如何寫(xiě)出符合老板口味的商業(yè)報(bào)告（下）

商業(yè)報(bào)告不是小說(shuō)，因此內(nèi)容越少越受歡迎。如果你自己覺(jué)得內(nèi)容太少了，那說(shuō)明剛好；如果你覺(jué)得內(nèi)容剛好，那就太多了；如果你都覺(jué)得多了，奉勸你千萬(wàn)不要發(fā)給老板了。

大多數(shù)人在制作PDT時(shí)沒(méi)有搞清楚圖片的作用，而又錯(cuò)誤地認(rèn)為，只要把文字放到PPT上，自然有人看，可實(shí)際上不是這樣的。根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示，大部分人在看PPT時(shí)喜歡看簡(jiǎn)單清晰的內(nèi)容，絕對(duì)不是堆滿屏幕的文字和毫無(wú)意義的圖片。

那么如何準(zhǔn)備圖片和文字并制作PPT結(jié)構(gòu)的報(bào)告成品呢?我們今天就來(lái)一起探索圖片和文字的奧秘。

封面文字

讓人正確理解PPT主題

◎常見(jiàn)問(wèn)題：埋沒(méi)在圖片中而導(dǎo)致主題不夠突出或者字體不對(duì)

◎一般中文推薦黑體、英文Arial，這樣會(huì)比較正式，而不要采用宋體或者Times NewRoman字體

◎如果是英文，可以全大寫(xiě)，因?yàn)槿髮?xiě)的內(nèi)容會(huì)讓看PPT的人減慢瀏覽速度，從而加深理解

目錄文字

幫助受眾快速理解整個(gè)PPT結(jié)構(gòu)

◎常見(jiàn)問(wèn)題：目錄沒(méi)有邏輯性，生硬，不易懂，看完即忘

◎盡量讓目錄結(jié)構(gòu)表現(xiàn)得有邏輯性，通俗易懂，不要過(guò)于節(jié)約文字

◎加入一些可以增加邏輯的引導(dǎo)詞：“1 why xxx2Whatis xxx 3 How to improve xxx”之類(lèi)的

標(biāo)題文字

每張slide的提要，就相當(dāng)于報(bào)紙的新聞標(biāo)題，要求做到讓人看一眼就了解該頁(yè)的主題

◎常見(jiàn)問(wèn)題：標(biāo)題空洞，沒(méi)有具體內(nèi)容，更不是精華，如“銷(xiāo)售策略”等沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義的標(biāo)題

◎好的標(biāo)題應(yīng)引人入勝，一眼看去就可以理解這張Side的目的。如：“如何提升銷(xiāo)售額50％”

◎如果你實(shí)在不知道什么是好標(biāo)題，就去多看看報(bào)紙和網(wǎng)站，看看人家的標(biāo)題是怎么寫(xiě)的，會(huì)對(duì)你有莫大的幫助

正文文字

讓人在最短的時(shí)間里看明白你的含義

◎把一大段話直接粘貼到PPT，密密麻麻，沒(méi)人愿意看

◎把大段話中的廢話去掉，只留下精華的形容詞和重要關(guān)鍵詞，如果看到“并且”“或者”和“逗號(hào)”，一定要用回車(chē)隔開(kāi)形成一個(gè)個(gè)要點(diǎn)

◎想象一下你是怎么寫(xiě)電報(bào)的，基本上就會(huì)怎么寫(xiě)PPT的正文了，因?yàn)闆](méi)有人愿意在PPT看大段大段的文字，所以一定要變成短句再去掉語(yǔ)氣詞，效果會(huì)很好

標(biāo)注文字

用來(lái)對(duì)圖表或圖示作標(biāo)注，起到看圖說(shuō)話的效果

◎很多人不大使用標(biāo)注文字，情愿在圖表或概念圖下方不起眼處寫(xiě)一段文字，也沒(méi)有想到直接用標(biāo)注框把文字放在要表達(dá)的內(nèi)容旁邊

◎利用Office自帶繪圖工具欄中的標(biāo)注框，直接將文字標(biāo)注到重要圖表或概念圖的旁邊，通俗易懂

◎選用空心有色邊框的標(biāo)注框，標(biāo)注的文字要注意字體：同樣是用黑體和Arial

總結(jié)

圖片和文字技巧是非常有用的PPT技巧，這會(huì)直接關(guān)系到PPT報(bào)告的成敗，在介紹了這兩大工具使用的注意事項(xiàng)后，我們來(lái)回顧一些最佳實(shí)踐：

◎圖片可以從Google非常方便地搜索到；

◎充分考慮到圖片的精度，太大尺寸的圖片是浪費(fèi)，太小尺寸的會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的馬賽克，50k到100k是比較正常的PPT圖片尺寸；

◎?qū)懞媚愕哪_本后一次性收集圖片，而不要邊做PPT邊收集，這樣會(huì)很浪費(fèi)時(shí)間；

◎文字和圖片的邊緣要對(duì)齊，不要坑坑洼洼；

◎10秒鐘之內(nèi)如果不能看懂一張PPT的大概意思你就已經(jīng)失敗了，所以只有好的標(biāo)題才可以幫到你；

◎盡量不用顏色(用灰色)或者用淺色來(lái)開(kāi)始你的PPT，就像女生化妝、燒菜一樣，由淺至深、從少到多比較容易；

◎商業(yè)報(bào)告不是小說(shuō)，因此內(nèi)容越少越受歡迎。如果你自己覺(jué)得內(nèi)容太少了，那說(shuō)明剛好；如果你覺(jué)得內(nèi)容剛好，那就太多了；如果你都覺(jué)得多了，奉勸你千萬(wàn)不要發(fā)給老板了。