商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中的合作和禮貌原則

[摘要] 本文以語(yǔ)用學(xué)理論為依據(jù)，通過(guò)分析合作和禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)電子郵件中的應(yīng)用，探討了商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的基本寫(xiě)作原則，為商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作提供參考。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語(yǔ) 電子郵件 合作原則 禮貌原則

電子信息技術(shù)的發(fā)展給國(guó)際商務(wù)往來(lái)帶來(lái)了極大的便利，十幾年前還十分普遍的電報(bào)、電傳通訊方式已逐漸被表達(dá)明確、直接快捷的現(xiàn)代通信方式——電子郵件取而代之。作為現(xiàn)代商務(wù)交流重要的溝通形式，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件正起著越來(lái)越重要的作用，已經(jīng)成為國(guó)際商務(wù)溝通最基本的聯(lián)絡(luò)方式。據(jù)調(diào)查，在商務(wù)交往中約有90%的人利用電子郵件來(lái)聯(lián)系業(yè)務(wù)(何光明，2006)，人們經(jīng)常需要與不認(rèn)識(shí)的或不甚了解的人打交道，這就要求在傳遞信息的過(guò)程中要盡量避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和誤解， 還要盡可能地縮短發(fā)件者和收件者處理這些信息的時(shí)間。然而，電子郵件的快速普及往往會(huì)讓人忽視其應(yīng)有的規(guī)范，在國(guó)際商務(wù)中，一封不規(guī)范的商務(wù)電子郵件，不僅會(huì)有損公司的形象，也可能會(huì)令人費(fèi)解。若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，輕則導(dǎo)致溝通失敗，重則帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。因此，需要建立一種國(guó)際間普遍認(rèn)可的交流原則，讓來(lái)自于不同文化背景、使用不同母語(yǔ)的人能順利地進(jìn)行交流。

禮貌和合作原則是現(xiàn)代語(yǔ)言學(xué)中重要的會(huì)話理論，它不僅充分體現(xiàn)在會(huì)話中， 在書(shū)面語(yǔ)篇中也被廣泛實(shí)施（秦曉杰，2001）。由于電子郵件的往來(lái)與面對(duì)面的會(huì)話交流同樣具有真實(shí)地、有目的的表情達(dá)意的功能，因此，指導(dǎo)會(huì)話交流的合作與禮貌原則對(duì)這種基于商務(wù)電子郵件的書(shū)面交際同樣適用，在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，如果英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應(yīng)的語(yǔ)言表征方式，會(huì)有引起語(yǔ)用失誤，進(jìn)而破壞雙方友好合作關(guān)系的危險(xiǎn)。

一、電子郵件中的合作原則

美國(guó)哲學(xué)家Grice（1975）認(rèn)為在日常交際中人們總是在遵守著一套相互合作的基本原則， 旨在有效地使用語(yǔ)言以達(dá)到交際目的。他在20世紀(jì)70年代提出了會(huì)話的合作原則（Cooperation Principle），其中包括了數(shù)量準(zhǔn)則、質(zhì)量準(zhǔn)則、方式準(zhǔn)則和相關(guān)準(zhǔn)則等四條基本準(zhǔn)則。合作原則要求所提供的信息數(shù)量適中、真實(shí)可靠、清楚簡(jiǎn)潔、緊扣主題。遵守了這些準(zhǔn)則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語(yǔ)言進(jìn)行交際，達(dá)到最佳交際效果。就商務(wù)電子郵件而言，由于收信的一方在讀信時(shí)，寄信的一方不在場(chǎng)，無(wú)法像在打電話或面談時(shí)根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)做出及時(shí)的調(diào)整，因此，電子郵件往來(lái)中雙方如何表現(xiàn)出“合作”的誠(chéng)意，要比在電話交談或當(dāng)面會(huì)談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：

例1：Thank you for your letter of 12th， July sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:

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450 yards 8238p per yard

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Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you. Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing， you may refer to our bank。

