ＥＲＰ系統(tǒng)在中小企業(yè)的應用研究

［摘要］企業(yè)資源計劃ERP，是當今制造業(yè)中先進的管理理念及模式和先進的信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，代表了當前集成化企業(yè)管理軟件系統(tǒng)的最高水平。企業(yè)要想生存和發(fā)展，必須以現(xiàn)代化管理為切入點。文章結(jié)合中小企業(yè)的特點，對中小企業(yè)如何應用ERP系統(tǒng)作深入的研究。

［關鍵詞］ERP系統(tǒng)；BPR；企業(yè)管理；應用

［作者簡介］江云清，廣東省電子機械工業(yè)設計研究院，廣東廣州，510110

［中圖分類號］ F270.7 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1007-7723（2009）04-0080-0003

一、中小企業(yè)經(jīng)營特點和管理中存在的主要問題

中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點與大型企業(yè)明顯不同：具有相對穩(wěn)定的市場，生產(chǎn)組織采取以銷定產(chǎn)，企業(yè)往往根據(jù)市場預測和訂單制定生產(chǎn)計劃和物料需求；產(chǎn)品工藝路線簡單且相對穩(wěn)定，產(chǎn)品種類不多，結(jié)構(gòu)也不是太復雜。

中小企業(yè)在信息化建設之前，企業(yè)在管理上一般都沿用傳統(tǒng)的管理方式，如傳統(tǒng)采購手工管理，采購部門與生產(chǎn)、庫存部門業(yè)務脫節(jié)，造成庫存積壓占用資金或停工待料生產(chǎn)間斷，且缺乏對供貨商供貨質(zhì)量和供貨時間的監(jiān)控，采購成本居高不下；生產(chǎn)管理方面，存在著物料分配與使用的不合理流失與損耗；對運輸管理缺乏實時監(jiān)控，出現(xiàn)從銷售出庫到貨物驗收到貨之間的管理盲區(qū)，不能保證貨物的安全性與到貨的及時性，導致客戶不滿；財務管理中，經(jīng)常出現(xiàn)由于手工操作造成財務資料滯后和庫存不符的情況，企業(yè)決策者不能及時準確了解經(jīng)營狀況。

二、對ERP 產(chǎn)品的要求及產(chǎn)品選型模式

ERP 實行的是高度集中統(tǒng)一的管理體制，無論是財務、技術(shù)，還是生產(chǎn)、供應、銷售等的業(yè)務流程，都體現(xiàn)統(tǒng)一的管理內(nèi)涵和描述形式，使企業(yè)在管理上成為一個整體，指令下達、資源整合和監(jiān)控的快速響應，能夠有效地解決上述管理上的問題。因此，利用ERP 實現(xiàn)信息化就成為中小企業(yè)的必然選擇。

（一）對ERP產(chǎn)品的要求

由于中小企業(yè)自身經(jīng)營特點，面向中小企業(yè)需求的ERP 系統(tǒng)的要求也有別于大型企業(yè)。其基本要求應該是：成本低、見效快、先進實用、操作簡單、容易實施，適合工廠自身需要。具體表現(xiàn)在：

1.中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)呈扁平型，經(jīng)營管理方式簡單但靈活。為適應市場變化，業(yè)務流程變動比較頻繁，ERP系統(tǒng)中應提供較為強大的流程設置功能，功能針對性要強，不能因為軟件缺乏彈性而局限企業(yè)的業(yè)務流程，泯滅企業(yè)的創(chuàng)造力。

2.要求ERP產(chǎn)品模塊化程度高，開放性好，可以先實施部分最需要的模塊，然后再有計劃分步驟地實施其他模塊。中小企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模較小，資金少，抗風險能力差，實施ERP系統(tǒng)時很難一步到位。前期的ERP系統(tǒng)應盡可能簡便，但需要為后期向現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變留下修改的余地。

3.要求系統(tǒng)性能穩(wěn)定，維護簡單，易操作且安全。

（二）產(chǎn)品選型模式分析

目前，企業(yè)應用ERP 大體上有三種選型模式：定制開發(fā)、外購和自行開發(fā)。其中，自行開發(fā)對企業(yè)信息部門要求很高，并不適合中小企業(yè)。因此，中小企業(yè)應用ERP 時可采用定制開發(fā)或外購的方式。

