淺析企業(yè)的信息管理與知識管理

[摘要] 知識管理和信息管理都是有效運用資源追求企業(yè)績效最大化。信息管理是通過資源的合理配置有效地滿足信息需求的目標；知識管理是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新的需要而發(fā)展起來的一種管理活動。企業(yè)的價值理念、產(chǎn)品屬性、人文環(huán)境千差萬別，因此很難有統(tǒng)一的管理模式，任何企業(yè)的知識與信息資源管理都需要創(chuàng)造性。企業(yè)管理者應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況確立管理模式，搭建符合自身需要的高效科學(xué)的知識與信息資源管理平臺。企業(yè)知識與信息管理的策略：搭建科學(xué)合理的企業(yè)文化治理結(jié)構(gòu)；樹立企業(yè)理想；建立完善的制度；合理設(shè)定管理指標；正確識別知識與信息管理的不同特征；加強企業(yè)知識與信息庫建設(shè)等。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 信息管理 知識管理

企業(yè)的生存與發(fā)展依賴于對企業(yè)內(nèi)外信息的綜合利用能力，包括對外部市場信息、公共資源信息以及對企業(yè)內(nèi)部信息如生產(chǎn)資源信息、產(chǎn)品開發(fā)信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、市場銷售信息、市場反饋信息等的搜集、處理和利用能力，所有外部信息只有在高效的轉(zhuǎn)化為企業(yè)的內(nèi)部信息并經(jīng)過正確處理后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的業(yè)績和競爭力。在經(jīng)濟環(huán)境法制化的推動下，企業(yè)外部信息的透明、公共屬性特征將日益強化，因此從企業(yè)生存、發(fā)展、并不斷推動業(yè)績成長的角度來看，企業(yè)內(nèi)部信息的搜集、處理、反饋和利用等一系列流程的正確與高效成為企業(yè)在經(jīng)營管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這就是我們所熟悉的信息管理。資本追逐利益最大化的本性決定了以資本為根基的企業(yè)首先要使企業(yè)的盈利能力最大化，這一巨大的力量驅(qū)使企業(yè)必須最大限度的加快流動資金流轉(zhuǎn)效率，流動資金流轉(zhuǎn)效率是由企業(yè)內(nèi)部知識資源、產(chǎn)品物質(zhì)資源（包括原材料、半成品、成品）的流轉(zhuǎn)效率決定的。產(chǎn)品物質(zhì)資源的有形、簡單特征使企業(yè)在實際管控中較容易達到管理目標，而知識資源由于具有巨大的彈性導(dǎo)致對其進行有效管控難度較大，對知識資源管理的最終目的是提高附著于知識資源的資金的流轉(zhuǎn)效率。這就要求企業(yè)必須對知識資源進行正確高效的管理，搭建科學(xué)高效的知識管理平臺成為獲取和利用知識、提高企業(yè)績效的要素。

知識管理和信息管理都是有效運用資源追求企業(yè)績效最大化。信息管理的目標是有效滿足信息需求，信息管理的手段是通過資源的配置來實現(xiàn)其目標；知識管理是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新的需要而發(fā)展起來的一種管理活動（管理機制）。雖然信息管理與知識管理在產(chǎn)生的背景、目標、管理內(nèi)容及理論基礎(chǔ)等方面存在較大差異，但它們的作用基本一致。通過信息管理對企業(yè)的經(jīng)營進行調(diào)節(jié)和控制、優(yōu)化決策和資源整合，提高企業(yè)經(jīng)營的效益。同時通過對知識資源的系統(tǒng)化和有效管理，實現(xiàn)知識的共享、創(chuàng)新和增值，最大限度地掌握和利用知識資源，提高組織和個人的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競爭能力，從而提高企業(yè)的績效。

