論采購信息化的發(fā)展

[摘要] 本文對采購信息化的發(fā)展進行了研究，將發(fā)展過程劃分為四個階段，探討了采購信息化建設(shè)實施的一些措施與方法。

[關(guān)鍵詞] 采購 信息化 數(shù)字化 一體化 虛擬化

一、引言

信息化是當今社會的迫切需要和必然選擇。通過信息化降低采購成本，提高采購效果和效率，從而提高企業(yè)收益成為采購信息化發(fā)展最為重要的目標。經(jīng)歷了計算機和互聯(lián)網(wǎng)的誕生和發(fā)展，經(jīng)歷了B2B、B2C、C2C、EDI的電子商務(wù)早期，采購信息化已經(jīng)逐步邁入成熟的時期。電子商務(wù)在我國取得了一系列進展，也標志著我國采購信息化進入了新的階段。

二、發(fā)展過程分析

階段分析是發(fā)展過程研究的重要組成部分。通過對“信息”和“信息化”的思索，基于社會信息化和企業(yè)信息化發(fā)展的研究，本文將采購信息化劃分為四個階段:分別是采購數(shù)字化、采購一體化、采購虛擬化和采購智能化。采購智能化受目前理論和技術(shù)的限制，仍處于萌芽時期，尚不能被廣泛應用，不在此贅述。下面具體分析前三個階段。

1.采購數(shù)字化。采購數(shù)字化，在實踐中經(jīng)常被稱為“電子商務(wù)”，是采購信息化的最初階段，也是最基本的階段。信息是事物狀態(tài)的屬性，數(shù)據(jù)是信息能直接被處理的主要表現(xiàn)形式之一。數(shù)字化即將事物狀態(tài)的屬性通過數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式表示出來，從而能夠被電腦或其他設(shè)備進行自動處理，得到信息化的應用。只有通過對采購信息進行數(shù)字化表達，才能通過數(shù)據(jù)分析來更好地完成采購業(yè)務(wù)與管理工作。采購信息已被數(shù)字化并得到處理的對象主要有資金、訂單、供應商、產(chǎn)品，見圖1。

(1)采購數(shù)字化中最先被數(shù)字化的是資金信息（財務(wù)）。財務(wù)電算化（數(shù)字化）極大地方便了采購財務(wù)信息的處理，能夠隨時獲得所需的各種數(shù)據(jù)，已經(jīng)在不同類型的各種企業(yè)得到廣泛應用。資金是企業(yè)目標實現(xiàn)的最主要對象，通過減少采購成本實現(xiàn)利益最大化。

(2)供應商信息。將采購相關(guān)的供應商信息進行數(shù)字化，方便了信息的保存和搜索，也提供了信息更高級應用的可能，常見的有供應商關(guān)系管理（SRM）系統(tǒng)。通過SRM系統(tǒng)，可以加強與供應商的相互溝通，保持與供應商的長期合作。通過供應商選擇與管理有利于長期采購利益的最大化。

(3)訂單信息。訂單（合同）是采購信息化的最基本單元。它本身包含了產(chǎn)品、資金、供應商三方面的信息，是一個較為完整的組合信息單元。訂單信息數(shù)字化的實現(xiàn)，也就成為采購數(shù)字化核心的工作。一旦實現(xiàn)訂單信息的數(shù)字化管理，即標志著采購信息化管理（MIS）系統(tǒng)數(shù)字化階段的基本完成。

(4)產(chǎn)品信息。產(chǎn)品信息數(shù)字化的目的是為保證和提高采購質(zhì)量，采購質(zhì)量是采購最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是采購最難信息化的部分，其種類繁多，數(shù)據(jù)復雜，處理起來較為復雜，目前主要通過數(shù)字標簽，尤其是無線射頻標簽（RFID）實現(xiàn)部分數(shù)據(jù)的信息化管理，已經(jīng)廣泛應用在物流領(lǐng)域，可以近忽實時地獲取采購的產(chǎn)品的位置等狀態(tài)信息。

