商務(wù)培訓(xùn)中電子文檔制作探討

[摘要] 闡述了培訓(xùn)文檔的定義及特點(diǎn)，對(duì)文檔內(nèi)容和素材的選取作了認(rèn)真的分析，列出了常用制作軟件的特點(diǎn)及作用，有助于培訓(xùn)師制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)文檔。

[關(guān)鍵詞] 培訓(xùn)文檔 素材 制作軟件

現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中，計(jì)算機(jī)輔助的商務(wù)培訓(xùn)越來(lái)越普及，因此如何制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)用電子文檔是培訓(xùn)師的必備技能。培訓(xùn)電子文檔是培訓(xùn)師根據(jù)培訓(xùn)大綱的要求和需要，經(jīng)過(guò)認(rèn)真設(shè)計(jì)，并以多種媒體的表現(xiàn)方式和超文本結(jié)構(gòu)制作而成的計(jì)算機(jī)文檔。

培訓(xùn)電子文檔簡(jiǎn)稱培訓(xùn)文檔，必須具有教學(xué)性、科學(xué)性、交互性、集成性、診斷性等特點(diǎn)，能夠生動(dòng)形象地描述各種培訓(xùn)問(wèn)題，提高學(xué)員的學(xué)習(xí)興趣，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，拓寬學(xué)員的知識(shí)面。隨著計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)被廣泛應(yīng)用在各級(jí)各類培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，制作和使用優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔已成為培訓(xùn)教學(xué)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要制作優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔，內(nèi)容的選取及合理布局是制作的關(guān)鍵要素，制作軟件的靈活使用是必備技能，良好的授課質(zhì)量及學(xué)員的認(rèn)可是制作目標(biāo)。

一、培訓(xùn)文檔的素材及內(nèi)容選取

1.培訓(xùn)文檔中的素材。培訓(xùn)文檔是多種媒體素材的有機(jī)整合，包括文本、圖形、圖像、動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻等。

文本是培訓(xùn)文檔中一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容，是學(xué)員獲取知識(shí)的重要來(lái)源。文檔的文本不是越多越好，過(guò)多的文本會(huì)使畫(huà)面失去魅力，使學(xué)員厭煩，所以文本內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。

圖形、圖像在培訓(xùn)文檔中也是必不可少的素材，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)是在制作文檔時(shí)能運(yùn)用多種方法把文檔制作得更生動(dòng)、直觀、通俗易懂，而圖形、圖像所表達(dá)的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)文本，因此，最好的方法就是把圖形圖像恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用到文檔中去。圖形、圖像的合理使用可以減輕眼睛的疲勞，有利于學(xué)員對(duì)主體內(nèi)容的感知、理解和記憶。

動(dòng)畫(huà)是連續(xù)播放的一系列畫(huà)面，它的基本原理與電影、電視一樣，都是利用人類的“視覺(jué)暫留”原理。因此利用動(dòng)畫(huà)可以幫助我們對(duì)知識(shí)的理解和記憶。在文檔中動(dòng)畫(huà)的設(shè)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)潔生動(dòng)，構(gòu)圖均衡統(tǒng)一，每個(gè)動(dòng)畫(huà)都要有目的性。但動(dòng)畫(huà)設(shè)計(jì)不宜過(guò)多，否則容易分散學(xué)員的注意力。

音頻即聲音。若單憑視覺(jué)元素傳遞信息，會(huì)給人單調(diào)和枯燥的感覺(jué)，合理地加入一些聲音對(duì)畫(huà)面可起輔助作用，能更好地表達(dá)培訓(xùn)內(nèi)容，吸引學(xué)員的注意力，增強(qiáng)學(xué)習(xí)興趣。聲音包括解說(shuō)、音樂(lè)和音響效果。

視頻素材多用在一些具有實(shí)驗(yàn)或?qū)嵺`環(huán)節(jié)的培訓(xùn)文檔中，視頻的加入，不但可以使文檔變得豐富多彩，而且能夠進(jìn)一步增強(qiáng)培訓(xùn)效果。

2.培訓(xùn)文檔內(nèi)容的選取。設(shè)計(jì)某門(mén)具體培訓(xùn)課程的培訓(xùn)文檔時(shí)，要充分考慮培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)際需要，選題必須精心、準(zhǔn)確，體現(xiàn)實(shí)用性和針對(duì)性。選取文檔內(nèi)容時(shí)應(yīng)注意以下方面：

