加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

李　芳

摘要:企業(yè)必須正視目前面臨的情況,加強(qiáng)清欠工作,減少應(yīng)收賬款損失,加速企業(yè)資金的周轉(zhuǎn),提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)收賬款是企業(yè)因銷(xiāo)售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù),應(yīng)向購(gòu)貨單位或接受勞務(wù)的單位或個(gè)人收取的款項(xiàng),是企業(yè)因銷(xiāo)售商品、產(chǎn)品或提供勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所形成的債權(quán)。

關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款;管理;企業(yè)

中圖分類(lèi)號(hào):F231.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)30-0070-02

作為企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,應(yīng)收賬款管理直接影響企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金的周轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益。如何監(jiān)控應(yīng)收賬款的發(fā)生,加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理,已成為我們企業(yè)管理中一項(xiàng)重大課題。

根據(jù)有關(guān)部門(mén)調(diào)查,中國(guó)企業(yè)應(yīng)收賬款占流動(dòng)資金的比重為50%以上,遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于發(fā)達(dá)國(guó)家。企業(yè)之間、尤其是國(guó)有企業(yè)之間相互拖欠貨款,造成逾期應(yīng)收賬款居高不下,已成為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中的一大頑癥。目前,全球金融危機(jī)的影響也已波及到中國(guó)的各個(gè)行業(yè)及國(guó)有大中型企業(yè),市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)萎縮的現(xiàn)狀,阻礙了逾期應(yīng)收賬款回收率的提高,加重了現(xiàn)金流量的不足,三角債、多角債滲透于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的方方面面,高額的應(yīng)收賬款直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流入,使企業(yè)在具有良好盈利的狀況下,因應(yīng)收賬款管理不善而面臨財(cái)務(wù)危機(jī),出現(xiàn)有利潤(rùn)、無(wú)資金、賬面狀況不錯(cuò)卻資金匱乏的狀況,從而嚴(yán)重影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),甚至導(dǎo)致企業(yè)的破產(chǎn)、倒閉。

1.企業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)是應(yīng)收賬款產(chǎn)生的主要原因之一。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)為擴(kuò)大銷(xiāo)售,增加利潤(rùn),減少庫(kù)存,降低成本,加大市場(chǎng)占有率,采取分期付款、賒銷(xiāo)等形式對(duì)外銷(xiāo)售商品,提供勞務(wù),由此產(chǎn)生了應(yīng)收賬款。加上,許多企業(yè)故意拖欠賬款,社會(huì)普遍缺乏誠(chéng)信,引發(fā)應(yīng)收賬款居高不下。

2.企業(yè)自身的問(wèn)題。企業(yè)管理水平不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要:內(nèi)部控制制度不全;營(yíng)銷(xiāo)水平不高;業(yè)務(wù)水平偏低;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主觀上重銷(xiāo)售、輕管理,客觀上應(yīng)收賬款管理經(jīng)驗(yàn)與理論上不足;責(zé)任不明,催收不利也是應(yīng)收賬款存在的多種因素。

3.財(cái)務(wù)制度核算的原因。按照現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定,財(cái)務(wù)核算采用權(quán)責(zé)發(fā)生制確認(rèn)企業(yè)銷(xiāo)售行為的實(shí)現(xiàn),是從產(chǎn)品轉(zhuǎn)移了所有權(quán)開(kāi)始,確認(rèn)銷(xiāo)售收入的實(shí)現(xiàn)與貨款到位的時(shí)間差,發(fā)生應(yīng)收賬款。

(一)建立專(zhuān)門(mén)的信用管理機(jī)構(gòu),對(duì)賒銷(xiāo)進(jìn)行管理

企業(yè)信用風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性和綜合性較強(qiáng)工作,須特定的部門(mén)或組織才能完成,企業(yè)對(duì)賒銷(xiāo)的信用管理需要專(zhuān)業(yè)人員大量的調(diào)查、分析和專(zhuān)業(yè)化的管理和控制,因此,設(shè)立企業(yè)獨(dú)立的信用管理職能部門(mén)是非常必要的,尤如財(cái)務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的信用管理部門(mén)或銷(xiāo)售總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的信用管理部門(mén),該部門(mén)要取得財(cái)務(wù)和銷(xiāo)售部門(mén)的支持,并在賒銷(xiāo)管理中起到主導(dǎo)作用。

