我那些完美活動以及完美的活動生涯

Judy Allen成功地在世界上30多個(gè)國家策劃和推出了許多令人難忘的活動，其中包括：迪斯尼“美女與野獸”開幕盛典晚會；諾曼·杰維森“屋頂上的提琴手”25周年慶祝儀式。她所策劃的活動范圍非常廣泛，既有僅限少數(shù)人參加的VIP活動，也有像新車發(fā)布會這樣動用數(shù)百萬美元和多種媒體技術(shù)的大型活動。

你是怎么做上活動策劃這一行的？一干二十多年，什么樣的魅力讓你孜孜以求地把自己修煉成了一個(gè)專家？一開始我從事旅游業(yè)，管理著一家旅行社。當(dāng)時(shí)我們?yōu)榱税l(fā)展自己的業(yè)務(wù)，開始接待團(tuán)體商務(wù)旅行，在旅行的過程中，為游客安排會議、談判

。我發(fā)現(xiàn)自己很享受為別人設(shè)計(jì)、策劃一件事情的樂趣。自己的想法、創(chuàng)意不再只是想想、一閃而過而已，它可以幫助別人實(shí)現(xiàn)一個(gè)目標(biāo)，我要做的就是找到這些人，把自己的創(chuàng)意貢獻(xiàn)給他們。所以，我開始留意有沒有這么個(gè)地方能把我的趣和職業(yè)結(jié)合起來。

她是活動界的Model，是亞馬遜網(wǎng)站上四本關(guān)于活動的暢銷書作者，在她二十幾年的職業(yè)史中，她不但策劃推出了無數(shù)完美無瑕的活動，還用自己旺盛的熱情證明了活動是條完美無瑕的職業(yè)生涯。

很幸運(yùn)，我一開始就進(jìn)入一家可以承接數(shù)百萬美元大活動的公司，獲得了寶貴的實(shí)踐機(jī)會。最初兩三年，我從事活動設(shè)計(jì)、現(xiàn)場監(jiān)察、客戶溝通、培訓(xùn)銷售人員的工作。那個(gè)時(shí)候，根本沒有關(guān)于這個(gè)行業(yè)的書籍、指南之類的東西，所有的經(jīng)驗(yàn)或者說知識都來自于我們策劃執(zhí)行的每一次活動。我和我的同事經(jīng)常鼓勵(lì)自己，我們是最優(yōu)秀的，并努力把我們的想法付諸實(shí)際。很多想法實(shí)現(xiàn)了，它成為今天的經(jīng)驗(yàn)，也有的想法不能實(shí)現(xiàn)，它成為今天的教訓(xùn)。每一次都有欣慰，也有遺憾，那好吧，下一次我們一定不要遺憾，就這樣一場場活動地做了下來。

