高層管理信息系統(tǒng)信息需求策略分析

[摘要] EIS的開(kāi)發(fā)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，涉及到高層管理者的工作和整個(gè)企業(yè)的高層管理。因而，準(zhǔn)確、快速的定義高層管理者所需要的信息是EIS開(kāi)發(fā)的首要問(wèn)題。本文提出了確定信息需求的幾種策略，為選擇適合確定EIS信息需求的方法提供了依據(jù)。

[關(guān)鍵詞] 高層管理者 信息需求 策略

企業(yè)高層管理者的主要工作是對(duì)企業(yè)進(jìn)行宏觀(guān)的組織、計(jì)劃、管理和控制，屬于企業(yè)的戰(zhàn)略決策略層面。而高層管理信息系統(tǒng)（EIS:Executive Information System）正是根據(jù)組織高層管理者的需求，為其提供及時(shí)、高效的組織內(nèi)外重要信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。由于該系統(tǒng)涉及到高層管理者的工作和整個(gè)企業(yè)的高層管理，因而如何選擇合適的確定EIS信息需求的策略，從而準(zhǔn)確、快速定義高層管理者所需信息，是EIS開(kāi)發(fā)的首要問(wèn)題。

高層管理信息系統(tǒng)中信息需求策略的確定取決于企業(yè)狀況、高層管理者特點(diǎn)、系統(tǒng)應(yīng)用范圍和系統(tǒng)使用環(huán)境等多方面。根據(jù)國(guó)外一些學(xué)者的研究，及我國(guó)企業(yè)的實(shí)際情況分析，可以將確定信息需求的策略歸納為以下幾種。

一、直接獲取法

1.與高層管理者的交流。通過(guò)與高層管理者的交流可以了解高層管理者的工作特點(diǎn)、個(gè)性，企業(yè)戰(zhàn)略等情況，可以較為準(zhǔn)確的把握高層管理者對(duì)系統(tǒng)的總體看法和需求。但有時(shí)在交流中也時(shí)常會(huì)出現(xiàn)高層管理者所提供的信息與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員所需信息相差甚遠(yuǎn)的情況，究其原因在于人對(duì)問(wèn)題的理解和思維能力往往存在偏好或誤差，而高層管理者又多具有獨(dú)特的個(gè)性和風(fēng)格，從而使問(wèn)題復(fù)雜化；同時(shí)高層管理者的時(shí)間寶貴，要隨時(shí)應(yīng)對(duì)各種隨機(jī)的、非結(jié)構(gòu)化的涉及范圍廣泛的復(fù)雜問(wèn)題，因而很難靜下心來(lái)考慮信息問(wèn)題，使許多信息都難以準(zhǔn)確定位。與高層管理者的交流盡管是最為直接的獲取其所需信息的途徑，但實(shí)施中由于受其時(shí)間等客觀(guān)條件的限制，而無(wú)法全面獲取所需信息。

2.與高層管理者秘書(shū)的交流。相對(duì)于高層管理者而言，其秘書(shū)則更容易抽出時(shí)間與開(kāi)發(fā)人員交流。秘書(shū)服務(wù)于高層管理者，因而更清楚高層管理者的信息需求及信息渠道，能夠提供高層管理者的工作習(xí)慣、偏好、交往活動(dòng)等情況。

3.與部門(mén)經(jīng)理的交流。部門(mén)經(jīng)理可以準(zhǔn)確的把握高層管理者對(duì)其所在部門(mén)信息的需求，知道哪些信息對(duì)組織決策影響重大。當(dāng)然部門(mén)經(jīng)理所提供的信息有時(shí)具有一定的局限性，往往只強(qiáng)調(diào)其部門(mén)特性，而忽視了組織全局。

4.出席高層管理者會(huì)議。通過(guò)參加會(huì)議的方式來(lái)了解高層管理者在會(huì)議期間需要哪些信息、關(guān)注哪些信息、使用了哪些信息，以此確定信息需求。

二、關(guān)鍵成功因素法

關(guān)鍵成功因素是那些在組織結(jié)構(gòu)中數(shù)量有限卻作用重大的特殊因素，這些因素將極大地影響著組織整體的競(jìng)爭(zhēng)行為。而這些關(guān)鍵成功因素也正是高層管理者所真正需要把握的，因此可以通過(guò)對(duì)關(guān)鍵成功因素的有效把握來(lái)確定EIS的信息需求。關(guān)鍵成功因素的確定可以按四個(gè)步驟展開(kāi)。