(1)選擇培訓(xùn)課程的重點(diǎn)與難點(diǎn)部分制作文檔。培訓(xùn)文檔是為學(xué)員更好地理解培訓(xùn)內(nèi)容而設(shè)計(jì)的，因此必須根據(jù)培訓(xùn)的內(nèi)容和大綱，在突破重點(diǎn)、難點(diǎn)上下工夫。設(shè)計(jì)應(yīng)源于培訓(xùn)教材又高于教材，突出重點(diǎn)、難點(diǎn)，擴(kuò)充培訓(xùn)教材之外的知識(shí)。能否達(dá)到培訓(xùn)教學(xué)的目標(biāo)要求，關(guān)鍵在于課堂教學(xué)過(guò)程中培訓(xùn)師與學(xué)員的雙邊活動(dòng)能否突破重、難點(diǎn)，因此抓住課程的重點(diǎn)與難點(diǎn)部分制作文檔是至關(guān)重要的。

(2)選擇傳統(tǒng)的培訓(xùn)教學(xué)難以表達(dá)或不能表達(dá)的內(nèi)容制作文檔。對(duì)于那些采用傳統(tǒng)的培訓(xùn)教學(xué)方式難以表現(xiàn)或理解的課程內(nèi)容，采用培訓(xùn)文檔方式進(jìn)行合理設(shè)計(jì)后，能夠充分展現(xiàn)知識(shí)的形成過(guò)程，變抽象為具體，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)教學(xué)方式的不足，有利于學(xué)員理解和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。

二、培訓(xùn)文檔制作軟件的選擇

制作培訓(xùn)文檔的軟件，是指采集、編輯及處理音頻、視頻、圖形、圖像及動(dòng)畫(huà)等媒體素材的一系列工具，可分為素材采集與制作軟件和素材編輯與合成軟件兩大類?！肮び破涫?，必先利其器”，掌握常用制作軟件的結(jié)構(gòu)特性及使用要點(diǎn)，恰當(dāng)?shù)剡x擇適合自己風(fēng)格的軟件，往往能在培訓(xùn)文檔的制作中達(dá)到事半功倍的效果。

1.素材采集與制作軟件。制作培訓(xùn)文檔時(shí)，首先應(yīng)進(jìn)行各種培訓(xùn)信息素材的準(zhǔn)備，用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件對(duì)各種培訓(xùn)素材進(jìn)行采集或制作。目前比較常用的素材采集與制作軟件主要有如下幾種：

(1)文本輸入與處理軟件，最為常用的是Word和WPS，兩者都能根據(jù)文檔設(shè)計(jì)的需要制作出字形優(yōu)美、任意字號(hào)的培訓(xùn)文本素材。

(2)靜圖素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔的靜圖素材包括圖形和圖像兩大類。CorelDraw是較為流行的圖形處理軟件，而Photoshop是使用最多的圖像采集和制作軟件。

(3)動(dòng)畫(huà)素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔制作動(dòng)畫(huà)的常用軟件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。

(4)音頻素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔中所用的音頻主要包括文檔的背景音樂(lè)、解說(shuō)及音效三部分。采集與制作的聲音文件可用Cool Edit或SoundForge。

(5)視頻素材采集與制作軟件，視頻是培訓(xùn)文檔中的活動(dòng)影像，大多是培訓(xùn)內(nèi)容的真實(shí)場(chǎng)景再現(xiàn)，常用軟件主要有Adobe Premiere和Personal AVI Editor。

2.素材編輯與合成軟件。素材編輯與合成軟件是將采集和制作的培訓(xùn)信息素材連接成完整的培訓(xùn)文檔的工具軟件。要成功開(kāi)發(fā)一個(gè)優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)文檔，常常會(huì)用到幾種軟件，可以從文檔類型、培訓(xùn)師計(jì)算機(jī)水平等方面對(duì)編輯軟件進(jìn)行優(yōu)化選擇。下面即是經(jīng)常使用的幾種工具軟件，只有取各家之長(zhǎng)，才能制作出優(yōu)秀的文檔。

