教學(xué)評(píng)估對(duì)高?；鶎咏虅?wù)檔案工作的啟示

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-8209(2009)6-0084-02

【摘要】加強(qiáng)高校基層教務(wù)檔案的建設(shè)，是提高服務(wù)質(zhì)量和效率、適應(yīng)教育教學(xué)改革和發(fā)展、迎接本科教學(xué)工作水平評(píng)估及創(chuàng)建高水平大學(xué)的需要。評(píng)估給基層教務(wù)檔案工作帶來的不僅是壓力，而且還有許多有益的啟示。例如:確定基層教務(wù)檔案的主要內(nèi)容、明確基層教務(wù)檔案管理責(zé)任歸屬、建立檔案工作自評(píng)自建的長(zhǎng)效機(jī)制、制定教務(wù)檔案管理制度、做好文件材料的收集、積累工作、建立教師業(yè)務(wù)檔案及材料的整理歸檔工作等。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)檔案;教學(xué)評(píng)估;檔案管理

為促進(jìn)學(xué)校及其主管部門進(jìn)一步重視教學(xué)工作，加大對(duì)教學(xué)工作的投入和資源配置的力度，改善教學(xué)條件，深化教學(xué)改革，強(qiáng)化教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量，教育部制定了普通高等學(xué)校評(píng)估制度，對(duì)全國(guó)所有普通高等學(xué)校進(jìn)行教學(xué)工作水平評(píng)估。就本科教學(xué)評(píng)估結(jié)果來說，教務(wù)檔案既是基礎(chǔ)也是依據(jù)，基層教務(wù)檔案作為整個(gè)學(xué)校教務(wù)檔案的重要組成部分，其管理水平的高低將直接影響教學(xué)評(píng)估的結(jié)論。評(píng)估過程在展現(xiàn)檔案建設(shè)成果的同時(shí)，也必然會(huì)顯露出平日不易被發(fā)現(xiàn)或容易被忽略的各種問題與不足，對(duì)這些問題與不足進(jìn)行反思的結(jié)果，又必然會(huì)引發(fā)關(guān)于提升檔案工作水準(zhǔn)、開創(chuàng)檔案工作新局面的新思考。教學(xué)評(píng)估給高校檔案工作帶來的不僅是壓力，而且還有許多有益的啟示。

1 高?；鶎咏虅?wù)檔案的主要內(nèi)容

院、系及教研室的教務(wù)檔案是高?；鶎咏虅?wù)檔案，根據(jù)其內(nèi)容和載體，大致可以分為四大類:教學(xué)管理檔案、學(xué)籍管理檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和聲像檔案。主要包括:上級(jí)有關(guān)教學(xué)的管理規(guī)定、辦法，教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱及執(zhí)行細(xì)則，教學(xué)進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)分配表、教學(xué)日歷，聽課記錄，學(xué)術(shù)活動(dòng)材料，教師工作量統(tǒng)計(jì)，使用教材情況，試題庫(kù)，考卷、考試安排、考場(chǎng)記錄、試卷分析表，實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文及答辯材料等等。學(xué)籍管理檔案主要包括學(xué)生名冊(cè)、入學(xué)登記表、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。教師業(yè)務(wù)檔案包括教師簡(jiǎn)況、教學(xué)情況、科研成果、進(jìn)修情況、獲獎(jiǎng)情況等。聲像檔案包括照片、磁盤、光盤、碟片、錄像帶等載體形式，如開展教研活動(dòng)的照片、教師制作的多媒體課件、電子教案等等。

2 基層教務(wù)檔案管理責(zé)任歸屬

做好基層教學(xué)文件材料的整理歸檔工作是院、系教務(wù)秘書的工作職責(zé)之一。教務(wù)工作過程中形成的材料很多，有長(zhǎng)期性材料、短期性材料、臨時(shí)性材料等。對(duì)這些材料的鑒別是教務(wù)檔案建檔工作的關(guān)鍵。對(duì)那些有保存價(jià)值的材料，按內(nèi)容和時(shí)間分袋專柜保管，要做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。只有院系的基礎(chǔ)工作做扎實(shí)了，整個(gè)學(xué)校的工作才牢靠。教學(xué)工作水平評(píng)估，其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)是教育部委派一些專家到學(xué)校進(jìn)行院、系實(shí)地考察，對(duì)照評(píng)估指標(biāo)，查看原始材料。如果教務(wù)秘書在日常工作中，多一些檔案意識(shí)，多一些責(zé)任心，將這些原始材料及時(shí)整理歸檔，那么任憑專家組抽調(diào)什么材料，都可以及時(shí)提供。

3 高?；鶎咏虅?wù)檔案管理存在的問題

高校評(píng)估中的考察專家不僅依重于校級(jí)檔案資料，而且要走訪院、系等基層教學(xué)單位，隨時(shí)調(diào)閱材料。由于許多基層單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常會(huì)看到平日檔案管理運(yùn)行機(jī)制中存在的薄弱環(huán)節(jié)和各種缺失，其中最主要的是:

