試論醫(yī)院基建檔案管理工作

王映超

[摘要] 建設(shè)工程關(guān)系到百年大計(jì),直接影響到子孫后代,加強(qiáng)基建檔案資料的科學(xué)管理工作至關(guān)重要,采取一切有效措施,杜絕不利于基建檔案管理因素,為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富,是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院 基建檔案 管理作用 措施

[Abstract] Construction projects related to long-term project, a direct impact on future generations, To strengthen the scientific infrastructure, the management of archives is essential, To take all effective measures to prevent file management infrastructure is not conducive factors for the future generations have accumulated valuable historical asset, each of our bounden duty of archivists infrastructure.

[Key words] Hospital, Infrastructure Profile, managerial role, Measures

引言

隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入,醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大,基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施,杜絕不利于基建檔案管理的因素,為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富,是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

1 .基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.1對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料,檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料,由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn),因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄,也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分,它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù),又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以,做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門,任何基本建設(shè)缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展,為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù),也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用,為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件;為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材,它不僅服務(wù)于今天,也有利于未來,所以越來越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是醫(yī)院的財(cái)富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行,近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷,而且又都是在交叉進(jìn)行,這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長(zhǎng)張乃云,他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年,上對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對(duì)全院地下的每一根管子都了如指掌,可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作,張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積,這張圖紙是非常寶貴的資料,它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積,它減少了我們?cè)S多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩,節(jié)省了寶貴的時(shí)間,大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來,平時(shí)使用復(fù)印件,而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來,這就更加便于查找、保存和計(jì)算了,特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí),這一表格是我們最可靠的依據(jù)。

2.醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立,國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化,我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程,每一次對(duì)于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程,但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識(shí)缺乏

由于歷史的原因,從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致,對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠,缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn),在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫;工程的名稱前后不相吻合;施工單位來函有的編號(hào)較亂,有沒有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的;請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難,而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。

3.對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建,健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨,進(jìn)行多項(xiàng)改革,隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多,邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行,做好基建檔案前期的收集工作,力求后期檔案的完整、真實(shí),使基建檔案資料具有真實(shí)性,從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育,增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案,必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí),一起參與檔案收集,特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期,遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律,對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀,讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作,各負(fù)其責(zé),大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí),不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn),作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù),努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí),不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí),掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn),可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),拓寬知識(shí)面,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑,不讓馬兒吃草。

參考文獻(xiàn):

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[2]趙霞.淺談醫(yī)院基建檔案管理[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2006,4(4):327-330.