高校后勤信息化建設(shè)實(shí)施策略與方法研究

吳漢龍

摘要:高校后勤信息化建設(shè)是信息時(shí)代高校后勤系統(tǒng)提高和優(yōu)化后勤保障服務(wù)的要求,是一項(xiàng)系統(tǒng)工程、創(chuàng)新工程、全員工程,沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的模式可循。受高校后勤整體管理水平與管理素質(zhì)所限,后勤信息化建設(shè)總體開(kāi)展成效不容樂(lè)觀。本文旨在分析實(shí)施信息化建設(shè)相對(duì)成功的后勤系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn),就高校后勤信息化實(shí)施的策略與方法做些粗淺的探究。

關(guān)鍵詞:高校后勤系統(tǒng) 信息化建設(shè) 信息化管理系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào):G474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-8454(2009)23-0024-02

高校后勤在實(shí)施信息化的過(guò)程中,一步到位地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)集成的信息化管理系統(tǒng)無(wú)疑是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的理想途徑,但是這樣做的結(jié)果是系統(tǒng)耗資巨大,風(fēng)險(xiǎn)高,涉及的管理范圍廣,是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要相當(dāng)強(qiáng)的實(shí)力做保證。就目前高校后勤系統(tǒng)實(shí)施信息化建設(shè)的狀況來(lái)看,很少有高校是有能力同步實(shí)施的。事實(shí)上,多數(shù)高校后勤在信息化實(shí)踐過(guò)程中,一般是根據(jù)自身的實(shí)際情況,按自己的需求來(lái)推進(jìn)信息化的。無(wú)論是由于本身實(shí)力所限還是吸取盲目建設(shè)的挫敗教訓(xùn),很多高校后勤搞信息化工程時(shí)都是從實(shí)施某個(gè)單項(xiàng)管理信息化項(xiàng)目做起的,相應(yīng)的管理軟件也頗受歡迎。高校后勤系統(tǒng)的建設(shè)受各方面因素的限制,筆者認(rèn)為,信息化建設(shè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況具體規(guī)劃,分階段、有步驟、有重點(diǎn)地實(shí)施單項(xiàng)管理信息化工程,通過(guò)預(yù)留接口,在未來(lái)合適的條件下再實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成。

一、高校后勤信息化建設(shè)實(shí)施策略經(jīng)驗(yàn)分析

就目前高校后勤系統(tǒng)實(shí)施信息化的情況來(lái)看,從總體上實(shí)施投入很大,效果并不是很理想。究其原因,在很大程度上是信息化實(shí)施的策略和模式選擇上有問(wèn)題。筆者就一些信息化建設(shè)實(shí)施策略相對(duì)成功的高校后勤的經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)單地做以下分析。

1.自上而下,統(tǒng)一規(guī)劃

信息系統(tǒng)規(guī)劃必須是自上而下,統(tǒng)一規(guī)劃,系統(tǒng)地進(jìn)行(特別是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)格式應(yīng)統(tǒng)一)。這樣可以避免因規(guī)劃不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)或系統(tǒng)接口不一致,給后續(xù)開(kāi)發(fā)工作帶來(lái)?yè)p失。但是,系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的投入、實(shí)施過(guò)程,則可視具體情況具體分析,分步地進(jìn)行。

2.設(shè)備選擇講究實(shí)用

設(shè)備的選擇要根據(jù)系統(tǒng)分析的結(jié)果來(lái)考慮,適合、實(shí)用即可,不必考慮太長(zhǎng)遠(yuǎn),更不大可能一勞永逸地“一步到位”。根據(jù)近幾十年信息處理設(shè)備發(fā)展的規(guī)律來(lái)看,通常設(shè)備更新周期一般都在5～7年左右。因此,不管購(gòu)買(mǎi)多么“高檔”的設(shè)備,也不可能“一步到位”,5～7年后,同樣會(huì)面臨被淘汰的命運(yùn)。

3.充分考慮系統(tǒng)分析和二次開(kāi)發(fā)的費(fèi)用

系統(tǒng)分析和二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用應(yīng)占到總投入的一半以上。在信息系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中,系統(tǒng)調(diào)查、分析、流程項(xiàng)目重組、二次開(kāi)發(fā)的資金投入一般應(yīng)占到總投入的一半以上。切不可將大部分資金都投入到軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)上。沒(méi)有充分考慮到需求分析、流程重組、本地化、用戶(hù)化二次開(kāi)發(fā)和運(yùn)行維護(hù)費(fèi),是導(dǎo)致信息化實(shí)施失敗的重要原因之一。

4.以服務(wù)深化來(lái)驅(qū)動(dòng)信息化建設(shè)

