淺議人事外包在人事部門轉(zhuǎn)型過程中的作用

【中圖分類號】C962 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-8209(2009)6-0113-02

【摘要】當今的時代是以經(jīng)濟全球化和世界經(jīng)濟一體化為特征的新經(jīng)濟時代，產(chǎn)品日新月異，生命周期日趨縮短，企業(yè)面臨的競爭日趨激烈。為了適應更快速的技術革命，迎接知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)，積極參與世界競爭，許多企業(yè)都制定了新的發(fā)展戰(zhàn)略和競爭策略，在進行組織戰(zhàn)略調(diào)整的同時，都積極進行組織結(jié)構及管理方式的變革和創(chuàng)新，努力朝著柔性化、扁平化、虛擬化的方向發(fā)展。變革過程中，在組織中占有核心地位的人事部門首先要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，即由傳統(tǒng)的行政事務部門轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的戰(zhàn)略伙伴與合作者。如何實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)型，實踐證明，人事外包是促進人事部門進行有效轉(zhuǎn)型的“催化劑”，通過人事外包，能夠幫助企業(yè)“瘦身”，改善運行模式，有效提高企業(yè)運行效率，贏得競爭優(yōu)勢。人事外包是全球經(jīng)濟一體化、信息技術發(fā)展和社會化大分工的必然產(chǎn)物，它的出現(xiàn)將會對新時代企業(yè)的發(fā)展帶來新的管理模式，同時也對從事人事管理工作的人員提出了新的要求。本文從人力資源管理現(xiàn)狀、人事外包的內(nèi)容、人事外包的優(yōu)勢、人事外包風險規(guī)避及人事部門的轉(zhuǎn)型要求等五個方面進行分析，對人事外包這一新型管理模式進行了全面闡述。

【關鍵詞】人事外包;人事部門轉(zhuǎn)型; 作用

1 企業(yè)人力資源管理工作的現(xiàn)狀

人力資源管理這一名詞作為一個“舶來品”，自引入中國以來，對中國的人事管理工作帶來了巨大的理念沖擊。仿佛一夜之間，各企業(yè)負責人事管理工作的“人事部”、“綜合部”、“政工科”等等沿用了幾十年的傳統(tǒng)名稱統(tǒng)統(tǒng)改成了“人力資源部”，開始了與世界的“接軌”，可事過多年之后卻發(fā)現(xiàn)，我們只是實現(xiàn)了概念上的“接軌”，實際內(nèi)容卻一直在“脫軌”，許多人力資源部門仍然沿用過去的工作思路和工作方法，無休止地做著人員招聘、檔案管理、員工培訓、工資發(fā)放等傳統(tǒng)型、事務性的繁瑣復雜工作，日復一日，年復一年，忙忙碌碌，卻收效甚微，絲毫沒有成就感，甚至還會出現(xiàn)領導不滿意、員工有意見的情形，從事此項工作的人員也倍感委屈，做了大量工作卻得不到認可，影響了工作積極性。

2 人事外包是促進人事部門轉(zhuǎn)型的有效途徑

人力資源部門如何擺脫以上困境，實現(xiàn)真正的世界接軌，充分體現(xiàn)人力資源管理的價值，筆者認為“刪繁從簡”的工作思路，即通過“人事外包”可以解決這一難題。人事外包即將人力資源管理工作中常規(guī)性、事務性的非核心業(yè)務委托專業(yè)的人事外包機構進行管理，通過人事外包，企業(yè)把不具有競爭優(yōu)勢的非核心業(yè)務剝離出去，集中優(yōu)勢資源發(fā)展具有“比較優(yōu)勢”的核心業(yè)務，這樣人事部門就可以輕裝上陣，專門開展人力資源開發(fā)、提升企業(yè)價值等戰(zhàn)略性工作，真正實現(xiàn)自身“轉(zhuǎn)型”，從而達到降低人力成本、實現(xiàn)效益最大化的目的。

早在上世紀70年代，美國就出現(xiàn)了大量的專業(yè)PEO(Professional Employer Organization)公司，這些公司是企業(yè)的聯(lián)合經(jīng)營者，為客戶公司承擔有關工資發(fā)放、繳納保險、員工檔案、招聘錄用、培訓等日常管理工作，專門為企業(yè)提供人事方面的事務性服務。經(jīng)過多年發(fā)展，人事外包這一業(yè)務在西方發(fā)達國家現(xiàn)已比較成熟，而在我國才剛剛起步，但發(fā)展勢頭良好，一些企業(yè)已經(jīng)開始全面與人事外包機構進行合作，取得了明顯的效果。目前，我國人事外包的主要內(nèi)容包括:負責勞動合同或勞務合同的審查、簽訂、解除和終止有關事項的辦理;負責員工工資的計算與發(fā)放;負責辦理社會保險參保和住房公積金存儲業(yè)務;協(xié)助客戶處理工傷、死亡事故;受用人單位委托招聘派遣崗位所需人才;配合客戶進行員工的基礎性培訓等。