(二)建立客戶(hù)動(dòng)態(tài)資源管理系統(tǒng)

專(zhuān)門(mén)的信用管理部門(mén)必須對(duì)客戶(hù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。動(dòng)態(tài)監(jiān)督客戶(hù),尤其是核心客戶(hù),了解客戶(hù)的資信情況,給客戶(hù)建立資信檔案,并根據(jù)收集的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,這就是客戶(hù)的動(dòng)態(tài)資源管理。如果企業(yè)對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的人力,也可以委托社會(huì)征信公司完成,或在其指導(dǎo)下完成。調(diào)查的渠道一般包括:銷(xiāo)售部門(mén)業(yè)務(wù)員掌握的客戶(hù)資料,管理人員的實(shí)地考察,客戶(hù)的其他供應(yīng)商調(diào)查的情況,網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的其他公開(kāi)的信息渠道。調(diào)查的內(nèi)容主要有:客戶(hù)的品質(zhì)、能力、資本、抵押和條件(“5C”系統(tǒng)),客戶(hù)與企業(yè)往來(lái)的歷史記錄、客戶(hù)的規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、發(fā)展前景、行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)程度等等。

(三)建立應(yīng)收賬款的監(jiān)控體系

1.賒銷(xiāo)發(fā)生監(jiān)控。一般銷(xiāo)售業(yè)務(wù)要經(jīng)過(guò)接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷(xiāo)信用、按銷(xiāo)售單供貨、按銷(xiāo)售單裝運(yùn)貨物、向顧客開(kāi)具賬單、記錄銷(xiāo)售、收回資金這樣一個(gè)業(yè)務(wù)流程。賒銷(xiāo)監(jiān)控主要發(fā)生在接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷(xiāo)信用、記錄銷(xiāo)售和回收資金流程。

在接受顧客訂單環(huán)節(jié),顧客的訂單只有在符合管理當(dāng)局的授權(quán)批準(zhǔn)時(shí)才能被接受,銷(xiāo)售單管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)信用部門(mén)客戶(hù)動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)提供的情況決定是否批準(zhǔn)銷(xiāo)售。

在批準(zhǔn)賒銷(xiāo)階段,信用管理部門(mén)的職員在收到銷(xiāo)售單后,將銷(xiāo)售單與該客戶(hù)已被授權(quán)的賒銷(xiāo)信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。并每個(gè)新顧客進(jìn)行信用調(diào)查,建立客戶(hù)動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。根據(jù)調(diào)查的客戶(hù)資信狀況和其他相關(guān)信息,信用部門(mén)決定是否批準(zhǔn)該客戶(hù)的賒銷(xiāo),并在銷(xiāo)售單簽署明確的意見(jiàn)。

在記錄銷(xiāo)售和收回資金流程,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和資金回收數(shù)據(jù)及時(shí)反饋給信用管理部門(mén),更新客戶(hù)財(cái)務(wù)狀況的動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。

2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)程度的分析及管理。(1)根據(jù)應(yīng)收賬款產(chǎn)生的原因進(jìn)行分類(lèi)。一類(lèi)客戶(hù)是基于將賒銷(xiāo)期間的貨款看成是從企業(yè)獲取的一筆無(wú)息或低息貸款,這一類(lèi)客戶(hù)往往會(huì)想盡辦法延長(zhǎng)付款時(shí)間,從而很大程度上加大了企業(yè)應(yīng)收賬款的成本。此類(lèi)應(yīng)收賬款我們將它劃分為A類(lèi),進(jìn)行重點(diǎn)管理。另一類(lèi)客戶(hù)是因資金暫時(shí)周轉(zhuǎn)不靈,以資產(chǎn)抵押或擔(dān)保賒銷(xiāo)產(chǎn)品而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款。由于購(gòu)銷(xiāo)雙方簽訂的抵押或擔(dān)保合同具有法律保證,當(dāng)付款日期來(lái)臨時(shí),可以根據(jù)合同規(guī)定收款或拍賣(mài)抵押物收回貨款,安全性較好,可以劃分為B類(lèi)進(jìn)行管理。還有一類(lèi)客戶(hù)是由于銷(xiāo)售產(chǎn)品和收款時(shí)間上的差異而形成的應(yīng)收賬款。這類(lèi)應(yīng)收賬款是時(shí)間差造成的,不屬于商業(yè)信用,也不是應(yīng)收賬款的主要內(nèi)容,一般情況這類(lèi)客戶(hù)收到貨物后會(huì)很快付款,安全性很好,可以劃為C類(lèi),不對(duì)它進(jìn)行重點(diǎn)管理。(2)根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡進(jìn)行分析。一般情況下,應(yīng)收賬款賬齡越長(zhǎng),收回的可能性越小,而發(fā)生壞賬的可能性越大。企業(yè)可以根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)將賬齡最長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)最大的應(yīng)收賬款劃分為A類(lèi),而將賬齡最短、風(fēng)險(xiǎn)最小的應(yīng)收賬款劃分為C類(lèi),其余則劃分為B類(lèi)。(3)根據(jù)應(yīng)收賬款的比重進(jìn)行分析。將在應(yīng)收賬款中所占比重較大的客戶(hù)劃分為A類(lèi),較小的客戶(hù)劃分為C類(lèi),其余的B類(lèi)。