1.確定并分解組織目標(biāo)。每個(gè)組織都有自己的目標(biāo)，而不同時(shí)期又會(huì)有不同的重點(diǎn)。組織目標(biāo)應(yīng)該根據(jù)組織內(nèi)外的客觀(guān)環(huán)境條件來(lái)制定，并保證其切實(shí)可行。組織目標(biāo)確定后，再根據(jù)需要將其按下屬部門(mén)和業(yè)務(wù)單位分解為若干個(gè)合適的下級(jí)子目標(biāo)。

2.識(shí)別所有影響目標(biāo)的因素。根據(jù)已確定并適當(dāng)分解了的組織目標(biāo)，分析識(shí)別出影響這些目標(biāo)的各種因素和影響這些因素的子因素。

3.確定關(guān)鍵成功因素。分析各影響因素與目標(biāo)間的關(guān)系以及各因素地位的主次，作用大小及其相互間的關(guān)系，進(jìn)而決定哪些因素可以合并，哪些可以忽略，在篩選、歸并后，保留那些起關(guān)鍵作用的因素。

4.明確各關(guān)鍵成功因素的性能指標(biāo)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。關(guān)鍵性能指標(biāo)是為關(guān)鍵成功因素制定的評(píng)價(jià)指標(biāo)，是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員所要調(diào)查并在信息系統(tǒng)中表達(dá)的信息，是用于描述和度量關(guān)鍵成功因素的，要求它在操作上是可控的。組織和個(gè)人的關(guān)鍵成功因素是否達(dá)到理想，體現(xiàn)在關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程中的一些關(guān)鍵性能指標(biāo)完成情況。因此，抓住關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程這一動(dòng)態(tài)概念，建立組織業(yè)務(wù)模型，可獲得對(duì)組織更深刻的洞察和對(duì)組織高層管理者更準(zhǔn)確的需求定位，從而在此基礎(chǔ)上把握關(guān)鍵成功因素，準(zhǔn)確辨別出高層管理者的信息需求。

三、原型法

這種策略是根據(jù)目標(biāo)系統(tǒng)最主要的要求，先開(kāi)發(fā)一個(gè)小而實(shí)用的能引起高層管理者興趣的原型投入使用。隨著對(duì)系統(tǒng)的使用和理解，信息需求會(huì)變得越來(lái)越明確，再通過(guò)不斷征求意見(jiàn)，不斷提出新的要求，不斷更新、完善和發(fā)展以滿(mǎn)足新的需求。通過(guò)對(duì)原型的多次迭代、反復(fù)完善、細(xì)化，最終獲得滿(mǎn)足高層管理者需求的完整系統(tǒng)。

四、從現(xiàn)有系統(tǒng)確定EIS的信息需求

這種策略是從組織現(xiàn)有的信息系統(tǒng)或應(yīng)用程序來(lái)獲取信息需求。組織或其職能部門(mén)的信息系統(tǒng)能夠?yàn)镋IS提供部分信息，但對(duì)EIS來(lái)說(shuō)實(shí)用價(jià)值有限。這是因?yàn)镋IS的目標(biāo)客戶(hù)是組織的高層管理者，是針對(duì)高層管理者的工作而設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，該系統(tǒng)往往與現(xiàn)有信息系統(tǒng)差別極大，即使在理想狀態(tài)下，現(xiàn)有系統(tǒng)所提供的信息也極其有限。但該策略不失為一種確定EIS系統(tǒng)信息需求的輔助策略。

應(yīng)當(dāng)說(shuō)EIS的開(kāi)發(fā)與實(shí)現(xiàn)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，涉及到高層管理者的工作和整個(gè)企業(yè)的高層管理，任何一種因素的考慮不周或者處理不當(dāng)，都會(huì)導(dǎo)致EIS系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的失敗。因而，要成功的開(kāi)發(fā)EIS，就需要對(duì)其開(kāi)發(fā)過(guò)程中所涉及的因素進(jìn)行系統(tǒng)的分析和研究，選擇適合的確定EIS信息需求的策略，這是成功開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)EIS的關(guān)鍵所在。

參考文獻(xiàn)：

[1]王鎖柱:《EIS需求分析及設(shè)計(jì)方法探討》.微型電腦應(yīng)用，2006.6

[2]梅姝娥仲偉俊;《經(jīng)理信息系統(tǒng)的信息需求分析》.東南大學(xué)學(xué)報(bào)，2002.9