包括國際新聞。也許某個(gè)國家局勢緊張會影響到你的活動或者你將要邀請的來賓。到大型的新聞網(wǎng)站上注冊個(gè)ID，任何時(shí)候世界各地的突發(fā)新聞都會發(fā)到你的郵箱。重新梳理合同中關(guān)于活動取消是由的條款，活動有可能在最后一刻因?yàn)椴豢深A(yù)見的情況，如海嘯、地震、颶風(fēng)而被迫取消，你必須對合同中的相關(guān)規(guī)定了然于胸。分析一下當(dāng)這些情況發(fā)生時(shí)有可能帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，研究保險(xiǎn)條款，與你的供應(yīng)商簽訂有時(shí)間彈性的合同。指派專人負(fù)責(zé)意外發(fā)生時(shí)的聯(lián)絡(luò)、溝通，這樣可以有效避免無端的猜測和錯(cuò)誤信息傳達(dá)。當(dāng)意外發(fā)生的時(shí)候，不要等著你的客戶給你打電話，你應(yīng)該主動給客戶打，給他們提出相關(guān)建議，這樣可以讓他們知道你已經(jīng)掌握了情況，并在控制局勢。公司的律師聯(lián)系，參考相關(guān)的法律規(guī)定，保障自己的權(quán)利。我們生活在一個(gè)官司成風(fēng)的年代，所有的變動、決議都要以書面形式保存，以供將來的取證。這些行動看起來繁瑣，而且所有的工作都有可能是“白忙”一場，但是當(dāng)意外真正發(fā)生的時(shí)候，這是對活動本身、策劃者、客戶、供應(yīng)商有力的保護(hù)。策劃一個(gè)活動似乎把策劃者所有的時(shí)間都吸走了，很多事情到最后都因?yàn)闀r(shí)間不夠而沒有做，比如一些應(yīng)急的準(zhǔn)備、細(xì)節(jié)的修飾，怎么還能擠出點(diǎn)兒時(shí)間？不是時(shí)間不夠用，其實(shí)有時(shí)候我們還能贏得時(shí)間，比如“美女野獸盛典”的場地選擇就為我們贏得了原本要聯(lián)系供應(yīng)商、設(shè)計(jì)、制作的時(shí)間。真正的問題是我們把很多時(shí)間花在了不該花的地方。比如說客戶和供應(yīng)商的來電。有時(shí)候客戶和供應(yīng)商打電話詢問進(jìn)度，提出要求，他們的目的是想知道我們是不是在積極努力地推進(jìn)活動?？墒?，很多時(shí)候我們會花很大的精力去應(yīng)對這樣的電話，派出專人拜訪客戶、供應(yīng)商，說明情況，這些時(shí)間都是被無端浪費(fèi)掉的。面對這樣的電話，我們要有清晰的判斷，只要你知道客戶真正要的是什么，你就不會因這些電話分散自己的時(shí)間和精力?！皵D”出時(shí)間的辦法還有很多。比如說我會把自己的辦公室弄得很不“舒服”，沒有沙發(fā)，沙發(fā)顯然是邀請別人進(jìn)來的信號；搬走多余的椅子，把午休時(shí)間端著咖啡來串門、閑聊的人擋在門外。午餐以后，我會出去散步，這樣不僅可以讓頭腦放松一下，還可以避免私人聊天的機(jī)會。要是有人來我的辦公室閑聊，我不會坐著不動，我會站起來。很多管理者都學(xué)過這樣的小竅門，站起身來是談話結(jié)束的暗號。如果來訪的人還不識相，那我就慢慢地??往門邊走，直到最后把來訪者禮貌地“領(lǐng)”出辦公室。我們也可以通過技術(shù)手段來節(jié)省時(shí)間。現(xiàn)在很多的活動策劃公司都利用自己的主頁向客戶、活動參者發(fā)布信息。只要活動參加者在網(wǎng)頁上注冊成為用戶，策劃公司就可以把活動的時(shí)間、地點(diǎn)、住宿安排、行程安排向參加者發(fā)布，還能及時(shí)了解來賓的特殊需要，及時(shí)發(fā)布變更通知。這樣一來，省掉了接電話、打電話、郵件往來的時(shí)間，更快、更有效。當(dāng)你把所有時(shí)間都花在工作上的時(shí)候，你會發(fā)現(xiàn)時(shí)間永遠(yuǎn)不夠?；顒硬邉澣烁鼞?yīng)該學(xué)會“策劃”自己的工作和生活。我認(rèn)識一位活動策劃人，他每天清晨都去打高爾夫，之后才會去辦公室，打高爾是他工作生活的分界線。我每天會很早起床，做瑜伽、冥想，還有一些增強(qiáng)體力的力量練習(xí)。哪怕再忙我也沒有失去自己的私人生活。你現(xiàn)在如何看待這個(gè)行業(yè)的？對剛?cè)胄械膹臉I(yè)者有什么忠告？做活動策劃是項(xiàng)激動人心的工作，意外也好，時(shí)間壓力、客戶壓力，它們都讓你的工作存在著不可預(yù)料的挑戰(zhàn)，在這個(gè)過程里，我們時(shí)刻都在挑戰(zhàn)自己的腦力、體力、應(yīng)變力，這是份不會讓人衰老的工作。在我的職業(yè)生涯中接觸到各種類型的活動，不僅是在酒店、會所舉辦的活動，還包括視聽演出的舞臺表演，這都提高了我的職業(yè)技巧和專業(yè)知識。我并不想局限于活動策劃的某個(gè)方面，比如只做策劃或者只做執(zhí)行。我想盡可能了解更多，甚至于了解我們放到活動中的每一個(gè)元素的心理學(xué)背景，它們能給活動參者帶來怎樣的影響，通過合理運(yùn)用這些元素達(dá)到我們期望的目標(biāo)。對于剛?cè)胄械膹臉I(yè)者，面對不同的活動，掌握不一樣的局面非常重要，通過策劃、參加各種活動，通過行業(yè)聚會學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)歷越多，你會思考越多，學(xué)到的也就越多。每個(gè)人的生活和工作都有長遠(yuǎn)的或階段性的目標(biāo)，不管怎樣，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的時(shí)候，我們就不自覺地興奮。而做活動這一行，一年到頭要接手大大小小、不同類型的活動，行業(yè)特性就是為從業(yè)者，它會為你吸引到贊助商，贊助商愿意把自己的logo打在你的請柬上的、原本打算去的人都知道我們活動的消息。而且不僅僅是要制造一點(diǎn)轟動效果，這個(gè)場地也很符合我們設(shè)計(jì)、執(zhí)行方面的考慮，比如說，那里正好有一個(gè)我們需要的噴泉，不需要再去花錢去制作，這樣就可以把預(yù)算省在別的地方，比如去制作一片魔幻色彩的森林景觀，在樹上掛著代表愛情的心型圖案。我們還要培訓(xùn)那里的工作人員，讓他們在最短時(shí)間內(nèi)具備接待上千名來賓的能力。培訓(xùn)內(nèi)容細(xì)致到如何用餐巾把刀叉包裹好，讓來賓能在人來人往的現(xiàn)場一下子拿到。這看起來不值一提，但是要知道，刀叉掉在地上會讓來賓尷尬，破壞現(xiàn)場氣氛，不容易拿到也許會造成人們的擁擠、碰撞、摔倒之后就是更嚴(yán)重的狀況。不要想當(dāng)然地認(rèn)為會所里的服務(wù)生在你的活動中也是合格的，最終往往會有失去客戶、丟了信譽(yù)的危險(xiǎn)。其靠自己死撐，不如找一個(gè)有大型活動經(jīng)驗(yàn)的專家，聘請專家的花費(fèi)你活動失敗可能帶來的損失相比簡直不值一提。他們不僅可以幫助你渡過難關(guān)，他們一起工作也能加速你的學(xué)習(xí)。