(1)PowerPoint:微軟的Office系列組件之一，是專門(mén)用于制作和演示多媒體投影片、幻燈片的編輯軟件。由于它編輯多媒體的功能較強(qiáng)且簡(jiǎn)單易學(xué)，所以很多培訓(xùn)師都是以PowerPoint起步制作文檔的。它是以頁(yè)為單位制作演示內(nèi)容，然后將制作好的頁(yè)集成起來(lái)形成一個(gè)完整的演示文檔。PowerPoint內(nèi)置豐富的動(dòng)畫(huà)、過(guò)渡效果和多種聲音效果，并有強(qiáng)大的超級(jí)鏈接功能，可以直接調(diào)用外部眾多文件，能夠滿足一般的培訓(xùn)要求。但PowerPoint的動(dòng)畫(huà)有些生硬、單調(diào)，交互功能實(shí)際上是超級(jí)鏈接，對(duì)于交互性要求較高的文檔顯得力不從心。

(2)Director：是制作基于時(shí)序的培訓(xùn)文檔編輯合成軟件，其強(qiáng)大的二維動(dòng)畫(huà)制作功能，加上能實(shí)現(xiàn)絕大多數(shù)需求的跳轉(zhuǎn)控制、交互功能，使之完全可以被稱為“多媒體創(chuàng)作軟件集大成者”。Director能夠滿足高技術(shù)含量文檔的制作需要，并且Director可以調(diào)用PowerPoint格式的文件，很多培訓(xùn)師經(jīng)常將Director和PowerPoint配合使用，制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)文檔。

（3）AuthorWare：是文檔制作工具中應(yīng)用比較廣泛的平臺(tái)，最大特點(diǎn)是創(chuàng)造了基于圖標(biāo)的創(chuàng)作方式，用可見(jiàn)的流程貫穿文檔制作的整個(gè)過(guò)程，清晰有序。但AuthorWare的圖標(biāo)方式及眾多的函數(shù)對(duì)普通培訓(xùn)師而言是難于掌握的，并且較繁瑣，因此要用AuthorWare靈活自如地制作文檔，不是一件容易的事。

對(duì)于精通這幾種工具軟件的培訓(xùn)師，可將其結(jié)合使用，制作出滿意的培訓(xùn)文檔。Authorware 側(cè)重于系統(tǒng)集成，對(duì)程序的導(dǎo)航、交互控制功能等很強(qiáng)；Director側(cè)重動(dòng)態(tài)培訓(xùn)文檔的編輯合成，特別是動(dòng)畫(huà)制作堪稱一流。所以，由Director制作動(dòng)畫(huà)及特技效果，再由Authorware進(jìn)行編輯合成，定能體現(xiàn)培訓(xùn)文檔制作的最高水平。

三、制作培訓(xùn)文檔需要注意的問(wèn)題

1.培訓(xùn)文檔必須注意整體視聽(tīng)效果。培訓(xùn)文檔通過(guò)文字、圖形、聲音等手段直接作用于學(xué)員的器官，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該考慮界面的表現(xiàn)效果，畫(huà)面是否美觀，聲音是否合適，應(yīng)從既定的培訓(xùn)目標(biāo)出發(fā)，力求達(dá)到好的視聽(tīng)效果。

2.培訓(xùn)文檔設(shè)計(jì)必須注意交互性的問(wèn)題。交互界面是學(xué)員和計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息交流的通道，其形式有圖形菜單、圖標(biāo)、按鈕、窗口、熱鍵等。交互性是培訓(xùn)文檔最基本的特點(diǎn)，特別是培訓(xùn)師上課時(shí)所使用的演示型文檔，交互更是培訓(xùn)師手中的控制器，可有效控制教學(xué)的內(nèi)容和進(jìn)度。

3.制作文檔時(shí)必須注意激發(fā)學(xué)員的學(xué)習(xí)興趣?！芭d趣是最好的老師”，因此，在文檔設(shè)計(jì)時(shí)必須在激發(fā)學(xué)員興趣上做文章，這就要求制作者必須合理利用形、色、聲、畫(huà)等媒體元素，激發(fā)學(xué)員的學(xué)習(xí)興趣，讓他們感受到學(xué)習(xí)的樂(lè)趣。

培訓(xùn)文檔是連接培訓(xùn)師的教與學(xué)員的學(xué)之間的橋梁和紐帶，在培訓(xùn)教學(xué)中所體現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)教學(xué)手段無(wú)法代替的，在設(shè)計(jì)和制作培訓(xùn)文檔時(shí)，必須從具體培訓(xùn)課程出發(fā)，遵循文檔設(shè)計(jì)的科學(xué)性、有效性、目的性、便捷性及藝術(shù)性原則，以制作出優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔。

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