談基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)

王子肖

基層單位檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)不可分割的組成部分,是國(guó)家綜合檔案館工作的重要基礎(chǔ)。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),對(duì)于促進(jìn)基層單位檔案工作建設(shè),提高檔案工作水平,保證檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要意義。

一、完善對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的機(jī)制

各級(jí)檔案行政主管部門(mén)應(yīng)依法履行監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé),根據(jù)本地檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,制定檔案工作發(fā)展計(jì)劃,推動(dòng)檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)事前、事中、事后層層進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的階段化。

(一)完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制

完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,即以監(jiān)督和指導(dǎo)工作為基礎(chǔ),對(duì)基層單位摸清家底,分門(mén)別類(lèi),明了監(jiān)督和指導(dǎo)的范圍,制定具體計(jì)劃,明確工作內(nèi)容。完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,要暢通溝通渠道,及時(shí)掌握檔案人員、檔案實(shí)體和檔案工作變化情況,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。

完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制是監(jiān)督和指導(dǎo)過(guò)程中的首要環(huán)節(jié)。首先,要對(duì)基層單位全面梳理,形成監(jiān)督和指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò),市、縣(區(qū))檔案行政管理部門(mén)每年要開(kāi)展一次檔案工作調(diào)研,全面掌握本地區(qū)基層單位檔案工作情況,完善基層單位檔案工作臺(tái)賬;其次,對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)對(duì)象進(jìn)行分類(lèi),對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)內(nèi)容進(jìn)行分析,對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)人員進(jìn)行分工,對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)任務(wù)進(jìn)行分解;再則,制定年度檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)計(jì)劃,做到監(jiān)督和指導(dǎo)的對(duì)象、范圍、內(nèi)容、重點(diǎn)“四明確”。

檔案行政管理部門(mén)要以與時(shí)俱進(jìn)的精神,針對(duì)情況變化和問(wèn)題,建立健全基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的長(zhǎng)效機(jī)制,建立規(guī)范完備的監(jiān)督和指導(dǎo)檔案,排出重點(diǎn)單位和突出問(wèn)題,該整改的及時(shí)整改,該查處的依法查處,加大檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)力度。

(二)完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制

完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,即嚴(yán)格按照監(jiān)督和指導(dǎo)的內(nèi)容,高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,一絲不茍,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地開(kāi)展監(jiān)督和指導(dǎo)工作,不能走形式、走過(guò)場(chǎng)。完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,必須努力做到檔案工作到延伸哪里,檔案指導(dǎo)就跟蹤到哪里,檔案監(jiān)督就實(shí)行到哪里。

完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制是監(jiān)督和指導(dǎo)過(guò)程中的必要環(huán)節(jié)。檔案行政管理部門(mén)必須做好三個(gè)方面工作:一是組織監(jiān)督和指導(dǎo)人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范;二是不斷擴(kuò)大檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳領(lǐng)域;三是有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展檔案檢查活動(dòng)。當(dāng)前,各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要嚴(yán)格按照檔案工作規(guī)范要求,堅(jiān)持深入基層單位開(kāi)展監(jiān)督和指導(dǎo)工作,幫助基層單位解決檔案工作發(fā)展中的管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)問(wèn)題。結(jié)合檔案法制宣傳,抓好基層單位檔案工作制度的建立和落實(shí)工作;結(jié)合貫徹國(guó)家檔案局第8號(hào)令,抓好基層單位檔案工作規(guī)范的制定和實(shí)施工作;結(jié)合監(jiān)督檢查,抓好基層單位文件材料收集、歸檔材料齊全和檔案材料保管工作。

