從需求出發(fā)提高BI的應(yīng)用價(jià)值

姚予龍(AMT咨詢(xún) 高級(jí)經(jīng)理)

經(jīng)過(guò)多年的信息化推廣應(yīng)用，很多企業(yè)已經(jīng)實(shí)施了ERP、CRM等系統(tǒng)，在系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)反應(yīng)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的實(shí)際情況，如果能夠有效應(yīng)用，無(wú)疑能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的問(wèn)題。只有把數(shù)據(jù)用起來(lái)，數(shù)據(jù)本身才有價(jià)值，“如何用好這些數(shù)據(jù)”也就擺在了IT部門(mén)負(fù)責(zé)人的案頭上。

信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的使用，基本是通過(guò)報(bào)表這一方式。傳統(tǒng)的報(bào)表開(kāi)發(fā)工具開(kāi)發(fā)效率低，跨系統(tǒng)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)的報(bào)表很難實(shí)現(xiàn)，報(bào)表展現(xiàn)也不靈活;而B(niǎo)I軟件的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘、多維度展現(xiàn)好像是個(gè)不錯(cuò)的選擇，這也是一般的報(bào)表開(kāi)發(fā)工具所不具備的能力。很多企業(yè)利用BI工具開(kāi)發(fā)了大量的分析報(bào)表，通過(guò)“管理駕駛艙”提供給企業(yè)管理層使用。在BI剛開(kāi)始應(yīng)用時(shí)，其多樣的分析展現(xiàn)，深入的數(shù)據(jù)鉆探確實(shí)讓人耳目一新，但時(shí)間一長(zhǎng)，熱度好像過(guò)去了，企業(yè)的各級(jí)管理人員對(duì)BI也有了不同的看法。“BI中的報(bào)表太多了，到底該看那一張”，“每張表看起來(lái)都有用，但真要用的時(shí)候好像又不是很合適”，“管理駕駛艙只是實(shí)現(xiàn)了指標(biāo)的圖例化，跟以前比沒(méi)啥實(shí)質(zhì)改進(jìn)”，“只是實(shí)現(xiàn)了報(bào)表自動(dòng)化、圖樣化，跟手工沒(méi)什么本質(zhì)變化”，BI系統(tǒng)并沒(méi)有達(dá)到幫助企業(yè)管理的目的。

為什么BI系統(tǒng)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果呢?很多情況是企業(yè)把管理改進(jìn)與工具應(yīng)用混淆了，期望BI系統(tǒng)能解決管理問(wèn)題。BI雖然叫做商務(wù)智能，但歸根到底仍然是一個(gè)軟件工具，是為滿足企業(yè)的需求服務(wù)的。要用好這個(gè)工具，仍然需要從企業(yè)的需求出發(fā)，從BI系統(tǒng)在企業(yè)中服務(wù)對(duì)象的需求出發(fā)。

企業(yè)的人員，對(duì)信息的需求大體可以劃分為三個(gè)層面，一線執(zhí)行人員希望能夠幫助提高效率，減少操作錯(cuò)誤;中層管理者要管理業(yè)務(wù)，分析沒(méi)有達(dá)到計(jì)劃要求的原因并著手改進(jìn);企業(yè)高層，則更多是關(guān)注企業(yè)的發(fā)展方向是否合適，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)是否符合預(yù)期，是否需要調(diào)整運(yùn)營(yíng)策略。一線執(zhí)行層關(guān)注的是現(xiàn)在，企業(yè)高層關(guān)注的是未來(lái)，中層管理者介于中間。

圖1.關(guān)注度

在明確了企業(yè)不同人員的需求后，BI的應(yīng)用才能更具針對(duì)性，從而發(fā)揮作用。這個(gè)道理很簡(jiǎn)單，但實(shí)際做起來(lái)卻很難，這與企業(yè)需求的復(fù)雜性有一定的關(guān)系。