一、企業(yè)知識與信息資源管理架構(gòu)的搭建

1.企業(yè)知識與信息資源管理架構(gòu)的常見形式。

(1)塔型架構(gòu)，這是一種在大型企業(yè)中常見的傳統(tǒng)資源管理架構(gòu)。此類管理架構(gòu)是依照企業(yè)的塔狀組織結(jié)構(gòu)搭建的，其優(yōu)點在于產(chǎn)生在不同層級的信息在經(jīng)過一般性篩選處理后逐級傳遞，可以減少重大決策判斷失誤，缺點是效率低下和容易產(chǎn)生信息失真。

(2)樹型架構(gòu)，這是一種適宜于中小型企業(yè)的資源管理架構(gòu)，此類管理架構(gòu)是依照企業(yè)的垂直組織結(jié)構(gòu)搭建的，產(chǎn)生在不同層級的信息在經(jīng)過一般性篩選處理后都直接傳遞給最高層級，其優(yōu)點是高效，缺點是極易產(chǎn)生重大失誤。

(3)扁平型架構(gòu)，這是一種現(xiàn)代化的企業(yè)資源管理架構(gòu)，它是依照企業(yè)扁平化的組織結(jié)構(gòu)而搭建的資源管理平臺。這種平臺的搭建是以高素質(zhì)的管理人才和團隊成員為核心，企業(yè)要努力使每一個崗位的成員都能成為知識和信息的搜集者、識別者、使用者和管理者。這種架構(gòu)可以較大程度的簡化資源傳遞處理的流程，因此不僅可以有效避免過程的失真、也極大的提高了資源流轉(zhuǎn)效率和正確決策效率。

2.不同管理架構(gòu)對管理資源的掌控分析。

(1)在塔型和樹型管理架構(gòu)中，信息采集末梢單元發(fā)達靈敏，信息采集量龐大，是一種快速的采集方式。但是由于各種各樣的原因，管理者通常會陷入洪水般的信息流中而不能自拔，如果加上企業(yè)管理者試圖做出更多的決策，限于管理者自身不可能成為企業(yè)中所有領(lǐng)域的行家里手，決策失誤是不可避免的。在這種模式下長期工作的各層級管理者的能力會隨著時間的延續(xù)而弱化，信息傳遞過程中產(chǎn)生信息失真將不可避免。因此要發(fā)揮好這兩種管理方式的優(yōu)越性，除運用現(xiàn)代化的信息管理方法如：ERP信息管理系統(tǒng)外，必須培養(yǎng)各層級相關(guān)人員對信息的正確搜集、識別、處理和管理能力。

(2)在扁平型管理架構(gòu)中，由于管理扁平化的初衷之一就是為了提高效率、減少信息失真，要求從企業(yè)團隊的每一個基層成員、最小單元的管理者向上追溯到企業(yè)的最高管理者都必須具備與自身崗位職責(zé)相匹配的知識、信息管理能力，這種架構(gòu)一旦搭建完成，由于大部分日常信息都已經(jīng)在相應(yīng)的崗位上高效正確處理，匯集到主渠道里傳遞的信息數(shù)量將逐級減少、重要性逐級增強、透明性逐級改善，這將會使領(lǐng)導(dǎo)者尤其是最高決策者，能夠從洪水般的信息流中脫身，致力于處理事關(guān)企業(yè)決策的重大信息，從而制定正確的政策、調(diào)整企業(yè)的航向，推動企業(yè)業(yè)績的持續(xù)增長。需要強調(diào)的是，扁平化管理成功的基礎(chǔ)是改革領(lǐng)導(dǎo)方式和管理方式，構(gòu)建科學(xué)合理的管理機制，培育能力具備的團隊成員，尤其是各管理單元的管理人員，這是一個經(jīng)常性的工作。