后勤信息化建設(shè)必須以提供便利、快速、周到的服務(wù)為驅(qū)動(dòng),根據(jù)被服務(wù)對(duì)象的要求不斷地完善信息化建設(shè)。每一個(gè)模塊的開(kāi)發(fā)與研制必須要考慮到后勤系統(tǒng)與學(xué)校相關(guān)處室和被服務(wù)的師生的實(shí)際情況和適用性。否則,注定會(huì)失敗。

5.著眼于整體管理水平的提高

后勤信息化不單純是數(shù)據(jù)處理技術(shù)和工具、手段的變化,更重要的是后勤整體組織機(jī)構(gòu)、管理水平、競(jìng)爭(zhēng)能力、服務(wù)流程優(yōu)化和規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理程度等多方面的提升。后勤信息化必然會(huì)涉及部分人和小集體的利益。所以,在總體上,改革前景是光明的,但從具體細(xì)節(jié)或個(gè)別人的角度看,這個(gè)過(guò)程可能又是痛苦的。這時(shí)候就需要發(fā)揮行政的作用,即所謂的“第一把手原則”。需要領(lǐng)導(dǎo)支持,協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系與利益,確保改革和信息化實(shí)施的進(jìn)行。

二、高校后勤信息化建設(shè)的實(shí)施方法比較研究

后勤信息化建設(shè)對(duì)于高校后勤系統(tǒng)來(lái)說(shuō),投入大、風(fēng)險(xiǎn)高、實(shí)施難度較大,能否順利進(jìn)行,這是管理者關(guān)心的問(wèn)題。從高校后勤社會(huì)化改革發(fā)展到目前的情況來(lái)看,開(kāi)展后勤信息化建設(shè)的方法比較單一,我們根據(jù)高校后勤的實(shí)際情況,同時(shí)參考一些企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)的過(guò)程,來(lái)簡(jiǎn)單羅列三種常見(jiàn)的信息化建設(shè)方法:

1.一步到位法

即后勤信息化建設(shè)一步到位,將現(xiàn)有的各種問(wèn)題一次性徹底地解決,該方法“畢其功于一役”。但是該方法實(shí)現(xiàn)的前提是“先破壞,再建設(shè)”。往往因?yàn)樗诮ㄔO(shè)行動(dòng)之前所采取的改革步伐太大,忽略了事物是不斷發(fā)展變化的,沒(méi)有人能在建設(shè)之初就將所有的問(wèn)題想清楚,所以,在實(shí)際操作中往往是舊的問(wèn)題還沒(méi)有解決,而新的問(wèn)題已經(jīng)不斷地產(chǎn)生。這種方法對(duì)于高校后勤系統(tǒng)來(lái)說(shuō),具有極大的不確定性與風(fēng)險(xiǎn)性,若信息化建設(shè)不當(dāng)則會(huì)“愈改愈糟”,甚至使后勤管理紊亂,出現(xiàn)難以預(yù)料的后果。

2.漸進(jìn)變革法

即一次解決信息化建設(shè)的一部分,日積月累而最終達(dá)成全面改革的目的。這種方法比較溫和,不像“一步到位法”那樣看上去充滿“徹底革命”的霸氣,但也有很多人反對(duì),認(rèn)為一次改變一小部分,可能產(chǎn)生行為與思想上的惰性,出現(xiàn)滿足于現(xiàn)狀不求進(jìn)取等現(xiàn)象。其實(shí)開(kāi)展信息化建設(shè),是一項(xiàng)永無(wú)止境的工作,“逆水行舟,不進(jìn)則退”,作為信息化建設(shè)的管理者與實(shí)施者,都要有“永動(dòng)機(jī)”的變革概念。所以,我們?cè)谶@種方法的基礎(chǔ)上,更提倡以下這種“小步快走”法。

“小步快走”法就是在信息化建設(shè)過(guò)程中,不是一下子去建設(shè)一個(gè)宏偉的大系統(tǒng),而是一步步去實(shí)現(xiàn),每一步實(shí)現(xiàn)一些功能,能夠做一些事情,就把這部分先用起來(lái),然后再做下一步。這種簡(jiǎn)單的逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)的方法有它的實(shí)用性與價(jià)值性:

(1)風(fēng)險(xiǎn)小。不用很擔(dān)心技術(shù)開(kāi)發(fā)商的不合適、服務(wù)模塊開(kāi)發(fā)錯(cuò)誤等等一系列問(wèn)題。而在后勤系統(tǒng)開(kāi)展信息化過(guò)程中,這些問(wèn)題發(fā)生的概率,應(yīng)該說(shuō)并不低。

(2)見(jiàn)效快。走一步,見(jiàn)一步成效,總比做上一兩年才搞定,才開(kāi)始發(fā)揮作用要好得多。事實(shí)上,一兩年甚至三五年才搞定的系統(tǒng),用起來(lái)也不可能一步到位,還是一點(diǎn)點(diǎn)用起來(lái),一點(diǎn)點(diǎn)發(fā)揮成效對(duì)后勤管理者更有吸引力。

