淺談崗位說明書在高校人事管理中的作用

【中圖分類號】G649.21 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-8209(2009)6-0046-02

【摘要】崗位說明書具有明確工作職責與權限、工作目標、工作特點、任職人員資格等作用，并能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓與開發(fā)等提供依據。普通高等院校應用崗位說明書進行人事管理，必將發(fā)揮應有的作用。

【關鍵詞】崗位說明書;高校人事管理;核心作用

“崗位說明書”是組織對其所設崗位的各種要求進行說明的文件。它包括崗位名稱，其上、下級關系，任職條件，設置目的，本崗位與學校內外部的溝通關系，本崗位的主要職責范圍、責任范圍、權利范圍，以及考核標準等內容，是人事管理的基礎性文件。

1 崗位說明書在高校人事管理中發(fā)揮核心作用

1.1 基礎管理:崗位是組織里最小的單元，通過崗位說明書的結構化管理，對學校的最基礎層面按照崗位說明書的構成進行疏通、理順，形成學校管理的基礎網絡，成為構建整個管理體系的平臺，使管理體系從無序到有序，并通過崗位說明書的動態(tài)管理，不斷地進行創(chuàng)新與提升。它是學校有序、穩(wěn)定、規(guī)范的管理基礎，能夠有效地增強學校的應變能力、變革能力和抗風險能力。

1.2 公平管理:公平管理是有效管理的特征之一。教職工對公平的期望一方面通過學校對自身的評價與分配，另一方面從學校對他人的評價與分配，并通過與他人的比較來判斷學校的分配制度、程序、方法等是否公平。公平管理實現(xiàn)分配公平與程序公平，使教職工有公平感。崗位說明書通過建立結構化的內容，從不同的維度全面、客觀的進行崗位評估與教職工職務、職稱的評定，建立崗位等級與教職工等級，按照崗位價值與教職工價值公平分配，為制定公平的績效考評、薪酬分配、招聘選拔等制度提供依據。

1.3 規(guī)范管理:崗位說明書中通過明確崗位的職責、權限、任職資格等對崗位與教職工的要求，形成崗位的基本工作規(guī)范，使教職工按規(guī)則辦事、按規(guī)則受益，培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能。

1.4 量化管理:崗位分析到崗位說明書的結果運用，都有不同的量化管理的方法，使人事的模糊管理從定性向定量發(fā)展。通過崗位價值量化評估，可以與薪酬掛鉤分配;通過建立能力素質評級標準、任職資格等級，可以進行人員評級、人員選拔。崗位分析與統(tǒng)計學等方法的結合，可以提高分析的準確性與精確性。另外，通過建立教職工能力素質模型，應用問卷的方式，采用統(tǒng)計學和心理學相結合的方法，開發(fā)成素質測評軟件，可以很大的提高人員選拔的效率與準確性。

2 編制崗位說明書

從崗位說明書的作用可以看出，崗位說明書對學校管理，特別是學校的人事管理是十分重要的，它編制成功與否，將對學校人力資源的眾多工作產生較大的影響。

2.1 崗位說明書的編制原則

2.1.1 目標明確的原則:編制崗位說明書前，首先應明確崗位的工作目標是什么，而且是為實現(xiàn)學校最高目標與戰(zhàn)略服務的。然后圍繞崗位目標來設計崗位職責。缺少目標引導的崗位職責，履行的結果是對學?？偰繕说倪_成沒有幫助，崗位的設置就沒有意義。

2.1.2 源于現(xiàn)實又高于現(xiàn)實的原則:崗位說明書的信息大多數是來源于現(xiàn)實崗位，或是一個新成立組織的前期策劃，由此基礎上編制的崗位說明書的重要編寫原則是既要反映現(xiàn)實情況，又不能拘泥于現(xiàn)實，要有一定的“空間感”[1]。

2.1.3 指導和幫助的原則:崗位說明書的價值在于為任職者的工作提供幫助和指導，能為崗位工作目標的達成提供最佳捷徑和向導，否則是一紙空文。

2.1.4 分工和協(xié)作的原則:崗位是因為分工不同而不同，一項工作或任務的完成往往需要很多個崗位的配合，崗位不是孤立的，崗位之間是分工與協(xié)作的關系，統(tǒng)一在學校目標下的價值鏈上發(fā)揮不同的價值和作用。

