出納崗位認(rèn)知分析

章 珊

摘要:出納員是貨幣資金內(nèi)部控制的關(guān)鍵崗位,明確其職責(zé),加強對其的制衡,對于保證企業(yè)貨幣資金的安全完整,有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞:出納;會計工作;崗位

中圖分類號:F23文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1672-3198(2009)23-0190-03

出納工作是會計工作的一個重要崗位,關(guān)系到貫徹執(zhí)行國家政策和規(guī)章制度,關(guān)系到每個員工的切身利益,也顯示出財務(wù)會計人員的精神文明和職業(yè)道德水準(zhǔn)。

1出納的概述

1.1出納的含義

作為會計術(shù)語的出納,通常是指出納工作。出納工作,顧名思義,出即支出,納即收入。出納工作是管理貨幣資金、票據(jù)、有價證券進進出出的一項工作。具體地講,出納是按照有關(guān)規(guī)定和制度,辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù),保管庫存現(xiàn)金、有價證券、財務(wù)印章及有關(guān)票據(jù)等工作的總稱。

1.2設(shè)置出納崗位的原因

現(xiàn)金作為一種特殊的商品,是人們最為關(guān)心和渴求的一種財富;現(xiàn)金作為資本的一個組成部分,又是流動性最強、性能最活躍的一種流動資產(chǎn),可以說誰得到了它,誰就得到了物質(zhì)財富。所以現(xiàn)金不同于其他資產(chǎn),在管理和核算上需要有一種極為嚴(yán)密的手續(xù),要有相互監(jiān)督和制約的手段,從而保證其安全完整和不受損失,這就要求在日常工作中建立和完善現(xiàn)金核算和現(xiàn)金管理制度。這一制度最顯著的特點,就是在核算和管理中要求賬錢分管:一部分財會人員(會計員)分管賬目(指現(xiàn)金總賬,或稱總賬中的現(xiàn)金科目);一部分財會人員(出納員)具體分管現(xiàn)金的收、付、存,以互相配合、互相制約,共同管理好現(xiàn)金的核算和管理工作。

1.3出納人員的含義

從廣義上講,既包括會計部門的出納工作人員,也包括業(yè)務(wù)部門的各類收款員(收銀員)。收款員(收銀員),從其工作內(nèi)容、方法、要求,以及他們本身應(yīng)具備的素質(zhì)等方面看,與會計部門的專職出納人員有很多相同之處。他們的主要工作是辦理貨幣資金和各種票據(jù)的收入,保證自己經(jīng)手的貨幣資金和票據(jù)的安全與完整;他們也要填制和審核許多原始憑證;他們同樣是直接與貨幣打交道,除了要有過硬的出納業(yè)務(wù)知識以外,還必須具備良好的財經(jīng)法紀(jì)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。所不同的是,他們一般工作在經(jīng)濟活動的第一線,各種票據(jù)和貨幣資金的收入,特別是貨幣資金的收入,通常是由他們轉(zhuǎn)交給專職出納的;另外,他們的工作過程是收入、保管、核對與上交,一般不專門設(shè)置賬戶進行核算。所以,也可以說,收款員(收銀員)是出納(會計)機構(gòu)的派出人員,他們是各單位出納隊伍中的一員,他們的工作是整個出納工作的一部分。出納業(yè)務(wù)的管理和出納人員的教育與培訓(xùn),應(yīng)從廣義角度綜合考慮。狹義的出納人員僅指會計部門的出納人員。

2出納人員的崗位職責(zé)

2.1辦理現(xiàn)金收支和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)

各單位出納人員應(yīng)根據(jù)國家《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定,具體辦理現(xiàn)金的收支業(yè)務(wù);對重大的開支項目,須經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)或會計負(fù)責(zé)人審核后再辦理付款手續(xù)。同時應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國票據(jù)法》、《銀行支付結(jié)算制度》等有關(guān)規(guī)定,辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。出納人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時,做到知法、懂法、守法,現(xiàn)金的收支符合有關(guān)規(guī)定和相關(guān)的手續(xù),在此基礎(chǔ)上還要保證收支、核算的及時性。