3.1 檔案材料不齊全:教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)及其教務(wù)管理過程中自然形成，由教學(xué)及其管理中直接使用的各種文件材料轉(zhuǎn)化而來，其信息數(shù)據(jù)豐富全面，是一系列教學(xué)及其管理活動(dòng)的真實(shí)軌跡。它不同于時(shí)事文章可以摻雜主觀評(píng)價(jià);不同于一般文獻(xiàn)可以事后編撰;更不同于文學(xué)作品允許虛構(gòu)。它被史學(xué)界稱為“沒有摻過水的材料”，相對(duì)于其它來源的信息，它具有權(quán)威性和可靠性。

而有些基層單位在規(guī)劃和工作制度中很少涉及檔案的收集、管理工作，因而造成檔案收集難、收集不全的問題。例如許多當(dāng)時(shí)應(yīng)該形成的材料沒有形成;應(yīng)該及時(shí)收集保管的材料，還散失在個(gè)人手中;許多重大活動(dòng)，當(dāng)時(shí)是熱熱鬧鬧，過后卻沒有留下任何文字聲像材料，無(wú)檔案材料體現(xiàn)曾經(jīng)開展過此次活動(dòng)。某些方面的檔案資料殘缺或單薄，缺乏對(duì)陳述材料的支撐力;有些原始資料雖然齊全，但看上去是嶄新的“原始檔案”，紙張大小、紙質(zhì)、字號(hào)、排版整齊劃一，有根據(jù)回憶再造之嫌。這些都意味著檔案收集工作環(huán)節(jié)的缺陷。

3.2 檔案工作不規(guī)范:檔案資料整理無(wú)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，多按習(xí)慣存放，各行其是，重復(fù)歸檔或“檔案死角”現(xiàn)象普遍存在。比如，需要提供給評(píng)估專家的檔案資料并非多多益善，如果有的卷宗資料龐雜而體系凌亂，有的資料沒有什么價(jià)值，就說明著檔案的整理與鑒定存在著薄弱環(huán)節(jié)。又如，有些數(shù)據(jù)在前后左右的資料關(guān)系中存在著不吻合的矛盾現(xiàn)象，這又意味著在內(nèi)部各單位之間檔案的服務(wù)機(jī)制和利用關(guān)系存在著不順、不通和缺位的問題。另外，有的檔案查詢不便，調(diào)用遲緩，這便顯示出檔案的編目檢索不盡合理和管理手段的滯后。

4 評(píng)估對(duì)基層教務(wù)檔案工作的啟示

評(píng)估給教務(wù)檔案工作帶來的不僅是壓力，而且還有許多有益的啟示。評(píng)估工作促進(jìn)了高校辦學(xué)水平的提高，也給教務(wù)檔案工作帶來了發(fā)展的機(jī)遇，要抓住有利時(shí)機(jī)，改進(jìn)薄弱環(huán)節(jié)，結(jié)合評(píng)估工作出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步加強(qiáng)基層教務(wù)檔案規(guī)范管理應(yīng)做好以下幾方面的工作:

4.1 建立督促基層檔案工作自評(píng)自建的長(zhǎng)效機(jī)制:檔案工作要以評(píng)估所帶來的強(qiáng)有力的推力，來促進(jìn)整頓、改革和建設(shè)，提高管理效能。高校本科教學(xué)工作在接受評(píng)估之前有一個(gè)自查自評(píng)的過程，檔案工作也應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制，以此為檔案管理日常運(yùn)行機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證。這種周期性的自評(píng)機(jī)制能夠成為檔案工作自我驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力，推動(dòng)檔案工作在反思總結(jié)、揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短的過程中，構(gòu)筑扎實(shí)基礎(chǔ)，與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)發(fā)展。而自評(píng)自建長(zhǎng)效機(jī)制的建立是通過建章立制，監(jiān)督與促進(jìn)基層教學(xué)單位做好教務(wù)檔案建設(shè)與管理工作。 4.2 制定基層教務(wù)檔案管理制度:高校制定的教務(wù)檔案管理制度中，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理一級(jí)責(zé)任人，教務(wù)處和各教學(xué)單位負(fù)責(zé)人是二級(jí)責(zé)任人;教務(wù)秘書是一級(jí)執(zhí)行人，各科室及教研室主管人員是二級(jí)執(zhí)行人的制度。實(shí)施定期檢查驗(yàn)收公示制度和獎(jiǎng)懲制度，已把檔案的管理和建設(shè)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中?；鶎咏虒W(xué)單位也應(yīng)該制定基層教務(wù)檔案管理制度，要建立起相關(guān)的考核措施、評(píng)價(jià)措施、激勵(lì)措施，形成制度保證。院、系及教研室是教務(wù)檔案信息的源頭，從教務(wù)檔案形成之始就直接影響著整個(gè)教務(wù)檔案信息的質(zhì)量。要根據(jù)基層教務(wù)檔案的特點(diǎn)，制定院、系及教研室相應(yīng)的歸檔范圍，并將各條款分別落實(shí)到人，納入個(gè)人的崗位職責(zé)，使相關(guān)人員明確自己應(yīng)該收集什么，何時(shí)上交。教務(wù)檔案收集工作是整個(gè)教務(wù)檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。收集工作的好壞，直接影響著教務(wù)檔案的齊全、完整程度。應(yīng)建立嚴(yán)格的檢查監(jiān)督機(jī)制，保證基層教務(wù)檔案管理質(zhì)量。

