新形勢(shì)下高校辦公室工作的思考

［摘要］高等教育的不斷發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變化，給高校辦公室工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。做好高校辦公室工作，不僅關(guān)系到高校的形象問(wèn)題，有利于領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，而且關(guān)系到高校的穩(wěn)定和發(fā)展，關(guān)系到高等教育的發(fā)展。因此，文章結(jié)合實(shí)際工作淺談對(duì)高校辦公室工作的一些思考。

［關(guān)鍵詞］高校；辦公室工作；思考

［作者簡(jiǎn)介］王頻，桂林電子科技大學(xué)，廣西桂林，541004

［中圖分類號(hào)］ G472 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1007-7723（2009）04-0172-0003

高校辦公室作為高校的綜合管理機(jī)構(gòu)，是完成高校日?；A(chǔ)性工作，保障高校決策實(shí)施，促進(jìn)教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)運(yùn)作的重要部門，它在學(xué)校中處于中樞地位，是為領(lǐng)導(dǎo)決策和實(shí)施決策服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，同時(shí)也是承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐，是學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口部門。它的主要工作內(nèi)容是抓大事、謀全局、當(dāng)高參，積極強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)與系統(tǒng)整合功能，緊緊圍繞高校加快發(fā)展的中心工作，充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性，最大限度地調(diào)動(dòng)校內(nèi)外的積極性，最大限度地整合校內(nèi)外的各類資源，為推動(dòng)學(xué)校的改革與發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。高校辦公室工作的好壞，將直接影響高校的穩(wěn)定和發(fā)展，因此，高校辦公室如何做好工作，發(fā)揮其作用，顯得尤為重要。

一、高校辦公室工作的職能

高校辦公室的職能主要有以下幾方面：

（一）參謀助手

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)既是決策者又是指揮者。因此，辦公室既要為領(lǐng)導(dǎo)的指揮服務(wù)，也要為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。就是說(shuō)，辦公室既要辦理事務(wù)，又要參與政務(wù)。所謂“參謀”，主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策而言，經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)提供一些參考數(shù)據(jù)、信息，甚至出主意、想辦法等; 所謂“助手”，主要是對(duì)決策的實(shí)施而言，辦公室的助手作用表現(xiàn)在校領(lǐng)導(dǎo)處理各種問(wèn)題的能力上。為了減輕領(lǐng)導(dǎo)繁雜的事務(wù)性工作，代表領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)是辦公室的一項(xiàng)基本職能。但辦公室又不是單純的辦事機(jī)構(gòu)，而應(yīng)參與政務(wù)，應(yīng)在校領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中發(fā)揮重要作用，這是反映辦公室工作水平的重要標(biāo)志。

（二）綜合協(xié)調(diào)

高校辦公室是學(xué)校的神經(jīng)中樞，組織、協(xié)調(diào)各部門、各單位有序開(kāi)展工作是其主要職能。高校在運(yùn)行過(guò)程中，其內(nèi)部系統(tǒng)由各個(gè)單位的子系統(tǒng)組成，各部門、各層次、各類人員由于所處位置不同，工作特點(diǎn)不同，思考問(wèn)題出發(fā)點(diǎn)不同，時(shí)常會(huì)引發(fā)上下之間、部門之間、人員之間在工作中產(chǎn)生矛盾，發(fā)生相互脫節(jié)、相互干擾，甚至相互推諉、扯皮的現(xiàn)象，給高校工作帶來(lái)?yè)p失。這就需要辦公室進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。辦公室要站在學(xué)校全局高度，在校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，處理好全局與局部、重點(diǎn)與非重點(diǎn)、部門與部門、常規(guī)與突發(fā)性工作之間的關(guān)系。在協(xié)調(diào)過(guò)程中，既要堅(jiān)持原則，把握政策;又要結(jié)合實(shí)際，注重方式方法，從而提高工作效率和管理水平。

（三）督辦檢查

有效進(jìn)行督辦檢查，是判斷學(xué)校決策正確與否的重要途徑，也是調(diào)整、完善學(xué)校決策的重要方法。對(duì)學(xué)校研究決定的一些重大事情，辦公室應(yīng)經(jīng)常監(jiān)督、檢查工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問(wèn)題，使學(xué)校各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，保證政令暢通，維護(hù)決策的權(quán)威性。辦公室要根據(jù)不同時(shí)期學(xué)校的工作重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題，在校領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下選擇和確定督辦項(xiàng)目范圍。主要內(nèi)容包括：（1）上級(jí)重要文件、指示的貫徹落實(shí)情況；（2）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重要工作布置及辦公會(huì)、重要行政會(huì)議作出的決議落實(shí)情況；（3）師生員工反映強(qiáng)烈的問(wèn)題。在督辦過(guò)程中，要抓好信息反饋，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，向有關(guān)部門通報(bào)。發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)典型要及時(shí)組織交流、推廣；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取措施予以糾正，避免重大問(wèn)題的發(fā)生。