2.2登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬,編制日報表和調(diào)節(jié)表

出納人員根據(jù)已經(jīng)編制的收、付款憑證,經(jīng)其他會計人員審核無誤后,逐筆序時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,每日終了應(yīng)結(jié)出余額。銀行存款賬面余額,要定期與銀行對賬單進行核對。月終應(yīng)及時編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”,使賬面余額與對賬單上余額相符?，F(xiàn)金賬面余額應(yīng)與庫存現(xiàn)金核對,使其賬實相符。對于現(xiàn)金業(yè)務(wù)和銀行收支業(yè)務(wù)較多的單位,也可以編制現(xiàn)金、銀行存款日報、旬報表,以反映現(xiàn)金和銀行存款的收、支、存情況。

2.3保證現(xiàn)金、有價證券、空白支票、印章的安全和完整

出納人員不僅負(fù)責(zé)登記現(xiàn)金日記賬,而且負(fù)責(zé)保管現(xiàn)金。有些單位的有價證券如同庫券、債券等也應(yīng)由出納人員負(fù)責(zé)保管。因此出納人員應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況建立現(xiàn)金、有價證券登記薄,便于隨時進行核對,保證其安全完整。此外,出納人員應(yīng)妥善保管保險柜的鑰匙,在任期間鑰匙不離身,不得交給他人保管,對于保險柜的密碼嚴(yán)格保密。各單位的空白支票應(yīng)由出納人員從開戶銀行購買,并將購買后的空白支票登記在支票登記簿中。在支票使用后,應(yīng)將用途及支票號除登記銀行存款日記賬外,還應(yīng)該在支票登記簿中予以記錄,以備核對。另外,還應(yīng)妥善保管印章(財務(wù)章、公章),一般來說出納人員保管空白支票并簽發(fā)支票,支票印章由會計主管人員負(fù)責(zé)或指定專門人員負(fù)責(zé)保管。當(dāng)然,各單位的具體情況不盡相同,因此可以根據(jù)其具體規(guī)定自行處理。但需要注意的是,空白支票與印章不得由一人管理。

3出納崗位的工作流程

3.1收款程序

(1)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金收入傳票點收現(xiàn)款,鑒定現(xiàn)鈔的真?zhèn)螣o誤后,即在現(xiàn)金收入傳票加蓋“收款日戳”及“分號”(收入傳票之分號每日自第一號依序編列)并蓋私章。

(2)如需簽發(fā)或發(fā)還信托單或各種憑證時,應(yīng)于傳票下端制票員編號處登記“號碼牌”號數(shù)(號碼牌應(yīng)與傳票加蓋騎縫私章)后,將“號碼牌”(簽發(fā)信托單時以收入傳票第二聯(lián)代替號碼牌)交給顧客憑向原經(jīng)辦部門領(lǐng)取所需憑證。

(3)將收款后的傳票依序登記于:①現(xiàn)金收入賬。②現(xiàn)金收入日記賬后,傳票及附件遞交有關(guān)部門辦理。各有關(guān)部門辦妥手續(xù)后,按傳票所記號碼呼號收回“號碼牌”(應(yīng)注意有無涂改),憑此交付信托單或憑證等。

3.2付款程序

出納部門付出現(xiàn)金,須憑現(xiàn)金支出傳票(包括視同現(xiàn)金支票傳票的各項付款憑證)辦理。

(1)凡付款傳票,均須依照程序先由經(jīng)辦員、會計人員及各級主管人員核章后始得付款。

(2)出納員支付款項時,須先查明傳票的核章具備后在傳票編列“分號”(每日自第一號依序編列)依序登記于:

①現(xiàn)金支出賬。

②現(xiàn)金支出日記賬。

③在傳票及附件的憑證上加蓋“付款日戳”及私章后,點檢款項,按傳票左端所記號碼呼號,向客戶收回“號碼牌”(應(yīng)注意號碼有無涂改)并詢明金額無誤后,即照付現(xiàn)款(包括支票)。

④凡本公司簽發(fā)的支票應(yīng)以記名式為原則,支票經(jīng)主管簽蓋印鑒后,均應(yīng)經(jīng)會計及出納員副署。

3.3出納事務(wù)

(1)券幣的整理。

收入各項券幣的整理均應(yīng)湊成整數(shù)后封扎,其方法如下:

①各種面額的券幣均應(yīng)分別整理,同一面額每100張為1扎,每10扎為1捆。

②每扎應(yīng)用紙簽條封,每捆應(yīng)加貼封,注明年月日。

③同一面額未滿100張的鈔券,得以50張折摺封扎。

④各扎各捆經(jīng)收人員應(yīng)加蓋私章。

⑤各種硬幣,同一面額每50枚為1卷,每1000枚為1袋,各卷名袋須如蓋經(jīng)收人員私章。

經(jīng)手點鈔人員對其所簽封的券幣負(fù)責(zé)。

(2)其他事項。

現(xiàn)金的提存:

