ERP下會計信息原始數據采集研究

宋鶴年

[摘要]隨著ERP軟件的不斷更新以及網絡環(huán)境的發(fā)展。企業(yè)數據及信息的需求者和使用者希望更準確更快速地得到自己所需要的企業(yè)各個方面的信息資料。企業(yè)為了適應這種需求，增強企業(yè)的競爭力。就必須從原始數據的采集速度與真實準確性上下手。提高ERP系統(tǒng)的運行效率。本文主要針對ERP下怎樣提高原始數據采集效率與真實性進行探討。

[關鍵詞]ERP；原始數據；采集

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)24-0014-03

ERP(Enterprise Resource Planning。企業(yè)資源計劃)是目前全球企業(yè)信息化采用的主流系統(tǒng)，是指建立在信息系統(tǒng)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想。為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)融信息技術與先進的管理思想于一體，是現代企業(yè)運行的主導模式。能夠對企業(yè)資源進行合理調配，最大化地創(chuàng)造社會財富。

目前，國內外的ERP軟件的會計信息系統(tǒng)是面對整個企業(yè)而設計的，與生產、銷售、采購等模塊實現了高程度的集成，會計信息采集功能已經分散到各個業(yè)務部門去完成，即各業(yè)務部門的數據，如采購數據、銷售數據、庫存數據、生產數據、人力資源數據通過集成技術可以實時傳遞到會計模塊。會計模塊的會計憑證主要是由其他業(yè)務部門輸入的原始憑證自動轉賬生成，即會計信息隨生產、銷售等的業(yè)務流程同步產生，即在產生物流信息的同時產生會計信息。由于會計信息是在業(yè)務發(fā)生后采集和處理的，所以用于決策的會計信息總是滯后的。此外，一些劣勢企業(yè)因其劣，主觀上自然認為信息披露越少越好，即使強制披露部分，劣勢企業(yè)為了示好、護短，往往會采取一些手段“修飾”信息，對信息包裝加工。因為信息用戶必須不斷做決策，如果決策者不能從會計系統(tǒng)中取得所需信息，那么會計系統(tǒng)和會計信息的價值就急劇下降了。因此，提高原始數據信息采集效率與真實性成為當務之急，筆者認為可以從以下幾個方面入手：

一、原始票據編號規(guī)范化

眾所周知，原始票據是信息處理的起點，ERP下每個模塊的票據都是由操作者手工錄入的，這樣既為信息“粉飾者”提供機會。又大大降低了信息生成的速度，無法將現代計算機超強的信息處理技術運用于ERP。筆者認為，原始票據的編號規(guī)范化是一個途徑。編號規(guī)范化是指會計主體與信息用戶相關的各種經濟活動所使用的票據都具有一定的編碼規(guī)則，像商品條形碼一樣打在票據的某個位置，而基于現代計算機不斷擴容的存儲空間ERP系統(tǒng)完全可以將一個標準票據庫集成于系統(tǒng)中，每種票據都對應ERP系統(tǒng)下某個使其生成的模塊(比如請購單關聯(lián)采購管理模塊，入庫單關聯(lián)庫存管理模塊)，借鑒超級市場或圖書館的條形碼掃描的方法，每當有經濟業(yè)務發(fā)生時，可以通過掃描筆或掃描器直接掃取票據上的條形碼，ERP系統(tǒng)將自動打開與其相關聯(lián)的模塊或子模塊，調取票據庫中的空白票據。采用這種方法既大大減少了軟件操作員的操作時間，而且還杜絕了軟件操作員由于對軟件不熟悉、知識不全面或者操作疏忽而錯誤打開其他模塊中票據模板的情況。

二、票據內容掃描準確化

原始憑證(票據)是據以填制記賬憑證、登記會計賬簿的基礎性會計資料，是反映經濟活動的發(fā)生或完成情況，明確經濟責任的書面憑證。目前，原始憑證的自動識別是ERP系統(tǒng)的一個瓶頸。ERP系統(tǒng)中除了原始憑證識別這一環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)都已經實現了自動化，如果能將自動識別技術(OCR)運用到ERP系統(tǒng)中，實現原始憑證的自動識別，不僅減輕了繁重的手工作業(yè)，減少了舞弊機會，還為審計和監(jiān)督提供了良好保障。

光學字符識別(Optical Character Recognition，OCR)技術，是通過掃描等光學輸入方式將各種票據、報刊、書籍、文稿及其他印刷品的文字轉化為圖像信息。再利用文字識別技術將圖像信息轉化為可以使用的文字信息的計算機輸入技術。可應用于各種票據、大量文字資料、檔案卷宗、文案的錄入和處理領域。適合于企業(yè)大量票據表格的自動掃描識別及長期存儲。相對一般文本，通常以最終識別率、識別速度、版面理解正確率及版面還原滿意度4個方面作為OCR技術的評測依據；而相對于表格及票據，通常以識別率或整張通過率及識別速度作為測定OCR技術的實用標準。

將OCR識別技術應用于ERP票據處理系統(tǒng)?？梢宰詣犹崛∑睋鞣N要素，如文字信息、圖片信息、圖表信息、數字信息等，這將大大減輕操作員的工作量，減少重復勞動。利用目前的高新技術OCR，直接從掃描后的憑證影像中提取金額、賬號等重要數據，代替人的手工錄入。

