淺談高校科技檔案歸檔問題及對策

摘要：高校科技檔案是近年來建立起來的新型檔案門類，發(fā)展速度較快?？萍紮n案在高校與發(fā)展管理中發(fā)揮著不可替代的作用，他將日益受到各級領導和廣大教職工的重視。從宏觀上論證科技檔案的重要性雖仍有必要，但從微觀上深入細致地研究和發(fā)展科技檔案本身的內(nèi)在規(guī)律更為急需。只有掌握了科技檔案歸檔和利用方面的規(guī)律和特點，才能更好地實現(xiàn)科技檔案的價值。但目前仍有許多科技文件材料不能歸檔，影響了科技檔案的開發(fā)利用。文章基于此進行了探討。

關鍵詞：科技檔案；歸檔；價值；負責人主持立卷的制度；資料流失

中圖分類號：G647

文獻標識碼：A

文章編號：1009-2374(2009)17-0066-02

一、科技文件材料的特點及其歸檔現(xiàn)狀

科技文件材料具有專業(yè)性強、內(nèi)容復雜、來源渠道分散、載體類型多樣等特點。這些特點給科技文件材料的歸檔工作帶來了一定的困難。同時，檔案人員為收集歸檔常常要“跑斷腿，磨破嘴”的現(xiàn)象雖有好轉(zhuǎn)，但仍存在一些問題，這些問題也會使科技檔案的案卷質(zhì)量及開發(fā)利用受到嚴重影響。具體表現(xiàn)在：

1、科研人員的檔案意識仍比較薄弱。如有的科研人員注重自己使用方便，不愿意歸檔，今天送一點，明天交一份，擠牙膏式的歸檔，再加之有些檔案人員習慣于墨守“你交我收”的傳統(tǒng)歸檔模式，造成了檔案材料不能及時歸檔。

2、由于科研檔案形成周期長，少則幾年，多則幾十年，涉及的人員多、范圍廣、內(nèi)容復雜，這些也容易造成科技材料的散失。

3、科技檔案工作起步較晚，工作進展很不平衡，有的單位和部門對有關歸檔制度和辦法落實不夠。如“四同步管理”、“實行課題組負責人主持立卷的制度”等都有待進一步貫徹和落實。鑒于科研材料的特點和目前存在的一些現(xiàn)象，很容易造成歸檔材料缺這少那，不完整、不系統(tǒng)。這種低質(zhì)量的科技檔案必然會對今后的提供利用產(chǎn)生不良影響和帶來負面作用。因此，必須加強對歸檔材料的審查與鑒別，使之達到系統(tǒng)和完整，實現(xiàn)科技檔案的利用價值。

二、科技檔案歸檔面臨的主要問題

(一)科技管理人員認識不夠，造成科技檔案收集質(zhì)量不高

科技檔案是科研、生產(chǎn)、建設活動的直接記錄和實際反映，它是科學技術發(fā)展的一個重要條件，是一項重要的科學技術資源。它既是勞動者繼承、吸取技藝的重要來源，又是制造、改進勞動工具的依據(jù)，也是勞動對象——自然資源的記錄。因此，對提高社會生產(chǎn)力有著重要的作用。完整、準確和系統(tǒng)的科技檔案資料，對教學研究和教學實踐研究等有很重要的借鑒與參考價值，然而科技管理人員至今仍對科技檔案管理意識比較淡薄?！爸恢匮芯浚p待檔案”的思想還存在，認為檔案工作可有可無。另外，科技檔案專業(yè)性強，周期較長，時間不固定，涉及范圍較廣，基層技術人員配合意識差，所以收集的質(zhì)量難以保證。

(二)研究人員的主觀因素，造成科技檔案資料流失

科技檔案的收集是科技檔案自身運動進入新階段的標志，維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，這是科技檔案工作基本原則的一項重要內(nèi)容。而研究人員往往沒有認識到這一點，科技檔案歸檔意識在他們身上顯得十分淡薄，只圖自己使用方便，不愿意主動將研究成果資料歸檔。有的研究人員認為成果是我(或以我為主)研制成功的，技術資料核心部分就應該完全歸研制者掌握，再則是怕利益流失，所以把控著核心資料不放。這樣就造成了一部分重要的科技資料分散在個人手里，無法保證科技檔案的完整性。