①往來行庫的票據(jù)及現(xiàn)金提送,應(yīng)派適當(dāng)人員充任,金額較巨或認(rèn)為必要時應(yīng)加派人員辦理。

②每日營業(yè)終了時,除酌留一部分充為次日營業(yè)時必要的支付資金外,所有款項應(yīng)盡量送存行庫。

庫存:

①現(xiàn)金庫存除現(xiàn)款外,其他一切票據(jù)、借據(jù)或取款憑條均不能抵充。營業(yè)終了結(jié)賬后,如有經(jīng)收(付)的款項應(yīng)辦妥次日收(付)款手續(xù),經(jīng)各級主管人員核章后連同傳票一并保管。

②每日庫存現(xiàn)金,須與“現(xiàn)金庫存表”所載金額相符,如有不符時應(yīng)立即報告主管,并應(yīng)于當(dāng)日查明不符緣由,如確屬無法當(dāng)日查明時,應(yīng)以暫收款或暫付款科目整理,待次日再繼續(xù)調(diào)查。

金庫:

①金庫內(nèi)外門應(yīng)備正副鑰匙各一副,內(nèi)門正鑰匙由出納員負(fù)責(zé)管理使用,外門正鑰匙由經(jīng)理或指定副經(jīng)理掌管,非兩者不得啟閉金庫,內(nèi)外門副鑰匙由經(jīng)理會同會計科長及主辦出納員密封緘口蓋騎縫章后,交由經(jīng)理另行保管。

②因故不能使用正鑰匙需使用副鑰匙時,經(jīng)理須會同會計科長及主辦出納員啟封,用后重行封存。

貴重物品的保管:

凡與業(yè)務(wù)有關(guān)的有價證券等貴重物品,需寄存出納專用的金庫時,應(yīng)由經(jīng)辦人員成扎或整箱密封,并由主管人員簽章后,連同保管條(寫明交存的件數(shù))交出納員,出納員點收后給保管條簽章交經(jīng)辦員收執(zhí),發(fā)還保管物時,收回保管條注銷后裝訂保管備查。

銀行存款支票簿的使用:

①領(lǐng)用支票簿時,須由主管指派的經(jīng)管員編列號碼登記在“空白單據(jù)登記簿”發(fā)交經(jīng)辦人員簽章使用。

②作廢的支票,須蓋“作廢”戳記,粘貼于該同一號碼的存根上,以示慎重。

③每日營業(yè)終了時,經(jīng)辦員應(yīng)即查對當(dāng)日簽發(fā)的支票存根,結(jié)計金額在存根最后一張背面,與銀行存款科目簽發(fā)總數(shù)是否相符,同時查點尚未使用的空白張數(shù)是否相符。

④用過的支票簿(存根),須交還經(jīng)管員查核使用張數(shù)及作廢張數(shù)是否相符,并在“空白單據(jù)登記簿”備注欄注明后,妥為保存(訂為15年)。

銀行存款的印鑒:

銀行存款的印鑒為有權(quán)簽章人員印鑒(簽章、職章、私章)及副署人員印鑒(會計科長、信托科長、出納員的印章)。

號碼牌的使用:

“號碼牌”本身并非付款憑證,僅為經(jīng)辦員方便認(rèn)識交付客戶的標(biāo)記。

4出納崗位的基本要求

4.1政策水平

不以規(guī)矩,不成方圓。出納工作涉及的“規(guī)矩”很多,如《會計法》及各種會計制度,現(xiàn)金管理制度及銀行結(jié)算制度,《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》,成本管理條例及費用報銷額度,稅收管理制度及發(fā)票管理辦法,還有本單位自己的財務(wù)管理規(guī)定等等。這些法規(guī)、制度如果不熟悉、不掌握,是絕對做不好出納工作的。所以,要做好出納工作的第一件大事就是學(xué)習(xí)、了解、掌握財經(jīng)法規(guī)和制度,提高自己的政策水平。出納人員只有刻苦掌握政策法規(guī)和制度,明白了哪些該干,哪些不該干,哪些該抵制,工作起來就會得心應(yīng)手,就不會犯錯誤。