主管部門(mén)對(duì)本系統(tǒng)、本行業(yè)基層單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),是《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》賦予的法定職責(zé),有關(guān)主管部門(mén)在認(rèn)真做好本部門(mén)檔案工作的同時(shí),要根據(jù)本部門(mén)的系統(tǒng)管理體制和行業(yè)特點(diǎn),把本系統(tǒng)、本行業(yè)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)納入工作范疇,加大關(guān)注程度和投入力度,努力達(dá)到對(duì)本系統(tǒng)、本行業(yè)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)全覆蓋。同時(shí)要有計(jì)劃、分步驟地推進(jìn)檔案進(jìn)館的基層單位檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)工作。

(三)完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制

完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,即對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,要責(zé)令限期整改,對(duì)整改中的問(wèn)題要及時(shí)跟蹤,對(duì)整改結(jié)果要及時(shí)反饋。完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,旨在對(duì)事前的疏于防范和事中的不力整治進(jìn)行懲處和糾正,這一工作如果不能兌現(xiàn),監(jiān)督和指導(dǎo)就形同虛設(shè),其整體功能必將受到大大削弱。

完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制是監(jiān)督和指導(dǎo)過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)。一要及時(shí)整改,要制定整改方案,明確整改內(nèi)容,落實(shí)整改責(zé)任,設(shè)置整改期限。二要及時(shí)跟蹤,對(duì)具備條件可以解決的問(wèn)題,要馬上整改;對(duì)通過(guò)努力能夠解決的問(wèn)題,要限期整改;對(duì)客觀制約暫難解決的問(wèn)題,要逐步整改;對(duì)情況復(fù)雜不能解決的問(wèn)題,要協(xié)調(diào)整改。三要及時(shí)反饋,要主動(dòng)公布整改結(jié)果,組織交流整改情況,公開(kāi)答復(fù)整改問(wèn)題。

完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)制,還要建立基層單位檔案工作通報(bào)制度,利用工作簡(jiǎn)報(bào)、信息等傳媒的宣傳報(bào)道,鼓勵(lì)先進(jìn),鞭策落后,樹(shù)立典型,以點(diǎn)帶面,推動(dòng)基層單位檔案工作不斷發(fā)展。

二、創(chuàng)新對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的手段

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序建立,體制改革不斷深化,新型經(jīng)濟(jì)模式相繼出現(xiàn),對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的一些老工作方法,已不能有效的履行檔案工作職能,更跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變觀念,不斷創(chuàng)新,要結(jié)合檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題,不斷創(chuàng)新對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的手段,將檔案執(zhí)法檢查、檔案專項(xiàng)檢查和檔案年度檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,不斷完善基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的形式和內(nèi)容,提高基層單位檔案工作整體水平。

(一)將檔案執(zhí)法檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合

檔案執(zhí)法檢查是檔案行政管理部門(mén)對(duì)貫徹實(shí)施檔案法規(guī)的監(jiān)督檢查以及依法對(duì)違反檔案法規(guī)行為的查處。當(dāng)前,由于檔案法律法規(guī)不盡完善,各級(jí)檔案行政管理部門(mén)還不熟悉、不善于運(yùn)用執(zhí)法檢查手段推動(dòng)工作,基層單位對(duì)檔案執(zhí)法檢查的重視程度也存在著較大差異等原因,檔案執(zhí)法檢查有時(shí)顯得底氣不足、經(jīng)驗(yàn)不多、力度不夠。檔案執(zhí)法檢查還需要建立在檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作基礎(chǔ)之上,才能避免盲目性,才能有效抓住檢查的重點(diǎn),有的放矢。