3.信用部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù)。從賒銷(xiāo)過(guò)程一開(kāi)始,到應(yīng)收賬款到期日前,對(duì)客戶(hù)進(jìn)行跟蹤服務(wù)、監(jiān)督。從而確保客戶(hù)正常支付貨款,最大限度地降低逾期賬款的發(fā)生率。通過(guò)應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù),保持與客戶(hù)經(jīng)常聯(lián)系,提醒付款到期日,催促付款,可以發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量、包裝、運(yùn)輸、貨運(yùn)期以及結(jié)算上存在的問(wèn)題和糾紛,以便作出相應(yīng)的對(duì)策,維護(hù)與客戶(hù)的良好關(guān)系。

(四)謹(jǐn)慎選擇結(jié)算方式

企業(yè)通常采用的結(jié)算方式有支票、銀行本票、委托收款、托收承付、商業(yè)承兌匯票、銀行承兌匯票等。選擇合適的結(jié)算方式,是決定能否安全、及時(shí)收回款項(xiàng)的主要因素。因此,在充分調(diào)查了客戶(hù)的資信情況后,接下來(lái)便要選擇合適結(jié)算方式。對(duì)于盈利能力較強(qiáng)、資信較好的客戶(hù),企業(yè)可以適當(dāng)放寬政策,采取委托收款、托收承付等結(jié)算方式;而對(duì)于盈利能力較弱、資信度較差的客戶(hù),企業(yè)則應(yīng)該選擇支票或銀行承兌匯票。決不能只為了提高銷(xiāo)售額,而去遷就客戶(hù)提出的不合理要求。針對(duì)不同客戶(hù)采取不同的結(jié)算方式,才能有效地降低應(yīng)收賬款帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

(五)建立切實(shí)可行的對(duì)賬制度

應(yīng)收賬款的對(duì)賬工作包括兩個(gè)方面:(1)總賬與明細(xì)賬的核對(duì);(2)明細(xì)賬與有關(guān)客戶(hù)單位往來(lái)賬的核對(duì)。

在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)對(duì)賬工作脫節(jié)的現(xiàn)象:單位的明細(xì)余額與客戶(hù)單位往來(lái)余額對(duì)不上。銷(xiāo)售部門(mén)往往直管銷(xiāo)售,而不管款項(xiàng)是否能收回,認(rèn)為是財(cái)務(wù)部門(mén)的工作。而財(cái)務(wù)部門(mén)日常的記賬、編報(bào)表等工作繁忙,無(wú)瑕顧及與客戶(hù)對(duì)賬,再加上應(yīng)收賬款金額大、牽扯的單位很多,具體的客戶(hù)情況不甚了解,而一般對(duì)賬工作均是債權(quán)單位主動(dòng)實(shí)施。這樣一來(lái),企業(yè)的應(yīng)收賬款對(duì)賬工作就陷于停頓狀態(tài),使得客戶(hù)有借口說(shuō)往來(lái)賬目不清楚拒絕付款或拖延付款,給企業(yè)造成損失。

