信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

[摘要] 信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的載體是信息系統(tǒng)，ERP作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的典型代表，充分運(yùn)用其系統(tǒng)集成化的平臺(tái)、經(jīng)過重組和優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程和良好的信息與溝通機(jī)制為來對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，可以提高內(nèi)部控制的效率和效果、降低控制成本。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部控制 信息技術(shù) ERP

內(nèi)部控制理論是隨著時(shí)代的變革、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、競(jìng)爭(zhēng)的加劇、內(nèi)部管理的需要而不斷豐富、發(fā)展和完善的。從最初的內(nèi)部牽制發(fā)展到內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)，直到現(xiàn)在的內(nèi)部控制整體框架，其控制功能越來越強(qiáng)，這一切的實(shí)現(xiàn)，則必須依賴于精確的控制手段和高效的運(yùn)作機(jī)制。在信息社會(huì)，內(nèi)部控制功能的充分發(fā)揮離不開信息技術(shù)的支撐，借助信息技術(shù)對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化已是當(dāng)務(wù)之急。信息系統(tǒng)既是內(nèi)部控制的對(duì)象，也是內(nèi)部控制的物質(zhì)載體。ERP系統(tǒng)作為集系統(tǒng)、信息和控制于一體的一種應(yīng)用，為以系統(tǒng)為載體、以信息為手段的現(xiàn)代控制提供了工具。本文將探討如何充分運(yùn)用ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化處理、實(shí)時(shí)監(jiān)控以及管理的自動(dòng)化和數(shù)字化，來對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，以提高內(nèi)部控制的效率和效果、降低控制成本。

一、借助ERP系統(tǒng)集成化的平臺(tái)來優(yōu)化內(nèi)部控制

很多企業(yè)應(yīng)用信息化的一個(gè)誤區(qū)就是借助計(jì)算機(jī)去滿足手工狀態(tài)下企業(yè)內(nèi)部控制和信息處理要求，很少甚至根本沒有顧及現(xiàn)代信息技術(shù)自身的特性。因此，從本質(zhì)上看，這樣的企業(yè)管理現(xiàn)代化只是停留在形式上的現(xiàn)代化，企業(yè)的控制狀況與手工狀態(tài)并無多大不同。這種模擬手工的直接后果就是導(dǎo)致信息系統(tǒng)中的“信息孤島”現(xiàn)象，各個(gè)管理子系統(tǒng)中數(shù)據(jù)溝通不暢，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的控制，信息也無法實(shí)時(shí)共享。ERP的實(shí)施則把企業(yè)的所有業(yè)務(wù)看成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈條，這條供應(yīng)鏈條包括了物流、資金流和信息流。ERP環(huán)境下，企業(yè)可以在產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的全面控制，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理的一體化。借助ERP的集成平臺(tái)，企業(yè)的內(nèi)部控制能實(shí)現(xiàn)以下三個(gè)轉(zhuǎn)變：

1.從事后的監(jiān)督為主的控制向以事前預(yù)防、事中檢查為主和事后糾正為輔的控制的轉(zhuǎn)變

內(nèi)部控制是預(yù)防、檢查和糾正風(fēng)險(xiǎn)的程序的集合，也就是事前、事中和事后控制的集合。傳統(tǒng)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)關(guān)注的是與會(huì)計(jì)信息可靠性有關(guān)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，而大部分與業(yè)務(wù)操作和規(guī)則遵守有關(guān)的內(nèi)部控制則考慮較少。這樣一來，內(nèi)部控制呈現(xiàn)的是獨(dú)立于業(yè)務(wù)活動(dòng)、事后反映和檢查性特征，而不是與業(yè)務(wù)活動(dòng)融為一體，過程監(jiān)督和預(yù)防性特征。此外，由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“離島”，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生之后采集，而不是在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)采集，而且采集的歷史數(shù)據(jù)還需進(jìn)行若干數(shù)據(jù)加工環(huán)節(jié)才能變?yōu)榭捎脭?shù)據(jù)，這種滯后的會(huì)計(jì)信息與隨時(shí)隨地可能進(jìn)行的實(shí)時(shí)控制之間存在著不可調(diào)和的矛盾。會(huì)計(jì)人員既然不能直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過程，進(jìn)行事前預(yù)防和事中控制，那么在遠(yuǎn)離實(shí)際業(yè)務(wù)過程的條件下，也就只能通過事后檢查來控制風(fēng)險(xiǎn)。

在ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)活動(dòng)和信息處理則融為一體，同步進(jìn)行，既實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)則執(zhí)行和信息采集合二為一的集成，也為事前預(yù)防、事中檢查和事后糾正三種控制的整合提供了可能。信息系統(tǒng)的一個(gè)特點(diǎn)就是“垃圾進(jìn)，垃圾出”，這說明了數(shù)據(jù)源控制的重要性，因此，ERP系統(tǒng)必須能夠針對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前控制，即在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生、有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫之前，檢查這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和合法性。集成化的ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部形成了一個(gè)全面的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，各種信息可以被有授權(quán)的人員方便的得到，為事中實(shí)時(shí)控制提供了可能。與傳統(tǒng)環(huán)境相反，ERP系統(tǒng)更加注重事前的預(yù)防和事中的控制，將錯(cuò)誤消滅在萌芽狀態(tài)，事后糾正的重要性已經(jīng)弱化。但是，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，ERP系統(tǒng)依然可以方便快捷到找到問題的所在，甚至比傳統(tǒng)環(huán)境下功能更強(qiáng)。這是因?yàn)楦叨燃烧系腅RP系統(tǒng)，為每一筆交易建立了單獨(dú)的電子線索，環(huán)環(huán)相扣的連接關(guān)系使原始業(yè)務(wù)的再現(xiàn)更為方便易行。

2.從以會(huì)計(jì)人員為主的會(huì)計(jì)控制向全員參與的全面控制的轉(zhuǎn)變

與傳統(tǒng)企業(yè)按職能和活動(dòng)條塊分割、信息和業(yè)務(wù)相互獨(dú)立的低耦合系統(tǒng)相適應(yīng)，傳統(tǒng)內(nèi)部控制以內(nèi)部會(huì)計(jì)控制為主，目標(biāo)主要限定于會(huì)計(jì)信息可靠性。由此，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門勢(shì)必責(zé)無旁貸地成為主要、甚至惟一的內(nèi)部控制中心。

ERP系統(tǒng)是業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化的系統(tǒng)，系統(tǒng)的集成性可以使其在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)及時(shí)收集業(yè)務(wù)的信息，并實(shí)時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)物流、資金流、信息流的全面控制，而不僅僅是傳統(tǒng)環(huán)境下對(duì)資金流的控制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)的全面控制。同時(shí)，由于系統(tǒng)的集成性，使得信息計(jì)量和傳輸成本得到極大的降低，有關(guān)經(jīng)營(yíng)決策的信息已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)、充分、同步反映。企業(yè)中的任何經(jīng)營(yíng)決策過程及其影響的信息已經(jīng)不再是實(shí)際掌握或執(zhí)行該項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策的個(gè)人或部門的壟斷信息，而成為整個(gè)企業(yè)的共享信息，即企業(yè)中的任何個(gè)人、任何部門，在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)都能獲得他們想要的信息。這樣，企業(yè)中的任何一員都可以在其授權(quán)的范圍內(nèi)進(jìn)行控制，會(huì)計(jì)人員不再是唯一的內(nèi)部控制中心。由此可見，借助于ERP系統(tǒng)的集成特征，企業(yè)可以方便地實(shí)現(xiàn)從以會(huì)計(jì)人員為主的會(huì)計(jì)控制向以全員為中心的全面的內(nèi)部控制的轉(zhuǎn)變，大大提高了控制的效果。

此外，在集成化的ERP環(huán)境下，企業(yè)就相當(dāng)于一個(gè)“透明的魚缸”，企業(yè)中任何人所做出的任何行為都可以很容易地從系統(tǒng)中被他人所知曉。因此，在實(shí)施集成化的ERP的企業(yè)中只要設(shè)計(jì)好嚴(yán)格的控制機(jī)制，傳統(tǒng)道德風(fēng)險(xiǎn)和逆向選擇的控制問題就能夠得到較好的解決。與此同時(shí)，在這些機(jī)制的支持下，內(nèi)部控制存在著向自主控制方向發(fā)展的基礎(chǔ)和可能。

3.從信息溝通不暢到信息實(shí)時(shí)共享的轉(zhuǎn)變

有效的信息溝通需要信息的實(shí)時(shí)共享，以便企業(yè)管理者隨時(shí)掌握企業(yè)的運(yùn)作狀況，及時(shí)控制企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化控制。隨著IT的發(fā)展及其在企業(yè)應(yīng)用的深入，IT的內(nèi)涵有所拓展，許多企業(yè)都在開發(fā)和應(yīng)用ERP，本企業(yè)信息系統(tǒng)與客戶、供應(yīng)商和商業(yè)伙伴信息系統(tǒng)之間的聯(lián)系越來越緊密，它們之間的界限也越來越模糊，數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理變成了多個(gè)主體共同的職責(zé)。為此，COSO于2004年發(fā)布的《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理——整合框架》要求企業(yè)信息系統(tǒng)的構(gòu)造必須足夠靈活和敏捷，以便與外界相關(guān)方有效地整合或及時(shí)隨企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化保持協(xié)調(diào)一直，而又不相互妨礙對(duì)方?？梢?，在此環(huán)境下，信息系統(tǒng)的構(gòu)建已不再僅局限于本公司范圍內(nèi)。

