電算化會計中檔案管理可能出現(xiàn)的問題及對策

[摘 要] 本文從當前電算化會計的檔案管理出發(fā)，談到了檔案管理可能出現(xiàn)的問題，提出相應的對策。

[關鍵詞] 檔案管理 問題 對策

《會計電算化工作規(guī)范》對電算化會計檔案的定義，是指存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。電算化會計檔案管理是重要的會計基

礎工作。隨著企事業(yè)單位財務部門電算化會計工作方式的普及，加強電算化會計檔案的管理已成為一個現(xiàn)實性的重要問題。

目前，關于電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計電算化管理辦法》等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，沒有考慮電算化檔案與手工記賬會計檔案管理的區(qū)別及可能出現(xiàn)的問題，因此，電算化檔案管理將根據(jù)電算化記賬的數(shù)據(jù)存儲性質(zhì)以及保存問題展開討論。

一、存在的問題

1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責作出相應的規(guī)定；也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環(huán)境等。

2.檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應有的專業(yè)知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。

3.部分會計人員重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案。很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份，一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原。

4.計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡安全隱患。計算機系統(tǒng)盡管功能強大、技術先進，但仍有很多缺陷。首先，計算機系統(tǒng)內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)輸入易被篡改，軟件被修改或破壞，安全存取功能也薄弱等。其次，在網(wǎng)絡聯(lián)通五湖四海的今天，網(wǎng)絡系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機系統(tǒng)不安全的另一主要方面就是計算機病毒的危害，其破壞性極大。

5.電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下，會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外，還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及全套文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，并且發(fā)現(xiàn)難度非常的大。另外，電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。

二、采取的對策和建議

1.建立健全法規(guī)和制度是管理好電算化會計檔案的保障。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。

2.提高會計部門人員素質(zhì)。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應該按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識，還應其備會計專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用各種管理軟件。培養(yǎng)和引進一批既掌握各種現(xiàn)代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業(yè)務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求。

3.定期拷貝整理系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)。在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好并記錄以下內(nèi)容:檔案形成的時間，會計數(shù)據(jù)的內(nèi)容及備份，以使計算機硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。

4.加強網(wǎng)絡安全管理。建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全。

5.保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好。根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意雙份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

6.做好電算化會計系統(tǒng)的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作紀錄等控制功能，在源頭上防范問題的產(chǎn)生。

加強電算化會計檔案的管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的任務，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴格的內(nèi)部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發(fā)揮出更大的作用。

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