腦子里有了向?qū)＜艺埥踢@根弦，你就可以不用輕易放棄一些看似自己能力不能及的活動，有專家的建議和指導(dǎo)，你會做得更快，學(xué)得更快，我們都是這樣成長起來的。

對一個(gè)活動策劃者來說，方方面面都要考慮到，他到底需要想得有多細(xì)？用請柬打個(gè)比方?，F(xiàn)在很多活動邀請來賓，一個(gè)電話一封電郵就搞定了，或者買現(xiàn)成的請柬，貼上打印好的標(biāo)簽。還有必要專門為活動設(shè)計(jì)請柬嗎？跟策把他們和你的活動捆綁在一起。此外，大家都用標(biāo)簽和打印的時(shí)候，手寫信封更讓人覺得親切；寄出請柬的時(shí)候也給自己寄一份，如果投時(shí)間耽擱了，這樣你會第一個(gè)知道。

如果我們忽略了請柬上的這些細(xì)節(jié)，第一，你的贊助商會很不爽，第二，你邀請的來賓也會想，我為什么要浪費(fèi)自己的時(shí)間去參加一個(gè)連請柬都沒整明白的活動？ 活動沒有意外才是最大的意外，意外真的無法避免嗎？

再完美的計(jì)劃總會遇到意外，因?yàn)橛泻芏嘁蛩夭豢煽?，比如說天氣。“9·11”和SARS后，一些安全因素也變得難以預(yù)料。重要的不是意外會不會發(fā)生，而是事前有沒有準(zhǔn)備，事后怎么處理。一個(gè)活動策劃者應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注新聞，不僅是本地的或者行業(yè)新聞，還包括國際新聞。也許某個(gè)國家局勢緊張會影響到你的活動或者你將要邀請的來賓。到大型的新聞網(wǎng)站上注冊個(gè)ID，任何時(shí)候世界各地的突發(fā)新聞都會發(fā)到你的郵箱。重新梳理合同中關(guān)于活動取消是由的條款，活動有可能在最后一刻因?yàn)椴豢深A(yù)見的情況，如海嘯、地震、颶風(fēng)而被迫取消，你必須對合同中的相關(guān)規(guī)定了然于胸。分析一下當(dāng)這些情況發(fā)生時(shí)有可能帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，研究保險(xiǎn)條款，與你的供應(yīng)商簽訂有時(shí)間彈性的合同。指派專人負(fù)責(zé)意外發(fā)生時(shí)的聯(lián)絡(luò)、溝通，這樣可以有效避免無端的猜測和錯(cuò)誤信息傳達(dá)。當(dāng)意外發(fā)生的時(shí)候，不要等著你的客戶給你打電話，你應(yīng)該主動給客戶打，給他們提出相關(guān)建議，這樣可以讓他們知道你已經(jīng)掌握了情況，并在控制局勢。公司的律師聯(lián)系，參考相關(guān)的法律規(guī)定，保障自己的權(quán)利。我們生活在一個(gè)官司成風(fēng)的年代，所有的變動、決議都要以書面形式保存，以供將來的取證。這些行動看起來繁瑣，而且所有的工作都有可能是“白忙”一場，但是當(dāng)意外真正發(fā)生的時(shí)候，這是對活動本身、策劃者、客戶、供應(yīng)商有力的保護(hù)。