(六)發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用

內(nèi)部審計(jì)在應(yīng)收帳款管理中的監(jiān)督作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是不斷完善監(jiān)控體系,改善內(nèi)控制度,二是檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況,檢查有無(wú)異常應(yīng)收賬款現(xiàn)象,有無(wú)重大差錯(cuò)、玩忽職守、內(nèi)部舞弊、故意不收回賬款等情況,確保應(yīng)收賬款的回收。內(nèi)部審計(jì)對(duì)應(yīng)收賬款審計(jì)主要應(yīng)在銷(xiāo)貨和收款流程,在銷(xiāo)貨流程應(yīng)核查銷(xiāo)售業(yè)務(wù)適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離、正確的授權(quán)審批、充分的憑證和記錄、憑證的預(yù)先編號(hào)、按月寄出對(duì)賬單等方面。在收款流程主要應(yīng)檢查收款記錄的合理性、核對(duì)應(yīng)收賬款、分析賬款賬齡、向債務(wù)人函證等方面。

(七)應(yīng)收賬款的處置

1.成立清收小組,對(duì)應(yīng)收賬款催討。企業(yè)管理當(dāng)局對(duì)已經(jīng)到期的應(yīng)收賬款應(yīng)交由應(yīng)收賬款清收小組進(jìn)行催討。對(duì)于清收小組的組織管理工作要注意以下幾個(gè)方面:(1)原款項(xiàng)經(jīng)辦人、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或單位負(fù)責(zé)人應(yīng)為某項(xiàng)應(yīng)收賬款的當(dāng)然責(zé)任人,參加清收小組,在清收小組負(fù)責(zé)人的調(diào)配下參加工作。(2)清收小組成員按客戶(hù)分工,并分解落實(shí)清理回收目標(biāo)任務(wù)。(3)嚴(yán)格考核,獎(jiǎng)罰分明,提高催討人員的積極性和效果。清收小組要對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行劃分,清收小組應(yīng)根據(jù)不同情況采取不同的催討方式。

2.債務(wù)重組。(1)采取貼現(xiàn)方式收回賬款。在企業(yè)資金嚴(yán)重缺乏而購(gòu)貨者又無(wú)力償還的情況下,可以考慮給予債務(wù)人一定的折扣而收回逾期債權(quán)。這種方式不同于企業(yè)在銷(xiāo)售中廣泛采用的現(xiàn)金折扣方式,首先它是針對(duì)債務(wù)人資金相對(duì)緊張的逾期債權(quán),其次往往伴隨著修改債務(wù)條件,即債務(wù)人用現(xiàn)金清償部分債權(quán),剩余債務(wù)在約定日期償還。通過(guò)這種方式企業(yè)雖然損失了部分債權(quán),但收回了大部分現(xiàn)金,對(duì)于盤(pán)活營(yíng)運(yùn)資金降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)是一種較為實(shí)際的方法。(2)債轉(zhuǎn)股。應(yīng)收賬款持有人與債務(wù)人通過(guò)協(xié)商將應(yīng)收賬款作為對(duì)債務(wù)人的股權(quán)投資,從而解決雙方債權(quán)債務(wù)問(wèn)題。由于債務(wù)人一般為債權(quán)人的下游產(chǎn)品線生產(chǎn)商或流通渠道的銷(xiāo)售商,債權(quán)人把債權(quán)轉(zhuǎn)為股權(quán)投資后對(duì)產(chǎn)品市場(chǎng)深度和廣度的推廣很有利。(3)以非現(xiàn)金資產(chǎn)收回債權(quán)。債務(wù)人轉(zhuǎn)讓其非現(xiàn)金資產(chǎn)給予債權(quán)人以清償債務(wù)。債務(wù)人用于償債的非現(xiàn)金資產(chǎn)主要有:存貨、短期投資、固定資產(chǎn)、長(zhǎng)期投資、無(wú)形資產(chǎn)等。

(八)建立應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度

不管企業(yè)采用怎樣嚴(yán)格的信用政策,只要存在著商業(yè)信用行為,壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。因此,企業(yè)要遵循穩(wěn)健性原則,對(duì)壞賬損失的可能性預(yù)先進(jìn)行估計(jì),積極建立壞賬準(zhǔn)備制度,以促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。