醫(yī)院檔案管理存在的問題及發(fā)展對(duì)策

殷萬芹

[中圖分類號(hào)]R197.3[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B[文章編號(hào)]1672-4208(2009)18-0006-02

檔案是重要的信息資源，醫(yī)院的檔案記載了醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院管理工作的重要部分，它體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平。隨著醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提高、各項(xiàng)資金投入的不斷加大，檔案工作從制度建設(shè)、軟硬件建設(shè)、人員素質(zhì)等方面都應(yīng)適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要，以達(dá)到與醫(yī)院的發(fā)展同步。

1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1組織管理方面(1)部分醫(yī)院沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，醫(yī)院檔案室一般隸屬辦公室，有的醫(yī)院辦公室、政工科、黨辦綜合為一個(gè)科室，檔案人員身兼數(shù)職，既要做文書處理工作、人事工資、辦公室的日常事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性工作，還要應(yīng)對(duì)一些應(yīng)急性工作，常常沒有精力做好檔案管理工作，存在心有余力不足現(xiàn)象。(2)忽視了對(duì)檔案管理人員整體素質(zhì)的要求，沒有將檔案人員的培訓(xùn)納入繼續(xù)教育計(jì)劃，造成檔案管理人員的思想觀念、業(yè)務(wù)知識(shí)、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。沒有將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、單位發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)考核中，歸檔管理制度落實(shí)不到位，在重要科學(xué)研究、重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)、大型儀器設(shè)備管理等工作鑒定驗(yàn)收時(shí)，不能保證檔案人員參加，造成歸檔材料不齊全、不完整。

1.2設(shè)施設(shè)備從基本建設(shè)方面看，檔案庫(kù)房面積小，達(dá)不到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。辦公室、閱覽室和檔案室沒有分開，檔案安全保管、檔案庫(kù)房、檔案裝具等條件及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)安全等硬件建設(shè)達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

1.3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)醫(yī)院檔案管理水平不高，在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)、內(nèi)外環(huán)境建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展?，F(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差，整個(gè)檔案管理工作中，手工操作方式所占比例較大，檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化管理水平與實(shí)際要求有差距，醫(yī)院檔案室雖然配有計(jì)算機(jī)，有的也安裝了檔案管理軟件，但由于多方面的原因，現(xiàn)代化管理手段沒有得以充分利用，檔案管理水平滯后，影響了檔案業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，影響了醫(yī)院整體管理水平的提高。

1.4開發(fā)利用部分專業(yè)技術(shù)人員，甚至是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，片面地將檔案利用局限于查時(shí)間、查事件、查制度、查規(guī)定，僅限于來查什么就找什么，檔案利用工作處于被動(dòng)狀態(tài)。信息資源開發(fā)處于零階段。對(duì)室藏內(nèi)容沒有進(jìn)行有效的宣傳，檔案的利用價(jià)值沒能得到充分的體現(xiàn)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。

2醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對(duì)策

2.1加強(qiáng)宣傳力度。提高全員檔案意識(shí)加大對(duì)檔案法律法規(guī)的宣傳，讓全員了解檔案法律法規(guī)的內(nèi)容和檔案工作的重要意義。檔案工作人員要充分利用檔案信息，積極為醫(yī)院建設(shè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提供決策依據(jù)，使全院職工了解檔案是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展不可缺的寶貴信息資源。是醫(yī)院積累的不可估量的寶貴財(cái)富，檔案工作能幫助提高醫(yī)護(hù)水平，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療、護(hù)理、科研工作，利用檔案信息資源可為醫(yī)院創(chuàng)造巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到醫(yī)院檔案工作的重要性，把檔案工作放在重要的位置上。利用會(huì)議、展覽、電視、網(wǎng)絡(luò)等宣傳形式對(duì)有說服力的檔案利用典型事例對(duì)檔案信息所起的作用及其意義進(jìn)行宣傳報(bào)道，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)。