（四）服務(wù)窗口

辦公室擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的責(zé)任。對(duì)內(nèi)，要熱情接待群眾的來(lái)信來(lái)訪，及時(shí)為廣大師生及各個(gè)部門排憂解難。對(duì)外，辦公室經(jīng)常要代表學(xué)校與社會(huì)各界、國(guó)際國(guó)內(nèi)進(jìn)行交流， 代表學(xué)校處理許多事務(wù)。辦公室工作人員的形象與涵養(yǎng)，不僅代表了辦公室的形象，往往也代表著學(xué)校的整體形象和工作水平。高校辦公室窗口示范作用必須不斷加強(qiáng)和深化，通過(guò)高校辦公室這一窗口擴(kuò)大強(qiáng)化對(duì)學(xué)校外界的宣傳交流，能促進(jìn)學(xué)校各方面的工作正常有效的進(jìn)行，使學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)形象得以維護(hù)。

（五）信息收集

信息收集工作是高校辦公室的一項(xiàng)重要工作，因此，緊緊圍繞教書(shū)育人工作，及時(shí)準(zhǔn)確全面地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，是校辦的重要任務(wù)。辦公室信息收集所服務(wù)的對(duì)象包括兩個(gè)方面：一是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)；二是為各部門和廣大教職工傳遞上級(jí)管理部門和學(xué)校的政策、文件、通知、新聞等信息服務(wù)。高校辦公室信息服務(wù)要及時(shí)、準(zhǔn)確、有新聞價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，高校辦公室信息工作已經(jīng)發(fā)生了以紙張為載體的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的傳播向點(diǎn)對(duì)面?zhèn)鞑サ淖兓?/p>

二、新形勢(shì)下如何做高校辦公室工作

（一）提高辦公人員素質(zhì)，做好辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)

辦公室人員不但要熟悉辦公室各類業(yè)務(wù)(事務(wù)性和科學(xué)性業(yè)務(wù)、常規(guī)性和突發(fā)性業(yè)務(wù)等) ，還要熟悉自動(dòng)化辦公以及法律法規(guī)、文秘、后勤、財(cái)務(wù)、心理、檔案等相關(guān)知識(shí)。這就要求辦公室主任成為一個(gè)“全才”，應(yīng)具備計(jì)劃組織能力、信息處理能力、公關(guān)能力等。對(duì)此，辦公室人員應(yīng)主動(dòng)從“事務(wù)型”工作人員逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩W(xué)習(xí)型”、“知識(shí)型”工作人員，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，積極主動(dòng)地交流學(xué)習(xí)，集思廣益。上層組織管理部門也應(yīng)注重提高辦公室人員的學(xué)歷層次和業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)其業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，逐步使之成為熟悉業(yè)務(wù)、精通行政管理、教育管理的專業(yè)型隊(duì)伍。人才是干好各項(xiàng)工作的保證。因此，要建立科學(xué)、合理的選拔、培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，最大限度地調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性和主動(dòng)性，建設(shè)一支專業(yè)化的辦公室隊(duì)伍。

（二）積極推薦辦公信息管理系統(tǒng)，提高辦公室辦事效率

結(jié)合學(xué)校行政管理工作的特點(diǎn)，研制開(kāi)發(fā)適合各自校情的高校辦公室行政辦公管理系統(tǒng)，并使之成為基于業(yè)務(wù)信息源的綜合處理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，推動(dòng)辦公自動(dòng)化向高層次應(yīng)用的方向發(fā)展?；谶@種意義下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅僅是在機(jī)關(guān)現(xiàn)有的管理和運(yùn)行模式下的自動(dòng)化，更重要的是通過(guò)改變機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)與其他部門之間的交流方式，為行政管理本身的重整和發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)會(huì)，從而改變傳統(tǒng)的行政管理方式。信息管理系統(tǒng)應(yīng)以行政管理為核心，集公文管理、會(huì)議管理、規(guī)章管理、動(dòng)態(tài)信息管理、部門事務(wù)處理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、個(gè)人辦公管理以及用車用餐管理、文檔資料管理、人員/權(quán)限管理為一體的綜合辦公行政管理軟件系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)行政辦公管理系統(tǒng)，校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室工作人員、部門工作人員、院系行政管理人員可以隨時(shí)隨地開(kāi)展學(xué)校行政管理過(guò)程中的各項(xiàng)工作，保障學(xué)校行政管理工作的高效、安全運(yùn)行，為行政管理本身的重整和發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)會(huì)，并且改變傳統(tǒng)的行政管理方式。

