如何寫出符合老板品味的商業(yè)報告（上）

也許有人會問，商業(yè)報告分成許多種。有銷售的、市場的、人事的等等，完全不同的報告有統(tǒng)一的構(gòu)思方法可以學(xué)嗎?

答案是肯定的，我小時候語文水平差。老師每次都語重心長地告訴我們：一篇好作文要有高的立意，再加上有血有肉的情節(jié)，千萬不要空洞而低俗?？上У搅烁呖级紱]有理解這個精髓，直到從事了這行不得不和大量報告打交道的時候，我才發(fā)現(xiàn)這句話有多么深刻的意義?？v觀所有的商業(yè)報告，無非是有一個中心思想，加上一堆Facts來Support，萬變不離其宗。

因此想制作一份好的商業(yè)報告，千萬不要吝惜你的時間來冥想：你做這個報告的目的是什么?

如何構(gòu)思商業(yè)報告及撰寫腳本

在冥想的過程中，最重要的技巧就是換位思考。要想想如果你是老板，你看這份報告時想了解些什么?

比如說，你要做一份銷售報告，那么你的老板一定也是銷售。對于銷售來說，數(shù)字和業(yè)績是最有利的證據(jù)。如果你提交的是Monthly Report，那么你的老板應(yīng)該比較想知道你這個月銷售中出現(xiàn)的最奇怪的事情了。比如說一個賣得特別好的產(chǎn)品突然滯銷了，一個特別差的產(chǎn)品突然賣好了，或者是達(dá)到指標(biāo)，抑或是來不及追趕指標(biāo)了，這些都能夠作為亮點成為報告的Key Point。但記住，這個還不夠，因為老板更需要看到的是數(shù)字背后的故事。換句話說，當(dāng)你給出一個Key Point，一定要解釋W(xué)hy，比如“A產(chǎn)品該月銷量大幅下降，可能原因為市場部促銷活動停止”。隨后，在報告中列出相應(yīng)出現(xiàn)的數(shù)字，這才是專業(yè)的報告應(yīng)該具備的素質(zhì)。

我看到有些新同事為了體現(xiàn)自己工作很努力，或者是怕老板責(zé)備自己的報告過于簡單，會把報告做得很復(fù)雜——頁數(shù)多，數(shù)據(jù)多，但是滿眼望去，無法找到精辟的分析和總結(jié)。試想，如果你是老板，在很忙的情況下，還要查看下屬復(fù)雜無比的報告，你的感覺會是怎樣的?而我看到過的報告中，最凄慘的就是下屬除了發(fā)一堆數(shù)字給老板，還發(fā)了一堆沒有說明的圖表給到老板，意思就是：圖表我都給您做好了，怎么分析您看著辦。

最Nice的老板會告訴你怎樣改進(jìn)報告，甚至?xí)H自改完后還給你，讓你improve；可是大部分老板都是比較忙的，因此就會有老板直接扔回報告說“重做”。

構(gòu)思一份報告的順序應(yīng)該是：

1、本期報告中最重大的事件及可能原因。

2、本期報告中比較重大的時間及其可能原因。

3、(可選)對下期報告的預(yù)告或者重要指標(biāo)可能走向的預(yù)估與建議。

4、(可選)今年到今天為止的情況總結(jié)。

5、列舉Backup Data用來Support剛才的立論。

6、列出一些Best Practice總結(jié)經(jīng)驗，回顧教訓(xùn)。有了這些構(gòu)思，我們應(yīng)該用類似Word的編輯工具把一個個要點寫下來，然后第二步就是加工數(shù)據(jù)和材料，準(zhǔn)備制作報告的素材了。

如何利用Excel圖表及表格元素

大部分人一想到Report，首先會認(rèn)為大量的圖表和表格數(shù)據(jù)一定是必不可少的。其實不然，一份優(yōu)秀的報告只會在需要的地方放入數(shù)據(jù)和圖表，而且在一份報告內(nèi)，同種類型的圖表盡量少用再少用。那么我們就用實例來說明一些問題。

A 數(shù)據(jù)

沒有一個老板愿意看沒有分析整理過的數(shù)據(jù)，因此，數(shù)據(jù)一定是wellFormatted。一般來說，數(shù)據(jù)都是從源數(shù)據(jù)－(數(shù)據(jù)透視表－)根據(jù)需要進(jìn)行分析得出結(jié)果。

A1 源數(shù)據(jù)

源數(shù)據(jù)應(yīng)該是和右圖看到的一樣，第一行包含的是標(biāo)題，而從第二行開始看到的是具體數(shù)據(jù)。

有了源數(shù)據(jù)之后，我們直接可以利用數(shù)據(jù)透視表分析。

上面的數(shù)據(jù)做了一些基本的改動，效果就完全不同了，細(xì)節(jié)決定成敗，我在這里列舉改動的地方，以供大家參考。

◎去除了Excel的網(wǎng)格線；

◎字體從英文12號改成英文9號Arial，加粗；

◎采用灰度的變化突出標(biāo)題和重點內(nèi)容；

◎不重要數(shù)字采用灰度色以免干擾視覺；

◎重點數(shù)字通過使用黑色，加灰色背景，用代表增加和減少的“藍(lán)色，紅色”突出區(qū)別；

◎把不必要的百分比小數(shù)點位數(shù)去掉，保留一位即可；

◎?qū)τ阡N售數(shù)字，去掉兩位小數(shù)點，重點數(shù)字看得更加清楚。

其實到了這一步還沒有結(jié)束，當(dāng)數(shù)據(jù)表放到PPT的時候，需要通過更進(jìn)一步的標(biāo)注來幫助突出重點。而這個部分，我們會在下一期具體談到。

A3 圖表

圖表的作用不可小覷。圖表可以用來表示一些數(shù)字以外的東西，比如趨勢、抽象分析、量化分析。這些信息無法通過詳細(xì)的數(shù)字得到，但是圖表存在的問題和數(shù)字一樣，如果只是放在屏幕上，其實意義不太大。

具體的細(xì)節(jié)改動如下：

◎去除了背景色和無用邊框；

◎去除自動縮放以便精確控制圖表位置；

◎使用黑體更顯穩(wěn)重和易看；

◎讓Y軸反轉(zhuǎn)，使銷售排名最高的放在屏幕上方；

◎去除了刻度，改用直接顯示在圖形內(nèi)的數(shù)字比例更直觀；

◎去除小數(shù)點看起來更易懂；

◎采用了新聞式的標(biāo)題看起來更加清晰易懂；

◎?qū)τ谥攸c內(nèi)容使用空心框和標(biāo)注更吸引眼球，一眼發(fā)現(xiàn)問題所在；

◎采用簡單的顏色，適合與任意背景的PPT模板搭配；

◎所有邊框整體對齊，使整張圖表看起來更有整體感。

通過這部分的介紹，相信大家已經(jīng)明白了數(shù)據(jù)和修飾過的數(shù)據(jù)的差別、圖表和修飾過的圖表的差別了，如果你的Excel部分?jǐn)?shù)據(jù)準(zhǔn)備可以到達(dá)這個級別，那么你的報告可以說已經(jīng)成功一半了。那么。如何準(zhǔn)備圖片和文字并制作PPT結(jié)構(gòu)的報告成品，將在下一期登場。把這三個環(huán)節(jié)整合在一起，相信一定可以對你制作報告的水準(zhǔn)有一個大幅提升。