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Please send us your confirmation of sales in duplicate。

例2: We are pleased to receive your order of 18th，July for cotton prints and welcome you as one of our customers. For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know immediately whether you agree to our terms. As soon as we receive your reply in the affirmative， we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。

When the goods reach you， we feel confident you will be completely satisfied with them—at the prices offered they represent exceptional value。

As you may not be aware of the wide range of goods we deal in， we are attaching a copy of our catalogue and hope that our handling of this first order of yours will lead to further business between us and mark the beginning of a happy working relationship。

以上兩封信所圍繞的是初次定單，均遵循了合作原則中的相關(guān)準(zhǔn)則，內(nèi)容安排也十分有序，例1段落安排順序是: (1)告知收悉信函并向?qū)Ψ奖硎靖兄x；(2)關(guān)于初次定單列出關(guān)于產(chǎn)品的具體信息；(3)告知支付方式；(4)詢問(wèn)銷(xiāo)售確認(rèn)書(shū)。例2是例1的回復(fù)，及時(shí)回復(fù)本身就表明了‘合作’意向。按國(guó)際慣例，收到郵件者須盡早回復(fù)，最遲不能超過(guò)四十八小時(shí)。即使收件人無(wú)法立刻做出答復(fù)，也須先回電告知對(duì)方已收到郵件，并將盡快給予回復(fù)。例2的段落安排順序?yàn)?(1)告知收悉信函表示歡迎;(2)告訴自己的支付方式， 承諾確認(rèn)供應(yīng)對(duì)方所列價(jià)格的產(chǎn)品， 并安排裝運(yùn);(3)隨函附上目錄以求更廣泛的商業(yè)合作。從這兩個(gè)例證中可以看出，一封能達(dá)到良好溝通目的電子郵件，必須遵守合作原則中的包括數(shù)量、質(zhì)量、方式、相關(guān)等準(zhǔn)則。

二、 電子郵件中的禮貌原則

盡管合作原則概括了人類(lèi)交際的本質(zhì)特點(diǎn)，但語(yǔ)用學(xué)領(lǐng)域的進(jìn)一步研究發(fā)現(xiàn)，人們?cè)诮浑H過(guò)程中并不總是遵循合作原則，常常會(huì)故意違反某一準(zhǔn)則，但這一定是為了傳遞一些符合合作原則的信息，使用間接婉轉(zhuǎn)的方式表達(dá)一些含蓄的意思（何兆熊，2000），看以下一例:

A: We’ll all miss Bill and Agatha ， won’t we ?

B: Well， we’ll all miss Bill。

例句中， 根據(jù)合作原則， B違反了量的準(zhǔn)則，只說(shuō)Bill， 而不提Agatha，B這樣做顯然是有意的。由于某種原因他可能并不喜歡Agatha， 但礙于情面， 不便直說(shuō)，使得他違反合作原則。為了解釋這一現(xiàn)象，20世紀(jì)80年代英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Leech在Grice “合作原則”的基礎(chǔ)上，從修辭學(xué)、語(yǔ)體學(xué)的角度出發(fā)，提出了著名的“禮貌原則”(Politeness Principle)， 其中包括得體、慷慨、贊譽(yù)、謙遜、一致和同情等六類(lèi)，每類(lèi)包括一條準(zhǔn)則和兩條次準(zhǔn)則，這些準(zhǔn)則及次準(zhǔn)則的核心內(nèi)容為：盡量使自己吃虧，而使別人獲利，以取得對(duì)方的好感，從而使交際順利進(jìn)行，并使自己從中獲得更大的利益。

