秘書如何在“夾縫”中求得生存

【中圖分類號】G647.2 【文獻標識碼】B 【文章編號】1673-8209(2009)6-0184-01

秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系，是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和愉快的工作氛圍，但現(xiàn)實工作中很多時候領(lǐng)導(dǎo)們的意見是不一致的，這就導(dǎo)致秘書經(jīng)常處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾縫”中進退維谷的局面，處理得不好，就會將兩方都冒犯。那么，在工作中秘書該如何應(yīng)對這種局面呢?

1 求同存異，統(tǒng)籌兼顧

領(lǐng)導(dǎo)分工不同，考慮問題的出發(fā)點就不同，即使都是為了搞好工作，意見也不一定全都一致。另外，當(dāng)一項工作涉及各個相關(guān)方面時，往往不同方面的分管領(lǐng)導(dǎo)人都會關(guān)注這項工作。如果各領(lǐng)導(dǎo)人分別從自己的職能角度，對這項工作做出了看法不同的指示時，就出現(xiàn)了使秘書左右為難的多頭指示，秘書就可能被“夾”在中間，兩頭受氣。對此，秘書一定要認清楚領(lǐng)導(dǎo)意見的相同之處，做到求同存異。因為這樣做，一則兩個領(lǐng)導(dǎo)的意見都符合，二則領(lǐng)導(dǎo)也希望團結(jié)一致，不講團結(jié)的畢竟是少數(shù)。這樣就可避免兩頭受氣了。

某公司新年度經(jīng)濟目標經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策敲定后，各部門經(jīng)理迅速組織所屬二級單位分解任務(wù)。王經(jīng)理讓辦公室林主任準備會議室明天召開安全會議，接著劉經(jīng)理也讓他準備會議室在同一時間召開采購部職員會議，可會議室只有一個。張主任硬著頭皮對劉經(jīng)理說:“能否將會議拖后一下，王經(jīng)理先提出要用會議室的。” 劉經(jīng)理答道“我的事挺多，明天晚上還要出差呢?！?林主任又找王經(jīng)理，可王經(jīng)理說會議通知早已發(fā)出，想改也來不及了。經(jīng)驗豐富的林主任在無奈之際他大膽地出了一策:把兩個會議合在-起開，很快提議得到了兩位經(jīng)理的認同。其實，有許多“夾板”是由于秘書在執(zhí)行命令過于死板而人為造成的。如果下級能從實際出發(fā)，變通地執(zhí)行，就可避免了，從而收到了皆大歡喜的結(jié)果。

2 領(lǐng)會精神 ，維護大局

從管理科學(xué)化的角度來說，多頭指示是不利于工作有序進行的。但從秘書工作頭緒多，要與各個方面打交通的實際情況來看，多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況，作為領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)主動會商，討論出各方面都能接受的方案來，不要使下級為難。作為秘書，應(yīng)主動尋求領(lǐng)導(dǎo)人意見的共同點，靈活處理。如果處理不當(dāng)，不僅會使工作陷于混亂，而且會影響秘書與領(lǐng)導(dǎo)甚至影響領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。我們常說，秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，必須抓住“精神實質(zhì)”，這就是強調(diào)正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。不同領(lǐng)導(dǎo)的指示盡管在許多具體細節(jié)上各有所異，但在大的方面精神實質(zhì)是一致的，有時秘書之所以會出現(xiàn)被領(lǐng)導(dǎo)之間“夾”住的現(xiàn)象，往往是由于理解有誤，人為造成矛盾，從而自己把自己給“夾”住了。所以，秘書在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令時，一定要對上級的命令仔細分析一下，抓住了精髓再干。

早晨剛上班，市旅游局秘書小王就被局長叫去“接旨”:最近市里準備搞一個旅游新聞發(fā)布會，讓他集中精力撰寫一份專題匯報。他回到辦公室，分管局長又安排:下午市委宣傳部組織了一個旅游座談會，請他參加一下。小王一聽，急忙解釋道:“局長剛剛吩咐我集中精力寫匯報哩，我哪有時間參加座談會?！薄澳サ恫徽`砍柴功嘛，參加一下對你會有好處的，自己看著辦吧!”分管局長絲毫沒有讓步的意思。小王頓時感到十分委屈，但隨即靜下心來一想，從大局看兩件工作實際上是并不矛盾。因為參加旅游座談會能為他寫好匯報材料提供素材，再說，局長又沒有馬上讓他“交卷”。于是，他立即到分管局長那里去“領(lǐng)命”了。這里，小王就是仔細分析了領(lǐng)導(dǎo)的指示，從大的方面找到了它們的共同點，從而將它們統(tǒng)一起來，將要形成的“夾板”也化為烏有了。