4.2業(yè)務(wù)技能

出納工作需要很強的操作技巧。打算盤、用電腦、填票據(jù)、點鈔票等,都需要深厚的基本功。作為專職出納人員,不但要具備處理一般會計事務(wù)的財會專業(yè)基本知識,還要具備較高的處理出納事務(wù)的出納專業(yè)知識水平和較強的數(shù)字運算能力。在快和準(zhǔn)的關(guān)系上,作為出納員,要把準(zhǔn)確放在第一位,要準(zhǔn)中求快。提高出納業(yè)務(wù)技術(shù)水平關(guān)鍵在手上,打算盤、用電腦、開票據(jù)、都離不開手。而要提高手的功夫,關(guān)鍵又在勤,勤能生巧,巧自勤來。有了勤,就一定能達到出納技術(shù)操作上的理想境界。另外,還要苦練漢字、阿拉伯?dāng)?shù)字,提高寫作概括能力,使人見其字如見其人,一張書寫工整、填寫齊全、摘要精煉的票據(jù)能表現(xiàn)一個出納員的工作能力。

4.3工作作風(fēng)

要做好出納工作首先要熱愛出納工作,要有嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)和職業(yè)習(xí)慣。作風(fēng)的培養(yǎng)在成就事業(yè)方面至關(guān)重要。出納每天和金錢打交道,稍有不慎就會造成意想不到的損失,出納員必須養(yǎng)成與出納職業(yè)相符合的工作作風(fēng),概括起來就是:精力集中,有條不紊,嚴(yán)謹(jǐn)細致,沉著冷靜。精力集中就是工作起來就要全身心地投入,不為外界所干擾;有條不紊就是計算器具擺放整齊,錢款票據(jù)存放有序,辦公環(huán)境潔而不亂;嚴(yán)謹(jǐn)細致就是認(rèn)真仔細,做到收支計算準(zhǔn)確無誤,手續(xù)完備,不發(fā)生工作差錯;沉著冷靜就是在復(fù)雜的環(huán)境中隨機應(yīng)變,化險為夷。

4.3安全意識

現(xiàn)金、有價證券、票據(jù)、各種印鑒,既要有內(nèi)部的保管分工,各負(fù)其責(zé),并相互牽制;也要有對外的保安措施,從辦公用房的建造,門、屜、柜的鎖具配置,到保險柜密碼的管理,都要符合保安的要求。出納人員既要密切配合保安部門的工作,更要增強自身的保安意識,學(xué)習(xí)保安知識,把保護自身分管的公共財產(chǎn)物資的安全完整作為自己的首要任務(wù)來完成。

4.5道德修養(yǎng)

出納人員必須具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng),要熱愛本職工作,敬業(yè)、精業(yè);要科學(xué)理財,充分發(fā)揮資金的使用效益;要遵紀(jì)守法,嚴(yán)格監(jiān)督,并且以身作則;要潔身自好,不以職務(wù)之便謀取一己私利;要做到誠信為本,操守為重,堅持原則,不做假賬,不貪、不占公家便宜;要實事求是,真實客觀地反映經(jīng)濟活動的本來面目;要注意保守機密;要竭力為本單位的中心工作、為單位的總體利益、為全體員工服務(wù),牢固樹立為人民服務(wù)的思想。

4.6緊扣時代脈搏,轉(zhuǎn)變思想觀念,與時俱進

作為出納人員需對其工作任務(wù)有個全面的認(rèn)識并且應(yīng)對出納工作中出現(xiàn)的新情況、新問題。從事出納工作,我們應(yīng)當(dāng)保持心情愉快,對未來充滿希望和信心,在崗位的比較選擇上不妨度量大一點、風(fēng)格高一點,在工作上不妨勤懇一點、認(rèn)真一點。

總之,出納工作是財會機構(gòu)的重要崗位之一,是財務(wù)工作的一個組成部分,其工作好壞,直接影響財務(wù)工作的正常開展。由以上我們不難看出,要做好出納工作并不是一件很容易的事情,必須具有扎實的理論基礎(chǔ)和實務(wù)技能:不但要具備處理一般會計事務(wù)的財會專業(yè)基礎(chǔ)知識,還要具備較高的處理出納事務(wù)的出納專業(yè)知識水平和較強的數(shù)字運算能力。不僅“快”還“準(zhǔn)”,并在快與準(zhǔn)之間尋求到二者的平衡。

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