(3)內(nèi)部阻力小。這實(shí)際是上述兩點(diǎn)的必然結(jié)果。每一步的付出小,同時(shí)每一步都有內(nèi)部受益者,這樣當(dāng)然就要好推進(jìn)許多。那種“徹底革命”式的變革是要革部分員工的“命”,可能受到的抵觸是不言而喻的。

(4)靈活適應(yīng)需求。事實(shí)上想預(yù)先把需求想得清清楚楚,本身就不那么容易,更何況服務(wù)流程與服務(wù)需求是不斷發(fā)展的,環(huán)境是不斷變化的。而小步快走的方式,就使得每一次只要面對(duì)有限的需求,只需適應(yīng)短周期的變化(短周期往往意味著無(wú)變化),適應(yīng)起來(lái)就要容易多了。

當(dāng)然,這種小步快走的模式也往往會(huì)讓后勤管理者產(chǎn)生一些擔(dān)心,比如:方向沒(méi)走對(duì)怎么辦?怎么保證分散的每一步都能適應(yīng)大方向?等等。其實(shí),我們的管理者更應(yīng)該明白,小步走,走錯(cuò)一步就退一下,總比一下子跨越好大一步退起來(lái)要容易。至于如果你會(huì)連續(xù)走錯(cuò)N步都沒(méi)有發(fā)現(xiàn),那估計(jì)一步到位時(shí)出錯(cuò)的機(jī)率也非常之大,所以這樣看來(lái)還是小步走合算。其實(shí),局部與整體的一致性問(wèn)題,才是我們要關(guān)心的核心問(wèn)題。我們的理解是,這個(gè)問(wèn)題在關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)之后,就不再是多大的問(wèn)題了。應(yīng)用與數(shù)據(jù),現(xiàn)在已經(jīng)在很大程度上是分離的。比如你可以用一種方法把數(shù)據(jù)存進(jìn)去,再用另一種方法把數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來(lái),這里面實(shí)際大家在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)方面講的是相同的語(yǔ)言。而且,不同部分的數(shù)據(jù),其實(shí)也很容易在很標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中按標(biāo)準(zhǔn)的方法結(jié)合起來(lái)。

當(dāng)然,小步快走,不能只顧低頭拉車(chē),不顧抬頭看路。在走一步時(shí),還是要適當(dāng)?shù)乜瓷蟽刹?、三?看一下路在何方。一些基本的信息系統(tǒng)的素養(yǎng)還是必要的。

3.螺旋、模態(tài)實(shí)施法

此方法流行于企業(yè)信息化建設(shè)中,我們將此方法的實(shí)施手法結(jié)合高校后勤管理的實(shí)際,擬出一個(gè)方法。即在實(shí)施后勤信息化時(shí),在我們進(jìn)行了詳細(xì)的可行性與需求分析前加入一個(gè)步驟,即“模擬上線”運(yùn)行的培訓(xùn),使后勤管理系統(tǒng)通過(guò)培訓(xùn),直觀地了解信息化建設(shè)的全貌,并使后勤系統(tǒng)從信息化的角度來(lái)了解整個(gè)高校后勤的運(yùn)行模式。這是一個(gè)“自上而下”的過(guò)程,需要進(jìn)行全員的培訓(xùn),以部門(mén)主管以上的管理人員為主。接著,在信息化實(shí)施的過(guò)程中引入項(xiàng)目管理的思路,從時(shí)間、成本和效果等三方面確保信息化項(xiàng)目的實(shí)施(即變革的階段),這是一個(gè)先“自下而上”后“自上而下”的過(guò)程。

最后,在信息化項(xiàng)目基本實(shí)施完成后,建立相關(guān)的運(yùn)行保證制度,從制度上保證信息化建設(shè)的成果,同時(shí),為新的需求做前期的預(yù)研工作(即新的模態(tài)實(shí)施培訓(xùn)),為下一階段的信息化建設(shè)做準(zhǔn)備,從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)信息化的持續(xù)、健康、有序發(fā)展?！奥菪?、模態(tài)實(shí)施”法能否取得成功的關(guān)鍵點(diǎn)在于:一方面,技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)商所提供的模擬培訓(xùn)是否能真正將后勤信息化的精髓很好地貫穿于實(shí)際的培訓(xùn)中,所設(shè)計(jì)的培訓(xùn)大綱是否全面,所涉及的內(nèi)容是否有啟發(fā)性等;另一方面,后勤內(nèi)部是否統(tǒng)一了思想,將后勤的信息化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

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(編輯:金冉)