動(dòng)靜規(guī)劃中的應(yīng)對(duì)

　　“計(jì)劃趕不上變化”是某公司主管IT部門的盧經(jīng)理過去常說的一句話。他的話并非牢騷，而是真實(shí)地表達(dá)了這幾年信息化規(guī)劃和需求之間，“按下葫蘆浮起瓢”的窘境。而另一事例則是在國(guó)際大型項(xiàng)目實(shí)施初始，往往是從失敗和風(fēng)險(xiǎn)兩方面來先分析一番才能得出結(jié)論的，而這一結(jié)論又總是在側(cè)面等方位來補(bǔ)充，以對(duì)突發(fā)事件來作出應(yīng)對(duì)等。靜指的就是在做任何一個(gè)項(xiàng)目之前都要有一份甚至多份計(jì)劃書，詳細(xì)地規(guī)劃出項(xiàng)目的各個(gè)方面，盡量統(tǒng)籌所有事情，而動(dòng)指的就是再完美的計(jì)劃都不可能適應(yīng)所有環(huán)境，中間肯定會(huì)有一些“變化”，那么應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)這些變化呢？而這一問題同時(shí)又涉及到風(fēng)險(xiǎn)管理的問題，在這里只能淺析以下項(xiàng)目管理中的計(jì)劃與變化，轉(zhuǎn)變我們長(zhǎng)久以來的固定思考模式，以便將來能夠更好地適應(yīng)工作生活。
　　
　　一、項(xiàng)目管理計(jì)劃及子計(jì)劃的基本概念及相應(yīng)注意事項(xiàng)
　　
　　計(jì)劃是任何一個(gè)組織成功的核心，它存在于組織各個(gè)層次的管理活動(dòng)中。管理者的首要職責(zé)就是做計(jì)劃。管理者要根據(jù)組織內(nèi)外部的實(shí)際情況，通過科學(xué)的預(yù)測(cè)，確定在未來一定時(shí)期內(nèi)組織所要達(dá)到的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)方案的過程。
　　項(xiàng)目管理九大知識(shí)領(lǐng)域中，幾乎每一個(gè)領(lǐng)域都涉及到項(xiàng)目管理計(jì)劃或其子計(jì)劃的規(guī)劃過程。主要包括項(xiàng)目管理計(jì)劃、范圍管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、費(fèi)用管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、過程改進(jìn)計(jì)劃、人員配備管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、采購(gòu)管理計(jì)劃、合同管理計(jì)劃、項(xiàng)目驗(yàn)收計(jì)劃等?，F(xiàn)在簡(jiǎn)要介紹一些這些計(jì)劃及應(yīng)用時(shí)的注意事項(xiàng)。
　　1.項(xiàng)目管理計(jì)劃
　　項(xiàng)目管理計(jì)劃是項(xiàng)目的主計(jì)劃或稱為總體計(jì)劃，它確定了執(zhí)行、監(jiān)控和結(jié)束項(xiàng)目的方式和方法，包括項(xiàng)目需要執(zhí)行的過程、項(xiàng)目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內(nèi)容。項(xiàng)目管理計(jì)劃是其他各子計(jì)劃制訂的依據(jù)和基礎(chǔ)，它從整體上指導(dǎo)項(xiàng)目工作的有序進(jìn)行。
　　在初次制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃時(shí)，由于各方面的信息還不十分明朗，因此項(xiàng)目經(jīng)理只需要從宏觀上把握住項(xiàng)目的主體管理思路，切記不能理想化而期望項(xiàng)目管理計(jì)劃一步到位。
　　2.范圍管理計(jì)劃
　　范圍管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)確定、記載、核實(shí)、管理和控制項(xiàng)目范圍的指南，需要包括如何制定詳細(xì)項(xiàng)目范圍說明書、進(jìn)行范圍核實(shí)和范圍變更等內(nèi)容。該計(jì)劃為后續(xù)范圍定義、制定工作分解結(jié)構(gòu)、范圍核實(shí)和范圍控制等工作提供指導(dǎo)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃需要盡可能在其他子計(jì)劃之前制訂，因?yàn)樗鼮槠渌佑?jì)劃的合理制訂提供基礎(chǔ)信息。
　　3.進(jìn)度管理計(jì)劃
　　進(jìn)度管理計(jì)劃中需要確定制定項(xiàng)目進(jìn)度表的格式與控制項(xiàng)目進(jìn)度的準(zhǔn)則。該計(jì)劃為后續(xù)活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算、活動(dòng)歷時(shí)估算、制定進(jìn)度表和進(jìn)行進(jìn)度控制等工作提供指導(dǎo)。在制訂進(jìn)度管理計(jì)劃時(shí)，需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，明確定義好進(jìn)度偏差的閾值，方便后續(xù)進(jìn)度控制和計(jì)劃的變更。
　　4.費(fèi)用管理計(jì)劃
　　費(fèi)用管理計(jì)劃中需要選定費(fèi)用管理的模板，制定費(fèi)用規(guī)劃、結(jié)構(gòu)、估算、預(yù)算和控制的標(biāo)準(zhǔn)。包括費(fèi)用估算精確等級(jí)、費(fèi)用測(cè)量單位、費(fèi)用偏差標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用報(bào)告格式等主要內(nèi)容。該計(jì)劃為后續(xù)費(fèi)用估算、費(fèi)用預(yù)算和費(fèi)用控制等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目的費(fèi)用管理與范圍管理、進(jìn)度管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等息息相關(guān)，因此在制訂費(fèi)用管理計(jì)劃時(shí)，需要綜合考慮范圍、進(jìn)度、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)等對(duì)費(fèi)用管理及費(fèi)用偏差閾值可能造成的影響。
　　5.質(zhì)量管理計(jì)劃
　　質(zhì)量管理計(jì)劃需要說明項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)如何執(zhí)行實(shí)施組織的質(zhì)量方針。該計(jì)劃為后續(xù)質(zhì)量保證、質(zhì)量控制和過程持續(xù)改進(jìn)等工作提供指導(dǎo)。質(zhì)量管理計(jì)劃貫穿于項(xiàng)目的始終(從啟動(dòng)到收尾)，因此質(zhì)量管理計(jì)劃需要涵蓋項(xiàng)目前期的質(zhì)量工作，以保證先期決策的正確性和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前后一致性。
　　6.過程改進(jìn)計(jì)劃
