人事檔案管理與利用

【中圖分類號】C275 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1673-8209(2009)6-0039-02

【摘要】我們在整理人事檔案過程中，常會遇到檔案材料不齊全或手續(xù)不完備、內(nèi)容不清楚的材料進(jìn)入檔案，在接待檔案利用者的過程中，發(fā)現(xiàn)閱檔者不清楚人事檔案的內(nèi)容分類，不知如何入手查閱，也時常遇到不具備閱檔條件的人員前來要求查閱和利用等。追其原因多是因?yàn)閷θ耸聶n案的不了解造成的。因此強(qiáng)化有關(guān)人事檔案的概念及管理意識、了解有關(guān)人事檔案知識，對人事檔案的管理與科學(xué)的利用起了重要的作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;內(nèi)容;來源;鑒別;利用

人事檔案是組織人事等部門按照黨的有關(guān)政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。依據(jù)中組部的《干部檔案工作條例》，人事檔案管理包括:檔案管理的體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé);檔案的內(nèi)容和分類;檔案的管理范圍;檔案材料和收集、鑒別與歸檔;檔案的保管與保護(hù);檔案的提供利用;檔案的轉(zhuǎn)遞等。

人事檔案作為國家檔案中的一種特殊的檔案，依據(jù)中央組織部及國家檔案局的要求，在檔案管理中有其完整的管理模式和管理制度，對檔案材料的收集、鑒定、整理、查閱、保管范圍以及轉(zhuǎn)遞程序都有原則上的要求，確保了人事檔案的完整與安全，從規(guī)章制度上杜絕了涂改、撤換、銷毀、偽造等違法違規(guī)事件的發(fā)生，保障了檔案材料自身的原始性和真實(shí)性，保障了人事檔案的利用價值。胡錦濤同志的講話“使檔案得到安全的保管和科學(xué)利用”，準(zhǔn)確地把握了檔案工作的兩個顯著特點(diǎn)，一是安全的保管，二是科學(xué)的利用。維護(hù)及確保檔案的完整與安全、科學(xué)的利用檔案，是檔案工作者的工作準(zhǔn)則和責(zé)任。

人事檔案不僅是考察了解和選拔干部的重要依據(jù)，更多的利用于人事工作中。檔案作為記錄個人經(jīng)歷，政治面貌，品德作風(fēng)等內(nèi)容的重要材料，在現(xiàn)階段仍發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。如調(diào)動工作、出國政審、評定職稱、求學(xué)、公證、出具各類人事證明等，辦理退休、繳納社會養(yǎng)老保險金等問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、參保時間等都將成為主要依據(jù)。

但在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到一些諸如檔案材料收集與歸檔材料的不規(guī)范，有些該歸檔材料的沒有歸檔，閱檔者不知如何尋找線索，并以材料形成的程序去全面地獲取所需要的信息等問題，也常遇到不具備閱檔條件的人員前來要求查閱、利用等情況。本文介紹人事檔案管理的一些有關(guān)概念及知識，期望強(qiáng)化有關(guān)人事檔案的概念及管理意識、了解有關(guān)人事檔案知識，以利于人事檔案的管理與科學(xué)的利用。

1 人事檔案內(nèi)容和分類

檔案的內(nèi)容分為十類:

第一類履歷材料:履歷表、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類 自傳材料:自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

第三類 鑒定(含自我鑒定)、考核、考察材料。以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表、學(xué)歷證明材料、選拔留學(xué)生審查登記表;培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表等材料。

第五類 政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復(fù)查材料，審查結(jié)論、上級批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料;更改民族、年齡、國籍、參加工作時間等的組織審查意見，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

第六類 參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。

第七類 獎勵材料。包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進(jìn)事跡、各種先進(jìn)人物登記表、嘉獎、通報表揚(yáng)等材料。

第八類 處分材料。違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實(shí)報告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查;法院審判工作形成的判決書等。

第九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職等的登記表、呈報表、審批表、審批材料;各種代表會代表登記表。

