電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和應(yīng)注意的問題

　　【摘 要】 電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會(huì)計(jì)檔案相比，有其自身的形成特點(diǎn)和管理要求。本文擬通過(guò)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的分析，探討電子會(huì)計(jì)檔案的管理與利用問題，以期有助于電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高。
　　【關(guān)鍵詞】 電算化會(huì)計(jì)檔案； 特點(diǎn)； 注意問題
　　
　　電算化會(huì)計(jì)檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
　　
　　一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
　　
　　與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
　　一是電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。
　　二是電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲(chǔ)在軟盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲(chǔ)有效期等因素的影響很大，如果保存不當(dāng)容易遭到破壞。
　　三是電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。
　　四是電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。
　　五是電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。
　　
　　二、電算化會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容
　　
　?。ㄒ唬C(jī)制會(huì)計(jì)檔案
　　包括從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等其他類檔案。
　　（二）機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案
　　包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式與計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。
　　（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案
　　包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)、存儲(chǔ)空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)；會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料。
　　
　　三、對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制
　　
　?。ㄒ唬C(jī)制會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制
　　1.機(jī)制會(huì)計(jì)憑證類生成的管理控制。會(huì)計(jì)電算化操作員向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時(shí)做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計(jì)算機(jī)屏幕上直接對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進(jìn)行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時(shí)，復(fù)核機(jī)制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)tyW722cOBV2mFI5tvVdlmg==內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來(lái)登記賬簿。而機(jī)制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管（兼任會(huì)計(jì)電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。
　　機(jī)制記賬憑證的編號(hào)應(yīng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)，應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說(shuō)明斷號(hào)原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊(cè)科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
　　2.機(jī)制會(huì)計(jì)賬簿類生成的管理控制。現(xiàn)金日記賬每天在計(jì)算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，核對(duì)無(wú)誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁(yè)碼并裝訂成冊(cè)，以防賬頁(yè)的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管簽章后，與銀行對(duì)賬單一起保管。
　　總賬、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核后裝訂成冊(cè)，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬冊(cè)封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應(yīng)全部完成此項(xiàng)工作。當(dāng)然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿。
　　3.機(jī)制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類生成的管理控制。企業(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表和部分財(cái)務(wù)分析結(jié)果由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)符合《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時(shí)提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告時(shí)，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)完全一致。此外，由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)資料發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充打印，并同樣需要有關(guān)會(huì)計(jì)人員簽章。
　?。ǘC(jī)讀會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制
　　機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過(guò)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟(jì)的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)?！稌?huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級(jí)財(cái)政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”。
　　目前，大多數(shù)會(huì)計(jì)電算化軟件主要支持計(jì)算機(jī)硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機(jī)硬盤備份外，同時(shí)還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時(shí)要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。
　　對(duì)使用中的會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行修改、版本升級(jí)或計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備更換時(shí)，為保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不僅存有當(dāng)期的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認(rèn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級(jí)前的舊版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)。
　　盡管軟盤在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇?！稌?huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案”?，F(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲(chǔ)量大、價(jià)格逐步下調(diào)的光盤備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而一些大型企業(yè)則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)異地實(shí)時(shí)備份，以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份有一個(gè)致命的缺陷：按規(guī)定，會(huì)計(jì)資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標(biāo)簽上手工簽章根本不能保證會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完善以及使用該備份進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會(huì)計(jì)信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。
　　
　　四、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題
　　
　　鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題：
　?。ㄒ唬┮貏e注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理
　　這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。
　　（二）電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞
　　在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；二是對(duì)存放在存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所；三是對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)，各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí)，以便查找；四是對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；五是對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會(huì)計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對(duì)備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí)，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
　　總之，財(cái)務(wù)電算化管理信息系統(tǒng)是企業(yè)基礎(chǔ)性的管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的重點(diǎn)，是企業(yè)管理信息化的核心，是企業(yè)特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)。電算化是以會(huì)計(jì)檔案管理、經(jīng)營(yíng)控制、經(jīng)營(yíng)決策為目的，與計(jì)算機(jī)技術(shù)良好的融合，掌握企業(yè)控制和管理活動(dòng)所需信息數(shù)據(jù)應(yīng)用流程，充分利用計(jì)算機(jī)快速提供信息能力和會(huì)計(jì)信息加工效率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)控制和管理決策提供滿意的服務(wù)?！?br/>　　
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范.財(cái)會(huì)字（199617）.