二、借助ERP進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組來優(yōu)化內(nèi)部控制

業(yè)務(wù)流程，是保證各項(xiàng)任務(wù)有效完成的過程，是系統(tǒng)的、正規(guī)的、科學(xué)的控制行為與相機(jī)的、彈性的、藝術(shù)的控制行為相結(jié)合的產(chǎn)物。流程相當(dāng)于一條既定路徑，控制就是防止偏離正途。通過有效執(zhí)行設(shè)計(jì)合理的業(yè)務(wù)流程，能規(guī)范業(yè)務(wù)操作，變“人為控制”為“自動(dòng)控制”，還能提高處理速度，變“滯后控制”為“實(shí)時(shí)控制”。

ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制以貫穿企業(yè)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為主線覆蓋企業(yè)全范圍。也就是說，內(nèi)部控制的完善和實(shí)現(xiàn)其實(shí)就是流程的再建和執(zhí)行，內(nèi)部控制依據(jù)流程順序完成。因此，ERP實(shí)施之前，企業(yè)必須進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，業(yè)務(wù)流程重組的質(zhì)量在很大程度上決定了內(nèi)部控制的水平。

ERP控制功能的實(shí)現(xiàn)必須借助于業(yè)務(wù)流程的重組和優(yōu)化。通過業(yè)務(wù)流程重組，建立基于ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)流程基礎(chǔ)上的、符合內(nèi)部控制要求的新流程。在設(shè)計(jì)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程時(shí)，首先，要盡可能利用信息技術(shù)協(xié)調(diào)分散和集中的實(shí)現(xiàn)信息的一次處理和數(shù)據(jù)共享，將串行工作流程改造為并行工作流程，變“滯后控制”為“實(shí)時(shí)控制”。其次，要面向客戶和供應(yīng)商整合整個(gè)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程，并盡可能實(shí)現(xiàn)企業(yè)與外部只有一個(gè)接觸點(diǎn)，變“局部控制”為“全程控制”。再次，盡可能將控制點(diǎn)設(shè)在工作執(zhí)行的地方，使組織結(jié)構(gòu)扁平化，降低內(nèi)部控制的成本。最后，將企業(yè)的各種業(yè)務(wù)從政策法規(guī)、權(quán)限金額、標(biāo)準(zhǔn)流程、部門職責(zé)等方面進(jìn)行規(guī)范，并且將這些規(guī)定固化進(jìn)軟件程序中，迫使企業(yè)人員按照這種既定的規(guī)則進(jìn)行操作，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力度?？梢哉f，流程重組的質(zhì)量直接決定了ERP優(yōu)化內(nèi)部控制的能力和水平，是一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

三、借助ERP的信息與溝通機(jī)制來優(yōu)化內(nèi)部控制

控制和信息是不可分的，信息是控制的依據(jù)和基礎(chǔ)，控制離不開信息的交換和反饋，沒有信息，控制就失去了依據(jù)。在整個(gè)企業(yè)活動(dòng)中，存在著物流、資金流和信息流三種不同的信息運(yùn)動(dòng)過程，信息流隨物流和資金流而產(chǎn)生，同時(shí)，通過信息流又可以用來調(diào)節(jié)物流和資金流的數(shù)量、方向和速度，使其沿著預(yù)定的目標(biāo)運(yùn)行?，F(xiàn)代企業(yè)規(guī)模龐大，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，信息來源紛繁，企業(yè)的管理者要確保企業(yè)作為一個(gè)整體，盡量保持員工個(gè)人目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的協(xié)調(diào)性，恰當(dāng)控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，若沒有IT技術(shù)的支持，在這樣一個(gè)紛繁復(fù)雜的系統(tǒng)中及時(shí)獲取有用的信息，從而實(shí)時(shí)監(jiān)督企業(yè)的運(yùn)作狀況，最終獲得有效的內(nèi)部控制簡(jiǎn)直是紙上談兵。

ERP系統(tǒng)的基本功能在于把企業(yè)全部業(yè)務(wù)涉及到的資源整合起來，企業(yè)內(nèi)每一個(gè)員工都被明確地賦予在內(nèi)部控制中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，并且通過信息和溝通系統(tǒng)，使每一個(gè)人都能順暢、快捷地獲取他們?cè)趫?zhí)行、控制經(jīng)營(yíng)過程中所需要的信息，并交換這些信息。正是由于ERP的這種“上通下達(dá)”的信息溝通功能為其優(yōu)化內(nèi)部控制提供了強(qiáng)有力的手段，也是其優(yōu)化內(nèi)部控制的保障。

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