崗位說明書動態(tài)管理 你做到了嗎？

[摘要] 工作分析是人力資源管理的一項基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量決定著一個企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。但是，動用大量人力、物力開展工作分析，其成果——《崗位說明書》在使用中，往往承載不了人們對它的管理期望，許多單位的《崗位說明書》出爐不久便被束之高閣，無人問津，造成企業(yè)資源的浪費。究其原因，重要一點就是企業(yè)未能為崗位說明書建立動態(tài)管理模式，使崗位說明書與企業(yè)發(fā)展相脫節(jié)，中看不中用。從崗位說明書的編制基礎(chǔ)到編制流程再到實際運行本文為其建立了全方位的動態(tài)管理模式，從而保證其發(fā)揮應有的作用，實現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜。

[關(guān)鍵詞] 工作分析 崗位說明書 動態(tài)管理

工作分析的成果《崗位說明書》是人力資源其他管理職能的重要依據(jù)，其質(zhì)量決定著一個企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。

在人力資源管理培訓和研究實踐中，大部分企業(yè)對“工作分析”是重視的，不僅領(lǐng)導支持、人力資源部門重視，其他職能部門的同志也給與關(guān)注。但是，動用大量人力、物力開展“工作分析”，其成果——《崗位說明書》在使用中，往往承載不了人們對它的管理期望，許多單位的《崗位說明書》出爐不久便被束之高閣，無人問津，造成企業(yè)資源的浪費。

這是為什么呢？

一個重要原因就是企業(yè)在對待崗位說明書的態(tài)度上是一勞永逸，缺乏動態(tài)管理理念。

一個企業(yè)的崗位并不是一成不變的，環(huán)境的變化、戰(zhàn)略重心的轉(zhuǎn)移、職能的調(diào)整和程序的再設計必然引起崗位的變動，崗位變動勢必要連帶崗位說明書一起變動才能保證崗位說明書作用的有效發(fā)揮。因此，應建立動態(tài)的崗位說明書管理機制，及時根據(jù)崗位變動對崗位說明書進行更新。

一、合理的崗位設計是崗位說明書科學性的保障

崗位說明書的形成必須以科學的崗位設計為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮其應有的作用，實現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜，因此，在進行工作分析之前一定不要忘記崗位設計環(huán)節(jié)。

而在工作分析過程中，可以發(fā)現(xiàn)崗位設計不合理的地方，并采取有效措施改進，使崗位說明書等人事文件建立在科學的基礎(chǔ)上。

二、崗位說明書動態(tài)編制程序（P—D—C—A）

1.P—D—C—A理論概述

PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個字母，PDCA循環(huán)就是按照計劃、執(zhí)行、檢查、處理這樣的順序進行管理，并且循環(huán)不止地進行下去的科學程序。

PDCA循環(huán)的四個過程不是運行一次就完結(jié)，而是周而復始地進行。一個循環(huán)結(jié)束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現(xiàn)了新的問題，再進行下一個PDCA循環(huán)，依此類推。PDCA循環(huán)不是停留在一個水平上的循環(huán)，而是不斷解決問題、水平逐步上升的過程（如圖2所示）。

2.崗位說明書動態(tài)編制程序

大部分企業(yè)在耗費了大量人力物力編制出崗位說明書后，就以為大功告成，然而，崗位說明書的編制并不是一勞永逸的工作而是一個動態(tài)的過程。

借鑒PDCA的思想，將崗位說明書分為C級版、B級版和A級版，崗位說明書的動態(tài)編制也分為三個階段。

第一個階段，企業(yè)組織相關(guān)人員開展工作分析，設計崗位說明書模板，指導員工進行自下而上、自上而下的反復修訂最終形成符合公司管理現(xiàn)狀的崗位說明書C級版（初級版）。

第二個階段，在崗位說明書C級版運行3個月后，企業(yè)應根據(jù)崗位說明書的實際運行情況綜合考慮環(huán)境因素、經(jīng)營重點對崗位說明書進行修正和調(diào)整，崗位說明書升級為B級版（修正版）。

第三個階段，在B級版運行9個月之后，公司應進一步根據(jù)B級版的運行情況，結(jié)合當時的環(huán)境因素、經(jīng)營重點、組織架構(gòu)對崗位說明書進行修正和調(diào)整，崗位說明書升級為A級版（終極版）。

