如何成功撰寫商務(wù)報告

[摘要] 在繁忙的商務(wù)活動中，相關(guān)工作人員需要了解很多重要的有價值的商業(yè)信息，商務(wù)報告正是信息交流的有效手段。文章從商務(wù)報告的寫作程序、語言風(fēng)格、寫作原則等幾個方面入手，介紹如何成功撰寫商務(wù)報告。

[關(guān)鍵詞] 程序 風(fēng)格 原則

商務(wù)報告是國際商務(wù)活動中對已經(jīng)完成的工作向上司作的書面匯報，是公司中一種篇幅較長的、更深入的、有事實和觀點的溝通方式，通常作為決策和行動的基礎(chǔ)。寫商務(wù)報告的目的在于通過對有關(guān)事情的調(diào)查研究、獲取有用信息，并在此信息的基礎(chǔ)上得出結(jié)論，同時還需要提出建議，以便為商務(wù)報告讀者提出工作上的思路，為工作中的下一步?jīng)Q策提供可以參考的信息。因此，對于國際商務(wù)工作人員來說，學(xué)會成功撰寫商務(wù)報告是必備的基本技能。

一、熟悉商務(wù)報告的寫作程序

1.限定范圍，確定報告內(nèi)容。報告的寫作者和要求寫報告的一方必須就報告的范圍達成一致。如果不限定范圍，最后的報告可能就太寬泛，沒有價值，或者包括了不相關(guān)的內(nèi)容。如，關(guān)于新產(chǎn)品投放到市場的情況，或關(guān)于人力資源培訓(xùn)，或關(guān)于產(chǎn)品銷售情況。

2.做研究計劃并進行材料的收集。根據(jù)報告的內(nèi)容，對此做細致的研究，進而計劃出報告的深度、復(fù)雜程度和研究方法。這直接決定參與報告的人員，報告所涉及的資金和需要收集的材料。

在決定了做什么調(diào)查和做多少調(diào)查之后，就可以開始收集材料了。收集材料可以從公司內(nèi)部著手，也可以從生產(chǎn)部門獲取信息，還可以從一些政府部門，商業(yè)機構(gòu)等處獲取信息，再就是通過問卷調(diào)查，來往函電，新聞資料，因特網(wǎng)等途徑獲取有用信息。資料的收集必須全面，收集的信息必須認真辯別真?zhèn)?，所收集到的信息必須盡可能地反映事實的真相。

3.編輯加工材料。所謂編輯加工材料是對所收集到的資料進行科學(xué)處理。首先要根據(jù)所撰寫報告的主體，認真分析信息。接著按照所需，將資料分門別類。明確哪些資料重要，哪些資料次要，等等。加工資料是一個去偽存真，去粗取精的過程。

4.寫一個詳細的提綱和草稿。在將所收集到的資料加工完畢后，就開始初步擬訂報告的提綱和草稿。擬訂的過程中要注意條理性、邏輯性、按照事物，情況發(fā)展的先后順序進行編序。

5.編輯草稿，確定最后信息，最終定稿。一旦要求你寫報告的人同意了之前的草稿，就可以寫正式報告了。

6.得出結(jié)論。結(jié)論的質(zhì)量能充分反映報告撰寫人的工作水平。寫結(jié)論可以根據(jù)不同的內(nèi)容列出項目，所得出的結(jié)論必須符合事實，令人可信。

7.提供建議。建議是寫報告的目的之一。建議的根據(jù)就是報告的主體和結(jié)論。如果所提供的建議合情合理，有充分的事實依據(jù)，那就為公司在該方面的決策提供了良策，是對公司的一大貢獻。

二、把握商務(wù)報告的語言風(fēng)格

商務(wù)報告屬于應(yīng)用文體，文中體現(xiàn)比較正式的語體，不能使用艱澀，古板的詞，不具有文學(xué)語言的夸張，渲染功能。一般來說應(yīng)體現(xiàn)以下語言風(fēng)格。

1.簡單，多樣化。簡單是所有商務(wù)寫作的基本原則，不管是正式的還是非正式的報告，都要遵循這個原則。多樣化指根據(jù)報告的讀者，報告的寫作風(fēng)格也可以有所變化，不要千篇一律。

2.不同句子長度。句子要多樣化，這也是商務(wù)寫作的原則之一。全部用太復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，令人費解，而太簡單的句子用多了又顯得不正式，所以要注意句子結(jié)構(gòu)有變化，簡單句和復(fù)合句搭配使用，力求生動。

3.用格式劃分長文章。有時可以通過用一系列的數(shù)字把內(nèi)容分成一些標題。比如：

(1)Introduction(介紹）

(2)Discussions(討論）

a．Establishment of company catering facilities

b．Arrangements of seating

(3)Conclusions(結(jié)論）

(4)Recommendations(建議)

4.應(yīng)用圖表。借助表格、圖表、照片等來縮短報告的篇幅，講明報告內(nèi)容，增強文章的可讀性。報告中的圖表會簡化信息，增加視覺效果和趣味性。

三、遵循商務(wù)報告的寫作原則

1.報告中所提供的信息尤其是數(shù)據(jù)必須準確無誤。

2.報告必須完整、具體。作者必須陳述所有主要問題的各個方面，仔細得出結(jié)論，對建議提出詳盡的支持。

3.清晰易懂。商務(wù)報告寫作應(yīng)盡可能使用常見的商務(wù)英語詞匯，寫報告的人必須要做到清楚地表達自己的意圖，任何文字不嚴密，含糊不清的詞句均應(yīng)避免使用，不能讓讀者產(chǎn)生誤解。當(dāng)你確定了想要傳達的內(nèi)容之后，就應(yīng)該用最樸實，簡單的語句表達出來，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。同時也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的，直接的句式。應(yīng)該注意恰當(dāng)?shù)貏澐侄温洌ǔＧ闆r下，一個段落圍繞一個主題。

4.簡明扼要。商務(wù)文本的寫作都講究時間效益。不管是信函還是商務(wù)報告或商務(wù)建議書，或其它商務(wù)文本都需要簡潔明了。不管是正式的商務(wù)報告還是非正式的商務(wù)報告都是如此。使用最簡潔的語句表達最完整的意思。能使用單詞的不使用短語，能使用短語的不使用句子，能用短句的不用長句。避免不必要的重復(fù)和過度的細節(jié)描述。但是簡潔的原則是以不影響清楚為前提。

5.果斷肯定。所謂果斷肯定指寫商務(wù)報告時對有些事實的描述和觀點的闡述必須確定，語氣果斷，不能使讀者感到所報告的內(nèi)容難以決斷。商務(wù)報告作者必須果斷地表述自己的觀點。

總之，盡管商務(wù)報告有不同的格式和風(fēng)格，但都必須遵循商業(yè)寫作的一些共同特點。報告作者還要對讀者有較清楚的了解—了解他們的要求、需要、背景知識等。必須適合接受報告的人閱讀，更要滿足他們的閱讀目的，并據(jù)此進行計劃和交流。

參考文獻:

[1]檀文如:實用商務(wù)英文寫作[M].石油工業(yè)出版社，2002.10

[2]翁鳳翔:當(dāng)代國際商務(wù)英語寫作 [M].上海交通大學(xué)出版社，2007.1

[3]李雅靜:涉外經(jīng)貿(mào)英語函電[M].青島海洋大學(xué)出版社，1997.9