2.2利用考核契機(jī)，破解檔案工作難題要充分利用檔案年度考核機(jī)會(huì)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)在財(cái)力、物力、人力上的支持，從根本上解決檔案庫(kù)房、設(shè)施軟硬件、人員配備的實(shí)質(zhì)性、基礎(chǔ)性的問題，同時(shí)，要扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作。努力爭(zhēng)取好成績(jī)，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理水平是醫(yī)院管理水平的具體體現(xiàn)。檔案管理工作得到上級(jí)主管部門的認(rèn)可，能進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，加大醫(yī)院在檔案管理工作中的投資力度。破解檔案工作在組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)施設(shè)備建設(shè)等方面的難題，逐步達(dá)到國(guó)家規(guī)定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

2.3強(qiáng)化獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高檔案管理人員工作積極性根據(jù)檔案工作的不同分工，制定切合實(shí)際的管理制度，明確職責(zé)，將檔案工作目標(biāo)任務(wù)列入相關(guān)科室、相關(guān)人員的工作目標(biāo)年度考核中。綜合檔案室作為檔案管理的職能部門。工作目標(biāo)任務(wù)主要負(fù)責(zé)當(dāng)年度《檔案法》及有關(guān)檔案工作法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行，制定相應(yīng)的規(guī)章制度。檢查、指導(dǎo)各職能科室年度檔案工作情況，做好檔案開發(fā)利用工作和年度檔案歸檔等工作：對(duì)重視檔案工作、檔案收集齊全完整、年度工作任務(wù)目標(biāo)完成好的科室予以獎(jiǎng)勵(lì)，反之予以通報(bào)批評(píng)，從而調(diào)動(dòng)科室和個(gè)人工作的積極性和主動(dòng)性，確保檔案管理水平不斷提高。

2.4加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。從事這項(xiàng)工作的人員應(yīng)是具備較強(qiáng)的文化素質(zhì)、檔案專業(yè)知識(shí)和多方面知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案工作人員除熟悉檔案工作法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，以及檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等各方面的專業(yè)知識(shí)。檔案工作的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，促使檔案管理人員要不斷更新知識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，具備網(wǎng)上信息資源的組織和篩選的技能。通過不斷學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)展知識(shí)面，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)，成為一名稱職的檔案工作者。

2.5加強(qiáng)硬件設(shè)施的配置，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)這一高科技的產(chǎn)品已投入到檔案管理工作中，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、檢索、查閱醫(yī)院的各種門類和載體的檔案已成為現(xiàn)實(shí)，檔案現(xiàn)代化管理手段的實(shí)施。能節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，縮短查找時(shí)間，提高查準(zhǔn)率，能更加方便利用者的查找和閱讀，為利用者節(jié)省寶貴的時(shí)間，檔案工作人員要不斷研究完善檔案現(xiàn)代化管理手段，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

2.6做好深層次開發(fā)，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用(1)為了使所保存檔案的內(nèi)容、項(xiàng)目一目了然，對(duì)所需的檔案材料能迅速、準(zhǔn)確的查找，要編制科學(xué)、實(shí)用的檢索工具。這是提高檔案管理水平和做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用的主要手段。(2)檔案工作者深入醫(yī)院第一線調(diào)研，了解各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息。加強(qiáng)二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的編研工作，主動(dòng)為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息資源。(3)收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，可以了解檔案效益發(fā)揮的情況，以此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而提高檔案利用率，改變以往那種只管信息輸出，不管用途如何的現(xiàn)象。反饋內(nèi)容可包括：對(duì)提供者的評(píng)價(jià)、對(duì)各種服務(wù)方式的評(píng)價(jià)、對(duì)服務(wù)水平及質(zhì)量的評(píng)價(jià)以及對(duì)利用效果的評(píng)價(jià)。

總之，醫(yī)院的檔案工作在醫(yī)院整體管理工作中占有非常重要的地位。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展對(duì)檔案工作提出了許多新的問題和挑戰(zhàn)，也向檔案工作提出了許多新的更高的要求，只要我們檔案工作者不斷學(xué)習(xí)，超越自我，掌握扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、具備良好的綜合素質(zhì)，就一定能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理工作，為醫(yī)院的建設(shè)做出自己的貢獻(xiàn)。