禮賓司：外交“禮賓戰(zhàn)役”的幕后團隊

卞卓丹　樂艷娜

北京奧運宴會的座位

據(jù)外交部禮賓司的負責人介紹，“禮賓工作包含著許多大家看不到的千頭萬緒的工作?！北热?，組織一場國際會議的禮儀活動，既要統(tǒng)籌協(xié)調，又要兼顧各方，既要保證不同國家代表語言交流的順暢，席位安排上還要考慮國家關系、宗教信仰、文化差異等種種因素。

在談及成功的禮賓案例時，北京奧運無疑成為新世紀中國形象的一次精彩亮相。

在被現(xiàn)場直播的歡迎宴會上，習慣用左手的國際貴賓們就坐時發(fā)現(xiàn)，他們的餐刀沒有一把是放在右邊的，考慮到不同民族不同地區(qū)的飲食需求，宴會一共提供了6種個性化菜單，為了使國際貴賓們看到自己熟悉的語言，胡錦濤主席的講話稿被印成了15種文字……

奧運會這樣的國際場合同時也是一個展示中國傳統(tǒng)文化的場所。宴會前在貴賓們休息的人民大會堂西大廳里，擺放了從國家博物館等地借調來的8件文物，配有中、英、法三種文字的說明。歡迎宴會的請柬、菜單、席位圖等設計新穎，請柬是以《清明上河圖》為背景，豎版排列，菜單則采用線裝書形式，里面配有精美的文物插圖，深受來賓喜愛，大家爭相收藏。

迄今鮮為人知的是，胡錦濤主席與國際貴賓們走進宴會廳的那張照片，是經(jīng)過精心設計的。最初的設想，是中方聯(lián)絡員陪同各自負責的貴賓走上樓梯、進入宴會廳并引領入座，但眾多聯(lián)絡員摻雜在中間，必將影響到鏡頭效果。經(jīng)反復設計、演練，較好地兼顧了現(xiàn)場各項安排。于是第二天，定格的鏡頭成就了那一精彩的歷史瞬間：各國領導人一同步入宴會廳，胡主席居于隊伍前排正中，身邊的時任美國總統(tǒng)布什笑對著前方，再往左，俄羅斯總理普京健步前行……

另外值得一提的是，此次歡迎宴會桌形設計和席次安排也獨具匠心。

宴會的桌形設計本有九邊形、大U形、花瓣形等方案。起先，采用了九個長桌拼成九邊形的設計，新穎、大氣?？墒?，在距離奧運會開幕式不到一周的第二次演練中發(fā)現(xiàn)，此方案各對應桌間距較遠，產(chǎn)生距離感，美中不足。于是，宴會籌備人員連夜加班，將桌形改成了九圓桌——既拉近距離，又體現(xiàn)了“九九歸一”、“團團圓圓”的中國傳統(tǒng)思想。

在座次安排上，既遵循奧運慣例，又體現(xiàn)中國特色。首桌突出了奧運大家庭，不僅有重點國家，還兼顧了地區(qū)代表性，由胡錦濤主席夫婦與羅格、薩馬蘭奇和美國、俄羅斯、日本、法國，哈薩克斯坦、巴西、菲律賓，加蓬、巴基斯坦等國領導人就座。其他八桌請另外八位政治局常委分別作為主人，款待來自八方的貴賓。

“座次的安排可以說是數(shù)十易其稿，改了不知多少回?！必撠熝鐣蕚涔ぷ鞯亩Y賓司同志介紹，既要考慮禮賓次序，也要考慮國家關系和宗教信仰等因素，避免敏感國家同桌或相鄰。為了體現(xiàn)平等性，每張桌子都以花卉的名字來命名，而非采用數(shù)字排序。宴會樂曲的選擇也是兼顧了中國特色和世界地區(qū)的代表性。

與歡迎宴會類似，8月8日晚間的奧運開幕式同樣是一項巨大的系統(tǒng)工程。國家體育場“鳥巢”三層的核心貴賓區(qū)面積有限，通道狹窄。入場時，各國元首和政首腦的隨行人員不能進入，無法引領各自政要入座。在這種情況下，如何保證客人們能在規(guī)定時間就坐?禮賓司想了一個辦法——在座位上貼國旗與國名，每個通道上安排3名工作人員協(xié)助指位。