(三)檔案管理制度不健全，造成科技檔案收集不全

到目前為止，仍有高校還存在科技檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。特別是在科技成果管理方面：一是管理松散，如成果產(chǎn)生后，交篇論文登個記就萬事大吉，對技術資料的完整性、準確性不再過問；二是操作規(guī)范性差，如項目完成后，只要有結(jié)題報告，有鑒定證書或?qū)＠C書就行了，對上交科技資料的真實準確性缺乏技術支持，并且難以核實；三是科技檔案的建檔存在缺失隱患，如部分研究技術資料的核心部分掌握在個人手中，若研制者出現(xiàn)意外事故，或者產(chǎn)生其它不可抗力，該成果就將永遠丟失或變成不完整的成果。

三、改進科技檔案歸檔工作的對策

(一)完善科技資料歸檔制度，建立完善的目標管理機制

目標管理機制是指在規(guī)定的時間內(nèi)完成一定的任務而建立的量化管理模式，要求以崗位責任制為基礎，把具有競爭性的激勵機制導入到檔案管理中?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，只有健全的規(guī)章制度，才能使科技檔案工作有章可循，才能保障科技檔案的管理工作按照統(tǒng)一的規(guī)范協(xié)調(diào)一致的發(fā)展。根據(jù)國家科委國家檔案局在1987年制定的國學技術研究檔案管理暫行規(guī)定，我們將進一步建立和完善檔案工作人員崗位責任、科研整理歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案鑒定銷毀、檔案利用等制度。建立一套系統(tǒng)完整有序的檔案制度，對保證科研材料歸檔是一個有利的保證，并將直接影響到科研檔案的有效運轉(zhuǎn)和開發(fā)利用。

(二)加大宣傳力度，提高對科技成果技術資料歸檔重要性的認識

搞好高?？萍紮n案工作，首先，要提高對科技成果技術資料歸檔重要性的認識，另外還要加強對科技成果技術資料歸檔重要性的宣傳力度，在思想上要引起足夠的重視，發(fā)揮好檔案宣傳教育對利用者的激發(fā)和引導作用，讓全社會認識和知曉科技檔案也是第一生產(chǎn)力，讓全體科技人員都清楚科技成果資料歸檔的重要性，克服認識上的偏差，從而認真積極地搞好科技成果技術資料歸檔工作。

(三)制訂科技資料歸檔計劃，建立和完善歸檔程序

科研管理部門在下達科研計劃的同時，檔案管理部門也要同時作好檔案的歸檔計劃。科技檔案整理歸檔制度一直是高?？萍紮n案管理的難點，建立高?？萍紮n案整理歸檔制度應按“四同步”管理，即下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；結(jié)題、驗收、鑒定科技成果與結(jié)題、鑒定科技檔案材料同步；申請專利和登記推薦科技獎勵成果與有關部門批發(fā)專利證書、下達獲獎成果文件和證書以及檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。對不同的課題建立不同的歸檔計劃，對于研究周期長的科研項目按階段歸檔，周期短的科研項目在任務結(jié)束時一次性歸檔。

(四)加強歸檔工作的檢查與審核，確?？萍紮n案真實、準確與完整性

檢查與審核是保證科技檔案完整性的必要手段?？蒲泄芾聿块T和校檔案室要制定出檢查與審核辦法，學校也可以成立科技成果專家檢查審核委員會，為管理部門搞好科技成果技術資料歸檔工作提供技術支持。一項科技成果產(chǎn)生后，要及時請科技成果檢查與審核專家委員會對研制者提供的科技資料作全面檢查與審核，必要時，可以要求研制者作相關技術的實驗，并按技術資料的內(nèi)容進行重復演示，以驗證技術資料的全面和真實性，最后由專家檢查審核委員會出具檢查報告，以確保歸檔材料的真實、齊全和完整性。

綜上所述，科技檔案的歸檔工作不是簡單的問題，它是各種因素影響下的產(chǎn)物。要想徹底解決，還需要走很長的路?？蒲泄芾聿块T和科研檔案工作者必須解放思想更新觀念，積極主動地做好科技檔案的立卷歸檔工作，讓科技檔案在經(jīng)濟建設和社會發(fā)展中發(fā)揮出重要的價值和作用。

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作者簡介：肖永菊(1961-)，女，湖北十堰人，鄖陽醫(yī)學院館員，研究方向：檔案管理學。