　　過程改進(jìn)計(jì)劃需要詳細(xì)分析過程分析的具體步驟，包括過程測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)、過程改進(jìn)目標(biāo)等內(nèi)容。該計(jì)劃直接為項(xiàng)目過程改進(jìn)(通過質(zhì)量保證)提供指導(dǎo)，間接為組織過程改進(jìn)(通過經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn))提供指導(dǎo)。過程持續(xù)改進(jìn)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)過程質(zhì)量改進(jìn)和項(xiàng)目質(zhì)量改進(jìn)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行質(zhì)量規(guī)劃時(shí)需要非常重視過程改進(jìn)計(jì)劃的制訂。
　　7.人力資源配備管理計(jì)劃
　　人力資源配備管理計(jì)劃是規(guī)劃項(xiàng)目人力資源的獲取、使用、遣散安置等的文件。其主要內(nèi)容是何時(shí)通過何種方式滿足項(xiàng)目人力資源的要求。該計(jì)劃為后續(xù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理在制訂人力資源配備管理計(jì)劃時(shí)，需要認(rèn)真分析項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度等基本要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)劃，否則很容易導(dǎo)致計(jì)劃的人力資源不能滿足項(xiàng)目的需要或不能充分發(fā)揮他們的作用的現(xiàn)象。
　　8.溝通管理計(jì)劃
　　溝通管理計(jì)劃需要確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，主要內(nèi)容包括什么人什么時(shí)候通過何種方式獲得何種項(xiàng)目信息。該計(jì)劃為后續(xù)信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告和項(xiàng)目利害關(guān)系者管理等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理制訂溝通管理計(jì)劃時(shí)，不但需要認(rèn)真分析和記錄項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外的利害關(guān)系者的信息與溝通需求，而且也需要分析和記錄項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的信息和溝通需求。
　　9.風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃
　　風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃需要描述如何規(guī)劃、安排與實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。該計(jì)劃為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)定性分析、風(fēng)險(xiǎn)定量分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)劃和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理在制訂風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃時(shí)，需要充分考慮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的風(fēng)險(xiǎn)管理水平和能力，可以借鑒但不可盲目套用其他項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，否則將會(huì)導(dǎo)致后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)管理工作很難開展。
　　當(dāng)然還有很多項(xiàng)目管理計(jì)劃，在這里就不一一羅列了。項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃的制訂和完善，是一個(gè)“滾動(dòng)式”的過程，需要執(zhí)行PDCA(計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、修正)循環(huán)。現(xiàn)實(shí)世界中沒有哪個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃制訂是“一勞永逸”的。因此，作為項(xiàng)目經(jīng)理，一定需要養(yǎng)成在項(xiàng)目的推進(jìn)過程中不斷檢查、修正和完善項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃的習(xí)慣，唯有這樣，項(xiàng)目管理計(jì)劃才能真正發(fā)揮作用。
　　
　　二、如何避免項(xiàng)目管理中“動(dòng)”的發(fā)生
　　
　　項(xiàng)目管理中“動(dòng)”的原因非常多，大到國(guó)際形勢(shì)的改變、政府政策的實(shí)施，小到某一個(gè)人的因素都可能導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃的不完美實(shí)施。有很多方面只能在制訂計(jì)劃時(shí)就充分考慮，這些在上述注意事項(xiàng)中已有提及，篇幅和能力有限，這里就不一一詳述了。主要談一下比較容易掌握卻又極容易出問題的資源管理計(jì)劃。
　　當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目被提出來以后，很難對(duì)于你可能需要的所有資源有一個(gè)很全面的概念。這里提出一個(gè)估計(jì)進(jìn)行該項(xiàng)目所需要的工作量和其他資源的方法。這樣你就可以估計(jì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間和項(xiàng)目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開始工作。就如同你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估計(jì)只是一個(gè)估計(jì)，只有當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束了之后你才能夠知道該項(xiàng)目所用的工作量、費(fèi)用和時(shí)間。到那個(gè)時(shí)候，你要處理預(yù)計(jì)中的不確定和風(fēng)險(xiǎn)問題。
　　首先估計(jì)偶然性。所有的項(xiàng)目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個(gè)偶然性預(yù)算來解決估計(jì)的不確定問題。如果你相信你的估計(jì)有80%的準(zhǔn)確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。例如，如果你的項(xiàng)目預(yù)計(jì)要花費(fèi)$