論高校辦公室人員素質(zhì)的養(yǎng)成

摘要：高校辦公室人員素質(zhì)的養(yǎng)成既是辦公室人員自身成長和發(fā)展的需要，也是提高學(xué)校管理水平的需要。高校辦公室人員的素質(zhì)成長包括思想素質(zhì)的提高、業(yè)務(wù)能力的增長和管理水平的進(jìn)步三個方面。因此，樹立終生學(xué)習(xí)的理念和加強針對性的培訓(xùn)將是促進(jìn)校辦公室人員素質(zhì)成長的基本方法和途徑。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；人員素質(zhì)；成長

中圖分類號：G647.17文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號：1673－291Ｘ（2008）10－0215－02

過去一般認(rèn)為，高校辦公室是組織實施學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的部門，按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的意圖開展具體的工作。“辦公室必須按照上級的政策和領(lǐng)導(dǎo)的決策貫徹執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決本部門和其他職能部門及基層在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，從這個意義上來講，辦公室的工作性質(zhì)是被動的?！鞭k公室人員往往成為抄抄寫寫的工具，是整個學(xué)校運行機(jī)器上的一個螺絲釘，這其實是長期以來忽視辦公室工作人員主動性的一個結(jié)果。隨著辦公室自動化程度的提高，我們認(rèn)識到硬件建設(shè)確實能為辦公室工作提供更多的便捷，提高辦公效率，但是在辦公室工作中起決定作用的還是軟件建設(shè)。能否積極發(fā)揮人的主體性的作用，將是做好辦公室工作的關(guān)鍵。

在中國高等教育快速發(fā)展的今天，高校管理水平的提高成為高校可持續(xù)發(fā)展的一個關(guān)鍵。辦公室工作是高校管理工作的一個重要方面，越來越多的高校把辦公室管理的改革看成是提高工作效率的重要途徑。加強辦公室人員的培養(yǎng)，尤其是提高辦公室人員的素質(zhì)已引起學(xué)校管理者的高度重視，辦公室人員素質(zhì)的成長也正逐漸成為一個熱門的話題。

一、辦公室人員素質(zhì)成長過程

辦公室人員素質(zhì)成長過程主要包含三個方面的內(nèi)容：

1.思想素質(zhì)的提高

高校辦公室對外是學(xué)校的窗口，對內(nèi)是學(xué)校管理的縮影，所以辦公室工作人員的言行舉動對外將會影響學(xué)校的聲譽，對內(nèi)將影響學(xué)校工作的正常開展，辦公室工作人員思想素質(zhì)的提高是做好辦公室工作的前提和基礎(chǔ)。

辦公室人員必須具備較高的政治素質(zhì)，堅持四項基本原則，這是對每個人的最根本的要求，不需贅言。由于辦公室是一個特殊的管理機(jī)構(gòu)，處于領(lǐng)導(dǎo)和群眾的中間，是協(xié)調(diào)各項工作的樞紐，平時接觸面比較廣泛，需要和方方面面產(chǎn)生聯(lián)系，所以加強辦公室人員自身的道德修養(yǎng)非常重要，如遵章守紀(jì)，克己奉公，堅持原則；如待人接物時，和藹禮貌、熱情周到等等。在現(xiàn)代辦公室工作中，尤其要重視以下兩種素質(zhì)意識的培養(yǎng)。

一是服務(wù)意識?！胺?wù)是辦公室的宗旨，辦公室的基本職能就是做好服務(wù)”。要改變舊的思想觀念，破除“官”本位的意識，深刻認(rèn)識到辦公室的工作本質(zhì)在于服務(wù)。辦公室事情繁雜，小到收發(fā)文件、送往迎來，大到起草文件，參與政務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，其根本目的都是服務(wù)。辦公室只有充分發(fā)揮出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)的功能，只有端正心態(tài)，擺正位置，才是做好辦公室工作的前提。

二是協(xié)作能力?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為協(xié)作互助能力是辦公室工作人員的重要素質(zhì)之一，只有協(xié)作互助的群體才能發(fā)揮出個體的能量，提高工作效率。辦公室是決策執(zhí)行的轉(zhuǎn)換中介，是管理者與群眾之間的紐帶，因為事務(wù)性工作頭緒繁多，所以協(xié)作的能力顯得更為重要。每個辦公室人員要提高工作的情商指數(shù)，在辦公室這個集體中要互助友愛、融洽相處、加強配合、合作共事，才能保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。

