基層單位環(huán)境保護檔案管理工作要點探討

[摘要]探討了基層單位加強環(huán)境保護檔案管理工作中應注意的幾個問題，旨在提高基層單位環(huán)境保護檔案的管理水平。

[關鍵詞]環(huán)境保護檔案管理

1前言

環(huán)境保護檔案是指各級環(huán)境保護行政管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境科研、環(huán)境宣傳、教育等機構及個人在從事環(huán)境保護活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。環(huán)保檔案是環(huán)境保護工作的真實記錄，是環(huán)保技術資源和信息資源的儲備形式，是環(huán)保信息交流的工具，也是環(huán)境管理、環(huán)境建設的科學依據(jù)。環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護工作的重要組成部分，健全檔案工作管理制度，保證檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用對于環(huán)境保護事業(yè)具有十分重要的作用。

環(huán)境保護檔案工作是一項管理性很強的工作，在實踐中如何有效而科學地管好、用好環(huán)境保護檔案，筆者認為要做好以下幾個環(huán)節(jié)的工作。

2歸檔階段

基層單位要把環(huán)保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項重要管理業(yè)務，納入工作計劃，指定檔案人員負責此項工作，保證環(huán)保檔案的系統(tǒng)完整。

《中國檔案分類法-環(huán)境保護檔案分類表》(TJ/T7-94)中對環(huán)境保護檔案的類別屬性有做詳細的分類，檔案科(室)對接收的環(huán)保檔案應按照該標準要求進行整理，分類標引，編寫總目錄和分類目錄。

歸檔階段應注意:歸檔的文件材料應為原件，如歸檔復制件必須有相應的說明;歸檔的文件材料應做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標識完整齊備;歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應符合檔案保護的要求;歸檔的電子文件數(shù)據(jù)應與相應紙質文件數(shù)據(jù)保持一致;歸檔的照片、音像、實物要有相應的文字說明。

各業(yè)務部門某項工作開始時，應由部門負責人或項目負責人指定專人，在項目完成或告一段落后，按照國家環(huán)保局、檔案局(88)環(huán)辦字第415號文件規(guī)定的歸檔范圍、保管期限和密級劃分表，對形成的文件材料進行系統(tǒng)整理并歸檔。

歸檔的過程中應注意以下細節(jié):

①歸檔的文件材料種類份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷。

②卷內文件材料區(qū)別不同情況進行系統(tǒng)排列，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;文字材料在前，圖表在后。

③卷內文件材料排列順序，依次編寫頁號，雙面有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號;圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

④案卷要逐件填寫卷內文件目錄，文件材料的題名不得隨意更改和簡化，卷內文件目錄放在卷首;有關卷內文件材料的情況說明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。

⑤案卷封皮要逐項填寫清楚，案卷題名要簡明，確切反映卷內文件材料內容，使用簡稱應通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

⑥歸檔的環(huán)保文件材料要做到書寫材料優(yōu)良，禁止用復寫紙、圓珠筆、鉛筆和紅墨水書寫;卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。

⑦檔案科(室)對歸檔的環(huán)保文件材料要仔細檢查，對殘缺不全、不符合歸檔要求的案卷，應退回原立卷部門，整理合格后再接收。

3環(huán)保檔案的保管和統(tǒng)計階段

環(huán)保檔案具有歷史記錄的功能，為保管、整理好環(huán)保檔案，在環(huán)保檔案的保管和和統(tǒng)計環(huán)節(jié)，應做好以下工作:

3.1 基層單位環(huán)保檔案管理部門要根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設置必需的檔案專用庫房和柜架。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。

3.2 環(huán)保檔案部門應根據(jù)工作需要，增置溫濕度計、復印機、照像機、去濕機、吸塵器和電子計算機等。

3.3應建立環(huán)保檔案的統(tǒng)計制度。環(huán)保檔案部門應填寫檔案收進和移出登記簿，對提供利用情況和效果，銷毀、庫存數(shù)、增減數(shù)進行統(tǒng)計，準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。

4環(huán)保檔案的利用階段

環(huán)保檔案管理的根本目的是為了查驗和利用，因此，為高效、安全地利用環(huán)保檔案，在環(huán)保檔案的利用階段，應做好以下工作:

4.1 環(huán)保檔案部門應編制各種檢索工具，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編和專題文件匯集等。

4.2 有條件的單位要開展計算機檢索。

4.3 單位應建立環(huán)保檔案查閱審批制度。利用環(huán)保檔案者應按規(guī)定辦理檔案查閱審批手續(xù)，并填寫《環(huán)保檔案查閱登記表》。利用工作結束后，利用者要如實填寫《環(huán)保檔案利用歸還登記表》，及時交檔案部門存查。

4.4 作為環(huán)保檔案管理人員，要熟悉所藏檔案的情況，主動了解環(huán)保各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。環(huán)境保護檔案的組成特點是由基層單位的性質所決定的，認識并掌握環(huán)境保護檔案的特性，有利于不斷改進檔案管理方法、提高服務質量，更大限度地發(fā)揮環(huán)境保護檔案的作用。

5結語

環(huán)境保護檔案管理是一項技術性很強的工作?？茖W、完整、規(guī)范的檔案管理可以更好地為環(huán)境保護事業(yè)服務。環(huán)境保護檔案管理已不再僅限于環(huán)境保護管理部門的工作范疇，作為與環(huán)境保護相關的各基層單位，同樣也應做好相關的環(huán)境保護檔案管理工作。基層單位的環(huán)境保護檔案管理工作，需要在實踐中不斷提高和完善。

參考文獻:

[1] 國家檔案局令第5號，中華人民共和國檔案法實施辦法，1999年6月7日頒布實施.

[2] 國家環(huán)境保護局、國家檔案局令第13號，環(huán)境保護檔案管理辦法，1994年11月6日頒布實施.