將檔案執(zhí)法檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,就是要以檔案執(zhí)法檢查為主要手段,結(jié)合對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),擴(kuò)大執(zhí)法檢查的覆蓋面,增加頻度,強(qiáng)化力度。對(duì)基層單位檔案工作開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查,要以是否將檔案工作納入工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,是否建立檔案工作機(jī)構(gòu)、配備檔案工作人員,是否按國(guó)家規(guī)定將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全,分類(lèi)保管,檔案保管是否存在安全隱患等內(nèi)容作為監(jiān)督和指導(dǎo)的重點(diǎn),進(jìn)一步增強(qiáng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí),為基層單位檔案工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要堅(jiān)持有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查活動(dòng)。落實(shí)到具體的基層單位,每年上半年,檔案執(zhí)法人員可對(duì)上一年度檔案工作年度檢查中發(fā)現(xiàn)的突出問(wèn)題進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查。而大規(guī)模的檔案執(zhí)法檢查,可會(huì)同本級(jí)人大、司法、政府法制辦及有關(guān)部門(mén)聯(lián)合進(jìn)行,形成整體聯(lián)動(dòng)的工作態(tài)勢(shì),一般每三至四年開(kāi)展一次為宜。

(二)將檔案專項(xiàng)檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合

檔案專項(xiàng)檢查是檔案行政管理部門(mén)為履行檔案監(jiān)督職責(zé),對(duì)有關(guān)部門(mén)和單位檔案工作的某一項(xiàng)業(yè)務(wù)專門(mén)組織的檢查。一般的檔案專項(xiàng)檢查應(yīng)把重點(diǎn)放在對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)施情況,以及檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)情況的檢查上來(lái)。

將檔案專項(xiàng)檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,就是要以檔案專項(xiàng)檢查為重要手段,結(jié)合對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),把基層單位檔案的收集整理、安全保管、提供利用、現(xiàn)代化管理等業(yè)務(wù)工作是否符合國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作為專項(xiàng)檢查內(nèi)容,對(duì)基層單位檔案工作進(jìn)行重點(diǎn)檢查,不斷強(qiáng)化基層單位的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案專項(xiàng)檢查人員要與檔案監(jiān)督和指導(dǎo)人員加強(qiáng)溝通與聯(lián)系,要做好文字記錄,并建立備案制度,就專項(xiàng)業(yè)務(wù)問(wèn)題,及時(shí)向有關(guān)的檔案監(jiān)督和指導(dǎo)人員通報(bào),提請(qǐng)?jiān)诠ぷ髦屑右宰⒁?。檔案監(jiān)督和指導(dǎo)人員對(duì)日常工作中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題也應(yīng)主動(dòng)地向負(fù)責(zé)檔案專項(xiàng)檢查的人員反映,以幫助確定當(dāng)前檔案專項(xiàng)檢查的重點(diǎn)。

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)在每年6-7月,開(kāi)展基層單位文件材料歸檔檢查,促使基層單位全面收集和規(guī)范整理各類(lèi)檔案,推動(dòng)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程,依法強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)工作;每年夏季和汛期,進(jìn)行基層單位檔案防高溫、防潮濕安全檢查,秋冬和旱季,進(jìn)行基層單位檔案防火災(zāi)、防沙塵安全檢查,督促各單位檔案保管條件不斷改善,確保檔案安全。

(三)將檔案年度檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合

將檔案年度檢查與對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,就是要以檔案年度檢查為主要手段,結(jié)合對(duì)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),根據(jù)每年確定的檢查范圍和檢查任務(wù),通過(guò)自查、互查、抽查、頒發(fā)年檢證、發(fā)放整改書(shū)等形式,表彰先進(jìn),鞭策后進(jìn)。在具體工作中,通過(guò)聽(tīng)、看、查、問(wèn)、答等方式,按照組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、保管條件、開(kāi)發(fā)利用、重要活動(dòng)等內(nèi)容,進(jìn)行綜合性的檔案年度檢查,有力地推動(dòng)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)組建檔案監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)小分隊(duì),分片包干,深入一線,服務(wù)基層;宣傳檔案法律,講解業(yè)務(wù)規(guī)范,傳授整理技能,做好對(duì)一般單位和一般業(yè)務(wù)的檔案指導(dǎo)工作,抓住重點(diǎn)單位和重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案監(jiān)督工作,完成重大活動(dòng)和重要領(lǐng)域的檔案管理工作。