3.根據(jù)企業(yè)實際運營模式搭建科學(xué)的管理平臺。企業(yè)從建立初期的粗放式管理、高速成長期的制度化管理到確立企業(yè)的核心經(jīng)營理念、培育出完善的企業(yè)文化的成熟期，企業(yè)的價值理念、產(chǎn)品屬性、人文環(huán)境千差萬別，因此很難有統(tǒng)一的管理模式，任何企業(yè)的知識與信息資源管理都需要創(chuàng)造性，在知識與信息資源管理的每一個環(huán)節(jié)，都可以蘊藏著管理方式的創(chuàng)新。這種差異化是企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在要求，接受這種差異化將為企業(yè)營造可孕育出先進的管理理念和創(chuàng)新活動的基本氛圍。企業(yè)管理者應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況確立管理模式，搭建符合自身需要的高效科學(xué)的知識與信息資源管理平臺。

二、企業(yè)知識與信息管理的策略

1.搭建科學(xué)合理的企業(yè)文化治理結(jié)構(gòu)以確保知識、信息流轉(zhuǎn)過程中的真實性和準確性。由于知識、信息循環(huán)本身引起的企業(yè)運轉(zhuǎn)是否良性取決于其在整個循環(huán)過程中是否失真和各環(huán)節(jié)知識、信息處理者的主觀作用，搭建科學(xué)合理的企業(yè)文化治理結(jié)構(gòu)可以最大限度的確保知識和信息流轉(zhuǎn)過程中的真實性和處理者的責(zé)任感。以先進的企業(yè)文化引導(dǎo)企業(yè)走上持續(xù)發(fā)展的道路，確保知識和信息管理的正確快捷。

2.通過樹立企業(yè)理想引導(dǎo)組織成員不斷為企業(yè)文化注入新的內(nèi)涵。企業(yè)不可能僅依附于資本的增值本性保證企業(yè)業(yè)績的持續(xù)增長和持續(xù)生存。無數(shù)的事實證明，只有那些把資本賦予必要的社會屬性的企業(yè)才可以生存的更久。這其實就是要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要有理想，其中心內(nèi)涵是領(lǐng)導(dǎo)者必須有兩種核心的責(zé)任感，其一是有責(zé)任使企業(yè)保持持續(xù)增長，其二是要在力所能及的范圍內(nèi)通過有意識的主動行為促進社會的進步和持續(xù)發(fā)展，即要承擔(dān)與自身能力相匹配的社會責(zé)任。不僅如此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)努力把這種個人行為變成企業(yè)的行為，變成每個團隊成員的行為，最終成為企業(yè)文化的核心內(nèi)涵。在這樣的指導(dǎo)原則下，能夠在團隊內(nèi)部營造誠實、勤奮、輕松、開放的工作氛圍，使每一個企業(yè)成員都成為高效正確的資源利用者和管理者，推動績效不斷提高。

3.建立完善的制度是企業(yè)資源規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。管理制度的搭建必須建立在人性化的基礎(chǔ)上，知識與信息管理突出的特征表現(xiàn)在管理的剛性和柔性上，剛性是指知識和信息表達內(nèi)容的證據(jù)、依據(jù)屬性，柔性指的是知識和信息內(nèi)容或隱含內(nèi)容的不確定性和彈性。在知識和信息的搜集、處理、反饋、管理過程中有關(guān)環(huán)節(jié)的人員會將自己理性或非理性的判斷、思想賦予流過的信息。團隊成員中的差異性、個性化行為特征，有利于提高企業(yè)的敏感度。但這種行為特征對保證知識、信息流程中的真實性卻是有害的。因此必須規(guī)范人們在知識和信息處理中的行為，即在深刻理解人性的基礎(chǔ)上，建立完善的制度來約束每個成員，確保企業(yè)運作的聚合性作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)。