當(dāng)然，人們并非在任何時(shí)候、任何地方、對(duì)任何人交際都要遵守禮貌原則的，例如，在緊急或意外事件中、在激烈的爭(zhēng)辯或緊張工作的場(chǎng)合、或者在十分親密友好的朋友間不拘禮節(jié)的談話中，禮貌原則可能會(huì)讓位于話語(yǔ)的內(nèi)容，屈居次要地位。另外， 適度的客套是禮貌，而超度的客套就是卑恭，超過(guò)了客套度的界限，就會(huì)給人虛假做作、卑微低下的感覺(jué)。例如：We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December.（我們懇求收到你的12月11日的函。句中“beg\"使用不當(dāng)，過(guò)于明顯地貶低自己）。因此，我們必須區(qū)分“禮貌”和“卑恭”，不要盛氣凌人，也沒(méi)必要低三下四，把握好禮貌原則的度。

商務(wù)電子郵件作為一種書(shū)面語(yǔ)真實(shí)交際手段，一方面具有普通電子郵件的特點(diǎn)， 另一方面又有商務(wù)函件的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)商務(wù)信函一樣，其交際雙方同樣會(huì)遵循以上準(zhǔn)則。但是對(duì)商務(wù)電子郵件與傳統(tǒng)商務(wù)信函所使用的不同禮貌策略進(jìn)行比較分析發(fā)現(xiàn)，兩者對(duì)禮貌的重視程度雖然總體上沒(méi)有顯著差異， 但側(cè)重點(diǎn)有所不同。商務(wù)電子郵件更注重維護(hù)對(duì)方的積極面子，即希望得到別人的贊許，支持和喜愛(ài)的想法，重視保持友好合作關(guān)系，傾向于采用“以接近為基礎(chǔ)”的積極禮貌策略。而傳統(tǒng)商務(wù)信函則更客觀正式，注重維護(hù)對(duì)方的消極面子，即不希望別人強(qiáng)加于自己，自己不因遷就別人而受到別人的干涉、阻礙而使自己丟失面子的想法，傾向于采用“以回避為基礎(chǔ)”的消極禮貌策略。譬如，同樣是還盤(pán)，傳統(tǒng)商務(wù)信函表達(dá)方法如：“May I suggest that you could perhaps make some allowance on your quoted prices which would help to introduce your goods to my customers”， 多次使用疑問(wèn)（may I suggest）與模糊限制語(yǔ)（could，perhaps， would）等消極禮貌策略。 而商務(wù)電子郵件中的表達(dá)方法有所不同， 例如：“I met with my customer today on both of the bags. unfortunately the price is still not very competitive，thanks for your help”，則是采取了假設(shè)共同點(diǎn)（用了unfortunately， 表示寫(xiě)郵件人與對(duì)方的利益一致）和關(guān)注對(duì)方（thanks for your help）等積極禮貌策略。

三、結(jié)語(yǔ)

商務(wù)電子郵件作為一種新興的現(xiàn)代商務(wù)交流工具，是收信和發(fā)信雙方真實(shí)的互動(dòng)交際的產(chǎn)物，要求寫(xiě)信人遵守合作與禮貌原則。一方面，寫(xiě)信人需遵守合作原則，采用“合作”策略，及時(shí)回復(fù)，確保信息數(shù)量適中、真實(shí)可靠、清楚簡(jiǎn)潔，并能緊扣主題。另一方面，寫(xiě)信人還需考慮禮貌因素，尊重收信人對(duì)“面子”的心理需求，在把握好禮貌原則的度的前提下，實(shí)施積極的禮貌策略。總之，在撰寫(xiě)國(guó)際商務(wù)電子郵件時(shí)，應(yīng)遵循郵件信息明了、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無(wú)誤、簡(jiǎn)明扼要、禮貌周到的原則。

參考文獻(xiàn)：

[1]Grice， H. P.Logic and conversation [A]. In Cole， P. and Morgan， J. (eds.) Syntax and Semantics[C]. New York Academic Press， 1975

[2]Leech， G. N. Principles of Pragmatics [M]. London: Longman Group Limited， 1983

[3]何光明:透析商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作[J]. 新東方英語(yǔ)（大學(xué)版）. 2006（1）