如何寫好商務電子郵件

[摘要] 商務電子郵件寫作是從事對外貿(mào)易業(yè)務人員應具備的基本技能，文章介紹了商務電子郵件的語體特征及寫作原則.給相關(guān)專業(yè)人員在今后的學習，工作中提出了一些建議.

[關(guān)鍵詞] 電子郵件 語體 體諒 簡潔

隨著我國經(jīng)濟建設的蓬勃發(fā)展，各地區(qū)各部門對外經(jīng)濟貿(mào)易業(yè)務日漸頻繁。在當今商務環(huán)境中，跨文化商務交流越來越依賴于英語電子郵件。商務電子郵件已經(jīng)成為開展對外經(jīng)濟貿(mào)易業(yè)務和有關(guān)商務活動的重要工具和形式。商務電子郵件的寫作不同于日常英語信函寫作，由于關(guān)系到貿(mào)易雙方的關(guān)系建立及利益獲取，所以相關(guān)人員應當熟悉商務電子郵件的寫作特點，準確把握在寫作過程中的幾個基本原則。

一、商務電子郵件的語體特征

1．較多使用指示詞和非正式詞匯，而很少使用定冠詞和正式詞匯。如：You had better keep these documents in your files in case they are needed.(指示詞these)；Just drop me a email.(非正式詞匯drop)

2.較多使用簡單、直接的并列結(jié)構(gòu)和短句，而很少使用復合結(jié)構(gòu)和長句。

3.簡寫形式和縮寫形式的頻繁使用體現(xiàn)了商務電子郵件的非正式性和口語化特征。

4.語氣平等、客觀和口語化，但卻不失禮貌。

二、商務電子郵件的寫作原則

1.用語禮貌，態(tài)度友好

盡量避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭用語，要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語氣，要讓對方感覺到具有說服力又不失誠懇，要立場堅定而又不失親切。恰當?shù)恼Z氣會讓對方感到溫暖，產(chǎn)生興趣。禮貌是商務郵件寫作的基本原則，無論何時，只要有必要，別忘記說Thank you…./would you please…/We would appreciate it if….

及時回復也是一種禮貌，讓客戶等待回復是不禮貌的。如果你不能立即回復一封探詢信息的郵件，那就回復給對方解釋原因并應做到盡早地給予答復。

2.保持對方立場，避免使用否定的表達

要把握書寫時的“體諒”原則，首先要求發(fā)件人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在對方的立場上措辭，給予對方充分的體諒和照顧，始終考慮到對方的愿望，要求以及讀信時的感受。你需要為了最好地傳達信息、請求、希望等而精心設計好郵件的內(nèi)容。最好能夠做到既拒絕了對方優(yōu)惠的要求又不破壞雙方的友好關(guān)系，既否定了對方打折的要求又不危及日后的往來。

即使你收到了一封不友好，粗魯?shù)泥]件，也不要以同樣不友好甚至有點尖刻的語氣回復對方。盡量多的使用積極，肯定的語氣，盡量少的使用否定語氣。否定語氣常隱含對讀者的批評和指責，不利于商務溝通。

下面舉幾個例子體會一下態(tài)度和語氣。

a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

You earn 3 percent discount when you pay cash.(You-attitude)

b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

3.避免使用意思模糊的表達

發(fā)件人必須要做到清楚地表達自己的意圖，任何文字不嚴密，含糊不清的詞句均應避免使用，不能讓收件方產(chǎn)生誤解，影響商務溝通。商務郵件寫作的措辭應具體，結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)容清楚，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。如：

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.(這里的bimonthly 有兩個基本詞義：一月兩次，兩月一次。這樣表達會讓對方迷惑不解。)可改寫為：We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

同時也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的，直接的句式。商務電子郵件講究簡潔，一目了然，因此發(fā)件人還應該注意恰當?shù)貏澐侄温?，通常情況下，一個段落圍繞一個主題。清楚明了的郵件顯得更富有誠意。

4.表述完整

商務電子郵件中應包括一切必要的信息，否則會讓對方感覺你做事不夠認真，態(tài)度不夠真誠。一封不完整的郵件有時會讓對方很懊惱，從中得不到期待得到的信息。這樣當然會抑制貿(mào)易往來的順利進行，使雙方的工作都受到了延誤。

要想做到郵件內(nèi)容完整，最好的辦法就是站在讀信人的立場，不斷地詢問自己是否回答了對方的所有疑問。在發(fā)郵件之前再仔細檢查一遍是完全必要的。

5.力求簡潔

商務電子郵件的措辭應簡潔明了，避免寫作內(nèi)容拖沓冗長，觀點模糊。使用最簡潔的語句表達最完整的意思。能使用單詞的不使用短語，能使用短語的不使用句子，能用短句的不用長句。避免不必要的重復和過度的細節(jié)描述，使傳達的信息直接、一目了然。如：

用now代替at this point in time

用enclosed 代替 enclosed herewith

用because 代替 due to the fact that

最后指出的是這幾個原則是相輔相成的，在實際使用中要做到統(tǒng)籌兼顧。

參考文獻：

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