3 人事外包的優(yōu)勢

近年來，人事外包業(yè)務越來越得到社會的認可，實踐證明，通過人事外包可以做到:

一能幫助人力資源部門從繁重的重復性事務中解脫出來，專注于核心的戰(zhàn)略性工作，從而提升人力資源管理的高度和核心競爭力。

二能減少人力成本，有效降低人事管理的直接費用和間接費用。人事外包幫助企業(yè)選擇更合適和性價比更高的專業(yè)服務，并有可能讓企業(yè)用很低的投入來運行更先進的信息系統(tǒng)，進行更高效率的人事管理，降低企業(yè)的人事管理費用。同時人事外包服務機構憑借其規(guī)模效應，可以降低單位人事運作成本，為企業(yè)提供經(jīng)濟合適的有效服務。

三能規(guī)范人事管理，有效避免用工風險。加入世貿(mào)組織后，我國就加快了與世界接軌的步伐，相關勞動法律法規(guī)不斷健全和完善，這就要求企業(yè)在人事管理方面要嚴格遵守國家的法律法規(guī)，日常管理做到制度化、法制化和規(guī)范化，以免引起不必要的勞動糾紛和政府制裁，影響企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。完善的人事外包服務可以幫助企業(yè)迅速而規(guī)范地處理各種事務，提供咨詢服務，有效規(guī)避各種風險。

四能簡化工作流程，提高工作效率。專業(yè)的人事外包能為企業(yè)提供“一站式”服務，同時提供清晰而完善的工作報告。代表企業(yè)協(xié)調(diào)與外部機構和單位的關系，處理日常事務。這就可以大大簡化企業(yè)的人事工作流程，人事部門只需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃和質(zhì)量監(jiān)督，有更多的精力投入到人力資源戰(zhàn)略上去。

五能提高員工滿意度和忠誠度。人事外包服務機構代表企業(yè)為員工提供專業(yè)的法律法規(guī)以及企業(yè)用人制度的咨詢服務，協(xié)調(diào)企業(yè)和員工的關系并維護兩者的利益，為員工帶來全面周到的服務，讓員工感受企業(yè)關懷，解除后顧之憂，增強員工的企業(yè)歸屬感，提高員工的忠誠度，激發(fā)員工的潛能，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

六能使組織結(jié)構更簡化，更具靈活性，提高了企業(yè)對風險的應變能力。人事外包后，可以促進組織結(jié)構變革，使組織結(jié)構更加扁平化，扁平化的組織結(jié)構可以有效提高企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞速度，提高執(zhí)行力，從而增強企業(yè)應對外界變化和抗風險的能力。

4 人事外包的風險規(guī)避

對眾多國內(nèi)企業(yè)而言，人事外包還是一種新生事物，還在探索發(fā)展階段，由于其發(fā)展還不完善，所以這一業(yè)務在給企業(yè)帶來好處的同時，也存在著潛在的風險。主要表現(xiàn)在:如外包服務商選擇不當，會造成商業(yè)秘密泄露的風險;如測算失誤，會造成人力資源管理費用不降反增的風險;如外包內(nèi)容選擇不當，會對企業(yè)經(jīng)營管理帶來不必要麻煩的風險;如宣傳力度不夠，會造成員工心理恐慌的風險等。

為避免以上風險，企業(yè)在開展人事外包業(yè)務時，應早作準備，未雨綢繆，做好可行性分析，有效降低風險。具體措施如下:

一是慎重選擇外包服務機構。外包服務機構的選擇是人事外包管理過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)。在選擇外包服務機構時，要重點考察該機構的資質(zhì)、信譽、規(guī)模、專業(yè)化程度、工作經(jīng)驗等情況，同時向該機構的服務客戶了解其真實信息，選擇那些合法的、信譽好的、專業(yè)化程度高的、有豐富工作經(jīng)驗的機構作為本企業(yè)長期的合作伙伴。