與前述條碼識別自動調取票據庫中空白票據進行緊密結合后，將會大大降低OCR技術中關于表格、圖像等信息識別誤差的情況，OCR技術識別的強項在于打印體數字與文字的識別率，通過近幾年國內外OCR技術的發(fā)展。打印體的識別率基本已達到100％，而較為困難的手寫體英文符、漢字符與數字符等信息識別，國內外也通過基于神經網絡的模式識別、基于主曲線和粗糙集方法相結合、基于特征線檢取等方法進行突破，如果識別率穩(wěn)定在某個較高值的話，那么很快將會應用于ERP系統(tǒng)中。

三、簽字、印鑒甄別智能化

如今，很多原始憑證的處理必須經過經辦人或經辦單位的簽字與蓋章才能具有法律上的證明效力，審核原始憑證的簽字與印鑒將是避免會計信息失真的有力措施，而如果可以利用現代計算機技術來進行這一步驟，則又將主觀或客觀產生審核失敗的因素完全規(guī)避。OCR技術雖然可以將識別簽字與印鑒保存為圖像，但還暫時無法鑒別真假，這就需要通過其他技術來完成這一工作，如生物識別技術與印鑒真?zhèn)舞b別技術。

(一)生物識別技術

生物識別技術主要是指通過人類生物特征進行身份認證的一種技術，這里的生物特征通常具有唯一的(與他人不同)、可以測量或可自動識別和驗證、遺傳性或終身不變等特點。所謂生物識別的核心在于如何獲取這些生物特征，并將其轉換為數字信息，存儲于計算機中，利用可靠的匹配算法來完成驗證與識別個人身份的過程。

生物識別的涵義很廣，大致上可分為身體特征和行為特征兩類。簽字識別屬于行為識別的范疇，研究表明，每個人的簽字筆跡都具有獨特的后天特征，但簽字是可以仿冒的，普通的工作人員很難辨別仿冒簽字的真?zhèn)危锌赡軙斐墒д`，所以主要還是依靠專家鑒定，比較煩瑣而且主觀性很強。而每個人簽字過程中習慣的握筆方式、力量大小、書寫速度、運筆過程等都可以成為辨別簽字真?zhèn)蔚闹匾蛩?，而這些因素是很難被仿冒的。這種簽字和簽字過程相結合的識別方式可以大大提高對個人簽名真?zhèn)握J證的可靠性。

近幾年，清華大學基于16位數字信號處理器以及電場傳感器和加速度傳感器，發(fā)明了一種智能簽字識別筆，在使用者在完成簽字動作的同時采集簽字過程的信息，將

這些信息存入計算機的字跡比對庫。當取得原始憑證時。計算機將OCR掃描到的簽字圖像與字跡比對庫中已存儲的此人的筆跡選取各種簽字的特征數據進行充分的樣本分析對比，給出辨別信息。如果將這種技術應用于ERP系統(tǒng)中，計算機處理原始憑證提取原始數據的真實性將大大加強。

(二)印鑒真?zhèn)舞b別技術

在我國，印鑒的作用尤其重要。隨著計算機技術的不斷發(fā)展。偽造印鑒的難度大大下降，從而導致偽造印鑒引起的犯罪活動屢禁不止。印鑒真?zhèn)巫詣幼R別技術，是運用計算機數字圖像處理技術、模式識別技術進行科學的、準確的識別。能夠有效地攔截偽造票據犯罪的自動識別系統(tǒng)。此方面技術在我國目前基本可以分為3類：模板匹配法、統(tǒng)計特征匹配法和結構匹配法。在模板匹配方法中，由于模板表達的就是原信號或其變換形式后的采樣，相對失真程度最小，并且隱含了統(tǒng)計和結構兩方面的綜合信息，所以可以得到比特征統(tǒng)計和結構分析更好的效果。模板匹配鑒別效果好的另外一個原因就是它充分利用了印跡的位置信息?？梢跃C合利用印鑒圖像的位置、相關、方向和形狀特征，分別用點陣、局部相關、方向分解和幾何矩表示這些特征。這幾種特征不是相互獨立存在的，而是相互關聯(lián)的。所以我們不能僅利用其中的某一類特征，同時也不能僅僅簡單地把這些特征拼湊在一起使用，可以用這幾類特征進行印鑒鑒別實驗，對其鑒別結果進行綜合評判。當然，目前在尋找快速、高效和穩(wěn)定的印鑒鑒別技術并將其應用與集成到ERP系統(tǒng)過程中仍然有很多工作可以做。

在傳統(tǒng)會計方式下，編制會計分錄是會計工作的一項重要技術，也是會計流程中的一個重要過程。原始憑證是會計流程的開端和基礎，后面所有的流程都要一環(huán)扣一環(huán)地與原始憑證保持一致。在手工條件下，為保持這種一致性，就有了賬證核對、賬賬核對、賬表核對的會計方法，這些方法雖然在一定程度上保證了會計信息質量，但卻大大降低了會計信息產生效率。目前的ERP系統(tǒng)已經可以保證從電子票據到記賬憑證到會計賬簿再到會計報表的一致，但從原始憑證到記賬憑證這一環(huán)節(jié)仍是人工完成，換句話說，如何將原始憑證自動加工成會計信息，成為阻礙會計工作效率提高的一大瓶頸。本文所提到的手段與技術為解決這一問題提供了一些契機，計算機可以直接從原始憑證讀取數據而不需人工干預，會計流程得以簡化，只要保證計算機系統(tǒng)的正常運行，就可以及時、準確地獲得會計信息。隨著現代科學技術的發(fā)展，在ERP系統(tǒng)中，運用計算機自動處理票據的要求日益迫切，它可大大提高票據的自動化處理效率，控制風險，這對企業(yè)推動業(yè)務自動化的歷史進程。具有重要的現實意義。