3 力爭協(xié)調(diào)，融洽關(guān)系

按理說，領(lǐng)導(dǎo)人之間的工作意見不一致，確有領(lǐng)導(dǎo)層本身協(xié)調(diào)不夠的原因，但作為被“夾”者，秘書多從好處著眼，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，通過創(chuàng)造條件爭取讓領(lǐng)導(dǎo)意見統(tǒng)一起來，才能改善被動局面。秘書應(yīng)主動與領(lǐng)導(dǎo)們溝通或促進領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，共同商討出一個妥善的辦法。若各分管領(lǐng)導(dǎo)人各持已見，相持不下，秘書要請示主要領(lǐng)導(dǎo)人，由主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或裁決。

為隆重慶祝建廠50周年，某廠決定搞一次大型廠慶活動。廠長對廠辦主任老張的廠慶方案給予了高度的評價，并讓他找分管財務(wù)的副廠長審定，以劃投資金著手籌備。沒想到了副廠長那里，副廠長以投資過大理由反對。老張本來想說“廠長都同意了，難道要否定廠長的決定”，但他一想這不就制造了領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾了嗎?兩難之際，他想到財務(wù)主管往往有“手緊”的習(xí)慣，看到大花費心疼，何不讓廠長出面呢?于是他在廠長面前說了一大堆副廠長的好話，就是資金困難，需要廠長協(xié)調(diào)一下。果然，在廠長的工作下，副廠長批準了廠慶方案。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意見相左時，顧此失彼會受氣，擁護一方得罪一方制造兩方矛盾會更受氣。正是意識到這一點，老張才不氣餒不急躁，從好處想問題，讓一個領(lǐng)導(dǎo)說服另一領(lǐng)導(dǎo)，這樣，自己就避開了矛盾，也讓領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一了意見。

4 掌握特點，靈活運用

任何領(lǐng)導(dǎo)者都有一套具體的領(lǐng)導(dǎo)方法，其安排工作都存在著一定的靈活性，而這種靈活性又常常體現(xiàn)在每個領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、作風(fēng)等特點中。因此，要想避免被領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾板”夾住，平時就要注意摸清并掌握不同領(lǐng)導(dǎo)的特點，做到心中有數(shù)，將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態(tài)。比如對愛說過頭話的領(lǐng)導(dǎo)，理解時就要防止“過頭”，對說話“欠火”的領(lǐng)導(dǎo)，理解時就不能總“欠”著應(yīng)該到的“火”。只有摸清不同領(lǐng)導(dǎo)的喜好，才能采取靈活機變的措施，防止生搬硬套而制造的“夾板”，從而避免自己“夾住”自己。

新年將至，某保險公司辦公室照慣例要向協(xié)作單位發(fā)放禮物，承辦此項工作的秘書小李卻為不知發(fā)放多人的范圍犯了愁——分管公關(guān)的副經(jīng)理下了明確指示:“全市所有協(xié)作單位?！钡?，這個副經(jīng)理沒有“主心骨”，而外出的經(jīng)理思想又比較保守、謹慎，一旦經(jīng)理怪罪下來，副經(jīng)理便會將責(zé)任推到自己頭上。小李便多了一個心眼，找到副經(jīng)理說:“你的這個指示我認為可行，但是不是還要請示一下經(jīng)理呢?如果不請示，您也得簽個字，我好去財務(wù)處領(lǐng)錢?！比绱艘粊?，副經(jīng)理犯了嘀咕，生怕辦事不妥自己承擔(dān)后果。于是他便讓小李跟經(jīng)理通話自行處理了。這里，小李的話就很有機變性:他讓副經(jīng)理請示經(jīng)理或簽字，就是為自己留條后路——如果事情辦錯了，是副經(jīng)理牽的頭，經(jīng)理將不能怪罪自己。

總之，當(dāng)遇到領(lǐng)導(dǎo)的意見是不一致時，秘書決不能偏向一方，擅作主張;或者搬弄是非，投機討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應(yīng)竭盡全力，使之協(xié)調(diào)統(tǒng)一，避免釀成領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾和糾紛。若發(fā)現(xiàn)個別領(lǐng)導(dǎo)的指示有明顯的錯誤，將會帶來不良后果時，應(yīng)把事實和情況向該領(lǐng)導(dǎo)人匯報清楚，提出參謀建議，分析利弊得失，幫助修正決策。若該領(lǐng)導(dǎo)人固執(zhí)已見，秘書可按照程序和原則，向上報告情況。對于事關(guān)幾個分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的問題，各分管領(lǐng)導(dǎo)人的意見難以統(tǒng)一時，最好在適當(dāng)?shù)膱龊?，向領(lǐng)導(dǎo)班子請示，由領(lǐng)導(dǎo)班子的辦公會集體研究決定。這樣，秘書就能不被領(lǐng)導(dǎo)們的“夾板”夾住。