第十類 其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表，殘疾等級材料，因公受傷的證明材料;訃告、悼詞;年度思想總結(jié)、小結(jié)，大中專畢業(yè)報到證等材料。

2 檔案材料的來源與收集

人事檔案材料產(chǎn)生于現(xiàn)實(shí)工作之中，從其來源看，有個人形成的，也有組織上形成;從材料形成過程來看，即有在現(xiàn)實(shí)工作中由組織和個人自然形成的，也有組織上為了解個人情況而專門布置填寫的。所以人事檔案是一個動態(tài)的，不斷有材料增加。

檔案材料主要來源、收集及補(bǔ)充約有以下途徑:

(1)通過組織、人事部門收集職工工作中形成的檔案材料。

(2)通過教育院校、培訓(xùn)部門收集學(xué)生登記表、報考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績、鑒定等材料。

(3)通過所在單位收集在黨、團(tuán)組織建設(shè)中形成的入團(tuán)材料、已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、個人總結(jié)、退黨等組織意見材料。

(4)通過評定專業(yè)技術(shù)資格部門，收集評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表、晉升專業(yè)職務(wù)(職稱)審批表。

(5)通過有關(guān)部門收集表彰獎勵活動中形成的先進(jìn)工作者的登記表、先進(jìn)模范事跡材料等。

(6)通過紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)的行政部門，收集形成的處分決定、免予處分的處理意見、記過材料、查證核實(shí)報告、上級批復(fù)、個人對處分決定的意見、本人檢查、交待材料、通報批評材料，法院判決書，復(fù)查甄別報告、決定、上級批復(fù)材料。

(7)通過審計部門收集形成的對經(jīng)濟(jì)工作中的評價材料，有關(guān)問題的處理意見等材料。

(8)通過科技部門、報刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。

(9)通過衛(wèi)生部門收集工作人員因病、工傷、意處事故、致殘的體檢表、鑒定等有關(guān)材料。

3 檔案材料的鑒別及歸檔要求

為保證檔案材料的原始性、客觀真實(shí)性，保證人事檔案的安全與利用，嚴(yán)格控制進(jìn)檔材料的來源與收集是必要的，對檔案材料的鑒別也是必不可少的:

鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件精神，以有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及保存價值，確定材料是否歸檔。

對收集、補(bǔ)充的檔案材料必須來源清楚，甄別材料的真?zhèn)渭皟r值，確定材料是否歸檔。

屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)客觀，材料必須文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，屬于成套的材料必須完整齊全，有些材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入檔案。

歸檔材料應(yīng)是原件，一般不得使用復(fù)印件代替原件存檔。

人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

材料轉(zhuǎn)遞、歸檔的過程要符合組織轉(zhuǎn)遞手續(xù)及程序。

4 利用人事檔案的有關(guān)查閱原則

查閱檔案單位及查閱人，在其批準(zhǔn)權(quán)限、職責(zé)范圍內(nèi)，因工作需要查閱和借用干部檔案，須以《干部檔案工作條例》中的查閱原則為依據(jù)，遵守檔案的提供利用之規(guī)定。

查閱單位及查閱人應(yīng)攜帶填寫規(guī)范、經(jīng)單位組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》，填寫查閱《干部檔案審批表》查閱檔案，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。

凡查閱干部人事檔案，利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱，檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，妥善保管，嚴(yán)格保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交給無關(guān)人員和本人翻閱。

查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上，查閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

借用、查閱單位或個人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容，因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案主管部門同意后，方可辦理。復(fù)制的檔案材料，不得給無關(guān)人員觀看或自行轉(zhuǎn)遞，用畢負(fù)責(zé)銷毀。

查閱者不得假公濟(jì)私，不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，予以批評直至紀(jì)律處分。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊俊平. 《人事檔案管理》.中國檔案2007年5月?？?

[2] 中央組織部. 國家檔案局《干部檔案工作條例》. 1991年4月