經(jīng)過以上三個階段的不斷分析評和改進，崗位說明書得到不斷升級，最終進入穩(wěn)定運行階段。

三、建立崗位說明書動態(tài)管理流程

崗位說明書進入穩(wěn)定運行階段，并不是結(jié)束。組織環(huán)境的變化、經(jīng)營重點的轉(zhuǎn)移、職能的調(diào)整都必然引起崗位的變動。因此，應建立崗位說明書動態(tài)管理流程，及時進行崗位重新設計和崗位說明書的更新。崗位變動涉及到增設新崗位、原有崗位的拆分、合并等責權(quán)的重新劃分、撤銷原有崗位三大類情況。

根據(jù)崗位變動范圍的大小，可以把崗位動態(tài)管理劃分為兩個層次：一是企業(yè)局部崗位變動的管理，二是企業(yè)范圍崗位變動的管理。

1.企業(yè)局部崗位變動的動態(tài)管理流程

企業(yè)局部崗位變動是指企業(yè)由于業(yè)務調(diào)整、市場開拓、組織結(jié)構(gòu)變動等因素需要進行的崗位調(diào)整。這種崗位變動應采用自下而上的方式進行管理，具體的崗位動態(tài)管理程序如下：

(1)提出崗位變動申請。需要變動崗位的部門，由部門負責人填寫申請表。需要新增崗位的填寫《新增崗位申請表》，需要進行崗位調(diào)整的填寫《崗位調(diào)整申請表》，遞交人力資源部審核。

(2)人力資源部審核申請表。人力資源部協(xié)同相關(guān)部門，根據(jù)公司的實際經(jīng)營情況、組織結(jié)構(gòu)狀況和未來發(fā)展方向?qū)徍松暾埍淼暮侠硇院涂尚行浴?/p>

(3)人力資源部將通過審核的申請表上報至公司分管領(lǐng)導批準。

(4)公司分管領(lǐng)導批準后將申請表反饋到公司人力資源部。

(5)人力資源部與提出申請的部門組成聯(lián)合工作小組。聯(lián)合工作小組在充分溝通的基礎(chǔ)上共同進行崗位設計，定崗定員。

(6)人力資源部組織開展工作分析，編寫崗位說明書。

（7）人力資源部及時將發(fā)生變動的崗位的具體情況在公司范圍內(nèi)公布；并負責及時對原有存檔的崗位說明書進行調(diào)整和更新。

2.企業(yè)范圍內(nèi)的崗位變動

當局部崗位調(diào)整不能有效適應并促進企業(yè)的精簡高效運行時，就要進行企業(yè)范圍的崗位調(diào)整，企業(yè)范圍的崗位變動包括整個層級的崗位調(diào)整（如整個中層的崗位調(diào)整）和全公司范圍的崗位調(diào)整即組織架構(gòu)的重新設計。

公司范圍的崗位變動動態(tài)管理應采取自上而下的管理流程，具體如下：

(1)成立崗位調(diào)整研究小組，研究、確定崗位調(diào)整方案。成立崗位調(diào)整研究小組，成員可由公司領(lǐng)導、人力資源部門和其他企業(yè)重要部門的部門負責人及部分員工代表組成，主要負責根據(jù)公司當時面臨的內(nèi)外部環(huán)境和自身實際的經(jīng)營狀況、組織結(jié)構(gòu)狀況，研究出崗位調(diào)整方案，并在討論確定后在公司范圍內(nèi)公布。

(2)人力資源部根據(jù)崗位調(diào)整方案，協(xié)同相關(guān)部門負責人進行崗位設計，科學合理的定崗定員。

(3)以科學的崗位設計為基礎(chǔ)，人力資源部負責組織開展工作分析，編寫崗位說明書 。

(4)勞動人事處（人力資源處）及時將發(fā)生變動的崗位的具體情況在公司范圍內(nèi)公布。并負責及時對原有存檔的崗位說明書進行調(diào)整和更新。

公司范圍的崗位動態(tài)管理，重點是做好崗位調(diào)整方案的設計，崗位調(diào)整小組要充分認識組織當時所處的外部環(huán)境，客觀估計公司的內(nèi)部環(huán)境，明確公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理實際，制定科學可行的崗位調(diào)整方案。

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