2.業(yè)務(wù)能力的增長

以往在看待辦公室人員的形象時，往往把他們定位于“協(xié)調(diào)員”這類角色，辦公室人員的專業(yè)方向和業(yè)務(wù)能力往往被忽視，仿佛辦公室人員就是“跑跑腿”的，辦公室是每個人都能勝任的簡單工作。其實不然，辦公室工作也是一項專業(yè)性很強的工作，人員的業(yè)務(wù)能力也要與時俱進(jìn)，逐步提高。作為一個綜合性的部門，辦公室人員至少要在以下幾個方面努力提高自己的業(yè)務(wù)水平。

一是公文寫作能力。一個合格的辦公室人員必須通過不斷的學(xué)習(xí)，了解不同類型的公文格式，掌握一定的公文寫作技巧，能比較熟練地進(jìn)行公文寫作。

二是檔案管理能力。收發(fā)各類文件和平時工作中材料的積累是學(xué)院辦公室工作任務(wù)之一。辦公室人員要時刻做一個有心人，各類上級來文和下發(fā)文件都需要及時分門別類，進(jìn)行歸檔整理，以方便領(lǐng)導(dǎo)及時查閱。同時，學(xué)校的有關(guān)材料，如每次的黨政聯(lián)習(xí)會記錄、學(xué)校每個人的獎懲情況等，辦公室人員都要及時了解信息，要做到合理取舍，進(jìn)行歸檔整理。

三是公關(guān)禮儀知識。接待是每個辦公室人員都要碰到的工作，如何熱情周到同時又耐心細(xì)致地做好接待是一門學(xué)問，所以公關(guān)禮儀知識的學(xué)習(xí)非常重要。合適得當(dāng)?shù)慕哟粌H展現(xiàn)了辦公室工作人員良好的素質(zhì)，同時也是學(xué)校形象和精神面貌的展現(xiàn)。

3.管理水平的進(jìn)步

一所高等學(xué)校辦得好壞，不僅取決于各種硬件條件，而且也取決于管理水平的高低。學(xué)校辦公室是一個綜合管理部門，既為教職工解決現(xiàn)實問題，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做好服務(wù)工作。從橫向方面來看，還要處理好相聯(lián)系部門的關(guān)系，是否能及時保質(zhì)地完成任務(wù)將直接反映出辦公室的管理水平。

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，管理是通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新等職能的發(fā)揮來分配、協(xié)調(diào)包括人力資源在內(nèi)的一切可調(diào)用的資源，以達(dá)成組織既定目標(biāo)與責(zé)任的動態(tài)創(chuàng)造性活動。辦公室的管理主要是通過做好一系列的基本工作，即運用管理職能，以達(dá)到最終目標(biāo)。我們可以以一次學(xué)術(shù)會議的舉辦為例，具體來看管理的過程：（1）計劃：會議的策劃考慮，包括確定會議召開和會議名稱主題和具體議程，會務(wù)禮儀、接待等工作培訓(xùn)，會議宣傳和氣氛渲染，會議通知起草、發(fā)送，費用預(yù)算，會議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草。預(yù)先要制定詳細(xì)計劃。（2）組織：包括確定具體會場，購買或借用會議用品，會議接站與禮儀、住宿服務(wù)，報到簽到、會前文件發(fā)放，會議召開過程中具體事項。合理使用人員配置，組織實施工作的進(jìn)程。（3）領(lǐng)導(dǎo)：管理者靠前指揮，利用職權(quán)和威信施展影響，指導(dǎo)和監(jiān)督各類人員的工作狀態(tài)和工作進(jìn)展情況。（4）控制：確立控制標(biāo)準(zhǔn)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取實施。包括場內(nèi)負(fù)責(zé)（調(diào)試機(jī)器、發(fā)放資料、提供辦公用品），場外負(fù)責(zé)（傳遞信息、應(yīng)急處理、候會接待、提醒前臺叫早，會議記錄：錄音錄象、會議記錄，媒體應(yīng)對和會議新聞稿綱要提供，會議簡報、紀(jì)要等文書起草），會議結(jié)束后，返程差旅票證服務(wù)，報銷、結(jié)賬，會議文書歸檔、會務(wù)總結(jié)等等。所以一場學(xué)術(shù)會議的安排就是一項系統(tǒng)工程，仔細(xì)考慮每個細(xì)節(jié)，做好完整的會議預(yù)案。辦公室人員只有系統(tǒng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)、系統(tǒng)論等方面的知識，不斷提高自己的理論修養(yǎng)，同時要在不斷的實踐中積累工作經(jīng)驗，才能不斷提高自己的管理水平。

