關(guān)于高校檔案數(shù)字化建設的思考

張 春

高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案工作隨著高校現(xiàn)代化管理發(fā)展到一定階段而出現(xiàn)的一種新的工作趨勢,是高?！皵?shù)字化校園”建設的重要組成部分,擔負著存儲、管理并提供利用高校黨務、政務信息系統(tǒng)和數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。如何加強高校檔案的管理是擺在每一個高校檔案工作者面前的新問題。

一、高校檔案數(shù)字化建設的必然性

1、高校檔案數(shù)字化建設是高校信息化建設的必然趨勢

高校信息化建設的實施,數(shù)字校園的成功運轉(zhuǎn),為學校教學、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境。一方面,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面,計算機大量應用于高校教學、科研及管理,產(chǎn)生了大量的電子文件,進而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料,開展檔案數(shù)字化建設,規(guī)范其管理,更好地為學校各項工作提供檔案信息服務,成為高校檔案部門的當務之急。

2、高校檔案數(shù)字化建設有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用服務

高校檔案數(shù)字化建設是以數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)的建設,當高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后,必將有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用。首先,數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念,可以利用網(wǎng)絡的傳輸便利,提供快速有效的利用服務,使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能,使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出,最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次,數(shù)字化檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索,促進各種高新技術(shù)在檔案管理中的應用,更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

二、高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題

1、數(shù)字化、輔助管理滯后

事實上現(xiàn)有的高校檔案計算機管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而是大大增加了額外手工勞動的投入。

2、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調(diào)機構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散領(lǐng)導的管理體制,無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作,大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數(shù)據(jù)庫的建設,都處于各自為政的低水平重復狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費,也影響了我國檔案館標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。

3、標準化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路,各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設備,機型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件,基本上都沒有遵循國際標準,功能單一,標準化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準,各館的發(fā)展存在著很大盲目性。

4、數(shù)據(jù)庫建設滯后

主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復建設,數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅供本單位使用,嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺乏全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,根本無實質(zhì)性的資源可共享。

5、經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館數(shù)字化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少,用于檔案館數(shù)字化建設的經(jīng)費非常有限,無法購置好的軟硬件,建立高起點的檔案館數(shù)字化模式,更談不上對設備的及時更新。目前經(jīng)費仍然是影響高校檔案館網(wǎng)絡化發(fā)展的最大障礙。

三、高校檔案館數(shù)字化建設的基本原則

基于高校檔案館數(shù)字化建設中存在的諸多問題,如何順利推進高校檔案數(shù)字化建設,高校檔案部門應堅持以下相關(guān)原則。

1、可行性原則。高校檔案館進行數(shù)字化之前,應該對館藏的實際情況有一個全面了解與把握,有進行數(shù)字化建設所需要的組織保證、物質(zhì)保證、技術(shù)保證及人才保證。

2、全局性原則。高校檔案館在數(shù)字化建設中,必須將數(shù)字化技術(shù)標準、對象選定、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡建設等納入學校數(shù)字校園建設進行整體考慮,才能隨著數(shù)字校園的現(xiàn)代化建設一起發(fā)展。

3、標準化原則。檔案管理的標準化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的前提,加強各類標準的制定工作,在遵循國家專業(yè)標準的前提下,根據(jù)自身特點,制定更為具體和切實可行的部門標準,才可能實現(xiàn)資源共享。

4、經(jīng)濟性原則。選用數(shù)字化設備方面應根據(jù)自身財力,注意適用、節(jié)約,不能盲目地追求“高、精、尖”,需與本單位的具體情況相結(jié)合,追求經(jīng)濟投入的最小化,實現(xiàn)效益的最大化,使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發(fā)揮。

5、重點性原則。校檔案館館藏豐富,在進行數(shù)字化建設時,如果要把全部館藏都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,不但任務繁重,耗費大,且毫無必要,應選擇利用率高的檔案優(yōu)先實施數(shù)字化,在計劃上重點籌劃,在人力、技術(shù)以及經(jīng)費上保證重點,突出重點。

6、安全性原則。在檔案數(shù)字化過程中,形成的數(shù)字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素,因此,檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中通過錄入或掃描方式得到數(shù)字化信息的,要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數(shù)字化檔案信息時,要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;確保檔案內(nèi)容不泄密;確保在新的技術(shù)環(huán)境下能夠?qū)?shù)據(jù)信息進行檢索、使用以及數(shù)字信息長期可存取。

四、高校檔案部門如何應對檔案數(shù)字化的挑戰(zhàn)

數(shù)字化時代,高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案部門必須迎接挑戰(zhàn),適應檔案數(shù)字化管理的迫切需要,著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1、培養(yǎng)檔案復合型人才

高校檔案部門應以培養(yǎng)管理型人才為基礎(chǔ),以復合型人才為重點的指導思想,要求人才隊伍具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力,以適應數(shù)字檔案館的建設和正常運行的需要。

2、加快高校檔案數(shù)字化建設

高校檔案數(shù)字化工作,應分步驟、突出重點進行。首先將較高價值的檔案數(shù)字處理,然后再考慮學校特色檔案,利用率高的檔案等情況由點到面,分步驟進行數(shù)字化處理。

3、主動提供利用,將檔案部門建設為豐富、完備、權(quán)威的信息資源庫

高校檔案部門應主動開展檔案利用調(diào)查,改變過去坐等上門的被動服務方式,通過走訪調(diào)查,了解用戶需求,宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息,主動解決用戶利用中存在的問題。

4、建立相應的規(guī)章制度

高校檔案部門要根據(jù)數(shù)字檔案的特點,制定一套特定的規(guī)章制度,如文檔一體化制度、數(shù)字檔案歸檔制度、保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認制度、網(wǎng)絡安全管理制度等,是高校檔案數(shù)字化建設能夠安全、順利地開展的保障。

總之,高校檔案數(shù)字化建設需要經(jīng)歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發(fā)展的過程,只有遵循合理的原則,設立科學的目標,采取正確的方法,才能逐步做好此項工作,才能充分發(fā)揮高校信息為學校教學、科研和管理服務應有的作用。

參考文獻:

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2、張照余:《檔案信息網(wǎng)絡化建設研究》,中國檔案出版社,2001年。

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4、楊公之主編:《檔案信息化建設導論》,中國檔案出版社,2001年。

作者單位:重慶師范大學檔案館