高校檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

戚 艷

摘要:本文對高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,指出了存在的一些問題,并針對性地提出了新形勢下增強(qiáng)檔案意識、優(yōu)化管理模式、加強(qiáng)隊伍建設(shè)、加大經(jīng)費投入、健全檔案歸檔制度等五個方面加強(qiáng)檔案管理的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;問題;策略

中圖分類號:G251文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1002-2589(2009)32-0195-01

改革開放以來,高校檔案管理建設(shè)取得了顯著的成就,高校檔案管理意識不斷增強(qiáng),檔案工作的重視程度有了一定提高。但是,隨著科技時代的到來,檔案管理出現(xiàn)了新情況、新問題,傳統(tǒng)檔案管理模式與方法已經(jīng)日益不適應(yīng)新形勢的要求,加快高校檔案管理的創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。

1.高校檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案意識薄弱

很多高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度不夠,往往是平時被遺忘,用時方恨少;對檔案館(室)的經(jīng)費投入較少,用于檔案館(室)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò),更談不上對設(shè)備的及時更新。檔案工作人員常常只認(rèn)為收集全檔案、保管好檔案就可以了,缺乏利用檔案資源服務(wù)社會的意識。

1.2檔案管理方式落后

傳統(tǒng)的人工檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣的工作。由于檔案管理工作量大、任務(wù)重,工作手段落后,多數(shù)高校仍是手工操作,不能及時按照檔案工作要求整理、分類歸檔材料;即使輔助以電腦管理,也僅限于基本信息及簡單檢索查詢事務(wù),沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案,不能從根本上改變檔案利用率低,信息涵蓋不全等問題,導(dǎo)致檔案材料不齊全。

1.3檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低

高校檔案干部隊伍的現(xiàn)狀是檔案管理人員隊伍逐年壯大,文化知識結(jié)構(gòu)不斷提高。但是,專業(yè)技術(shù)人才偏少,中途改行的較多,造成專業(yè)人才匱乏,高校檔案隊伍整體素質(zhì)不高。缺乏具有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)本科以上的高素質(zhì)高層次人才,缺乏既懂信息化技術(shù)又通檔案業(yè)務(wù)的“一專多能”復(fù)合型人才,這與高校檔案事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)。

1.4經(jīng)費投入不足

由于經(jīng)費投入不足,庫房建設(shè)存在問題,缺乏安全性和保密性。很多高校檔案庫房都不符合國家檔案法規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),很少重視庫房的溫、濕度的調(diào)整,很多檔案館(室)沒有專門的音像庫房。大批檔案字跡衰減變質(zhì)、腐爛;照片堆放褪色,無法識別;錄像帶、錄音帶、磁帶老化,導(dǎo)致無法正常播放等問題。近年來雖然檔案管理硬件的質(zhì)量在不斷提高,但檔案館信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)需要投入大量的資金。目前經(jīng)費投入不足是影響高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要障礙。

1.5檔案制度不健全

目前許多高校檔案材料仍然沿用舊的模式,沒有根據(jù)新情況新形勢建立健全新內(nèi)容,缺乏健全的檔案制度。如對學(xué)生檔案的紀(jì)錄與管理,著重強(qiáng)調(diào)政治表現(xiàn),大都是入黨、入團(tuán)材料及政治方面的獎懲等,很少有對學(xué)生素質(zhì)和綜合能力的記載,偏重記載學(xué)生的歷史,缺少反映動態(tài)的個人能力和信譽(yù)的記載,缺乏個性特征;檔案內(nèi)容不完整,不能涵蓋學(xué)生綜合素質(zhì),社會實踐活動、科技創(chuàng)新活動和心理健康狀況等方面的資料欠缺,參加職業(yè)能力培訓(xùn)考核、計算機(jī)等級考試和英語水平能力測試等有關(guān)內(nèi)容也未能在檔案中準(zhǔn)確完整的體現(xiàn)出來。

2.加強(qiáng)高校檔案管理的應(yīng)對策略

2.1增強(qiáng)檔案意識

高校檔案是高等院?；顒拥闹苯佑涗?高校檔案作為高等學(xué)校教育的一種特殊資源,是學(xué)校事務(wù)管理的重要內(nèi)容。高校領(lǐng)導(dǎo),檔案主管領(lǐng)導(dǎo)要不斷增強(qiáng)檔案意識,關(guān)心和支持檔案工作,主動了解當(dāng)前檔案工作的現(xiàn)狀。檔案工作者要從思想觀念上摒棄落后的觀念,打破傳統(tǒng)的工作格局、模式。充分認(rèn)識到收集全檔案、保管好檔案,才能更好地、有針對性地開展為社會各界服務(wù)。

2.2優(yōu)化檔案管理模式

應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢。為了提高檔案管理質(zhì)量和效率,適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,高校要加大檔案管理力度、改進(jìn)管理模式,把現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用于檔案管理之中,充分發(fā)揮計算機(jī)信息處理和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢,取代傳統(tǒng)的手工操作模式,如各種影像資料收集、條形碼識別等,不斷提高管理效率和管理水平。同時構(gòu)建廣泛有效的交流機(jī)制,加強(qiáng)信息溝通,相互協(xié)調(diào),有效地推進(jìn)檔案管理工作。

2.3加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè),實行專人負(fù)責(zé)檔案。選用熱愛檔案工作、思想覺悟高、保密意識強(qiáng)、業(yè)務(wù)知識過硬的人員從事檔案工作;不斷加強(qiáng)工作人員專業(yè)理論和管理知識培訓(xùn),努力提高自身素質(zhì)。要求檔案管理人員不僅熟練掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專業(yè)知識,而且要掌握計算機(jī)、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段,成為信息和知識的導(dǎo)航員。同時,要大力引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)知識的高層次人才,建立一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的高素質(zhì)檔案管理隊伍,提高檔案管理水平。

2.4加大經(jīng)費投入

檔案資源是高校寶貴的重要資源。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。要加大經(jīng)費投入,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),采取切實有效措施,改善硬件環(huán)境,保護(hù)檔案資源。同時要采取現(xiàn)代化手段管理檔案資源,為高校檔案管理現(xiàn)代化建高提供有力保障。

2.5健全檔案歸檔制度

健全檔案管理制度是開展檔案管理的重要保證,相關(guān)職能部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào),做好建檔、歸檔等各環(huán)節(jié)的銜接工作,避免檔案工作脫節(jié),通過建立健全各項規(guī)章制度和完善記錄項目,使檔案管理工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。

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(責(zé)任編輯/彭巍)