二是要精心測算成本。在企業(yè)準備實施人事外包之前，必須進行成本效益分析，以確定某一職能是否真的適合外包。進行成本分析時，首先要確定收費標準是否合理，然后將現(xiàn)有人員完成某個特定任務的人力成本與管理費用，包括員工薪酬福利、培訓費用、所需資源等與外包的成本進行比較，通過比較分析和科學測算，力求實現(xiàn)效益最大化。

三是要加強溝通交流。首先做好與員工的溝通。當某項人力資源人事管理職能外包后，原來負責該項業(yè)務的員工可能被調(diào)崗或被辭退，因此，在人事外包前，企業(yè)管理者應與員工進行充分溝通，做好解釋說明，應當讓員工了解，企業(yè)已經(jīng)做好規(guī)劃，已為他們制定了切合實際的發(fā)展方案和培訓計劃，以消除員工的緊張感和壓力感，取得員工的信任和支持;其次，做好與外包服務商的溝通，讓外包服務商充分了解企業(yè)文化，關注企業(yè)需求，明確雙方的權利與義務，以此降低企業(yè)的風險，避免給企業(yè)造成不必要的損失。

四是要分清主次業(yè)務。進行人事外包時，企業(yè)一定要合理安排自己的外包項目，必須懂得主次之分，對于企業(yè)的核心職能，一定要由企業(yè)自己牢牢掌握，而對一些非核心項目，則可以適當?shù)目紤]通過人事外包這種工具，幫助企業(yè)減少繁瑣的工作，使企業(yè)更加專注與企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。

五是要加強監(jiān)督。在外包過程中，企業(yè)應采取有效措施對外包服務商進行監(jiān)督檢查，加強過程指導，建立考核體系和風險預警管理體系，防患于未然，以減少企業(yè)的損失。

5 人事外包后，人事部門的轉(zhuǎn)型方向和相關要求

5.1 人事部門的轉(zhuǎn)型:人事外包后，人事部門則可以從他們所必須應該完成的法定性、事務性、繁瑣的工作中解脫出來，從而把精力投入到更有價值的核心業(yè)務方面。企業(yè)的人事部就可以借助外包實現(xiàn)其功能和職能的轉(zhuǎn)變，即企業(yè)傳統(tǒng)的人事管理功能向人力資源管理乃至向戰(zhàn)略性人力資源管理轉(zhuǎn)換，把企業(yè)的人事部的從經(jīng)營輔助地位提升到企業(yè)的戰(zhàn)略經(jīng)營伙伴的地位。外包以后，人力資源部的業(yè)務只會更專業(yè)、更深化，任務更繁重，地位更重要，工作重點將會更側(cè)重于企業(yè)內(nèi)的人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃和策略，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略提供相應的諸如組織結(jié)構、領導力、人才儲備以及與其相適應的激勵機制等管理職能，從經(jīng)營人力資本的角度來提高企業(yè)的核心競爭力。

5.2 人事工作人員的轉(zhuǎn)型:

企業(yè)人事部職能和功能的轉(zhuǎn)變，必然會要求從業(yè)人員轉(zhuǎn)變角色與之相匹配，即完成從人事事務管理員到企業(yè)戰(zhàn)略伙伴、文化價值的塑造者和管理咨詢提供者的轉(zhuǎn)變，這對從業(yè)人員提出了更高的素質(zhì)要求。

首先，人力資源從業(yè)人員應該是專才。人力資源從業(yè)人員應該是半個勞動法專家，通曉國家勞動法律法規(guī)，并能運用法律知識預防和解決勞動關系問題;同時應該熟練掌握現(xiàn)代人力資源管理理論和操作流程，做到理論聯(lián)系實際，以切實提高個人專業(yè)素質(zhì)和人力資源戰(zhàn)略眼光，使人力資源工作更加職業(yè)化。

其次，人力資源從業(yè)人員還應該是通才。要想真正實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略伙伴和管理咨詢者角色的轉(zhuǎn)變，只是專才還不能勝任，還應該是通才。即人力資源從業(yè)人員除了有專業(yè)上的深度外，還應該多增加知識的廣度，要精通一門外語，熟知營銷、采購、財務、工程等方面的業(yè)務，多參加一些培訓課程，多方面豐富自己，從而真正發(fā)揮參謀和顧問的作用。

6 結(jié)束語

“人事外包”作為新型的人力資源管理模式，隨著我們實踐能力的不斷提高以及配套制度和實施環(huán)境的不斷完善，必將對管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新起到有力的促進作用，也將為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更大的價值。人力資源管理者應當充分認識到它的利弊，利用其優(yōu)勢，有效防范其風險，才能充分發(fā)揮它的作用，從而不斷提高企業(yè)的管理水平，增強企業(yè)的競爭力。