2.采購一體化。采購一體化其實質(zhì)就是在采購與供應鏈管理理論的支持下進行流程重組，從而通過供應鏈的優(yōu)化實現(xiàn)更好地采購。其中，美國軍方將這個過程以持續(xù)采辦與全壽命周期支持（CALS）的方式進行。如果采購一體化范圍拓展到全世界，在實踐中稱之為“全球采購”。

采購一體化必須建立在采購數(shù)字化的基礎(chǔ)上。通過采購數(shù)字化提供的采購信息基礎(chǔ)，實現(xiàn)采購信息的共享應用，一體化也就是信息綜合應用。從企業(yè)整個管理過程來看，采購一體化必然將采購融入整個管理過程中，實現(xiàn)資金流、信息流、實物流三流合一，才能實現(xiàn)信息綜合應用，見圖2。

從資金流來看，采購一體化在企業(yè)外部需要信息化金融的基礎(chǔ)支撐，從而實現(xiàn)支付收款，成本管理及控制，在企業(yè)內(nèi)部需要實現(xiàn)原有相關(guān)MIS系統(tǒng)的集成，通過流程重組更好地實現(xiàn)資金管理，提高資金利用率。

從實物流來看，采購一體化在企業(yè)外部需要信息化物流的基礎(chǔ)支撐，從則實現(xiàn)所需采購的物品裝載、運輸、分發(fā)及相應的管理與控制，在企業(yè)內(nèi)部通過原有物流中心及相應的倉庫等儲存分發(fā)系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)動，保證和提高采購質(zhì)量。

從信息流來看，采購一體化需要得到企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)的支撐，在企業(yè)外部實現(xiàn)與供應商的相互溝通和操作，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)其他部門的相互溝通和操作，從而減少管理成本，提高采購效果和效率。

一旦實現(xiàn)采購的資金流、實物流和信息流在企業(yè)能夠無縫流動，就標志著采購一體化階段的基本完成。不同的信息也是對應有其共享范圍的，需根據(jù)企業(yè)的具體情況在規(guī)定的范圍內(nèi)進行共享與應用。一體化也是有范圍的，只有內(nèi)部與外部實現(xiàn)多個供應鏈的節(jié)點間實現(xiàn)信息互動直到互操作，才能充分利用采購一體化的優(yōu)點，將采購業(yè)務(wù)與管理成本控制到理想的水平。這是目前采購信息化發(fā)展的最重要階段。

3.采購虛擬化。采購虛擬化，必須建立在各種虛擬技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用虛擬構(gòu)架完成整個采購活動。采購虛擬化必須建立在采購一體化的基礎(chǔ)上。采購虛擬化是今后采購信息化的發(fā)展方向，目前僅在部分領(lǐng)域有創(chuàng)新性應用。

通過虛擬產(chǎn)品進行采購是采購虛擬化最明顯的創(chuàng)新性應用之一。真實產(chǎn)品才是采購的主要目標，但虛擬產(chǎn)品可以為采購提供與真實產(chǎn)品幾乎相同的全面質(zhì)量信息，可以為真實產(chǎn)品的采購提供優(yōu)先應用測試，進一步提高采購效率。但現(xiàn)在的技術(shù)并不能完全做到這一點，造成虛擬產(chǎn)品品質(zhì)失真較為嚴重，反而影響了后續(xù)采購的工作。虛擬產(chǎn)品也將和設(shè)計與制造結(jié)合起來，進一步完善企業(yè)一體化進程，為采購提供更好地效果，提供更高的效率。虛擬產(chǎn)品與設(shè)計在房地產(chǎn)、機電、數(shù)碼與軟件等產(chǎn)品領(lǐng)域得到應用。