策劃一個(gè)活動似乎把策劃者所有的時(shí)間都吸走了，很多事情到最后都因?yàn)闀r(shí)間不夠而沒有做，比如一些應(yīng)急的準(zhǔn)備、細(xì)節(jié)的修飾，怎么還能擠出點(diǎn)兒時(shí)間？

不是時(shí)間不夠用，其實(shí)有時(shí)候我們還能贏得時(shí)間，比如“美女野獸盛典”的場地選擇就為我們贏得了原本要聯(lián)系供應(yīng)商、設(shè)計(jì)、制作的時(shí)間。真正的問題是我們把很多時(shí)間花在了不該花的地方。比如說客戶和供應(yīng)商的來電。有時(shí)候客戶和供應(yīng)商打電話詢問進(jìn)度，提出要求，他們的目的是想知道我們是不是在積極努力地推進(jìn)活動。可是，很多時(shí)候我們會花很大的精力去應(yīng)對這樣的電話，派出專人拜訪客戶、供應(yīng)商，說明情況，這些時(shí)間都是被無端浪費(fèi)掉的。面對這樣的電話，我們要有清晰的判斷，只要你知道客戶真正要的是什么，你就不會因這些電話分散自己的時(shí)間和精力。

“擠”出時(shí)間的辦法還有很多。比如說我會把自己的辦公室弄得很不“舒服”，沒有沙發(fā)，沙發(fā)顯然是邀請別人進(jìn)來的信號；搬走多余的椅子，把午休時(shí)間端著咖啡來串門、閑聊的人擋在門外。午餐以后，我會出去散步，這樣不僅可以讓頭腦放松一下，還可以避免私人聊天的機(jī)會。要是有人來我的辦公室閑聊，我不會坐著不動，我會站起來。很多管理者都學(xué)過這樣的小竅門，站起身來是談話結(jié)束的暗號。如果來訪的人還不識相，那我就慢慢地往門邊走，直到最后把來訪者禮貌地“領(lǐng)”出辦公室。我們也可以通過技術(shù)手段來節(jié)省時(shí)間?，F(xiàn)在很多的活動策劃公司都利用自己的主頁向客戶、活動參者發(fā)布信息。只要活動參加者在網(wǎng)頁上注冊成為用戶，策劃公司就可以把活動的時(shí)間、地點(diǎn)、住宿安排、行程安排向參加者發(fā)布，還能及時(shí)了解來賓的特殊需要，及時(shí)發(fā)布變更通知。這樣一來，省掉了接電話、打電話、郵件往來的時(shí)間，更快、更有效。

當(dāng)你把所有時(shí)間都花在工作上的時(shí)候，你會發(fā)現(xiàn)時(shí)間永遠(yuǎn)不夠?；顒硬邉澣烁鼞?yīng)該學(xué)會“策劃”自己的工作和生活。我認(rèn)識一位活動策劃人，他每天清晨都去打高爾夫，之后才會去辦公室，打高爾是他工作生活的分界線。我每天會很早起床，做瑜伽、冥想，還有一些增強(qiáng)體力的力量練習(xí)。哪怕再忙我也沒有失去自己的私人生活。

你現(xiàn)在如何看待這個(gè)行業(yè)的？對剛?cè)胄械膹臉I(yè)者有什么忠告？做活動策劃是項(xiàng)激動人心的工作，意外也好，時(shí)間壓力、客戶壓力，它們都讓你的工作存在著不可預(yù)料的挑戰(zhàn)，在這個(gè)過程里，我們時(shí)刻都在挑戰(zhàn)自己的腦力、體力、應(yīng)變力，這是份不會讓人衰老的工作。

在我的職業(yè)生涯中接觸到各種類型的活動，不僅是在酒店、會所舉辦的活動，還包括視聽演出的舞臺表演，這都提高了我的職業(yè)技巧和專業(yè)知識。我并不想局限于活動策劃的某個(gè)方面，比如只做策劃或者只做執(zhí)行。我想盡可能了解更多，甚至于了解我們放到活動中的每一個(gè)元素的心理學(xué)背景，它們能給活動參者帶來怎樣的影響，通過合理運(yùn)用這些元素達(dá)到我們期望的目標(biāo)。對于剛?cè)胄械膹臉I(yè)者，面對不同的活動，掌握不一樣的局面非常重要，通過策劃、參加各種活動，通過行業(yè)聚會學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)歷越多，你會思考越多，學(xué)到的也就越多。

“這是一個(gè)激動人心的工作，無拘無束，沒有極限，活動的手段、方式以至于場地日新月異，沒有想不到的，只有做不做得到和合不合適的問題?！?/p>