二、辦公室人員素質(zhì)成長的發(fā)展策略

如何增強辦公室人員素質(zhì)，促進(jìn)辦公室人員能力的發(fā)展，筆者認(rèn)為這種成長過程是個體與環(huán)境積極主動的互動過程，是內(nèi)外諸因素綜合影響并發(fā)揮作用的過程。

1.個人要樹立終生學(xué)習(xí)的理念

從內(nèi)部看，每個人能否成長，關(guān)鍵取決于個人的自主意識， “內(nèi)在進(jìn)取”、“自我更新”，是促進(jìn)成長的根本。法國成人教育家保羅·郎格朗在1970年出版的《終生教育導(dǎo)論》中對終身教育作了進(jìn)一步說明，他指出：“教育和訓(xùn)練的過程并不隨學(xué)校學(xué)習(xí)的結(jié)束而結(jié)束，而是應(yīng)該貫穿于生命的全過程。這是使每個人在個性的各方面——身體的、智力的、情感的、社會交往的方面，總之，在創(chuàng)造性方面——最充分地利用其稟賦和能力的必不可少的條件。”他認(rèn)為：“必須把教育看作是貫穿于人的整個一生與人的發(fā)展各個階段的持續(xù)不斷的過程。”辦公室人員素質(zhì)成長是一個不斷積累知識、增長經(jīng)驗、提高專業(yè)能力的過程，是終生教育的過程，這既是辦公室工作發(fā)展的需要，也是學(xué)習(xí)社會化的客觀要求。每個辦公室人員必須意識到知識更新?lián)Q代的必要性，樹立終生學(xué)習(xí)的理念，有意識地選擇內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)研究，不斷提高自身的素質(zhì)。

2.學(xué)校要加強針對性的培訓(xùn)

從外部看，學(xué)校要采用“外在引導(dǎo)”模式，側(cè)重于通過針對性的培訓(xùn)，為辦公室人員的成長創(chuàng)造良好的平臺。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認(rèn)識到辦公室工作的復(fù)雜性，既具有綜合性又具有專業(yè)性的特征。需要辦公室人員不僅要具有橫向廣博的知識面，更要有縱向深厚的專門業(yè)務(wù)知識的功底，即所謂的T型復(fù)合人才。在社會現(xiàn)代化水平高的今天，尤其身處在高校這樣一個高科技、知識密集型組織中，辦公室的管理方法和手段也在不斷地更新和提高，只有不斷地汲取新知識、新技術(shù)的營養(yǎng)，做到“知識新、頭腦靈、思路清、專業(yè)精、手腳勤”，才能充分發(fā)揮辦公室的功能和作用。所以學(xué)校應(yīng)該制訂周密的培訓(xùn)計劃，安排合適的培訓(xùn)，積極實施培訓(xùn)措施，切實提高辦公室人員的素質(zhì)能力。

對學(xué)校而言，辦公室人員素質(zhì)的成長直接影響著管理質(zhì)量，影響著學(xué)校的社會聲譽及學(xué)校發(fā)展的后勁；對辦公室人員自身而言，個人素質(zhì)制約著其職業(yè)生涯的發(fā)展進(jìn)程和水平，它對自身潛能的挖掘、自我價值的實現(xiàn)、職業(yè)樂趣的體驗產(chǎn)生重要影響。因此，研究辦公室人員素質(zhì)的成長，是辦公室人員自身成長和發(fā)展的需要，是開發(fā)人力資源的需要，也是提高學(xué)校管理水平的需要，理應(yīng)引起學(xué)校管理者和辦公室人員的共同關(guān)注。

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