成功管理項目群

趙九陽

隨著中國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,組織的運作與發(fā)展更多的采用項目管理(Project Management)的模式,而且項目規(guī)模越來越大,投資越來越高,內(nèi)部關(guān)系越來越復(fù)雜,項目與組織戰(zhàn)略目標日益緊密。傳統(tǒng)項目管理理論和工具,已經(jīng)不能滿足運作這些項目的需要,由此產(chǎn)生了項目群(Programme)的概念,它是指經(jīng)過協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理,實現(xiàn)與組織戰(zhàn)略目標相關(guān)的收益的一系列相關(guān)聯(lián)項目的集合。如何科學有效地管理項目群,已經(jīng)成為政府領(lǐng)導、企業(yè)管理層及項目管理人員面臨的新課題。

中國現(xiàn)代項目管理始于上世紀80年代,隨著國外先進管理工具和理論(如PMBOK,PRINCE2等)的引進,中國項目管理從學科體系、資格認證及實踐應(yīng)用等方面迅速與國際接軌,項目管理人員已經(jīng)能夠從容應(yīng)對單一項目的管理。然而,在項目群管理中,國內(nèi)比較普遍的是用項目管理的理論和工具或?qū)⑵溥M行改良,結(jié)合既往的項目管理經(jīng)驗來管理項目群。這種做法能夠部分解決項目群管理遇到的問題,但無論從戰(zhàn)略高度、管理范圍、復(fù)雜性和不確定性等方面來說,項目群管理都遠高于項目管理,我們始終無法解決項目群管理領(lǐng)域中的組織與戰(zhàn)略層面的項目管理、收益管理、項目設(shè)計及關(guān)聯(lián)性管理,以及資源合理分配等問題。

借鑒項目管理在我國的成功發(fā)展經(jīng)驗,選擇并引入成熟有效的國外先進理論和工具,大力開展培訓和認證是迅速提高我國項目群管理水平的有效方法。

目前歐美現(xiàn)有的項目群管理工具中,最為成熟的是英國政府商務(wù)部(OGC)主持開發(fā)的名為Managing Successful Programmes(簡稱MSP)的項目群管理解決方案。OGC于1999年正式推出MSP第一版,2003年和2007年相繼推出的第二、三版,修正了第一版的局限性,使之成為適合所有行業(yè)的項目群管理工具。MSP在美國、歐洲、澳大利亞等國家得到廣泛的認可,其中英國和澳大利亞要求政府類項目的管理人員必須持有MSP認證資格。僅歐洲大陸已經(jīng)有幾萬人通過了認證,MSP已經(jīng)成為事實上的項目群管理規(guī)范。

MSP是最佳實踐經(jīng)驗的總結(jié),有效解決了傳統(tǒng)項目管理工具無法解決的項目群管理難題:

1. MSP解決了組織與戰(zhàn)略層面的項目管理問題。MSP把項目設(shè)計與實施和組織戰(zhàn)略緊密結(jié)合,以實現(xiàn)愿景為目標,通過商業(yè)案例進行可行性分析與控制,通過設(shè)計藍圖制訂實施方案,設(shè)立項目群管理辦公室進行總體協(xié)調(diào)和控制。MSP以迭代、漸進的方式推進項目群,提供向未來商業(yè)運營平滑過渡的有效方法,這樣就使大型、復(fù)雜的項目群的管理可行、可控,最終實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標。

2. MSP解決了項目群的收益管理問題。收益管理(Benefits Management)是MSP的核心。收益一般是通過項目結(jié)束后的運營來實現(xiàn)的,例如鳥巢完工就意味著建筑項目已經(jīng)結(jié)束,然而,它能否為北京帶來收益,就需要把鳥巢及其相配套的項目一起投入運營才能實現(xiàn),這就超出了項目管理的范圍。MSP提供了相應(yīng)的工具和模版,根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標,來定義項目群的收益,并形成詳細的收益描述(Benefit Profile),以此為依據(jù),設(shè)計收益管理策略,制訂并實施收益實現(xiàn)計劃(Benefit Realisation Plan)。同時,MSP還提供了持續(xù)測量收益的財務(wù)模型,定期向管理層展示收益情況和項目群的運營價值,確保實現(xiàn)預(yù)期收益。

3. MSP解決了項目設(shè)計及關(guān)聯(lián)性管理問題。MSP提供了項目設(shè)計及關(guān)聯(lián)性管理的架構(gòu)。從過程、組織、技術(shù)及信息四個維度進行子項目及其關(guān)聯(lián)性設(shè)計,然后將眾多的子項目分成項目組,進一步縮小關(guān)聯(lián)范圍,不斷測試關(guān)聯(lián)性的合理性,并根據(jù)測試結(jié)果協(xié)調(diào)項目的優(yōu)先級與從屬關(guān)系。

4. MSP解決了項目之間的資源分配問題。MSP提供了資源分配策略和資源分配計劃兩個模版,通過制定并實施資源分配策略和資源分配計劃,實現(xiàn)資源在項目之間的合理分配以及在項目實施過程中的資源調(diào)整,減少沖突并在沖突發(fā)生時能夠迅速有效地予以解決。資源分配策略模版包括資金、資產(chǎn)、技術(shù)服務(wù)及人員知識與技能需求,采購策略,成本與支出計劃,內(nèi)外部資源詳細描述,資源沖突解決方案等。而資源管理計劃是資源管理策略的細化。

作者系北京大都智源咨詢有限公司總經(jīng)理