對(duì)于企業(yè)高層，單純內(nèi)部的信息已經(jīng)不能滿足管理決策的需要。企業(yè)高層要判斷外部環(huán)境對(duì)企業(yè)的影響，需要了解外部環(huán)境的變化趨勢(shì)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的動(dòng)態(tài)情況等非結(jié)構(gòu)化的分析報(bào)告，這些信息更多是利用OA、KM等非結(jié)構(gòu)化信息系統(tǒng)，而B(niǎo)I在這方面的作用有限。至于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，高層領(lǐng)導(dǎo)是要監(jiān)控具體工作是否正在按照預(yù)想要求執(zhí)行，判斷是否偏離方向。信息系統(tǒng)就是要幫助企業(yè)管理人員用盡可能少的時(shí)間監(jiān)控運(yùn)營(yíng)，發(fā)現(xiàn)實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中與要求、預(yù)期不一致的地方，從而采取行動(dòng)。在這方面BI系統(tǒng)是可以發(fā)揮作用的，可以幫助企業(yè)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，從多個(gè)維度分析，幫助發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題。

企業(yè)高層對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)等內(nèi)部信息的需求，自然就落到中層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)，各個(gè)業(yè)務(wù)單元的中層管理者都要向上提交內(nèi)部運(yùn)營(yíng)報(bào)告。但是，企業(yè)存在多個(gè)職能部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都會(huì)從自己的角度出發(fā)，向高層提交相應(yīng)的報(bào)表。因?yàn)椴煌块T(mén)看問(wèn)題的角度不同，對(duì)同樣的事情分析的維度和時(shí)間點(diǎn)也不會(huì)相同，看問(wèn)題的范圍也不同。結(jié)果到了企業(yè)高層就變成了報(bào)表很多，好像每張報(bào)表都有道理，但都是講了一點(diǎn)，不知道該看哪張;分別選了幾張分別看還可能分析出不一致的結(jié)論;想合在一起看，發(fā)現(xiàn)還很難。結(jié)果是領(lǐng)導(dǎo)不滿意，認(rèn)為這個(gè)BI用了后還是沒(méi)有解決以前的問(wèn)題，只是增加了更多沒(méi)用的報(bào)表。

除了向高層提交報(bào)告，中層領(lǐng)導(dǎo)也需要監(jiān)控具體的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，分析實(shí)際與計(jì)劃的差異，找出問(wèn)題和瓶頸，從而采取行動(dòng)。這個(gè)需求，從技術(shù)上看正是BI系統(tǒng)的強(qiáng)項(xiàng)，利用BI工具整合信息，提供多維度的分析和挖掘。但從效果看，在很多企業(yè)中仍然沒(méi)有用好。

至于一線執(zhí)行人員，是業(yè)務(wù)信息的提供者，每天要向系統(tǒng)提供大量的數(shù)據(jù)，對(duì)效率的要求很高。而站在企業(yè)的高度，最需要的是能及時(shí)幫助一線人員發(fā)現(xiàn)輸入的錯(cuò)誤，在這方面，通常的報(bào)表基本就可以滿足需求，而且效率比BI要高，執(zhí)行人員對(duì)BI的需求很有限。

在了解了企業(yè)的需求后，BI的應(yīng)用才能更有針對(duì)性，才能真正發(fā)揮強(qiáng)項(xiàng)。

企業(yè)的運(yùn)營(yíng)是復(fù)雜的，任何人都不可能監(jiān)控所有的事情，即使同一個(gè)人在企業(yè)的不同發(fā)展階段的關(guān)注點(diǎn)也不同，因此首先要梳理不同的人員需要監(jiān)控的不同信息，然后從這些服務(wù)對(duì)象的需求出發(fā)。