2.2 崗位說明書的編制方法:崗位說明書具體內容的編寫大體可分為幾個步驟來進行:準備階段、編寫階段、審核與修訂階段、定稿階段。

2.2.1 準備階段

(1)組建編寫小組:負責具體編寫工作和協(xié)調有關事宜。編寫小組成員由顧問公司(外聘)、人事處及其他部門指定的人員組成。對小組成員具體的要求:對學校及本部門的中長期目標和工作流程比較了解、有一定的影響力、能公平公正地處理問題、有一定的文字功底。

(2)組建領導小組:負責審核編寫的結果和解決編寫中出現(xiàn)的有關問題，主要由校領導和學校資深的專家組成。

(3)編制部門職能說明書:學校必須將自己的戰(zhàn)略目標落實到各個部門，系統(tǒng)的界定學校各部門的關鍵職能，完成學校現(xiàn)有部門的職能定位，明晰各部門的使命、責任、主要工作流程以及關鍵績效指標等。將部門擁有的工作業(yè)務流程在部門職能中逐一列出，建立了部門職能與學校關鍵工作流程之間的鏈接。

2.2.2 審核與修訂階段:部門負責人對崗位說明書的初稿進行初步審核，及時提出審核中發(fā)現(xiàn)的問題。編寫小組提供崗位說明書的審核技術和辦法，負責審核的過程輔導，解決各部門審核中遇到的技術問題，并負責收集審核意見，并修訂。

2.2.3 定稿階段:編寫小組將已初步修訂的崗位說明書提交學校領導小組。領導小組對所有的崗位說明書進行綜合性全面審核，提出審核意見，并將審核中發(fā)現(xiàn)的問題與編寫小組共同探討，最終確定修訂的辦法，經編寫小組再修訂后，崗位說明書定稿。

崗位說明書定稿后，通過一定的程序進行下發(fā)執(zhí)行。

3 崗位說明書的管理

崗位說明書的制定，是經過工作分析，按照崗位說明書的結構模塊一塊一塊完成的。崗位說明書的管理，則是按照崗位說明書的各結構模塊構成體系，一個體系的進行監(jiān)督與管理，將每個體系系統(tǒng)的聯(lián)系起來，保持內在的關聯(lián)性。高等學校如何管理崗位說明書呢?筆者將從以下三個方面進行探討。

3.1 強調動態(tài)管理:動態(tài)管理方式是要求持續(xù)改進與管理的方式，對崗位說明書的動態(tài)管理，就是對崗位說明書的內容進行持續(xù)改進與完善，并始終與學校內、外部環(huán)境的變化接軌，保證崗位說明書承載的信息是有效的而非過時的。

3.2 強化制度管理:崗位說明書提供了一套各個模塊的使用規(guī)范，遵守崗位說明書規(guī)范，招聘符合要求，職責不變遷等。每個模塊整理出來，都是一套單獨的制度體系，崗位系列、職責系列、任職資格系列、權限系列，招聘體系等，對崗位說明書的管理，在每個崗位規(guī)范管理的基礎上，對全部的崗位模塊系列形成制度化管理。崗位的設置與變更需與學校發(fā)展戰(zhàn)略和辦學理念相一致;確定崗位設置的基本原則，崗位分析的程序;建立崗位變動管理的流程和制度，崗位設置申請、申請內容、審核審批程序、崗位評估定級、編制崗位說明書。

3.3 強化職業(yè)素養(yǎng):教職工按照崗位要求的職責、權限去開展工作，恪守本崗位的職責、權限范圍與他人合作，按照組織的職業(yè)生涯通道塑造自己，彌補自己的差距等，達到崗位的業(yè)績要求。因此，高等學校通過對崗位說明書的培訓來強化教職工的職業(yè)素養(yǎng)，達到培養(yǎng)職業(yè)化教職工的目的。通過崗位說明書實現(xiàn)教職工的職業(yè)化管理。

參考文獻

[1] 張宗虎、張倩華.最新職位說明書設計范本[M].北京:人民郵電出版社，2006.1

[2] 陳志勇.崗位說明書的編寫[J].實務#8226;方法.49-51

[3] 呂崢、唐曉斌.讓狐貍挑起擔子來:如何編寫崗位說明書.北京:中國經濟出版社，2004.9