（三）堅(jiān)持“以人為本”的工作理念，做好各項(xiàng)服務(wù)工作

1.轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)。辦公室說(shuō)到底就是一個(gè)為師生服務(wù)的窗口，必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，增強(qiáng)敏銳性、主動(dòng)性、全局性，在信息傳遞、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)方面發(fā)揮更大的作用。既要切實(shí)提高業(yè)務(wù)能力、健全規(guī)章制度，提高辦公室工作的時(shí)效性、條理性，高效辦公，依法治校。同時(shí)，在工作中應(yīng)樹(shù)立“以人為本”的科學(xué)管理觀，注意人性化、藝術(shù)化手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)的和諧統(tǒng)一。

2.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)?！肮芾砭褪欠?wù)”，高校辦公室要努力為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教學(xué)和科研服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。在服務(wù)的方位、范圍、方式和方法等方面不斷提高認(rèn)識(shí)，拓展領(lǐng)域，強(qiáng)化“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”、“全程服務(wù)”和“超前服務(wù)”。在服務(wù)中提高辦事效率，樹(shù)立和維護(hù)高校辦公室的權(quán)威和形象。

3.樹(shù)立大局意識(shí)。辦公室工作必須從學(xué)校事業(yè)發(fā)展的大局出發(fā)，緊密圍繞學(xué)校各個(gè)時(shí)期的中心工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事、抓實(shí)事。辦公室的日常工作具體煩瑣，常容易陷于事務(wù)性工作而忽略大局。因此，必須善于從事務(wù)性工作的困擾中超脫出來(lái)，不斷調(diào)整工作重心，站在總攬學(xué)校發(fā)展全局的高度，而不是從部門利益出發(fā)來(lái)考慮問(wèn)題，使辦公室的工作重心始終與學(xué)校的中心工作保持一致。只有這樣，辦公室工作才能有較高的出發(fā)點(diǎn)和定位。

4.要有創(chuàng)新精神。在我國(guó)高等教育事業(yè)加速發(fā)展的新形勢(shì)下，高等學(xué)校面臨的形勢(shì)、任務(wù)也發(fā)生了很大變化。辦公室工作的內(nèi)涵也隨之不斷豐富，外延不斷擴(kuò)大，不斷涌現(xiàn)的新生事物和新問(wèn)題使以往的習(xí)慣做法、工作經(jīng)驗(yàn)和程序規(guī)范已經(jīng)不能完全適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新需求。這就要求辦公室必須適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，解放思想，實(shí)事求是，在觀念、思路上有所更新，在方法和措施上有所創(chuàng)新，在機(jī)制和運(yùn)行上有所改進(jìn)。

5.處理好三個(gè)關(guān)系，高效、有序、輕便地開(kāi)展工作。要處理好全局與重點(diǎn)、務(wù)虛與務(wù)實(shí)、對(duì)上與對(duì)下三個(gè)關(guān)系，促進(jìn)管理與服務(wù)的和諧統(tǒng)一、質(zhì)量與效率的雙追求。

（四）促進(jìn)辦公室的和諧發(fā)展，營(yíng)造良好的工作環(huán)境

創(chuàng)建和諧型高校辦公室有利于凝聚全校力量，發(fā)揮整體效應(yīng)，形成上下合力，完成既定目標(biāo)，提升辦學(xué)水平，從而推動(dòng)和諧校園的建設(shè)。辦公室的和諧應(yīng)該包括三個(gè)方面：一是辦公室成員之間的和諧；二是辦公室成員和校領(lǐng)導(dǎo)的和諧；三是辦公室成員和各部門之間的和諧。要做到以上三點(diǎn)，必須始終把建立和維護(hù)好人際關(guān)系放在重要位置，這是做好辦公室工作的根本保證。要建立和諧的辦公室人際關(guān)系就要處理好兩方面的關(guān)系：一是要處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。一方面，下屬要尊重領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)、超前、出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作，充分發(fā)揮辦公室職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以平等的心態(tài)尊重下屬，在生活上關(guān)心下屬，在工作上信任下屬，在政治上注意培養(yǎng)下屬，在品德上嚴(yán)格要求下屬，努力提高下屬的綜合素質(zhì)和能力，激發(fā)下屬的工作積極性和聰明才智。二是要處理好與同事之間的關(guān)系。同事之間要和睦相處，在工作中團(tuán)結(jié)協(xié)作，相互尊重、相互補(bǔ)充、相互包容，形成良好的人際關(guān)系，共同創(chuàng)建和諧型高校辦公室。

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