1.定制開發(fā)方式。采用定制開發(fā)的方式，可以從企業(yè)的實際需求和最需要信息化的環(huán)節(jié)出發(fā)，只進行必要功能模塊的開發(fā)，使新系統(tǒng)更有針對性，切合企業(yè)發(fā)展需要，讓管理人員易于接受，又保證ERP 的精髓，使系統(tǒng)的實施確實給企業(yè)帶來效益。如果購買商業(yè)ERP 軟件，則每年支付給軟件公司的維護費用一般為軟件購置費用的15％，采用定制開發(fā)可以減少年維護費用的投入。另外，也可以防止出現(xiàn)購買“大而全”的商業(yè)化ERP 系統(tǒng)卻只使用其中某些部分的情況，避免資金浪費。

但這種方式也有其明顯的缺點：開發(fā)周期長，系統(tǒng)集成度、擴展性、可維護性差。如果仍采用傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)方式，只參考企業(yè)的實際情況建模，就容易忽略本行業(yè)未來的發(fā)展特征，導致系統(tǒng)生命周期降低。特別是定制開發(fā)，如果只關注企業(yè)當前需求，不注意與BPR(業(yè)務流程重組)相結(jié)合，將先進的管理理念融入到系統(tǒng)中，則系統(tǒng)最終只會變成手工操作的計算機模擬，無法帶來真正意義上的管理進步。

2.外購方式。指的是引進一套完整的商業(yè)化ERP 軟件及相應的服務。這等于是引進了一個現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，可從中吸收、消化和移植其先進的管理思想。特別重要的是，選擇了ERP 合作伙伴，自然也就有了一種戰(zhàn)略的伙伴關系，依靠專業(yè)軟件公司對其自身軟件版本的不斷完善、升級，可以不斷地吸取先進的管理思想，保持企業(yè)在管理上的活力。外購的軟件分為國外軟件和國產(chǎn)軟件兩種。國外ERP軟件一般全面集成性、技術(shù)穩(wěn)定性、功能靈活性、系統(tǒng)開放性較強，為企業(yè)的不斷發(fā)展與改變留有較大的空間；而國內(nèi)ERP 軟件復雜程度低，更符合中國人的思維習慣，在易學易用方面表現(xiàn)較為出色，并且國內(nèi)ERP 軟件在購置與維護方面的價位一般比較低，對企業(yè)的資金投入壓力小。

以上產(chǎn)品選型模式并無絕對意義上的優(yōu)劣之分，中小企業(yè)在系統(tǒng)選型時，應該揚長避短，并結(jié)合企業(yè)自身實際情況，根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品特點、生產(chǎn)組織方式、經(jīng)營管理方式的不同來慎重選擇適用的應用方式及軟件。從目前中小企業(yè)的現(xiàn)狀來看，比較適合選擇商品化軟件來進行局部的量身定制。ERP 是一個集合了業(yè)界先進管理思想的軟件產(chǎn)品，需要在某行業(yè)有相當?shù)姆e累，定制開發(fā)的ERP 可能會流為企業(yè)原來業(yè)務流程的模擬，企業(yè)管理得不到提升。

三、實施的關鍵因素

中小企業(yè)實施ERP 不僅具有業(yè)界共同的特性和標準，而且更加突出的是它自身的特殊性和必要性。除了首先要做好最為關鍵的可行性分析和產(chǎn)品選型決策外，在實施ERP 的過程中還應該注意以下幾個關鍵問題：

（一）轉(zhuǎn)變管理思想

實施ERP ，管理是核心。ERP 系統(tǒng)的實施需要基于企業(yè)高層對ERP 的正確理解之上，企業(yè)領導必須清楚ERP 系統(tǒng)帶來的不僅僅是一套應用軟件，更重要的是帶來了新的管理理念。只有深刻理解、消化吸收了新的管理理念并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，實現(xiàn)企業(yè)管理的變革進步，才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來的效益。不少企業(yè)在實施ERP 系統(tǒng)時，只是要求系統(tǒng)模擬企業(yè)目前的運行狀況，僅是原管理方式的計算機化，這是導致ERP 系統(tǒng)應用不成功的一個重要原因。

（二）謹慎地進行業(yè)務流程重組

在ERP 實施中，確保流程設計的可實現(xiàn)性、合理性和最優(yōu)化，是保證ERP 實施成功的關鍵因素之一，沒有經(jīng)過BPR，企業(yè)只能在落后的管理模式上簡單重復。但是對于中小企業(yè)來說，周期漫長、實施復雜、耗資巨大的BPR 極可能成為一個沉重的負擔，甚至導致項目徹底失敗。因而，為了能夠成功實施ERP，實施BPR 時一定要慎重，盡量做到不傷企業(yè)元氣，而又能為企業(yè)提高競爭力。

