淺談檔案管理原理在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

邢玉璟

摘 要：檔案管理原理應(yīng)用對提升檔案管理現(xiàn)代化工作水平，發(fā)揮檔案管理原理內(nèi)在作用價值，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)全面發(fā)展，有重要的實踐意義。本文對檔案管理原理在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用進行了探討分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理；現(xiàn)代化；應(yīng)用

引言

伴隨現(xiàn)代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現(xiàn)，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務(wù)量明顯增長，對調(diào)檔工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了重要的現(xiàn)實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。檔案管理原理在檔案管理中的應(yīng)用具有指導(dǎo)性的作用，對提升檔案管理效果和檔案管理質(zhì)量具有重要作用，對現(xiàn)代化檔案管理具有理論化的指導(dǎo)作用。檔案管理原理是時代發(fā)展的產(chǎn)物，符合現(xiàn)代化檔案發(fā)展的客觀規(guī)律。需要充分運用檔案管理原理來規(guī)范檔案管理工作。在檔案管理中，需要強調(diào)對檔案管理資料保護和管理的重要性，防止復(fù)雜的社會環(huán)境對檔案管理工作造成的破壞和篡改，防止檔案管理存在記錄不合理及記錄不清楚現(xiàn)象。充分利用檔案管理優(yōu)勢，為我國社會經(jīng)濟的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)提供指導(dǎo)性的意義和價值。

一、檔案管理原理

一是標(biāo)準(zhǔn)化。檔案里面記載了大量的信息資源，是對國家以及各項組織機構(gòu)在不同階段信息的記錄。檔案管理人員需要意識到檔案具有憑證及參考作用，需要運用聲像、圖表、文字的形式進行記錄，展現(xiàn)出國家的經(jīng)濟軟實力，滿足社會經(jīng)濟發(fā)展及文化發(fā)展的需求，是信息化社會的展現(xiàn)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化由管理標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組成。其中管理標(biāo)準(zhǔn)主要是指檔案管理需要按照相關(guān)法律制度的要求進行管理，需要確保管理的合理和合法化?；A(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指需要按照具有廣泛指導(dǎo)意義的檔案管理開展管理工作。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)主要是指要充分利用當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)開展管理工作，創(chuàng)新管理方法，提高管理工作的效率和質(zhì)量。

二是統(tǒng)一化。檔案管理的統(tǒng)一化由以下三個部分組成：第一，無論是完整的檔案還是被分割的檔案，都要實行統(tǒng)一化管理，防止管理工作出現(xiàn)較多的漏洞，確保管理工作的無疏忽和無偏頗。第二，實行一致性管理方法，將檔案作為主要的管理對象，維持檔案管理的秩序，提高檔案管理的效率。第三，要隨著社會的發(fā)展，及時更新檔案管理方法。

三是通用化。檔案的通用化對提升檔案管理的工作效率，降低檔案管理人員的工作量具有重要作用。需要認真做好檔案文書立卷、檔案整理編排和檔案保存等各方面的工作，提升檔案管理的保護和開發(fā)力度，更新檔案管理技術(shù)，強化檔案管理效果。

二、對檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析

一是整分合原理的應(yīng)用

從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統(tǒng)計及整理等方面的工作內(nèi)容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學(xué)會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內(nèi)容。要想充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結(jié)合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統(tǒng)化和合理化的規(guī)劃工作，并對檔案管理人員的工作內(nèi)容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結(jié)合。為了充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責(zé)，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標(biāo)，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標(biāo)是檔案管理人員希望能夠達到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標(biāo)后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責(zé)和工作任務(wù)，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。

二是反饋原理的應(yīng)用。檔案管理中的反饋原理主要是指能夠?qū)崿F(xiàn)對信號傳輸?shù)挠行Э刂疲盘杺鬏敵鋈ブ?，又能夠?qū)⑿盘栕鳛榻Y(jié)果傳輸回來，影響著信號的傳輸情況，能夠達到信號傳輸?shù)哪康?，對實現(xiàn)預(yù)期的信號傳輸目標(biāo)具有重要作用。需要充分運用檔案信息反饋系統(tǒng)的重要作用，提升檔案管理價值和管理效果，該項管理方法需要得到檔案管理工作各個部門的認可，展現(xiàn)出檔案管理工作者自身的價值，將其隱藏在各項管理工作中。要想提升檔案管理工作的價值和作用，需要充分利用檔案信息反饋系統(tǒng)，通過輸出完畢的信息，展現(xiàn)出檔案管理的社會價值及經(jīng)濟價值，充分利用反饋回來的信息，來展現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。檔案信息反饋原理的應(yīng)用，彌補了傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷和管理工作中存在的不足點。需要充分利用檔案信息的輸出功能，強化社會的實踐檢驗功能，檢驗處檔案管理中存在的不足點，結(jié)合存在的問題，提出有針對性的改進措施，有效收集合理的檔案信息管理資源，確保檔案管理工作的進一步完善。

三是動力原理的應(yīng)用。要想提高檔案管理的效率，需要運用強大的動力作為支撐，通過對動力進行合理的應(yīng)用，對促進檔案管理工作的有效開展，提升檔案管理水平具有重要作用。在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，檔案管理人員承擔(dān)重要作用，擔(dān)任管理者和被管理者雙重身份，自身的能動性較大，需要將動力原理作為檔案管理工作中的重要工作內(nèi)容。對檔案管理中的動力進行研究，實際上是對人的動力進行研究的過程。需要充分發(fā)揮人的主觀能動性、創(chuàng)造性及自主性。首先，需要充分發(fā)揮物質(zhì)動力作用，需要嚴(yán)格按照按勞分配原則，讓勞動者感受到分配成果，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。其次，精神動力，檔案管理人員需要明確檔案管理工作與現(xiàn)代化建設(shè)之間的關(guān)系，在精神方面給與檔案管理人員鼓勵，提升檔案管理的自主性。

結(jié)語

只有合理分析檔案管理原理，運用科學(xué)理論知識推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，注重檔案資源安全保護與防控管理，切斷復(fù)雜多變外界環(huán)境針對檔案信息資源造成的破壞影響以及篡改行為，方能真正提升實踐工作效率，激發(fā)檔案管理在國民經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中的重要價值，推動現(xiàn)代社會實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。

參考文獻

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（作者單位：濰坊市奎文區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）