4.根據(jù)知識與信息管理的特殊性，合理設(shè)定管理指標。企業(yè)知識與信息管理的特殊性在于其剛性和柔性特征并存。剛性特征如：科研人員開發(fā)產(chǎn)品的數(shù)量、產(chǎn)品的技術(shù)指標等具有剛性特征，其易于衡量、量化考核，因此在重視實際績效的企業(yè)里，管理者很容易依據(jù)信息的剛性屬性如客戶要求而制定大量的剛性指標，依據(jù)剛性指標進行業(yè)績考核。這種考核方法在信息搜集、輸入、傳遞、處理、反饋和管理過程都是良性和透明時，是行之有效的。但實際上所有的信息搜集、輸入、傳遞、處理、反饋、管理、及最終的處置都具有不確定性，這就是管理的柔性特征，如產(chǎn)品的性能指標往往是有限的，而產(chǎn)品性能是無限的，性能指標不能完全涵蓋性能。當(dāng)這種不確定性的程度不可預(yù)知時，管理者在實際工作中就必須考慮管理的柔性特征，這就涉及到人性方面。制度可以約束人的行為，卻無法約束人的思想；考核可以使人完成既定有限的產(chǎn)品性能指標，卻不能約束他開發(fā)出完美無缺的產(chǎn)品；因為人人都知道缺陷是永存的，追求完美的動力更多地來源于人的思想。從某種意義上來說，柔性特征決定知識與信息管理乃至績效管理的成敗，管理者過于關(guān)注剛性特征如產(chǎn)品的性能指標，必然會引導(dǎo)具體工作者去努力實現(xiàn)既定的有限目標而忽略產(chǎn)品的真實性能，這也是很多企業(yè)績效低下以及科研成果難以轉(zhuǎn)化成產(chǎn)品的癥結(jié)所在。就具體的管理項目來講，管理者首先要做的是根據(jù)項目預(yù)研階段獲得的信息包括國內(nèi)外該項目產(chǎn)品的發(fā)展歷史、現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢來甄別項目的剛性和柔性特征中哪一個占主導(dǎo)地位，并以此為基礎(chǔ)制定不同的過程管理細節(jié)。需要特別注意的是，柔性特征占主導(dǎo)地位的項目難以實現(xiàn)預(yù)期目的的可能性遠遠大于剛性特征占主導(dǎo)地位的項目，對其進行量化考核非常困難。為實現(xiàn)更有價值的目標，管理者就必須隨時關(guān)注過程信息，并逐步完善充實預(yù)期目標，及時給出指導(dǎo)性的意見，以達到確?？冃г鲩L的目的。

5.加強企業(yè)知識與信息庫建設(shè)，增強企業(yè)核心競爭力。企業(yè)應(yīng)建立一個廣納企業(yè)內(nèi)部和外部的知識與信息來源的機制，提供各種開放性的學(xué)習(xí)條件，建立能讓豐富的信息和寶貴的知識不斷更新的企業(yè)知識與信息庫和顧問團隊，使企業(yè)保持活力。因此，一是要有效組合知識與信息，使之成為系統(tǒng)的開放的資源；二是要繼承和延展知識與信息的管理，使之不斷演化和完善；三是要重視人的動態(tài)資源，讓廣大員工都成為知識與信息庫的建設(shè)者；四是要做好知識與信息的選擇、組織和管理，篩選并傳播最相關(guān)和最有用的知識和信息。從而使企業(yè)能便捷、充分地獲得知識分享和信息利用，推動企業(yè)創(chuàng)新，達到增強企業(yè)核心競爭能力，提高企業(yè)績效的結(jié)果。

三、結(jié)束語

知識和信息已經(jīng)成為企業(yè)組織中最重要的資源和可持續(xù)競爭優(yōu)勢的源泉，信息管理和知識管理成為企業(yè)戰(zhàn)略的核心。從企業(yè)生存、發(fā)展、并不斷推動業(yè)績成長的角度來看，企業(yè)信息的搜集、處理、反饋和利用等一系列流程的正確與高效是企業(yè)在經(jīng)營管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而企業(yè)的學(xué)習(xí)能力和知識運用能力對其核心競爭力的提高起著至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)要搭建科學(xué)高效的知識與信息資源管理平臺，對企業(yè)的知識和信息進行明晰化、系統(tǒng)化的管理和利用，培育能力具備的管理團隊和工作團隊，推動企業(yè)創(chuàng)新，從而提高企業(yè)組織整體的績效。

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