信息時(shí)代企業(yè)檔案管理新策略

摘要:在企業(yè)大力實(shí)施信息化建設(shè)的背景下,文件與檔案管理迎來(lái)了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。為此,從工作平臺(tái)、管理、制度和服務(wù)等五個(gè)方面,探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息時(shí)代新的節(jié)拍,在管理實(shí)踐活動(dòng)中,探索新的管理領(lǐng)域和方法,提煉新的管理理念,從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路。

關(guān)鍵詞:企業(yè);文件;檔案;管理;創(chuàng)新

1 工作平臺(tái)創(chuàng)新

信息化時(shí)代,企業(yè)為提高自身在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力,根據(jù)企業(yè)的職能,加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng),體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后,借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù),重塑計(jì)算機(jī)工作流程來(lái)支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來(lái)源中心。

以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例,它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大;參與應(yīng)用崗位人員眾多;處理流程繁瑣多變;數(shù)據(jù)庫(kù)功能強(qiáng)大;信息傳遞迅速,易于交流;信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí),辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái):

a) 快捷通信。通過(guò)電子郵件系統(tǒng),建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信,信息交流快捷流暢,并與Internet 郵件互通。

b) 協(xié)同辦公。將機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的、可操作的“扁平式”管理,提高機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門協(xié)同工作的效率。

c) 公文流轉(zhuǎn)。機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報(bào)、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等,均采用電子起草、傳閱、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

d) 信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源,為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段,以提高生產(chǎn)效率。

更重要的是,信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺(tái),使文件與檔案管理實(shí)踐躍上一個(gè)新的臺(tái)階。

2 管理創(chuàng)新

通過(guò)采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段,在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患,保證系統(tǒng)運(yùn)行安全;同時(shí),還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對(duì)系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理,這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié),也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證,因此,文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

在信息時(shí)代,文件信息管理除文件內(nèi)容之外,更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程,將文件處理過(guò)程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容,納入工作流程,并對(duì)產(chǎn)生的文件信息實(shí)施統(tǒng)一管理。例如:在機(jī)構(gòu)發(fā)文流程中,預(yù)先設(shè)置相對(duì)固定的發(fā)文格式,但隨著機(jī)構(gòu)管理的變化,文件格式也要不斷調(diào)整,并且有增加、刪節(jié)等變更的需求,具有動(dòng)態(tài)變化特性,那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說(shuō):文件信息管理,是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過(guò)程管理,是針對(duì)發(fā)文的痕跡保留、文號(hào)等信息的管理;對(duì)收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3 制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中,能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求,以發(fā)揮其最大效能;如何規(guī)范地應(yīng)用、開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng),以獲得最好的效果,靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代,文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)、信息安全等方面綜合考慮,企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面,組織信息部門、業(yè)務(wù)部門,共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè),在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段,已建立或正在建立的制度有:

《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OAK)應(yīng)用及運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》。內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責(zé)分工;信息系統(tǒng)的身份確認(rèn)、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理;信息工作人員的管理等?！峨娮庸墓芾磙k法》。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等?！禣AK系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則》。主要針對(duì)歸檔前的電子文件,要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容?！段臅鴻n案歸檔文件整理細(xì)則》。對(duì)歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義,并梳理出整理工作流程?！缎畔⑾到y(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法》?！缎畔⑾到y(tǒng)運(yùn)行安全管理辦法》?！缎畔?yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》。針對(duì)信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

4 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代,文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容,與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比,發(fā)生了巨大的變化,提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首,即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用,形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多,對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣,因此,檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對(duì)信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感,要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息,調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求,有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式,有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工,并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品,提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上,一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求,提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng),在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí),對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多,功能全面。但用戶在利用信息時(shí),往往只是希望查找文件本身,他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此,有必要為用戶建立專門的信息利用平臺(tái),將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性,使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái),突出了用戶的權(quán)益,保護(hù)了用戶信息利用的效果,使用戶在共享信息的同時(shí),體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨,縮短了用戶與檔案工作的距離;另一方面,在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上,建立專題,收集、篩選、深層加工相關(guān)信息,以先進(jìn)技術(shù)為依托,將專題信息制作成光盤,形成信息產(chǎn)品,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù);第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶,提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后,面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題是信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們,成為建設(shè)者們必須考慮的問(wèn)題,而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問(wèn)題的部門。因此,為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案,是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍,在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步,使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲.拓展職能——“夾縫時(shí)代”檔案職業(yè)的生存之策[A].21世紀(jì)的社會(huì)記憶——中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論文集[C].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2001. 105-112.

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國(guó)人民檔案出版社,2001.

作者簡(jiǎn)介:劉秀明,女,東寧縣人,助理館員。