企業(yè)是一個(gè)整體，企業(yè)高層的需求往往最能體現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的需求，因此對(duì)企業(yè)的監(jiān)控采取自上而下，從企業(yè)高層開(kāi)始梳理更有效果。要保證企業(yè)按照戰(zhàn)略發(fā)展的要求運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)高層需要監(jiān)控哪些關(guān)注項(xiàng)，做哪些決策，需要參考哪些信息，這些信息應(yīng)該從哪幾個(gè)角度分析，應(yīng)該以什么樣的頻率展現(xiàn)，由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)提供數(shù)據(jù)，最終以怎樣的報(bào)表形式展現(xiàn)，這些都是需要明確的，這些是BI工具不能回答的。在梳理高層的關(guān)注點(diǎn)時(shí)，有一點(diǎn)是不可被忽略的:企業(yè)高層的關(guān)注項(xiàng)是與戰(zhàn)略要求、發(fā)展策略緊密相關(guān)聯(lián)的，要衡量企業(yè)離既定的戰(zhàn)略是越來(lái)越近，還是越來(lái)越遠(yuǎn)，而這些在很多企業(yè)的BI應(yīng)用中往往沒(méi)有得到體現(xiàn)。曾經(jīng)有一家客戶提出的市場(chǎng)策略是占領(lǐng)二三線市場(chǎng)，但該客戶的高層領(lǐng)導(dǎo)看到的報(bào)表卻是從產(chǎn)品的維度來(lái)分析的，但二、三線的拓展速度、市場(chǎng)占有率、哪些二線市場(chǎng)的發(fā)展遇到了問(wèn)題等基本沒(méi)有涉及，這樣提供的監(jiān)控報(bào)表雖然很多，但沒(méi)有體現(xiàn)戰(zhàn)略要求，沒(méi)有體現(xiàn)決策需求，高層領(lǐng)導(dǎo)確實(shí)能看到了很多精美的報(bào)表，而且每張分析的都不錯(cuò)，但與監(jiān)控方向不吻合，管理駕駛艙沒(méi)有實(shí)際的用途，BI自然不能體現(xiàn)出價(jià)值。

在企業(yè)高層的管理需求清晰后，還需要繼續(xù)梳理中層管理者的需求。中層管理層在企業(yè)是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這個(gè)“上”，既包括高層的關(guān)注項(xiàng)這些點(diǎn)，還包括企業(yè)的計(jì)劃預(yù)算這個(gè)面。對(duì)于高層關(guān)注的事項(xiàng)，中層首先需要分解，“要達(dá)到A，我需要關(guān)注哪些事項(xiàng)，提供哪些分析”，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)目標(biāo)的一致性。如果發(fā)現(xiàn)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期要求的事項(xiàng)，還要再分析原因，從而改進(jìn)。而對(duì)于計(jì)劃預(yù)算，中層管理者從目標(biāo)、預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況對(duì)比分析，找出差距，然后也需要進(jìn)一步分析原因，從而制定改進(jìn)方案。BI工具的多維度分析、數(shù)據(jù)挖掘在幫助管理者分析原因上是有其性能上的優(yōu)勢(shì)，但這個(gè)“多維度”是哪些維度，“數(shù)據(jù)挖掘”到哪個(gè)深度，這些不是BI系統(tǒng)能回答的，是需要從管理的角度上進(jìn)行分析的，這些管理需求明確后，才能利用BI的長(zhǎng)項(xiàng)。明確了“上”的需求，“下”就是要保證數(shù)據(jù)的及時(shí)支持，明確需要哪些數(shù)據(jù)以什么樣的頻率怎樣的提供，BI的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)怎么實(shí)現(xiàn)，基礎(chǔ)信息怎么收集，這是對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)和相關(guān)人員的要求。

把企業(yè)的需求分解成關(guān)注項(xiàng)，把使用者和關(guān)注項(xiàng)掛鉤，把關(guān)注項(xiàng)與需要的報(bào)表掛鉤，把報(bào)表與數(shù)據(jù)掛鉤，建立起一體化的經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表體系(如圖2)。通過(guò)建立起“人――關(guān)注項(xiàng)--數(shù)據(jù)--報(bào)表”的體系結(jié)構(gòu)，把這些管理的問(wèn)題清晰的梳理出來(lái)、明確的定下來(lái)，從整體來(lái)建設(shè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表體系，持續(xù)不斷的完善經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表體系，利用BI系統(tǒng)深度挖掘、多維度展現(xiàn)，BI系統(tǒng)才能更好的發(fā)揮工具的作用，也就能大展身手了，從而充分發(fā)揮數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)，幫助企業(yè)更好的監(jiān)控企業(yè)運(yùn)營(yíng)。