采購過程虛擬化是采購虛擬化另一創(chuàng)新性應用之一。美軍于20世紀90年代提出了基于仿真的采辦（SBA），將成為虛擬采購的重要組成部分。SBA將建模與仿真（MS）技術(shù)應用于采辦領(lǐng)域，形成了與產(chǎn)品、項目相關(guān)的采購過程的虛擬應用。虛擬與仿真不同，仿真是從實踐上升到理論，而虛擬是在仿真的基礎(chǔ)上進行的再創(chuàng)造。如上文的虛擬產(chǎn)品，其作用是為用戶關(guān)注的產(chǎn)品信息提供虛擬化應用，其他信息可以略去。采購只是采辦的組成部分，SBA比虛擬采購范圍要廣泛，但關(guān)于虛擬采購的應用并不全面。

虛擬采購不僅僅包括通過虛擬產(chǎn)品進行采購和采購過程虛擬化兩個方面，還可能通過虛擬企業(yè)實現(xiàn)整個產(chǎn)品的設(shè)計生產(chǎn)和采購，有待今后進一步研究并創(chuàng)新。

三、實施措施與方法

1.加強采購數(shù)字化。數(shù)字化是不可逾越的階段，也是基礎(chǔ)性工作。很多采購相關(guān)的企業(yè)和組織部分或初步實現(xiàn)了采購數(shù)字化，仍面臨不斷加強的現(xiàn)實問題，需要認真分析，科學應用。

數(shù)字化以及后續(xù)的信息化進程的實施并不意味著就一定能取得高效，還必須與相關(guān)人員有機結(jié)合。比方說，應用了采購數(shù)字化系統(tǒng)，增加了相應的管理成本，特別是相應的工作人員還無法有效利用這個系統(tǒng)時，反而會造成資源的極大浪費，甚至嚴重影響采購工作的完成。

采購數(shù)字化實施時要優(yōu)先考慮好與其他數(shù)字化應用的銜接，也為日后的采購一體化提供方便。比方說，很多企業(yè)采用了許多非采購領(lǐng)域的信息化應用，如計算機集成輔助制造系統(tǒng)CIMS（數(shù)字化生產(chǎn)），供應鏈管理SCM，供應商關(guān)系管理SRM等，實現(xiàn)采購數(shù)字化，相互間的數(shù)據(jù)不兼容，有時連手動都無法實現(xiàn)完整流程，更談不上采購效果的提升。

2.推進采購一體化。從目前的情況來看，實現(xiàn)采購一體化才標志著采購信息化的基本完成，此時整個信息化系統(tǒng)已經(jīng)能夠充分發(fā)揮作用，其采購流程能夠得到盡可能的優(yōu)化。

采購一體化可以逐步推進，尤其是與其他部門或外部組織的信息化合作時，需相互配合才行。此時，必須對采購一體化進程進行可行性和可靠性分析，只有通過一體化能夠獲得足夠的利益或好處時，才有必須同步推進一體化進程，否則會適得其反。

采購一體化也可以與采購數(shù)字化并行推進，也是很多企業(yè)或組織實現(xiàn)信息化跨越式發(fā)展的重要途徑，也是利用技術(shù)后發(fā)優(yōu)勢的成熟方法，能夠更為快速地初步實現(xiàn)采購一體化，并在應用過程中不斷完善數(shù)字化和一體化。

3.開展采購虛擬化。采購虛擬化是今后的發(fā)展方向。開展采購虛擬化，可能在特定行業(yè)獲得技術(shù)上的優(yōu)勢，從而獲得一定的收益，但花費的代價較高，僅適合于一些大中型企業(yè)開展已經(jīng)被驗證有效的應用或其他更好地創(chuàng)新性應用。

四、結(jié)論

采購信息化發(fā)展可劃分為多個階段。自從我國加入WTO后，各企業(yè)或組織在采購信息化發(fā)展中取得了一系列成功，其中部分企業(yè)或組織已經(jīng)基本實現(xiàn)了采購數(shù)字化甚至一體化，今后仍需加強采購數(shù)字化、推進采購一體化、開展采購虛擬化，通過采購信息化建設(shè)在全球競爭中保持和提高核心競爭力。

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