4.3 做好文件材料的收集、積累工作:做好文件材料的收集和積累工作，是檔案管理的基礎(chǔ)和前提。作為一個(gè)學(xué)院、系或教研室，其文件材料主要來源于三方面:一是校院頒發(fā)的一些管理性、指導(dǎo)性文件;二是院、系教研室正常開展教學(xué)活動(dòng)形成的大量教學(xué)文件資料，三是學(xué)院、系或教研室的“特色材料”，需要教務(wù)秘書具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)和責(zé)任心，才會(huì)形成和具備。

“特色材料”主要包括院、系或教研室會(huì)議記錄、大事記、聲像資料、宣傳報(bào)道材料、校外專家講座摘要等。第一，院、系或教研室要建立會(huì)議記錄、大事記錄制度。會(huì)議記錄反映了部門各項(xiàng)工作的布置落實(shí)情況，學(xué)科建設(shè)的開展情況;教務(wù)秘書對(duì)本單位教學(xué)方面發(fā)生的大事要事都很清楚，可以利用這一條件，建立大事記錄制度。大事記錄貴在堅(jiān)持，經(jīng)過一段時(shí)間的積累，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，大事記就是一部院、系及教研室發(fā)展的歷史，記載了部門曾經(jīng)的輝煌及發(fā)展壯大的過程。第二，要重視聲像資料的收集工作。聲像資料也是檔案材料的一部分，與文字材料同樣重要，而且比文字材料更具有直觀性，更易引起人們的興趣和注意力。第三，對(duì)院、系及教研室開展的一些重大活動(dòng)，如專家來院、系講座活動(dòng)、外事活動(dòng)、學(xué)生開展的一些大型活動(dòng)都要做好相關(guān)宣傳報(bào)道材料的收集工作;同時(shí)，對(duì)于各媒體有關(guān)本單位的報(bào)道材料，要注意收集。第四，對(duì)于校外專家學(xué)者來院系講學(xué)，教務(wù)秘書除積極做好聯(lián)系接待等工作外，還要及時(shí)索要和收集專家學(xué)者講座講學(xué)的提綱，對(duì)他們所提建議作好記錄。

4.4 建立教師業(yè)務(wù)檔案:要建立教師業(yè)務(wù)檔案。建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良的高校教師隊(duì)伍，是教學(xué)建設(shè)和改革的關(guān)鍵。而教師業(yè)務(wù)檔案是反映每位教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、工作實(shí)績(jī)的真憑實(shí)據(jù)，為師資隊(duì)伍的建設(shè)與管理提供了有力的依據(jù)。因此，教務(wù)秘書可對(duì)本院所有教師都建立業(yè)務(wù)檔案，并不斷補(bǔ)充新材料，內(nèi)容涉及:每位教師承擔(dān)與參加的各級(jí)教學(xué)改革項(xiàng)目、各類教學(xué)成果獎(jiǎng)的申報(bào)與獲獎(jiǎng)、年度教師教學(xué)學(xué)生評(píng)教與學(xué)校督導(dǎo)團(tuán)評(píng)教等。檔案管理的最終目的是為了更好地利用，如借助于教師業(yè)務(wù)檔案，教務(wù)秘書可以對(duì)每位教師的基本情況和整體師資隊(duì)伍狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)確定引進(jìn)師資和選派教師進(jìn)修人選等，提供依據(jù)。

4.5 做好文件材料的整理歸檔工作:文件材料收集齊全以后，還要將這些處于零散狀態(tài)的文件材料進(jìn)行整理，對(duì)其進(jìn)行分類、組合、排列和編目，利用檔案盒(袋)、卷皮等保管工具，進(jìn)行整理裝訂，使之井井有條，便于查閱利用。對(duì)文件材料進(jìn)行整理的方法多種多樣，可以從文件的載體、內(nèi)容、時(shí)間、來源等方面進(jìn)行考慮，具體情況具體對(duì)待，但必須堅(jiān)持一個(gè)指導(dǎo)思想，即檔案的整理必須最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

5 結(jié)語(yǔ)

教學(xué)是學(xué)校的中心工作，教務(wù)檔案是學(xué)校開展教學(xué)及教學(xué)管理活動(dòng)的產(chǎn)物，是教學(xué)及教學(xué)管理活動(dòng)情況的直接體現(xiàn)和反映。教務(wù)檔案的規(guī)范和完善程度，也是學(xué)校管理水平高低的體現(xiàn)，規(guī)范完善的教務(wù)檔案能夠促進(jìn)教學(xué)及教學(xué)管理水平的提高。

教務(wù)檔案管理工作在評(píng)估中的全面亮相，有助于檢閱教務(wù)檔案工作的成就，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更重要的意義在于，有助于發(fā)現(xiàn)教務(wù)檔案管理中的不足，使高校的教務(wù)檔案工作與其他各項(xiàng)工作一樣也達(dá)到“以評(píng)促改、以評(píng)促建、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的。

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