知與無(wú)能而無(wú)法破譯,成為永遠(yuǎn)的謎底。

2.使用上的特點(diǎn)。(1)信息資源的共享性。電子文件在被制成光盤(pán)或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸之后,很容易為眾多需求者提供近距離或遠(yuǎn)程信息資源共享。(2)電子文件的同步重復(fù)使用性。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持下,一份電子文件,可同時(shí)供若干個(gè)需求者同步使用,也可以重復(fù)使用。

二、電子文件的收集和整理

1.電子文件的收集。(1)建立一套完善的電子文件收集網(wǎng)絡(luò)。電子文件同紙質(zhì)文件在形成上都有一個(gè)共同的特點(diǎn),就是分散性。每個(gè)部門(mén)、每個(gè)科室、每個(gè)工作人員都可能是電子文件的形成者。這種形成的分散性使得電子文件的收集不可能由單獨(dú)的科室或個(gè)人獨(dú)立完成。因此,必須建立一個(gè)包括分管領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)兼職檔案員、網(wǎng)絡(luò)管理員在內(nèi)的收集工作網(wǎng)絡(luò),從組織上確保收集工作落到實(shí)處。(2)專(zhuān)兼職檔案員與網(wǎng)絡(luò)工作人員共同完成電子文件的收集工作。在收集工作中,網(wǎng)絡(luò)管理人員將每日或每周形成的電子文件提示給專(zhuān)兼職檔案員,檔案管理人員再根據(jù)來(lái)源原則確認(rèn)電子文件的歸檔范圍,確定應(yīng)收集的電子文件,經(jīng)確認(rèn)的電子文件通過(guò)檔案管理人員的提前介入,進(jìn)入歸檔程序。

2.電子文件的整理。電子文件的整理,就是按照一定的原則和方法,將電子文件分門(mén)別類(lèi)組成電子檔案的工作。電子文件整理的原則是確保電子文件的真實(shí)性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分類(lèi)、編目、排序三個(gè)方面:①分類(lèi):要根據(jù)本單位的實(shí)際,聯(lián)系紙質(zhì)文件的分類(lèi)方案,結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn),制定一套科學(xué)、完善的分類(lèi)方案并盡量保持與紙質(zhì)文件分類(lèi)一致。一些比較大的單位可采用:年度—問(wèn)題(機(jī)構(gòu))—保管期限—文件類(lèi)別分類(lèi)法;單位小、文件類(lèi)別單一的,可采用:年度—保管期限分類(lèi)法。②排序:按照本單位的分類(lèi)方案,對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)后,進(jìn)行編號(hào),并按編號(hào)順序排序,使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。③編目:建立一個(gè)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期和備注在內(nèi)的歸檔電子文件目錄,以備查詢(xún)。

三、 電子文件收集整理過(guò)程中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1.做好電子文件的鑒定工作 電子文件鑒定工作的內(nèi)容包括:①可靠性鑒定?？煽啃澡b定主要針對(duì)電子文件的載體,其次是查看其自身有無(wú)病毒感染。載體作為電子文件信息的直接生存環(huán)境,其質(zhì)量好壞將直接影響到今后檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。因此,應(yīng)認(rèn)真查看電子文件所依賴(lài)的軟盤(pán)、光盤(pán)及硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)是否損壞(劃傷、污染等),如有損壞,應(yīng)及早采取拷貝、轉(zhuǎn)換或更新等補(bǔ)救措施。計(jì)算機(jī)病毒可對(duì)電子文件造成致命的傷害,因此,收集來(lái)的電子文件,必須經(jīng)過(guò)對(duì)其所依賴(lài)的系統(tǒng)及其存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行全面、準(zhǔn)確地病毒檢測(cè),使其盡可能地減少或避免病毒的侵害,確保電子文件的歸檔質(zhì)量。②可讀性鑒定?？勺x性鑒定是歸檔整理過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是技術(shù)鑒定中最重要的方面。這項(xiàng)工作的實(shí)質(zhì)就是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)確認(rèn)其內(nèi)容能否正常讀出,是否有丟失和差錯(cuò)現(xiàn)象,確定文件內(nèi)容是否齊全、完整,以便于今后的正常利用。③價(jià)值鑒定。正確評(píng)價(jià)電子文件的價(jià)值,首先應(yīng)確認(rèn)其是否屬于歸檔范圍,其次應(yīng)選擇那些具有查考利用價(jià)值的電子文件進(jìn)行保存。要根據(jù)本單位的實(shí)際,準(zhǔn)確地判定每份電子文件的保管期限,對(duì)同一份文件的電子版本、紙質(zhì)版本,保管期限應(yīng)完全一致。④密級(jí)鑒定。要根據(jù)每份文件所記錄的事實(shí)和單位各部門(mén)人員的職責(zé)不同,進(jìn)行文件的密級(jí)劃定,在歸檔前對(duì)每份文件進(jìn)行的密級(jí)鑒定,不僅對(duì)電子文件的使用管理進(jìn)行了控制,也為今后歸檔文件的管理奠定了基礎(chǔ)。

2.應(yīng)注意考證電子文件的真實(shí)性、原始性 任何記錄公務(wù)或商務(wù)等活動(dòng)的文件,都必須以真實(shí)性為基礎(chǔ),公務(wù)文件的真實(shí)性包括兩層含義即可靠性和原始性。“可靠性”指文件的內(nèi)容未被改動(dòng),“原始性”指文件的格式未被改動(dòng)過(guò),無(wú)論是文件的內(nèi)在含義,還是文件的外在風(fēng)格,都必須保持文件的原貌,才具備完整意義上的真實(shí)性。因此,電子文件真實(shí)性的確認(rèn)主要體現(xiàn)在對(duì)信息可靠性和原始性的確認(rèn)上。

(編輯/李舶)