退場時，一個局促的空間內數(shù)百人都要通過一部扶梯下樓，同樣容易出現(xiàn)擁堵和混亂。經(jīng)過演練，禮賓司在協(xié)調會上積極建議，退場分批次，外方先走，中方后走，由此保證了“流程”的順暢。

亞歐峰會的車隊順序

2008年的“禮賓戰(zhàn)役”，除了北京奧運會，還有10月下旬的第七屆亞歐首腦會議。

兩年一屆的亞歐首腦會議已成機制，禮賓安排既要考慮若干國際慣例，也要體現(xiàn)東道國特色。出席本屆亞歐峰會的共有10位國家元首、23位政府首腦，東盟和歐盟各1位副外長，其規(guī)模與2006年的中非合作論壇規(guī)模相當。

按照亞歐會議慣例，溫總理要在會議開幕式前，在人民大會堂依次迎接與會領導人。根據(jù)亞歐會議的做法，此場活動的禮賓順序要突出四個協(xié)調員——中國、文萊、法國和歐盟委員會，同時也要考慮各代表團團長的級別。

由于各代表團住得比較分散，有的住在西邊的香格里拉酒店，有的住在東邊的索菲特酒店，要保證他們在半小時內按順序全部抵達會場，一個合理且各方都能接受的禮賓次序十分重要。經(jīng)過反復研究和比較，禮賓司最終選擇了按國名漢語拼音排序確定44位與會領導人車隊出發(fā)順序，大大縮短了道路管制時間。

實際執(zhí)行當天，在各有關部門通力合作下，各車隊行進流暢連貫，不到30分鐘，44位領導人全部抵達人民大會堂，迎接儀式順利舉行。

實際上，整個亞歐峰會期間，每場活動都有不同的禮賓順序，包括領導人合影、開幕式的站位、會議的座位安排等，這是為了避免按某一固定排序方式導致一些與會領導人總排在后邊或旁邊。

禮賓司的日常工作

據(jù)介紹，在奧運之前，外交部禮賓司專門向各國的禮賓官、中國駐各國使領館了解情況?！皧W運會禮賓工作動用了數(shù)百名工作人員，僅貴賓聯(lián)絡員就有300多人，聯(lián)絡員向外方了解信息，飲食一項就要了解很多內容，比如，有沒有宗教禁忌，能不能喝酒，對什么食品過敏等等，都要了解清楚。”

其實，除了對于重大活動的調研和組織，禮賓司的日常工作涉及面廣，這從其組織構架就可見一斑。目前，禮賓司共設6個處：亞非處、歐美處、接待處、綜合處、證件處和特權與豁免處。

亞非處和歐美處負責駐華使館的日常事務，著重于禮儀方面，按照地區(qū)來劃分。大使的到離任活動、駐華使館的招待活動，兩國建交的紀念活動，外國領導人逝世的吊唁活動等，都是這兩個部門的職責范圍。

接待處負責國賓和重要外賓的來訪接待工作。據(jù)介紹，2008年列入訪問的國家元首有18位，政府首貓20位，副元首1位、副總理6位，外長21位……

綜合處負責協(xié)調領導人出席的國際會議，指導處理涉外禮儀事務，處理國家領導人、外長的賀年卡、禮儀性的電函來往。

目前與中國建交的有171個國家。這些國家的駐華使館以及20多個國際組織的駐華機構的工作人員及其家屬，身份需要得到認證并發(fā)放證件，這由證件處負責。據(jù)統(tǒng)計，僅2008年，證件處就發(fā)放了4900份證件。

根據(jù)《維也納外交關系公約》和《中華人民共和國外交特權與豁免條例》，在華外交人員及其家屬享有外交特權和豁免，涉及這方面的事宜由特權和豁免處負責。

“其實，禮賓司的工作確實可以用千頭萬緒來形容。作為國家的‘門面，和奧運的‘國家隊一樣，‘十年磨一劍，禮賓司也可以說是中國的禮賓‘國家隊?！倍Y賓司負責人總結說。