實施ERP最重要的是將軟件系統(tǒng)與企業(yè)流程合理地整合起來。在針對企業(yè)具有優(yōu)勢的和個性化的管理流程進行調(diào)查分析之后進行診斷，認為企業(yè)的流程是先進的，就按照企業(yè)的方式來做，在軟件中添加企業(yè)具有競爭優(yōu)勢的、個性化的部分，充分發(fā)揮企業(yè)的個性，這對企業(yè)提高在市場上的競爭力是非常有幫助的；如果企業(yè)的流程不合理，則必須進行改進。重構(gòu)后的業(yè)務過程應當更簡潔、反應更快。

（三）分步驟、分批次，有計劃地實施ERP

由于ERP 系統(tǒng)本身的復雜性和涉及部門眾多，中小企業(yè)在經(jīng)費普遍有限的條件下基本沒有能力一次性實施整套ERP 系統(tǒng)，因此應該實施“大而化小，分而治之”的策略，將企業(yè)管理流程和軟件結(jié)合起來從總體上進行分析和設計，使軟件符合業(yè)務管理的需要并具有較高的集成性和開放性，避免“信息孤島”的狀況發(fā)生。同時為將來企業(yè)自身的發(fā)展和軟件功能的擴展打下良好的基礎。但在具體實施時為降低實施復雜程度，可以對ERP 系統(tǒng)的各個模塊分步驟、分批次地實施，先實施部分企業(yè)現(xiàn)階段最需要和能夠最快地帶來效益的模塊，成功后再逐步實現(xiàn)其他模塊。這樣不僅可以有效地降低實施復雜度，減少潛在的風險，更重要的是企業(yè)在短期內(nèi)就能看到ERP 所帶來的效益，提高實施ERP 成功的信心，并緩解資金短缺的經(jīng)濟壓力。

（四）與企業(yè)的發(fā)展相結(jié)合

實施ERP 要與企業(yè)的持續(xù)發(fā)展密切結(jié)合起來。特別是對于中等企業(yè)，ERP 實現(xiàn)了管理組織的扁平化、信息傳遞的高效率，因而，意味著許多管理人員的工作需要調(diào)整，尤其是從事各方面協(xié)調(diào)和承上啟下工作的中層領導將會隨著ERP 項目的深入實施而無所事事，也需要調(diào)整。所以說，不是任何單位都可以實施ERP的，實施ERP 的單位應處于成長期或較高的贏利時期。只有企業(yè)的高發(fā)展，才可能安置富余的管理人員，保持企業(yè)的穩(wěn)定；沒有企業(yè)的大發(fā)展，就不會有ERP 項目的順利實施。

（五）確保數(shù)據(jù)的準確性

ERP 系統(tǒng)具有內(nèi)在集成性，某個環(huán)節(jié)的錯誤將導致一系列連鎖錯誤。真實可靠的基礎數(shù)據(jù)，將運算出科學的結(jié)果；不準確的基礎數(shù)據(jù)，將運算出不準確的結(jié)果。如果企業(yè)為了一時的“高效率”，提供了不準確的基礎數(shù)據(jù)，往往會造成整個項目的失敗。

（六）重視教育和培訓

ERP 系統(tǒng)帶來新的操作流程和方法，是一種規(guī)范化的系統(tǒng)，每一項數(shù)據(jù)、名詞和術(shù)語都有嚴密的定義，每一事務處理程序都有嚴格的程序。這就要求各級人員要有嚴謹?shù)淖黠L和態(tài)度，人人都要從全局和系統(tǒng)的觀點來理解和做好工作。為此，必須重視教育和訓練，并在培訓工作中要防止單純講解軟件和技術(shù)問題，而忽視觀念更新和行為規(guī)范的教育。另外，在實施的準備及模擬運行過程中，要進行軟件產(chǎn)品培訓、硬件及系統(tǒng)員培訓、程序員培訓，在系統(tǒng)切換運行至新系統(tǒng)正式運行時要對骨干人員作操作上的培訓。有經(jīng)驗表明，ERP 系統(tǒng)實施預算的10％～15％用于培訓，可提高80％的實施成功率。

四、結(jié)語

ERP 與其說是一種成功的管理系統(tǒng)軟件不如說是一種先進的企業(yè)管理理念，ERP系統(tǒng)是實現(xiàn)先進管理思想的工具。中小企業(yè)在應用ERP時應結(jié)合自身特點，在理解ERP的管理思想和其內(nèi)涵的基礎上，根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特征、管理模式、人員素質(zhì)、經(jīng)濟支付能力等約束條件設計適合本企業(yè)的信息化建設、實施的具體方案，針對存在的問題對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及管理機制作必要的調(diào)整，才能深入開發(fā)和利用企業(yè)的內(nèi)外部資源，建立適合自身的企業(yè)信息系統(tǒng)，從而提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)的競爭力。